韓召杰+潘之柱

摘 要：提高計劃生育檔案歸檔率具有重要意義，能確保檔案資料完整，提高檔案利用效率，使其更好服務(wù)各項工作。但目前檔案管理存在不足，歸檔率較低，制約其作用的有效發(fā)揮。為更好應(yīng)對這些問題，需要采取有效的改進(jìn)和完善措施：完善檔案管理制度、提高人員法律意識、健全歸檔管理流程，并落實獎懲激勵機制、執(zhí)行管理責(zé)任制度。

關(guān)鍵詞：計劃生育檔案；歸檔率；檔案管理；獎懲激勵機制；責(zé)任制度

計劃生育檔案能為管理和決策提供參考和依據(jù)，對各項工作開展具有重要作用。為了讓檔案資料有效發(fā)揮作用，加強管理工作，努力提升歸檔率是不可忽視的內(nèi)容。但在具體工作中，一些管理人員素質(zhì)不高，相關(guān)制度沒有嚴(yán)格落實，管理人員責(zé)任心不強，制約檔案管理歸檔率提升，需要采取措施改進(jìn)和完善。本文介紹了提高計劃生育檔案歸檔率的意義，指出存在的不足，并提出改進(jìn)和完善措施，希望能為實際工作的有效開展提供借鑒與參考。

1 提高計劃生育檔案歸檔率的意義

在計劃生育檔案管理工作中，歸檔率是衡量工作效率和工作水平的重要舉措，受到工作單位的重視和關(guān)注，其重要作用表現(xiàn)在以下幾點。

1.1 確保檔案資料完整

在檔案管理工作中，通過采取有效措施提高檔案歸檔率，有利于確保檔案資料完整，進(jìn)而有效為計劃生育各項工作開展提供參考。作為檔案管理人員，應(yīng)該注重采取措施，促進(jìn)檔案歸檔率提升。

1.2 提高檔案利用效率

加強檔案管理，采取措施提高檔案歸檔率的重要目標(biāo)是提升檔案利用效率。作為管理人員，應(yīng)該嚴(yán)格落實各項制度措施，確保各項制度措施順利得到執(zhí)行。同時還要加強計劃生育檔案歸檔和編號工作，方便檔案資料查閱，進(jìn)而有利于促進(jìn)檔案利用效率提升，為各項活動有效開展創(chuàng)造便利。

1.3 更好服務(wù)各項工作

提升計劃生育檔案歸檔率不僅能推動各項工作順利進(jìn)行，還能確保檔案資料完整，為各項活動開展創(chuàng)造便利。在計劃生育決策時，可以通過查閱資料，獲取真實和詳細(xì)的信息，提高管理和決策的針對性，讓檔案資料更好為計劃生育各項工作服務(wù)。

2 提高計劃生育檔案歸檔率的不足

盡管提高計劃生育檔案歸檔率具有重要作用，但在實際工作中，一些工作人員沒有嚴(yán)格落實這些制度措施，工作人員的積極性不高，制約檔案歸檔率提升，存在的問題主要體現(xiàn)在以下方面。

2.1 制度不健全

目前在檔案歸檔工作當(dāng)中，相關(guān)制度仍然缺失，存在不健全和不完善的地方。例如，一些管理人員的職責(zé)沒有明確，管理工作不到位，一些管理人員的責(zé)任意識淡薄，對檔案管理的制度和措施沒有嚴(yán)格執(zhí)行和落實。再加上獎懲激勵機制不健全，檔案管理人員的教育和管理培訓(xùn)制度沒有嚴(yán)格落實，制約檔案歸檔率提升。

2.2 流程不規(guī)范

檔案歸檔有明確的工作流程和規(guī)范要求，為提高工作水平，必須加強管理，確保各項活動順利進(jìn)行，保證歸檔的每個要點得到嚴(yán)格執(zhí)行，工作流程得到有效落實。但在計劃生育檔案歸檔管理過程中，一些工作人員沒有嚴(yán)格執(zhí)行這些規(guī)范流程，未能認(rèn)真把握每個細(xì)節(jié)和要點，不利于提升檔案歸檔率。

2.3 責(zé)任不明確

雖然管理規(guī)章制度明確檔案管理人員的職責(zé)，對他們提升歸檔率的責(zé)任和工作要求提出明確規(guī)定。但目前存在的問題是，這些責(zé)任制度沒有嚴(yán)格落實，制約工作水平提升。例如，一些工作人員責(zé)任意識淡薄，沒有明確履行自己的職責(zé)，再加上獎懲激勵機制沒有落實，制約歸檔率提升。

3 提高計劃生育檔案歸檔率的對策

為彌補實際工作存在的不足，有效提升檔案的歸檔率，促進(jìn)其作用有效發(fā)揮，結(jié)合計劃生育檔案管理工作需要，可以采取以下改進(jìn)和完善措施。

3.1 完善檔案管理制度

構(gòu)建健全完善的檔案管理制度，有效規(guī)范各項工作，促進(jìn)歸檔工作制度化。落實歸檔工作責(zé)任制，明確歸檔工作人員職責(zé)，讓他們有效履行職責(zé)，順利開展歸檔的各項工作。建立并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理獎懲激勵機制，激發(fā)檔案管理人員歸檔的積極性，促進(jìn)工作效率提升。

3.2 提高人員法律意識

管理人員要提高法律意識，嚴(yán)格按照《檔案法》的相關(guān)規(guī)定開展各項工作，落實管理規(guī)章制度?？朔w檔不及時的缺陷，強化法律意識，利用身邊的真實案例加強對檔案管理人員的引導(dǎo)，讓他們充分認(rèn)識檔案管理的作用。并增強對計劃生育檔案歸檔完整性、實效性、客觀性、真實性的認(rèn)識，確保各項工作符合法律法規(guī)要求，有效促進(jìn)工作水平提升。

3.3 健全歸檔管理流程

嚴(yán)格按計劃生育檔案歸檔的規(guī)范措施，構(gòu)建健全完善的檔案歸檔流程，明確工作細(xì)則和要點，有效規(guī)范管理人員的各項工作。定期對檔案管理人員開展培訓(xùn)，讓他們系統(tǒng)的掌握檔案管理規(guī)章制度，嚴(yán)格按流程開展各項操作。重視現(xiàn)代信息技術(shù)利用，推動檔案管理數(shù)字化，利用互聯(lián)網(wǎng)和計算機構(gòu)建歸檔管理系統(tǒng)，監(jiān)控歸檔管理工作流程，并且每個星期、每個月統(tǒng)計歸檔情況。相關(guān)負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格執(zhí)行檔案歸檔管理流程，嚴(yán)格根據(jù)歸檔流程、時間節(jié)點按時歸檔，促進(jìn)計劃生育檔案管理工作水平提升。

3.4 落實獎懲激勵機制

歸檔不僅關(guān)系到計劃生育檔案管理的實效性問題，同時也涉及計劃生育檔案資料準(zhǔn)確、及時、迅速、完整歸納和整理問題，也關(guān)系到相關(guān)決策的科學(xué)性與實效性。為此，管理單位和工作人員要加強協(xié)調(diào)和溝通，構(gòu)建嚴(yán)謹(jǐn)、暢通的檔案交接登記簽字制度，制定詳細(xì)的檔案管理工作質(zhì)量控制細(xì)則。并加強領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的協(xié)調(diào)和溝通，落實巡視和檢查制度，定期和不定期對計劃生育檔案生成的各環(huán)節(jié)的節(jié)點質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，每個月將監(jiān)督檢查情況及時公開，讓單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對檔案歸檔率有更為詳細(xì)全面的認(rèn)識。然后根據(jù)監(jiān)督檢查結(jié)果，對歸檔及時、質(zhì)量穩(wěn)定的單位和個人實施獎勵，并將其與勞動補貼、年終評獎、職稱晉升等聯(lián)系起來。對歸檔不及時的單位和個人實施量化考評懲罰，對造成糾紛等不良影響的，對檔案管理人員采取停職、解聘等處罰措施。

3.5 執(zhí)行管理責(zé)任制度

嚴(yán)格執(zhí)行和落實檔案管理責(zé)任制，讓每個工作人員認(rèn)真履行職責(zé)，做好歸檔工作的每個細(xì)節(jié)，認(rèn)真把握每個要點。要對歸檔的及時性有充分認(rèn)識，在思想上足夠重視，提高歸檔工作質(zhì)量，及時完成每項任務(wù)和操作。要提高法律意識，保證計劃生育檔案質(zhì)量，書寫、編號等各項工作嚴(yán)格按要求進(jìn)行，為及時、準(zhǔn)確歸檔創(chuàng)造條件。將歸檔率水平與檔案管理人員的待遇、福利等聯(lián)系起來，讓他們從思想上重視該項工作，從制度上提升檔案歸檔率。同時也有利于提升檔案管理人員的責(zé)任意識，自覺完成檔案歸檔的每一項工作，有效促進(jìn)計劃生育檔案的歸檔率提升。

4 結(jié)束語

綜上所述，提升計劃生育檔案歸檔率具有重要作用。作為檔案管理人員，應(yīng)該認(rèn)識其重要意義，結(jié)合檔案管理工作需要，落實各項制度措施，明確管理人員職責(zé)。從而更好適應(yīng)檔案管理工作需要，有效提升計劃生育檔案歸檔率，為各項工作開展和正確決策提供參考和依據(jù)，促進(jìn)計劃生育檔案作用的充分發(fā)揮。

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