穆泰然

摘要：辦公室文件管理及保密工作越來越收到單位或企業(yè)的重視，提升文件管理工作及保密工作，對于保護(hù)企業(yè)的機密技術(shù)以及企業(yè)的業(yè)務(wù)往來是非常關(guān)鍵的。為此，本文從辦公室公文管理及保密工作的重要性出發(fā)，分析了目前辦公室公文管理工作中存在的問題，并在這些問題的基礎(chǔ)上重點的探討了辦公室公文管理及保密工作的具體措施：規(guī)范辦公室公文的管理制度，制定更加有效的崗位職責(zé)；簽訂有效的保密合同，從法律上約束公文管理人員；提升公文管理人員的業(yè)務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：辦公室 保密文件 業(yè)務(wù)水平 公文管理

一、辦公室公文管理和保密工作的重要性

隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，辦公室公文管理及保密工作越來越收到企事業(yè)單位的重視。公文管理工作周密細(xì)致，保密工作做的好，可以有效的保證單位資料的規(guī)范以及獨有性。尤其是一些技術(shù)問題，如果管理上存在問題，就會帶來很大的麻煩，尤其是如果出現(xiàn)泄露的現(xiàn)象，那就給單位帶來不可估量的損失。為此，研究和探討辦公室公文管理及保密問題是一個重要的課題。本文從辦公室公文管理及保密工作的重要性出發(fā)，分析了目前辦公室公文管理工作中存在的問題，并在這些問題的基礎(chǔ)上重點的探討了辦公室公文管理及保密工作的具體措施。最后得出：企事業(yè)單位在以后的辦公室管理工作中，必須提升公文管理的質(zhì)量，落實更加有效的管理措施，制定更加細(xì)致的公文管理人員的崗位職責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)層做好監(jiān)督工作，從根本上落實公文管理工作的規(guī)范同時保證公文文件的安全性。只有這樣，才能不斷的提升辦公室公文管理水平，提升文件的保密度，讓單位處于一個健康可持續(xù)的發(fā)展軌道中。

二、辦公室公文管理工作中存在的問題

作者通過多年的公文管理工作經(jīng)驗，總結(jié)出如下目前我國辦公室公文管理工作中經(jīng)常遇到的問題：公文管理人員業(yè)務(wù)水平低；公文管理制度不夠細(xì)致；單位領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對于文件保密性的認(rèn)識。

（一）公文管理人員業(yè)務(wù)水平低

很多單位的公文管理人員工作積極性不高，對于公文管理工作的認(rèn)識程度不夠，總覺得是一件非常簡單工作，負(fù)責(zé)文件的匯總以及發(fā)放，回收工作等。這樣的工作定位勢必會降低其業(yè)務(wù)水平，工作積極性也會降低。

（二）公文管理制度不夠細(xì)致

目前，很多的單位對于公文管理工作沒有制定更加詳細(xì)的管理制度，在管理工作中出現(xiàn)問題，不知道如何處理，這就給增強公文管理及文件保密工作帶來了很大的麻煩。主要是缺乏有效的管理依據(jù)，所以制定詳細(xì)的管理制度是非常關(guān)鍵的。

（三）單位領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對于文件保密性的認(rèn)識

單位領(lǐng)導(dǎo)層由于工作太多，任務(wù)繁忙，缺乏對公文管理工作的過問，也缺乏對于文件保密性的認(rèn)識。信息化飛速發(fā)展的現(xiàn)在，做好單位技術(shù)保密工作是非常重要的，有利于在同行業(yè)間保持技術(shù)的領(lǐng)先性。為此，在以后的管理中，必須加強單位領(lǐng)導(dǎo)層對文件保密的認(rèn)識度。

三、辦公室公文管理及保密工作的具體措施

在總結(jié)以上公文管理工作中存在的問題的前提下，總結(jié)出如下提升辦公室公文管理及保密工作水平的具體措施：規(guī)范辦公室公文的管理制度，制定更加有效的崗位職責(zé)；簽訂有效的保密合同，從法律上約束公文管理人員；提升公文管理人員的業(yè)務(wù)水平。

（一）規(guī)范辦公室公文的管理制度，制定更加有效的崗位職責(zé)

要想提升辦公室公文管理工作的規(guī)范性，就要從制度上加強落實。這就要求單位的領(lǐng)導(dǎo)層首先重視公文管理工作的重要性，并根據(jù)公文管理工作的特點制定有效的管理制度以及適合本單位的崗位職責(zé)。制度和崗位職責(zé)制定完善后，剩下的就是如何有效的落實。這就需要管理層加強管理，一切根據(jù)制度和崗位職責(zé)來進(jìn)行，一旦發(fā)現(xiàn)管理人員違反制度和崗位職責(zé)落實不到位的現(xiàn)象，就必須根據(jù)制度進(jìn)行處理，讓公文管理人員養(yǎng)成良好的習(xí)慣和責(zé)任心。

（二）簽訂有效的保密合同，從法律上約束公文管理人員

對于一個單位來說，很多的先進(jìn)技術(shù)和業(yè)務(wù)往來都是非常機密的，如果一旦泄露，就會給公司帶來不可估量的損失。為此，員工進(jìn)入單位進(jìn)行工作，在簽訂合同的同時也要簽訂有效的保密協(xié)議，保密協(xié)議連同合同都具有法律效力。一旦員工辭職或者離崗等，根據(jù)保密協(xié)議的要求，不能將公司的機密文件帶出作為他用。

（三）提升公文管理人員的業(yè)務(wù)水平

公文管理人員業(yè)務(wù)水平的高低直接關(guān)系著公文工作開展的好壞。所以作為單位，必須不斷的提升公文管理人員的業(yè)務(wù)水平。讓公文管理人員在工作中不斷的提升自身的對于公文文件的管理能力。為此，單位可以經(jīng)常組織公文管理工作方面的知識培訓(xùn)，有效的提升員工的業(yè)務(wù)水平。作為公文管理人員，一定要有好的責(zé)任心，對于文件進(jìn)行管理時，必須發(fā)放后做好監(jiān)督工作，定期收回文件，做好文件的管理工作。另外，公文人員可以創(chuàng)新更多的適合本單位的公文管理方法以便加強公文文件的管理。

四、結(jié)語

總之，企事業(yè)單位在以后的辦公室管理工作中，必須提升公文管理的質(zhì)量，落實更加有效的管理措施，制定更加細(xì)致的公文管理人員的崗位職責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)層做好監(jiān)督工作，從根本上落實公文管理工作的規(guī)范同時保證公文文件的安全性。只有這樣，才能不斷的提升辦公室公文管理水平，提升文件的保密度，讓單位處于一個健康可持續(xù)的發(fā)展軌道中。

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（作者單位：山東黃河物資儲備中心）