韓 勤

(涼山公路建設(shè)有限公司， 四川 西昌 615000)

淺談施工單位對公路工程檔案的管理

韓 勤

(涼山公路建設(shè)有限公司， 四川 西昌 615000)

工程檔案是在工程施工管理過程中形成的，能夠真實、準(zhǔn)確地反映工程施工過程及工程實體的原始性和真實性，它是具有保存價值的文字、圖表、聲像等類型的文件材料。工程檔案的收集、整理和管理是工程建設(shè)及工程竣工驗收的重要工作內(nèi)容。

施工單位；公路工程；檔案內(nèi)容；檔案管理；信息化

1 施工單位公路工程檔案內(nèi)容

1.1 合同文件

1.2 施工合同協(xié)議書（含問題澄清）、投標(biāo)書、招標(biāo)文件（含補遺書）以及施工招標(biāo)、施工合同有關(guān)資料。

1.3 日常資料分類

質(zhì)量控制資料-檢驗、試驗，以及有關(guān)質(zhì)量文件。

1.3.1 進(jìn)度控制資料-總體進(jìn)度計劃、旬、月度計劃及其完成情況，進(jìn)度計劃調(diào)整，以及有關(guān)計劃的文件。

1.3.2 費用控制資料-工程量統(tǒng)計、核定、計量與支付、工程費用變更資料，以及有關(guān)費用控制文件。

1.3.3 合同管理資料-有關(guān)工程分包、變更、索賠、延期的往來文件。

1.3.4 項目部內(nèi)部管理資料（廉政建設(shè)資料）-規(guī)章制度、工程費用、工作考核、獎懲等。

1.3.5 安全生產(chǎn)資料-包括各種安全生產(chǎn)活動實施及機(jī)械設(shè)備檢驗檢測記錄。1.4竣工文件-竣工圖、工程結(jié)算文件、工程驗收文件等。

2 施工單位工程檔案管理存在的問題

2.1 管理觀念淡薄，檔案管理意識差

施工單位只注重項目的施工進(jìn)度，而忽略了工程資料的收集及管理，導(dǎo)致資料滯后于主體工程的進(jìn)展。對工程檔案資料只“整”不“理”，資料數(shù)據(jù)錯誤“百出”；工程實施過程中，專業(yè)化的施工隊伍調(diào)動頻繁，如路基工程作業(yè)隊伍，在進(jìn)入路面鋪筑時已撤離現(xiàn)場，造成路基資料缺失；工程管理人員和檔案管理人員對相互的業(yè)務(wù)不熟悉，工作崗位不固定，工作連續(xù)性差，前后脫節(jié)，導(dǎo)致資料整理中出現(xiàn)重復(fù)返工現(xiàn)象。

2.2 檔案管理不規(guī)范

工程管理人員和檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，對檔案管理知識不熟悉，往往造成所收集的資料格式混亂。很多需要歸檔的材料不符合歸檔的要求，或者檔案管理人員更換頻繁，資料移交手續(xù)不嚴(yán)，因此造成原始資料丟失，給竣工檔案整理帶來不必要的麻煩和損失。

2.3 檔案管理人員不專業(yè)

檔案管理人員多是兼職，對檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不熟悉。沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人員極易出現(xiàn)資料填寫錯誤、檔案分類不當(dāng)、檔案資料缺失等問題，甚至?xí)绊懝饭こ痰氖┕べ|(zhì)量和進(jìn)程。

2.4 檔案管理系統(tǒng)程序不完善。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)已被運用到公路工程施工中。但僅利用計算機(jī)進(jìn)行歸檔、制表，已經(jīng)不能跟上發(fā)展的節(jié)奏。

3 施工單位工程檔案管理的應(yīng)對措施

3.1 建立檔案管理組織機(jī)構(gòu)

工程項目部成立的同時，還要設(shè)立檔案管理部門，配備專職的檔案管理人員。建立有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保檔案管理的連續(xù)性。

3.2 健全檔案管理制度

在工程項目施工初期，就應(yīng)結(jié)合工程項目實際情況，制定相應(yīng)的工程檔案管理規(guī)定，明確各部門在工程檔案形成過程中各自應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)。只有工程項目建設(shè)過程中各階段檔案資料有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)材料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實可靠，竣工圖與實物相符。

3.3 檔案管理人員檔案知識培訓(xùn)

加大對檔案管理人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)力度。積極組織檔案管理培訓(xùn)活動，詳細(xì)講解《工程檔案編制辦法》，宣貫各項檔案管理要求。根據(jù)施工階段的不同特點，針對發(fā)現(xiàn)的問題和容易出現(xiàn)的錯誤進(jìn)行集中講解、及時整改。

檔案管理人員熟悉工程資料收集的內(nèi)容、范圍；掌握工程檔案收集、編制、整理的方法。新技術(shù)、新工藝、新規(guī)范的日益更新，檔案管理人員在熟知相關(guān)工程法律法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)及其使用情況的同時，時刻關(guān)注有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的更新，并及時學(xué)習(xí)掌握。

3.4 加快檔案信息化建設(shè)

施工單位收集的資料圍繞工程施工的全過程，量大且時間長。如果采用先進(jìn)的信息化管理軟件，規(guī)范文檔，會使施工單位的檔案管理變得簡單易行、易于管理。通過信息化管理，對資料進(jìn)行電子化保存，避免原始資料因借閱造成的丟失，做好事中監(jiān)督，可以提高檔案管理工作的效率與準(zhǔn)確性

4 結(jié)束語

工程檔案管理是工程建設(shè)過程中不可或缺的一項工作，初始資料的收集非常重要，要保證工程檔案完整性、時效性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性，就要針對公路工程資料的特點提高重視程度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。采用先進(jìn)的檔案信息電子化進(jìn)行檔案的管理，提高檔案的管理質(zhì)量。

[1]王云杰.加強公路工程檔案管理的探索與實踐[J].蘭臺世界,2011,(z2)：63-64.[2]王婷.淺談公路工程檔案管理的重要性[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2016,(8)：246-246.

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1007-6344（2017）09-0015-01