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        做好企業(yè)退休人員檔案管理的對策分析

        2017-04-17 13:36:30劉洪祎
        關(guān)鍵詞:社會化檔案管理人員

        劉洪祎

        中圖分類號:F272.9 文獻標識:A 文章編號:1674-1145(2017)03-000-02

        摘 要 做好企業(yè)退休人員檔案管理,有助于推進企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作,更好地服務(wù)于退休人員。企業(yè)退休人員檔案管理是一項綜合性管理工作,但也存在一些實際問題,有待于在今后的工作中加以解決。

        關(guān)鍵詞 退休人員 檔案管理

        一、加強企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義

        退休人員檔案是由證明其個人經(jīng)歷、職業(yè)能力、工資水平及參加社會保險等方面的文件材料組成,是歷史、全面、真實反映退休人員情況的重要依據(jù)。為了加強企業(yè)退休人員檔案管理工作,國家出臺了《關(guān)于積極推進企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作的意見》(中辦發(fā)〔2003〕16號),各?。▍^(qū)、市)也根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和當?shù)亍稒n案管理條例》分別出臺了推進企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作的實施意見,從而明確了退休人員檔案管理的主體、條件、管理機構(gòu)和人員職責、崗位設(shè)置、檔案材料保管等程序和檔案利用流程。

        (一)加強企業(yè)退休人員檔案管理是完善社會保障體系建設(shè)的需要

        按照建立與之相適應(yīng)的獨立于企業(yè)事業(yè)單位之外的社會保障體系改革設(shè)計,用人單位在依法繳納社會保險費之后,不宜再承擔管理社會保險對象的日常工作,建立社會保險服務(wù)對象人事檔案管理服務(wù)機構(gòu),既是管理鏈條的重要環(huán)節(jié)和實行社會化管理的基礎(chǔ),也是社會保障體系發(fā)展完善的配套設(shè)施。

        (二)加強企業(yè)退休人員檔案管理是經(jīng)濟社會發(fā)展的客觀要求

        當前,隨著國有企業(yè)改革深化和破產(chǎn)兼并企業(yè)的增加,一些企業(yè)退休人員會失去原單位的依托。如果不建立公共的社會檔案管理機構(gòu),既不利于破產(chǎn)企業(yè)退休人員的人事檔案管理,也不利于現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和完善。如果實現(xiàn)對離退休人員的社會化統(tǒng)籌管理,就會減少因企業(yè)倒閉給社會和家庭帶來的壓力,保證國家的政治穩(wěn)定。

        (三)加強企業(yè)退休人員檔案管理有利于促進企業(yè)輕裝發(fā)展

        實行人事檔案社會化管理,使退休人員一旦因達到退休年齡退出勞動領(lǐng)域后,將人事檔案轉(zhuǎn)移到相關(guān)社會托管機構(gòu),打破了傳統(tǒng)的檔案管理模式,也就打破了傳統(tǒng)的人事管理觀念,破除了退休人員由傳統(tǒng)的“單位人”“一包到死”的觀念,真正實現(xiàn)與企業(yè)脫鉤,可有效降低企業(yè)經(jīng)營管理成本,讓企業(yè)從具體的人力資源管理服務(wù)中解脫出來,促進企業(yè)經(jīng)營發(fā)展,防止出現(xiàn)企業(yè)越老、退休人員管理服務(wù)壓力越大的局面。

        因此,在經(jīng)濟社會發(fā)展的新常態(tài)下,加強企業(yè)退休人員檔案管理,有利于增強對企業(yè)退休人員的服務(wù)功能,有利于真實反映退休人員的情況,保障退休人員的切身利益。

        二、企業(yè)退休人員檔案管理存在的主要問題

        目前,企業(yè)退休人員檔案管理主要存在以下幾方面的問題:

        (一)檔案管理制度不完善

        雖然各地已經(jīng)加大了對企業(yè)退休人員檔案的管理力度,但在檔案管理制度上仍然存在一定的缺陷,比如存在地區(qū)間發(fā)展不平衡的現(xiàn)象,發(fā)達地區(qū)在企業(yè)退休人員檔案管理方面較為先進,而有的落后地區(qū)、小城鎮(zhèn)等沒有建立起相應(yīng)的檔案管理制度,影響了退休人員檔案管理的整體發(fā)展;又比如有的管理部門退休人員檔案管理制度不健全,對退休人員的資料收集不完整,在檔案管理制度中對檔案借閱、保密、利用等方面沒有進行規(guī)范化管理,導致檔案混亂現(xiàn)象突出,嚴重影響了企業(yè)退休人員檔案管理制度,缺乏規(guī)范化和標準化。

        (二)檔案移交接收管理不規(guī)范

        企業(yè)退休人員檔案的管理分別由省級養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構(gòu)、市(州)養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構(gòu)、縣(市)養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構(gòu)等承擔,并由各級各類企業(yè)的同級檔案行政管理部門負責監(jiān)管和指導。綜觀各地管理辦法,均要求各參保企業(yè)和檔案托管單位盡快完成退休人員檔案移交的工作。但在實際工作中,檔案的移交和接收管理不夠規(guī)范,導致退休人員檔案材料不齊全、檔案分類混亂、缺少關(guān)鍵材料等現(xiàn)象十分突出,不僅影響了檔案利用,也容易引發(fā)關(guān)于檔案管理的糾紛。

        (三)檔案托管機構(gòu)工作經(jīng)費未納入政府財政預(yù)算

        由于企業(yè)退休人員人事檔案管理工作,是國家社會保障體制改革建設(shè)衍生出來的配套服務(wù)工作,但由于退休人員數(shù)量多、專業(yè)性強、檔案利用量大,需要配備專業(yè)管理人員和必要的場地設(shè)施建設(shè)、維護投入。由于種種原因,作為公共服務(wù)重要組成部分的托管機構(gòu)一直沒能納入機構(gòu)編制、財政部門的管理,其正常的經(jīng)費沒有納入財政預(yù)算,一直靠收取托管費來維持。2015年國家取消檔案托管費收費項目后,一些托管機構(gòu)面臨經(jīng)費無源的嚴重問題。有些社會化檔案管理機構(gòu)也就以種種借口拒絕接受新退休人員的檔案,給檔案的社會化管理帶來不和諧因素。

        (四)檔案利用率低,檢索效率低下

        企業(yè)退休人員檔案的利用主要集中在辦理復查工齡、工傷轉(zhuǎn)退休、更改戶籍信息查詢、經(jīng)濟房及拆遷房事宜查詢、提供退休人員補辦《退休證》材料、為退休人員醫(yī)療清算提供材料、提供退休人員子女入黨與參軍政審材料、辦理死亡退休人員的喪葬撫恤費和遺屬困難生活補助費等方面,涵蓋的內(nèi)容較廣。但由于企業(yè)退休人員檔案管理的不規(guī)范,加之檔案信息化建設(shè)力度薄弱,導致檔案利用率低下,檔案查閱困難,在一定程度上影響了檔案管理水平的提高。

        三、加強企業(yè)退休人員檔案管理的對策建議

        (一)健全完善企業(yè)退休人員檔案管理機制

        健全完善的管理機制是做好企業(yè)退休人員檔案管理工作的制度保障。有關(guān)管理部門應(yīng)建立科學、完善的管理機制,增強企業(yè)退休人員檔案管理的針對性和有效性。同時加大退休人員檔案管理的信息化建設(shè)力度,運用計算機技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等,把企業(yè)退休人員檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚岣邫n案的利用效率。

        (二)加強宣傳,提高對退休人員檔案管理的認識

        有關(guān)部門應(yīng)加強《檔案法》《社會保險法》以及企業(yè)退休人員檔案管理實施辦法等法律法規(guī)的宣傳,提高檔案管理部門、企業(yè)、退休人員對檔案管理的認識,營造人人懂檔案、人人關(guān)注檔案管理的良好氛圍。

        (三)做好檔案移交接收工作

        檔案管理部門及企業(yè)檔案管理人員應(yīng)深入學習有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度,掌握檔案管理專業(yè)知識和技能,強化企業(yè)退休人員檔案移交接收工作,從而在企業(yè)退休人員數(shù)量不斷增加、退休人員檔案頻繁移交的形勢下,做好人事檔案管理工作。

        (四)轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

        進一步轉(zhuǎn)變企業(yè)退休人員檔案管理觀念,把以往的管理意識向管理、服務(wù)并重轉(zhuǎn)變,提高檔案管理的有效性和針對性,發(fā)揮企業(yè)退休人員檔案對社會和諧、老有所養(yǎng)、老有所為的重要作用。

        (五)建立專業(yè)的退休人員檔案管理隊伍

        由于這種社會化托管機構(gòu)是在不增加人員編制和人頭經(jīng)費的情況下開設(shè)的,可以通過面向社會公開招聘的方式,招聘具有較高專業(yè)水平和責任心的大學生,通過進行相關(guān)的專業(yè)培訓工作和職業(yè)道德教育,也可以通過在系統(tǒng)內(nèi)部選擇具有較強責任心,且具有檔案管理經(jīng)驗的人員充實到企業(yè)退休人員的人事檔案管理,并建立長效的培訓機制,使檔案管理人員不僅具有較高的專業(yè)管理水平,更具有甘于寂寞、默默奉獻、熱心為企業(yè)退休人員服務(wù)的職業(yè)道德和良好品德,更好地為企業(yè)退休人員提供人事檔案方面的服務(wù)工作。

        四、結(jié)語

        總之,做好企業(yè)退休人員檔案管理是一項重要的基礎(chǔ)性工作,企業(yè)及相關(guān)經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)建立完善的檔案管理制度,提高檔案管理水平,增強企業(yè)退休人員檔案管理服務(wù)水平。

        參考文獻:

        [1] 岳艷敏,李斌,尚亞軍.探析當前退休人員管理存在的問題及措施[J].現(xiàn)代企業(yè)文化.2015.12(05):23-25.

        [2] 余海波,李志勇.論社會轉(zhuǎn)型時期人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新[J].科技致富向?qū)?2014.23(08):1012-1014.

        [3] ?;葑?,劉光亞.人事制度改革對企業(yè)退休人員人事檔案管理的影響探討[J].新教育時代,2015(01):101-103.

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