摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速前進(jìn)，社會(huì)逐步進(jìn)入信息化時(shí)代，提高了對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理的要求。為使檔案能夠更加有效的為單位工作進(jìn)一步發(fā)展提供支持，國(guó)家加大了對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理的經(jīng)濟(jì)支援。如何更好的完善文書檔案管理工作內(nèi)容，完備文書檔案的記錄與整理，提高文書檔案的管理效率，成為了現(xiàn)階段文書檔案管理工作的努力方向。因此，各單位必須正視文書檔案管理工作中存在的問題，積極采用信息化技術(shù)使文書檔案的管理更加細(xì)致，為實(shí)現(xiàn)高效率的文書檔案管理工作而努力。

關(guān)鍵字：文書檔案管理；問題；對(duì)策

所謂文書檔案管理工作，即對(duì)單位的活動(dòng)和事件進(jìn)行真實(shí)的文字記錄，根據(jù)時(shí)間做上標(biāo)記，然后按照一定的順序整理與分類，保存與管理。文書檔案管理工作在每一個(gè)單位的歷史發(fā)展過程中都有著不可替代的地位，它關(guān)系著一個(gè)單位的歷史記錄，單位的每一次改革和發(fā)展都能在文書檔案中找到記錄。因此，文書檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展也是單位管理工作進(jìn)步的體現(xiàn)。如今各單位開始重視文書檔案管理中出現(xiàn)的問題，并積極制定優(yōu)化方案，提高文書檔案管理工作效率。

1 文書檔案建設(shè)的現(xiàn)狀

1.理論與實(shí)踐的匹配度有待提高

據(jù)統(tǒng)計(jì)表明，至今仍有些單位沒有設(shè)置專門的文書檔案管理場(chǎng)所。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理雖然開始重視，但是由于資金支持投入不夠，難以滿足信息時(shí)代改進(jìn)文書檔案管理軟件的需要。在日常工作中，職工只能采用通用的檔案管理軟件。這不僅影響了檔案管理工作的工作進(jìn)度和成效，更使得工作人員對(duì)檔案管理工作的熱情下降。由于缺乏一套完善的檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過程中缺乏規(guī)范化的借鑒，沒有一個(gè)準(zhǔn)確的指導(dǎo)，只能憑借一腔孤勇向前摸索。另外，文書檔案建設(shè)模式的落后使得檔案的分類、整理、歸納落后于其他領(lǐng)域，隨著檔案事業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，數(shù)量也日益增加，檔案的內(nèi)容愈加豐富，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式還是不太適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的需要。

2.文書檔案管理隊(duì)伍質(zhì)量需隨時(shí)代要求提高

目前，雖然大多數(shù)的檔案管理工作人員都是本科出身，工作與所學(xué)專業(yè)實(shí)現(xiàn)了專業(yè)對(duì)口，保證了檔案管理工作能夠有序進(jìn)行，但是隨著信息化時(shí)代的到來，進(jìn)一步加大了對(duì)工作人員綜合素質(zhì)的要求，而部分工作人員對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)及檔案管理相關(guān)軟件的應(yīng)用不太熟悉，容易造成檔案管理工作的安全隱患，進(jìn)而導(dǎo)致文書檔案管理工作的效率和成果落后。另外，由于檔案管理是一項(xiàng)相對(duì)枯燥的工作，工作程序單一而且瑣碎，長(zhǎng)此以往，一些工作人員出現(xiàn)工作積極性下降，對(duì)工作缺乏熱情，為了完成工作而工作，缺乏主動(dòng)性，拉低了文書檔案管理工作的效率。

3.對(duì)新媒體技術(shù)運(yùn)用不到位，文書信息保密工作有待加強(qiáng)

社會(huì)逐步進(jìn)入數(shù)字化、信息化階段，信息化技術(shù)在各領(lǐng)域各行業(yè)中的作用越來越突出。很多單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的文書檔案管理，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行歸類管理和儲(chǔ)存，有效的改善了之前檔案管理中存在的種種局限和不足。但是大多單位忽視了對(duì)檔案管理的安全，沒有配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，一旦計(jì)算機(jī)硬軟件出現(xiàn)無法預(yù)測(cè)的問題，就會(huì)造成文書檔案的丟失，是一個(gè)極大的隱患。加之文書檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)殺毒知識(shí)的欠缺，對(duì)電子文書檔案的保護(hù)意識(shí)較差，給文書檔案管理帶來了很多損失。

2 提高文書檔案管理效率的新對(duì)策

1.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)

首先，各單位應(yīng)進(jìn)一步把文書檔案工作納入下一步的工作目標(biāo)和建設(shè)計(jì)劃，把引進(jìn)更多的復(fù)合型人才提上日程，并針對(duì)不同人員的特殊情況經(jīng)常地規(guī)范化的進(jìn)行職業(yè)道德培訓(xùn)、專業(yè)基礎(chǔ)理論與技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)培訓(xùn)等邊講邊操作的培訓(xùn)方式，不斷更新他們的專業(yè)知識(shí)和技能，鍛煉工作人員對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用的熟練程度，提高他們的信息專業(yè)化程度，以更好的適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需要和要求。

其次，單位應(yīng)把文書檔案管理部門應(yīng)把被動(dòng)接受變?yōu)橹鲃?dòng)上門服務(wù)，主動(dòng)收集各部門文書檔案資料。對(duì)文書檔案工作認(rèn)識(shí)充分，一心一意為單位管理工作服務(wù)。

2.建立健全制度規(guī)范，促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

信息化時(shí)代的文書檔案管理需要一套全新的管理模式，沒有前車之鑒，而且缺乏一套系統(tǒng)化理論化的管理制度及有效的指導(dǎo)。導(dǎo)致文書檔案管理工作出現(xiàn)了很大的隨意性和不規(guī)范性，使得檔案管理建設(shè)過程進(jìn)度緩慢，多走了許多彎路。因此，政府及有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快結(jié)合實(shí)際情況，建立健全一套系統(tǒng)理論的文書檔案管理建設(shè)制度。制度應(yīng)該囊括檔案管理工作的各個(gè)方面，使檔案工作人員在工作中有法可依。合理科學(xué)的安排檔案管理工作的工作流程。另外，還要制定一套監(jiān)督制度，通過對(duì)文書檔案管理工作的監(jiān)督，對(duì)檔案的安全進(jìn)行保護(hù)，絕不能給予不法分子可乘之機(jī)。

3.加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)全員主動(dòng)歸檔意識(shí)

單位應(yīng)加強(qiáng)宣傳力度，讓全體職工深刻認(rèn)識(shí)文書檔案管理的重要性，促進(jìn)全員職工的文書檔案意識(shí)提高，全力支持文書檔案管理信息化工作，為文書檔案工作提供有記錄價(jià)值的第一手資料。單位各部門應(yīng)積極配合工作，保證文書檔案管理工作的順利開展。文書檔案管理者應(yīng)全方位收集相關(guān)資料，拓展材料收集范圍，豐富檔案內(nèi)容。

4.規(guī)范化歸檔，保證文書檔案的真實(shí)性

如今的文書檔案管理的信息量是傳統(tǒng)檔案管理信息量的上百倍；信息化的檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工程。對(duì)本單位的檔案狀況進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃，是信息技術(shù)在檔案管理中的必然要求。例如，要對(duì)單位檔案的館藏狀況進(jìn)行系統(tǒng)化的摸底排查，對(duì)原有檔案的載體、類型、實(shí)物、形態(tài)、狀態(tài)、數(shù)量等基本信息要做到真實(shí)、準(zhǔn)確的摸底；根據(jù)對(duì)原有檔案資料的實(shí)際情況再選擇合適的信息技術(shù)手段，包括掃描儀、相機(jī)、攝影機(jī)等信息設(shè)備的應(yīng)用。數(shù)字化是檔案信息化過程中的一個(gè)主要特點(diǎn)，所以要實(shí)現(xiàn)原有檔案資料的全部數(shù)字化是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，應(yīng)堅(jiān)持矛盾的普遍性與特殊性原則，明確重點(diǎn)，分步推進(jìn)的原則對(duì)原有檔案的項(xiàng)目首先進(jìn)行數(shù)字化；要對(duì)檔案資料做到具體問題具體分析。

5.協(xié)調(diào)好文書檔案與紙質(zhì)檔案的保存雙套制

目前紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作快速發(fā)展，國(guó)家層面上也進(jìn)一步出臺(tái)了檔案保存的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和戰(zhàn)略規(guī)劃，實(shí)行雙套制保存，即紙質(zhì)一套，數(shù)字化一套。這是因?yàn)榧堎|(zhì)化的檔案物理上更易于保存，科學(xué)維護(hù)下保存幾百年也不成問題，并且現(xiàn)在國(guó)家政府各個(gè)部門并沒有統(tǒng)一的實(shí)行無紙化辦公，這些直接產(chǎn)生的紙質(zhì)記錄是必須要保存的。而電子文書檔案的建立，則是為了安全備份，便于查詢和未來的開發(fā)利用。在單位的檔案建設(shè)與管理過程中應(yīng)該協(xié)調(diào)好兩者的關(guān)系，共同促進(jìn)檔案管理質(zhì)量提高。

6.加快并穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理和應(yīng)用

面對(duì)眾多龐大的資源和內(nèi)容，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理是十分必要的，所以加快實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的任務(wù)迫在眉睫。實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化可以極大提高檔案的利用率，更好的服務(wù)于生產(chǎn)和生活。檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的過程中要針對(duì)性的做好相關(guān)參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置工作，在一些檔案中參數(shù)不同，成像的質(zhì)量和效果也就不同。

3 小結(jié)

文書檔案工作是單位健康發(fā)展的重要基礎(chǔ)，而檔案工作人員的素質(zhì)是做好檔案工作的基礎(chǔ)。面臨信息化時(shí)代的到來，只有建立健全文書檔案管理機(jī)制，保證文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)過關(guān)，對(duì)檔案實(shí)施有力的保護(hù)措施，才能推進(jìn)文書管理效率有條不紊的提高，提升辦公室的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。

參考文獻(xiàn)

[1]曾川.文書檔案管理的問題及對(duì)策探究[J].科技風(fēng)，2014，07：248.

[2]馬妙儀.文書檔案管理效率提高路徑探究[J].廣東科技，2016，10：70-71+65.

[3]陳薇.淺談新時(shí)期如何做好文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，05：132-133.

[4]王威.文書檔案管理工作中存在的問題及解決措施[J].黑龍江史志，2015，05：148.

作者簡(jiǎn)介

王興源（1989-），女，云南省紅河州，本科，畢業(yè)于云南省財(cái)經(jīng)大學(xué)，助理館員，研究方向：檔案管理。