馬秀榮

摘 要：本文首先闡述了困難學(xué)生資助檔案的主要內(nèi)容，接著客觀分析了困難學(xué)生資助檔案的特點，最后提出了困難學(xué)生資助檔案建立與完善策略。本文中對學(xué)生資助管理中心檔案的利用服務(wù)體系建設(shè)思路進行深入介紹和分析，希望能夠給相關(guān)的工作人員提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：困難學(xué)生；自主管理；檔案信息；服務(wù)體系

近年來，黨和國家高度重視學(xué)生資助工作，把學(xué)生資助工作作為“促進教育公平，辦人民滿意教育”的一項民心工程來抓。近年來國務(wù)院和省政府相繼出臺了多項家庭經(jīng)濟困難學(xué)生資助政策，為落實這項“民心工程”，加強困難學(xué)生的資助管理，我市于2007年8月成立學(xué)生資助管理中心，從此我就開始了學(xué)生資助中心工作，負(fù)責(zé)市直及各縣區(qū)，學(xué)前、義務(wù)教育，高中、中職資助工作，及大學(xué)生生源地信用助學(xué)貸款、高校義務(wù)兵服兵役學(xué)費返還，高校畢業(yè)生學(xué)費和國家助學(xué)貸款補償?shù)裙ぷ?。幾年來全市累計資助學(xué)前兒童8.6萬人次，發(fā)放助學(xué)金 1.02億元；資助中職學(xué)生15.6萬人次，發(fā)放助學(xué)金2.3億元，資助普通高中學(xué)生12.2萬人次，發(fā)放助學(xué)金2.28億元，累計辦理生源地信用助學(xué)貸款 22萬多人次，成功發(fā)放助學(xué)貸款13.62億元。產(chǎn)生大量學(xué)生資助申請表、匯總表，全國、省及市級資助政策文件，資料檔案。各縣區(qū)大量生源地助學(xué)貸款檔案 ，我們將檔案目錄一條條錄入電腦，各門類檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率達96%以上，菏澤市學(xué)生資助管理中心多次被授予全省資助工作先進單位，我先后兩次被省教育廳、省財政廳授予全省學(xué)生資助工作先進個人。

1 困難學(xué)生資助檔案的主要內(nèi)容

1.1 困難學(xué)生的個人情況

在建立健全學(xué)生資助管理中心的檔案體系時，需要對學(xué)生的基本情況進行深入了解，其中包括學(xué)生的身體狀況，家庭情況，家庭收入以及經(jīng)濟來源渠道等等。學(xué)生們首先應(yīng)該提交準(zhǔn)確的證明材料，校方經(jīng)過核實之后，最終確立資助檔案。

1.2 申請審批材料

審批材料的內(nèi)容包含的非常廣，除了家庭經(jīng)濟狀況之外，還包括相應(yīng)的公示情況，學(xué)校以及教育部門的審批認(rèn)定書等等。可見，審批材料具有預(yù)定的權(quán)威性。

1.3 困難學(xué)生資助情況

學(xué)生資助檔案管理中心的工作人員需要在第一時間內(nèi)對學(xué)生的自主材料以及上交的其他書面形式的材料進行收集和整理，同時保證材料的完整性，還應(yīng)該對其準(zhǔn)確性進行核實。只有這樣才能夠及時地了解學(xué)生的資助情況。這種做法也是為了對資助體系進行完善，同時還能夠有效的減少資助工作中的遺漏問題。

1.4 困難學(xué)生個人的成長經(jīng)歷

在學(xué)生資助管理中心的檔案管理工作中，最重要的工作依據(jù)就是被資助學(xué)生每個學(xué)期的總體成績，在社會實踐中所獲得的參賽證書以及社會實踐情況。

2 困難學(xué)生資助檔案的特點

學(xué)生資助檔案是在學(xué)生資助工作中產(chǎn)生的，學(xué)生資助實踐活動的規(guī)律決定了學(xué)生資助檔案的特點，具體表現(xiàn)為：第一，學(xué)生資助檔案內(nèi)部有機關(guān)聯(lián)性強。由于學(xué)生資助檔案涉及每個資助人的切身利益，關(guān)系到國家和社會出資人資助經(jīng)費公平、公正的發(fā)放，所以，資助工作本身就有一整套嚴(yán)格的申請、審批和發(fā)放程序，形成的檔案環(huán)環(huán)相扣，關(guān)聯(lián)度非常強。第二，學(xué)生資助檔案來源廣泛，具有分散性強的特點。學(xué)生資助工作由各個大中小學(xué)來實施，而在每個學(xué)校，資助工作往往涉及辦公室、財務(wù)部門、學(xué)生管理部門、資助管理部門等多個部門，所以，檔案的來源廣泛而分散。第三，學(xué)生資助檔案信息化程度高。從2007年起，國家教育部就投入了大量經(jīng)費，建立了“全國學(xué)生資助管理中心網(wǎng)”、“全國中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生信息管理系統(tǒng)”、“全國高校學(xué)生資助工作信息管理平臺”等多個信息管理系統(tǒng)，各省、市、縣也紛紛建立了網(wǎng)站，為學(xué)生資助工作的專業(yè)化、信息化鋪平了道路。信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量電子文件，這給學(xué)生資助檔案的歸檔與管理帶來了新的挑戰(zhàn)。

3 困難學(xué)生資助檔案建立與完善策略

3.1 明確學(xué)生資助檔案材料，保證其真實性和應(yīng)用價值

在具體的實踐中，對于困難學(xué)生進行適當(dāng)?shù)难a助是必要的，不僅可以讓學(xué)生們感受到教育的公平和平等，還能夠為學(xué)生自身減少負(fù)擔(dān)，使其能夠積極投身到學(xué)習(xí)和實踐中去。但是，資助檔案管理中心工作人員的工作內(nèi)容就是對學(xué)生所提交的信息進行核實，在保證材料的真實性以及時效性的基礎(chǔ)上，對其采取補助措施。如果材料存在著一定的失真現(xiàn)象，檔案管理的工作力度就會受到嚴(yán)重的損害，而且也會威脅到其他學(xué)生的自身利益。所以說，檔案管理工作人員需要對這些檔案信息進行整理和更新，時刻掌握學(xué)生的動態(tài)信息，提升檔案管理工作和服務(wù)的高效性。進而提升檔案資料的整體作用。

3.2 及時整理和分析困難學(xué)生資助檔案信息

為了對學(xué)生資助管理中心的檔案信息進行完善，同時將工作進一步貫徹和落實，需要將這些貧困學(xué)生的檔案進行分析和整理。由于學(xué)生的家庭情況不同，所以，資助的力度也存在著明顯的差異，所以，在具體的工作中，應(yīng)該在建立健全完善的資助檔案管理體系的前提下，將學(xué)生的基本信息進行分類管理，其中包括孤兒家庭、單親家庭以及患重病家庭等等。同時，還應(yīng)該根據(jù)家庭收入的實際情況來采取科學(xué)合理的資助行為。可見，學(xué)生資助管理中心檔案信息的利用和服務(wù)體系的建立為具體的工作打下堅實的基礎(chǔ)，逐漸實現(xiàn)了資助工作高效性和多樣化的工作目標(biāo)。

3.3 遵循信息化原則，實現(xiàn)文本檔案與電子檔案同步

電子檔案作為一種新的載體便于使用和管理，并且最大的特點是能夠考慮到學(xué)生檔案信息變動處理的特殊性對學(xué)生信息的更改變動處理靈活方便對學(xué)生各種情況調(diào)用簡單快捷，所以經(jīng)濟困難學(xué)生檔案管理應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)登記、實時更改、信息發(fā)布等功能集于一體的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實現(xiàn)文本檔案與電子檔案的同步發(fā)展。

3.4 遵循保障性原則，提高管理人員素質(zhì)

目前由于家庭經(jīng)濟困難學(xué)生資助覆蓋面的不斷加大，從事資助工作的人員一般都身兼多職，而對家庭經(jīng)濟困難學(xué)生檔案的收集和管理往往有所忽視并且缺乏系統(tǒng)的檔案理論培訓(xùn)和業(yè)務(wù)能力訓(xùn)練。這就使很多檔案材料無法得到及時更新，只是束之高閣不再二次利用和研究。學(xué)生資助檔案工作者要加強理論學(xué)習(xí)，努力提高自身的業(yè)務(wù)水平將家庭經(jīng)濟困難學(xué)生檔案做到系統(tǒng)、規(guī)范。使家庭經(jīng)濟困難學(xué)生檔案為開展好學(xué)生資助工作提供捷徑管理者根據(jù)學(xué)生的家庭經(jīng)濟困難學(xué)生檔案，可以對學(xué)生的家庭經(jīng)濟困難情況有一個全方面、相對真實的了解和認(rèn)識，針對性地管理好、用好各級各類學(xué)生資助資金使，把有限資助資金真正用在最需要獲助的學(xué)生身上。這不僅對學(xué)生、資助中心的管理和發(fā)展具有重要作用。

3.5 加強制度建設(shè)，落實法律責(zé)任

首先，加強制度建設(shè)。每個學(xué)校都要建立嚴(yán)格的學(xué)生資助檔案的集中統(tǒng)一管理制度，明確管理部門、歸檔時間、部門職責(zé)并落實到人，將學(xué)生資助檔案的歸檔管理納入考核范疇，加強監(jiān)督。

其次，要落實法律責(zé)任。凡是漏簽的文件都要補簽。獎學(xué)金、助學(xué)金、貸管費、減免學(xué)費、補助等各類資助材料，必須有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽字，以保證歸檔材料的完整性和法律憑證價值。在資助過程中形成的電子文件材料，在目前相關(guān)法律尚不健全的情況下，仍然應(yīng)當(dāng)還原成紙質(zhì)文件進行歸檔，并在歸檔時加蓋單位公章。

3.6 完善資助檔案

設(shè)計制作申請表、資金匯總表、資金發(fā)放表，采集學(xué)生信息數(shù)據(jù)，建立家庭經(jīng)濟困難學(xué)生檔案，使家庭經(jīng)濟困難學(xué)生審批、資助資金發(fā)放程序更加完善、公開、透明。同時，也為審計和監(jiān)督提供了翔實可靠的依據(jù)，進一步規(guī)范了資助檔案管理。一方面應(yīng)配備具有檔案管理知識及認(rèn)真負(fù)責(zé)態(tài)度的專門人員進行檔案收集和整理，而另一方面應(yīng)形成良好的制度環(huán)境保證相應(yīng)的設(shè)備和資金，促進經(jīng)濟困難學(xué)生檔案管理工作有序而良性發(fā)展。