劉津齊

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、預防、科研、教學等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料。目前很多醫(yī)院的檔案管理的規(guī)范化、科學化、標準化、正規(guī)化方面，都存在著很多問題。

1醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要問題

1.1檔案管理制度體制不健全

醫(yī)院檔案管理與其它行業(yè)檔案相比存在著較大差距，檔案工作業(yè)務受上級檔案業(yè)務主管部門指導，工作關系受本單位領導。在確定醫(yī)院檔案發(fā)展方向、檔案管理結構、檔案工作人員的業(yè)績考核等，單位領導和業(yè)務主管部門往往因為評價的指標和要求不同經常會出現矛盾，檔案管理人員會出現無所適從的現象。醫(yī)院檔案管理存在著集中管理和分散管理等模式，集中管理和分散管理各有優(yōu)劣，如何取長補短，是長期困擾醫(yī)院領導、檔案管理部門的一個難題.

1.2醫(yī)院領導重視不夠

在傳統的檔案管理中，由于分工不明，醫(yī)院檔案未設定專門工作部門，檔案在醫(yī)院工作中發(fā)揮的作用和開發(fā)程度不夠，導致醫(yī)院領導和職工對檔案工作的認識有偏差。醫(yī)院領導往往來自于臨床部門，缺乏對檔案工作的認識，僅重視醫(yī)療護理人員素質和技能的提高，忽略檔案工作人員知識提高和更新的必要性，對檔案工作需要的規(guī)章制度、依法保管、依法利用、學習和借鑒國內外先進管理經驗和技術的認識不足，嚴重影響檔案管理質量和效益的提高.

1.3檔案管理人員業(yè)務水平不高

醫(yī)院專業(yè)技術人員所占比例高，而檔案從業(yè)人員普遍匱乏。本地區(qū)所在醫(yī)院幾乎沒有檔案專業(yè)的高校畢業(yè)生，除了少數醫(yī)院配備少量病案（病歷檔案）專業(yè)中專生外，絕大多數醫(yī)院檔案從業(yè)人員學歷偏低。人才因素嚴重制約了醫(yī)院檔案管理工作，表現為：從事醫(yī)院檔案管理的人員在專業(yè)素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊；人員配備隨意，流動性大，檔案管理人員多是從行政、護理、醫(yī)技等部門轉崗過來，而檔案專業(yè)出身的人員較少，且存在人員老化、專業(yè)知識老化、知識面較窄、知識結構不合理、學歷偏低、思想觀念和管理水平相對滯后等問題，難以適應新形勢下檔案事業(yè)的發(fā)展.

1.4檔案管理標準化不足

檔案工作是一項需要長期投入的工作，隨著信息化的快速發(fā)展，對檔案管理工作提出了較高要求，檔案工作信息化、網絡化是建立現代化醫(yī)院檔案工作的必要手段和標志。目前，我院經濟實力還不十分雄厚，加上政府投入相對不足，加大對檔案管理的投入有一定困難，這些因素都制約了醫(yī)院檔案工作標準化和正規(guī)化建設.

1.5醫(yī)院檔案歸檔質量不高

主要表現在：不歸檔或歸檔材料不全；歸檔不及時，主動性不夠；不屬于歸檔范圍內的文件材料歸檔；歸檔材料未予立卷。醫(yī)院在管理檔案時，由于還沒有統一的管理標準和模式，各個醫(yī)院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理，不應該納入管理的材料又被納入檔案管理，浪費了人力和物力.

2防范對策

2.1改進檔案管理體制和機制，提高檔案管理科學性

醫(yī)院檔案應按部門分為黨務、行政、人事、醫(yī)療、設備、總務、科研和病歷等各種類型。醫(yī)院在構建檔案管理體制的時候，要考慮社會經濟背景、醫(yī)院自身狀況、醫(yī)院檔案狀況以及管理文化背景等。管理模式、組織體系、運行機制和基本管理形式，是構建時需要考慮的核心問題，同時要處理好醫(yī)院檔案管理“統”和“分”的關系.

2.2加強培訓，提升檔案專業(yè)人員的素質

只有檔案人員自身素質提高了，檔案工作發(fā)展才有保證。培訓是提高檔案管理水平的重要途徑，隨著醫(yī)院檔案信息化建設的深入推進，檔案工作由傳統型的管理向高度知識化、高度集約化、高度技術化轉變，檔案領域更需要一支具有較強綜合技術和管理能力的復合型人才。有條件的醫(yī)院可以適當增補檔案專業(yè)的高校畢業(yè)生，提升檔案服務層次；同時也要提高現有檔案人員的素質，將提高專、兼職檔案管理人員業(yè)務水平放在突出位置，加大對現職人員的業(yè)務培訓力度，或聘請專家講學，或派出人員參加學習班、學位班。鼓勵自學，把學習情況與人員的晉升、聘任掛鉤，最大限度發(fā)揮檔案專業(yè)技術人員工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性.

2.3重視綜合開發(fā)，充分發(fā)揮檔案的效益

檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務意識，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案臨床、醫(yī)療、教學和科研工作做好服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。

2.4提高檔案工作現代化、信息化水平建設

在醫(yī)院統一領導下，實現信息、檔案一體化管理，有利于統一規(guī)劃、統一收集整理、加工統計有關信息，統一目標體系，統籌各類信息結構。不僅便于檢索、利用，更重要的是建立醫(yī)院管理系統、病案統計管理系統、財務管理系統、檔案管理系統、人事系統、藥庫管理系統等，并實行全醫(yī)院計算機聯網，為實現信息資源共享打下良好基礎.

2.5規(guī)范和健全檔案管理制度

大力宣傳檔案法和檔案工作，使醫(yī)院職工和領導都充分認識檔案的重要性。建立檔案收集和歸檔制度，檔案利用、保管制度。嚴格遵循檔案保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位責任制和考核辦法中。由于醫(yī)院檔案工作具有內容繁多復雜、部門眾多而又分散等特點，因此，應建立符合醫(yī)院實際情況的檔案管理制度，并在實際工作中不斷加以完善。建立健全有效的檔案收集制度，在提高醫(yī)院全員檔案意識、積極配合檔案部門工作主動歸檔的同時，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現動態(tài)管理，一旦發(fā)現遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案材料的完整性；建立健全分管檔案領導責任制，主要包括定期研究檔案工作，解決檔案工作的實際問題；專職檔案人員責任制，主要負責本單位的指導、立卷、歸檔、編目、提供利用等各項工作；兼職檔案員的責任制，負責文件材料的收集、積累，并按照歸檔要求立好卷，定期向綜合檔案室移交，做到檔案齊全完整.

總之，醫(yī)院檔案管理工作是一項長期復雜的系統工程，檔案室應立足現實，本著對醫(yī)院歷史高度負責的精神，積極研究對策，耐心細致地做好醫(yī)院檔案管理工作.