高順英+陳元坤

摘 要：近年來(lái)，水產(chǎn)科研類項(xiàng)目、課題越來(lái)越多，收集、整理項(xiàng)目檔案和歸檔卻五花八門(mén)，影響了驗(yàn)收結(jié)題率。本文以我所承擔(dān)的應(yīng)用開(kāi)發(fā)類項(xiàng)目《大鰭鳠規(guī)?；?、養(yǎng)殖關(guān)鍵技術(shù)及中試研究項(xiàng)目》為例，淺析科研類項(xiàng)目檔案歸檔的一般方法。

關(guān)鍵詞：科研類；項(xiàng)目檔案；歸檔方法

科研類項(xiàng)目檔案是科研院所在發(fā)展科技事業(yè)中形成的重要檔案資料，是引領(lǐng)科研發(fā)展、創(chuàng)新科研事業(yè)的寶貴資源?？蒲蓄愴?xiàng)目檔案是指在科研活動(dòng)中承擔(dān)的項(xiàng)目、課題和其管理全過(guò)程形成的原始的有價(jià)值的歷史記錄，包括項(xiàng)目、課題的提出、立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收等各階段中的文字材料、計(jì)算材料、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、圖紙、圖表、照片、聲像、電子等各種載體形式的科技文件材料。

近年來(lái)，我所申報(bào)和承建項(xiàng)目、課題越來(lái)越多，包括省部級(jí)、市級(jí)和區(qū)級(jí)和與高校企業(yè)合作實(shí)施各類建設(shè)項(xiàng)目、科研課題等數(shù)十項(xiàng)。其中，2016年完成驗(yàn)收的省部級(jí)項(xiàng)目有5項(xiàng)、區(qū)級(jí)合作課題結(jié)題的7項(xiàng)、自立課題結(jié)題15項(xiàng)，待結(jié)題驗(yàn)收的2項(xiàng)和正在實(shí)施建設(shè)項(xiàng)目11項(xiàng)。我所科研項(xiàng)目建設(shè)繁多，其歸檔辦法沒(méi)有接受專業(yè)培訓(xùn)，歸檔五花八門(mén)，在科研項(xiàng)目的歸檔和驗(yàn)收時(shí)總有那么一兩個(gè)小問(wèn)題，要么是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中不注意搜集相關(guān)資料，或資料準(zhǔn)備倉(cāng)促，驗(yàn)收結(jié)題時(shí)存在檔案資料不全、不齊等缺點(diǎn)，影響了項(xiàng)目驗(yàn)收和檔案歸檔。為了進(jìn)一步提高科研類項(xiàng)目的驗(yàn)收結(jié)題率，提高項(xiàng)目檔案管理水平，本文就以我所承擔(dān)的市科委應(yīng)用開(kāi)發(fā)類項(xiàng)目《大鰭鳠規(guī)?；?、養(yǎng)殖關(guān)鍵技術(shù)及中試研究項(xiàng)目》為例，淺析科研類項(xiàng)目檔案歸檔的一般方法，以此指導(dǎo)我所科研類項(xiàng)目歸檔管理工作，提高科研類項(xiàng)目的結(jié)題驗(yàn)收率和歸檔率，確保科研類項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，以此提高項(xiàng)目檔案的利用開(kāi)發(fā)率，促進(jìn)水產(chǎn)科研事業(yè)又快又好發(fā)展。

1 項(xiàng)目簡(jiǎn)介

《大鰭鳠規(guī)模化繁、養(yǎng)殖關(guān)鍵技術(shù)及中試研究項(xiàng)目》是我所2013年申報(bào)的市科委應(yīng)用開(kāi)發(fā)類項(xiàng)目，經(jīng)過(guò)2年的研究、實(shí)施，現(xiàn)已完成了項(xiàng)目研發(fā)全過(guò)程的科技材料的收集、整理，順利通過(guò)專家組驗(yàn)收，榮獲專利受理書(shū)和科研成果證書(shū)，并已初步完成項(xiàng)目檔案的分類、組卷、編目等歸檔工作。以此為例，具有科研類項(xiàng)目檔案歸檔的集中代表性，淺析科研類項(xiàng)目類檔案歸檔的一般方法。

2 科研類項(xiàng)目檔案管理責(zé)任

項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)后，建立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員的崗位責(zé)任制，將項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目課題實(shí)施同步進(jìn)行，納入其計(jì)劃管理、項(xiàng)目管理和成果管理等的整個(gè)科研活動(dòng)中，實(shí)行建檔工作和科研工作“四同步”管理，負(fù)責(zé)在實(shí)施項(xiàng)目過(guò)程中同步收集科研項(xiàng)目檔案，為整理檔案、驗(yàn)收項(xiàng)目作好準(zhǔn)備。

“四同步”管理即：①下達(dá)科研計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步②檢查科研計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步③驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步④科研成果上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)以及科技人員晉級(jí)考核與檔案部門(mén)出具歸檔情況證明材料同步。

3 科研類項(xiàng)目檔案整理一般方法

科研類項(xiàng)目檔案按照項(xiàng)目和檔案的驗(yàn)收要求整理檔案，依據(jù)科技文件形成的先后順序，結(jié)合內(nèi)容和重要程度進(jìn)行排列，做到結(jié)構(gòu)嚴(yán)密，系統(tǒng)條理，層次清楚，主次分明。其一般方法是：

1.項(xiàng)目編報(bào)通知。

2.項(xiàng)目任務(wù)書(shū)或?qū)嵤┓桨福娮影姹炯堎|(zhì)化）

其中包含條款細(xì)項(xiàng)：項(xiàng)目主要技術(shù)指標(biāo)和研究?jī)?nèi)容考核指標(biāo)項(xiàng)目主要學(xué)術(shù)骨干④項(xiàng)目主要技術(shù)骨干⑤項(xiàng)目實(shí)施月計(jì)劃及驗(yàn)收計(jì)劃⑥經(jīng)費(fèi)預(yù)算⑦各方主體責(zé)任約定及知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬⑧任務(wù)書(shū)簽訂（協(xié)議或合同）。

3.下達(dá)立項(xiàng)計(jì)劃書(shū)（項(xiàng)目及資金下達(dá)通知書(shū)）。

4.項(xiàng)目績(jī)效考評(píng)材料（項(xiàng)目實(shí)施總結(jié)，一般項(xiàng)目5套、重點(diǎn)項(xiàng)目一式6套）。

包含：項(xiàng)目管理組織架構(gòu)圖項(xiàng)目簡(jiǎn)介項(xiàng)目管理、資金管理有關(guān)制度④項(xiàng)目財(cái)務(wù)支出明細(xì)賬目⑤項(xiàng)目進(jìn)展情況⑥項(xiàng)目執(zhí)行情況自評(píng)估報(bào)告⑦其他需要補(bǔ)充材料。

5.項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)。

包含：項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)表項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)議通知項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)議專家簽到冊(cè)④項(xiàng)目驗(yàn)收專家組專家意見(jiàn)⑤項(xiàng)目結(jié)題證書(shū)⑤項(xiàng)目論文發(fā)表⑥項(xiàng)目專利申請(qǐng)書(shū)或項(xiàng)目專利申請(qǐng)受理通知書(shū)。

6.驗(yàn)收結(jié)題材料（一般項(xiàng)目5套、重點(diǎn)項(xiàng)目一式6套）。

包含：驗(yàn)收結(jié)題申請(qǐng)書(shū)項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)項(xiàng)目預(yù)算申報(bào)書(shū)④項(xiàng)目任務(wù)書(shū)⑤項(xiàng)目自評(píng)估報(bào)告⑥項(xiàng)目工作總結(jié)⑦項(xiàng)目技術(shù)總結(jié)⑧論文發(fā)表⑨專利申請(qǐng)或受理書(shū)⑩財(cái)務(wù)核算資料。

7.科技成果登記申請(qǐng)。

包含：科技成果登記表科技查新報(bào)告科技成果評(píng)價(jià)報(bào)告④科技成果證書(shū)⑤科技成果完成人證書(shū)。

4 科研類項(xiàng)目檔案歸檔入卷

按檔案規(guī)范要求，科研類項(xiàng)目檔案亦遵循相關(guān)要求，產(chǎn)生的所有電子版本、圖片文字材料等統(tǒng)一用A4紙打印，需圖樣清晰、文字排列整齊美觀，頁(yè)面整潔，四周留有空格，左測(cè)要留出2.5公分的裝訂線，不得亂畫(huà)和污損，不得在正文上修改。遵循科研類項(xiàng)目材料的自然形成規(guī)律，保持科技文件材料的成套性，以項(xiàng)目（課題）為單位，組合成一個(gè)或若干個(gè)卷盒。

5 科研類項(xiàng)目檔案移交

科研類項(xiàng)目檔案整理完畢后由承擔(dān)項(xiàng)目科室移交給檔案室歸檔，造具移交清單一式2份，移交、接交、監(jiān)交手續(xù)齊備完善雙方簽字后各保存一份備查，以備科技檔案利用、開(kāi)發(fā)。

參考文獻(xiàn)

[1]《中華人民共和國(guó)檔案法》

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[3]《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822—2000）