（四川蜀通港口航道工程建設(shè)有限公司 四川 南充 637000）

探究公路內(nèi)業(yè)工程竣工結(jié)算審計(jì)資料的整理和歸檔工作

杜小燕

（四川蜀通港口航道工程建設(shè)有限公司 四川 南充 637000）

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，公路行業(yè)技術(shù)的進(jìn)步，公路交通的建設(shè)規(guī)模也在不斷的增大。在工程施工的項(xiàng)目管理工作中，公路內(nèi)業(yè)工程竣工之后的資料的整理以及歸檔工作的作用越發(fā)重要。內(nèi)業(yè)資料不僅是施工信息存檔依據(jù)，在高等級(jí)公路施工工期中，也是業(yè)主向施工方發(fā)放工程款的依據(jù)。內(nèi)業(yè)資料的有效的整理以及歸檔為工程的竣工提供了一定的可靠性。本文主要討論了目前在公路工程竣工的資料的整理以及歸檔工作中存在的問(wèn)題，以及引起這些問(wèn)題的原因，同時(shí)，針對(duì)于如何更有效的進(jìn)行資料的整理以及歸檔工作，提出了一些建議。

公路；工程竣工；資料整理歸檔

在公路的建筑活動(dòng)中形成的相關(guān)記錄即為公路工程竣工資料，主要包括數(shù)據(jù)、文字、音像、圖表等資料，真實(shí)的記錄了一個(gè)公路工程建設(shè)項(xiàng)目中，從決策到設(shè)計(jì)，從施工到交工以及竣工的整個(gè)的過(guò)程，具有詳細(xì)、真實(shí)、準(zhǔn)確等一系列的特點(diǎn)，同時(shí)，工程竣工資料也是在完工后進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)、運(yùn)營(yíng)，甚至以后的改建、擴(kuò)建等工作的主要依據(jù)，而且，其也是推進(jìn)公路工程建設(shè)向標(biāo)準(zhǔn)化邁進(jìn)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。大型公路的工程建設(shè)由于周期長(zhǎng)，參加修建的工程隊(duì)多，因此，工程資料的數(shù)量大而且比較復(fù)雜，所以在大型公路工程中，要及時(shí)對(duì)工程資料進(jìn)行整理，而且要對(duì)資料采用科學(xué)的分類(lèi)技術(shù)進(jìn)行歸檔。所以說(shuō)，在工程建設(shè)中，建設(shè)單位、勘察單位、施工單位以及監(jiān)管單位應(yīng)該重視資料的整理以及歸檔工作，應(yīng)及時(shí)把項(xiàng)目中形成的各種資料進(jìn)行收集和整理，并將其納入到工程建設(shè)的管理中，針對(duì)性的制定相關(guān)的管理辦法，并配備專(zhuān)業(yè)的管理人員，加強(qiáng)管理手段，按照法律法規(guī)做好這一工作。

1 資料整理以及歸檔工作中存在的問(wèn)題

（1）施工文件的管理不規(guī)范問(wèn)題

實(shí)際工作中，有一些施工單位不重視資料的整理以及歸檔工作，就導(dǎo)致其不能完整的收集監(jiān)管單位以及業(yè)主下發(fā)的文件，再者，由于下發(fā)的文件的原件的數(shù)量是有限的，因此，在資料的歸檔中有大量的復(fù)印件，而且這些復(fù)印上沒(méi)有標(biāo)明原文件的存檔處和蓋章明示。有一些單位將竣工文件的外表做得很漂亮，但是不注重文件的質(zhì)量和內(nèi)容，甚至有一些單位疏于對(duì)資料的管理，導(dǎo)致常有資料的丟失現(xiàn)象的發(fā)生，需要在竣工后補(bǔ)齊資料。在工程的建設(shè)中，工程人員和技術(shù)人員經(jīng)常調(diào)整，因此，在資料的交接過(guò)程中，常有斷檔發(fā)生，當(dāng)工程完工后，資料的整理和歸檔時(shí)會(huì)遇到麻煩和困難。

（2）工程的資料的管理工作不規(guī)范

①在施工過(guò)程中，很多的施工單位為了追趕施工進(jìn)度，在進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)完工驗(yàn)收之后，沒(méi)有按照相關(guān)的規(guī)定及時(shí)的辦理書(shū)面簽字，或者書(shū)面簽字并不規(guī)范，出現(xiàn)漏簽或者與實(shí)際的施工情況不符，而且，還有代簽的現(xiàn)象出現(xiàn)。

②在竣工的圖紙編制上，還有一些單位不能?chē)?yán)格遵守國(guó)家針對(duì)圖紙編制的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行圖紙的繪制工作，而是通過(guò)在原圖紙上進(jìn)行相應(yīng)的修改，例如更改尺寸、工程量、坐標(biāo)等，更有甚者，將舊的施工圖紙直接改制成為竣工的圖紙；上述這些不能夠按照法律法規(guī)進(jìn)行竣工圖紙的繪制，不按照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)資料進(jìn)行標(biāo)注，擅自修改文件或者設(shè)計(jì)的通知書(shū)，都會(huì)造成因竣工圖紙達(dá)不到要求而返工。

③在實(shí)際的施工過(guò)程中，還存在著項(xiàng)目檔案管理與實(shí)際情況不符的情況，還存在著資料的格式不統(tǒng)一，資料填寫(xiě)不規(guī)范，使用筆墨的類(lèi)型不統(tǒng)一，更有甚者，使用鉛筆填寫(xiě)相關(guān)資料，對(duì)資料的裝訂以及長(zhǎng)久保存造成了很大的影響，無(wú)法達(dá)到竣工資料歸檔的要求。

④施工的原始的驗(yàn)收簽證不規(guī)范，在一些重要的資料里，例如：竣工報(bào)告、交工證書(shū)、質(zhì)量保障資料等，存在著簽署意見(jiàn)不全、甚至有涂改的現(xiàn)象發(fā)生，大幅度的降低了原始資料的可靠度，對(duì)工程竣工資料的使用造成了較大的影響。

2 引起問(wèn)題的原因

（1）對(duì)于工程資料的收集不足，不夠重視其整理歸檔工作

在實(shí)際的工程建設(shè)中，各個(gè)參加建設(shè)的隊(duì)伍，往往只重視工程的質(zhì)量以及項(xiàng)目的完工工期，會(huì)對(duì)其制定建偉嚴(yán)格、全面、系統(tǒng)的考核指標(biāo)以及獎(jiǎng)懲方案，但是，對(duì)于工程資料尤其是竣工資料的整理以及歸檔工作，還不夠重視，甚至?xí)雎赃@一項(xiàng)工作，長(zhǎng)期以來(lái)，都普遍存在著重視建設(shè)，輕視工程資料的管理的現(xiàn)象。參加建設(shè)的隊(duì)伍通常把經(jīng)理放在工程的質(zhì)量、進(jìn)度、以及關(guān)鍵的目標(biāo)工期上，對(duì)于放在資料的管理上的精力就很少，更是缺少對(duì)資料管理的統(tǒng)籌安排。待到工程竣工時(shí)，才想起對(duì)工程資料進(jìn)行整理和歸檔，這就避免不了急速人員加班加點(diǎn)的突擊工作，對(duì)于資料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性無(wú)法滿足要求。

（2）工程資料的管理制度不完善

和其他的工程技術(shù)的管理辦法相比，工程資料的管理制度和辦法還不是十分完善，相應(yīng)的監(jiān)管措施和手段也不夠到位，很難有效的保障資料的收集、整理以及歸檔工作的開(kāi)展。在工程施工期間，如果有人員的變動(dòng)，資料交接時(shí)容易發(fā)生斷檔，而且，在工程竣工之后，靠著回憶補(bǔ)寫(xiě)資料的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

（3）缺少具有相干知識(shí)的人才

現(xiàn)在工程施工隊(duì)中，沒(méi)有配備相應(yīng)的專(zhuān)職人員，現(xiàn)有的從事資料的整理和歸檔工作的工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)的指示和培訓(xùn)，特別是在工程施工的初期，負(fù)責(zé)資料管理的工作人員對(duì)于檔案的意識(shí)比較薄弱，缺少專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和技能。而且，即使施工隊(duì)配備了專(zhuān)業(yè)的資料整理人員，其技術(shù)水平也是參差不齊，而且對(duì)于工程的流程也不是十分熟悉，以至于 無(wú)法客觀的掌握國(guó)家對(duì)于公路建設(shè)資料整理的相關(guān)規(guī)定，使得工程管理的資料的質(zhì)量有所下降。

3 針對(duì)資料管理以及歸檔工作的建議

（1）加強(qiáng)對(duì)資料整理和歸檔工作的重視，制定較為完善的責(zé)任機(jī)制

為了更好的進(jìn)行資料的整理以及歸檔工作，需要加強(qiáng)各個(gè)單位對(duì)于資料整理的重視，制定一系列相關(guān)的制度，并嚴(yán)格遵守制度，此外，還要大力推行竣工文件的編制標(biāo)準(zhǔn)。參建單位的工程資料的管理要由項(xiàng)目的法人代表進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)組織、檢查以及指導(dǎo)，建立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，同時(shí)，還要制定并落實(shí)建設(shè)、管理和施工單位的相應(yīng)的職責(zé)。

（2）加強(qiáng)監(jiān)管單位以及業(yè)主的指導(dǎo)監(jiān)督工作

作為工程建設(shè)的法人代表，業(yè)主在工程竣工資料的整理以及歸檔工作中應(yīng)該發(fā)揮其主導(dǎo)的作用。在制定合同條款時(shí)，應(yīng)該把資料的整理和歸檔工作作為一項(xiàng)重要的合同內(nèi)容單獨(dú)列出，并根據(jù)工程進(jìn)度，明確各階段的資料的整理和歸檔，以加強(qiáng)各單位對(duì)于資料整理和歸檔的重視。

（3）對(duì)工程竣工資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整性進(jìn)行控制

工程竣工資料管理對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，據(jù)歐十分重要的作用，所以健全工程竣工資料的管理制度，配備專(zhuān)業(yè)的工作人員，加強(qiáng)施工過(guò)程中的監(jiān)管工作，保證施工到什么階段，資料的整理就到什么階段，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)的補(bǔ)救，并且對(duì)隱患還可以提前預(yù)防。對(duì)于原始的文件和資料要進(jìn)行及時(shí)的收集，并且要由專(zhuān)職人員進(jìn)行保管整理，設(shè)計(jì)的圖紙和變更文件更是要妥善保管。

（4）嚴(yán)格驗(yàn)收，使得竣工資料能夠發(fā)揮其真實(shí)性的作用

工程竣工驗(yàn)收的基礎(chǔ)是具有準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完善性的工程竣工資料，同時(shí)，其也是用來(lái)評(píng)價(jià)工程的質(zhì)量等級(jí)的重要依據(jù)。在對(duì)竣工圖紙，施工報(bào)告，文字資料等進(jìn)行審查時(shí)，一定要遵循嚴(yán)格、認(rèn)真的態(tài)度，檢查文件是否齊全，工程的記錄是否具有真實(shí)性，是否落實(shí)工程變更單等等。

（5）建設(shè)檔案資料管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)

按照工程的要求，項(xiàng)目部需要對(duì)資料管理部門(mén)的工作進(jìn)行明確，要分配專(zhuān)業(yè)的人員來(lái)進(jìn)行整理和歸檔工作。同時(shí)，對(duì)于資料的交接、整理一及歸檔工作要高度的重視，還要對(duì)專(zhuān)職人員進(jìn)行相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，以提高他們的業(yè)務(wù)水平，可以更好地進(jìn)行資料的整理和歸檔工作。

結(jié)束語(yǔ)：

公路建設(shè)的基礎(chǔ)是工程竣工資料的整理以及歸檔工作，其涉及到各個(gè)專(zhuān)業(yè)，各個(gè)部門(mén)，只有不斷的提高相應(yīng)的管理水平，才能夠使得公路竣工資料的整理向規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，為一流的工程質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

[1]王麗，張宇，淺談公路工程竣工資料整編及歸檔[J]，內(nèi)蒙古公路與運(yùn)輸，127期，81~82.

[2]李琦，淺議工程內(nèi)業(yè)資料的整理[J]，江西建材，2015年第10期，192~193

[3]張存銳，公路工程竣工資料的整理和歸[J]，現(xiàn)代公路，2012年第8期，187~188.

TU43

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1007-6344（2017）06-0201-01

杜小燕（1985.6），女，助理工程師，大專(zhuān)學(xué)歷，目前人事工程管理。