鄭瑞康

【摘要】辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用改變了文檔的存儲(chǔ)方式和檔案管理的工作流程，醫(yī)院檔案管理自動(dòng)化方便了信息在醫(yī)院相關(guān)部門之間的共享和交流，提高了工作效率。由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)本身和醫(yī)院管理方面缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，所以醫(yī)院檔案管理制度需要進(jìn)一步完善，以提高醫(yī)院檔案管理效果。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理；辦公自動(dòng)化

信息化時(shí)代，檔案管理工作也呈現(xiàn)出自動(dòng)化的特點(diǎn)，醫(yī)院的檔案管理采用自動(dòng)化管理能夠有效替代繁瑣的人工操作，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下進(jìn)行醫(yī)院管理能夠有效改變傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的問題，但是同時(shí)也存在安全隱患，需要格外注意。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下進(jìn)行醫(yī)院檔案管理需要提供一個(gè)安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并且對檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，提供其綜合素養(yǎng)，以推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的順利開展。

一、醫(yī)院檔案管理在辦公自動(dòng)化環(huán)境下的特點(diǎn)

（一）工作效率高。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下進(jìn)行醫(yī)院檔案管理，在科研、人事、病歷等多方面都產(chǎn)生了重要的影響，采用辦公自動(dòng)化能夠有效打破傳統(tǒng)的人工操作存在的限制，提高工作人員的工作效率，使得檔案管理工作更合理化，進(jìn)行檔案保存和檢索利用也更加方便快捷。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料的收集和整理來說，辦公自動(dòng)化環(huán)境使電子檔案的歸檔和檢索調(diào)用更加方便，有效提高了不同部門之間共享信息的工作效率。

（二）檔案存儲(chǔ)多樣化。傳統(tǒng)的檔案管理多采用紙質(zhì)檔案管理的方式對檔案材料進(jìn)行保存，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下進(jìn)行醫(yī)院的檔案管理可以采用文本、圖像、聲音等多種形式來進(jìn)行檔案記錄，拓展了檔案的記錄方式。辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理不僅減少了傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)空間，而且有助于保持檔案的完整性，有效延長檔案的使用壽命。多種多樣的信息形式豐富了檔案內(nèi)容，多樣化的檔案存儲(chǔ)承載了更多的信息，能夠?yàn)闄n案信息調(diào)用者帶來更直觀的認(rèn)識(shí)。

（三）信息共享便捷。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理由于多部門進(jìn)行檔案管理，檔案被分散在不同的部門之間，不容易保持檔案的完整性。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下進(jìn)行醫(yī)院檔案管理，能夠有效提高檔案的利用效率，快速查閱檔案信息，突破了檔案管理的空間限制。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下進(jìn)行醫(yī)院檔案管理方便檔案信息在不同部門之間的流動(dòng)，便于進(jìn)行檔案的管理和使用。

二、醫(yī)院檔案管理在辦公自動(dòng)化環(huán)境下存在的問題

（一）檔案保密性存在隱患。辦公自動(dòng)化環(huán)境下存在著多種網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，電子文件不具有特定的字跡和簽名，檔案在錄入和保存過程中容易被復(fù)制和篡改，對醫(yī)院檔案管理產(chǎn)生了嚴(yán)重的威脅。醫(yī)院的電子病歷涉及到醫(yī)院的醫(yī)療安全和患者的安全和隱私，在進(jìn)行檔案管理的過程中如果被泄露或者篡改，有可能產(chǎn)生重大的醫(yī)療事故，對于醫(yī)院和患者雙方都不利。

（二）對于檔案管理人員提出了新要求。辦公自動(dòng)化環(huán)境下進(jìn)行醫(yī)院檔案管理，由于檔案形式多樣，對于多種不同形式的檔案材料進(jìn)行歸類整理對于檔案管理人員是一種挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，在使用現(xiàn)代化的檔案設(shè)備時(shí)存在一定的問題，單純地?fù)碛袡n案管理知識(shí)的人才已經(jīng)無法滿足辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理對于人才的需求，醫(yī)院檔案管理需要既懂得現(xiàn)代檔案管理知識(shí)又擁有熟練的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才來進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理。

（三）檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。辦公自動(dòng)化環(huán)境下進(jìn)行醫(yī)院的檔案管理，由于不同部門之間存在不同的管理方式，檔案形式多種多樣，對于檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理存在一定的困難。辦公自動(dòng)化環(huán)境下將傳統(tǒng)已歸類檔案進(jìn)行數(shù)字化以方便檢索和利用，需要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對原有檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行管理。

三、加強(qiáng)辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理的策略

（一）加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)首先要為醫(yī)院的辦公自動(dòng)化環(huán)境提供一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)空間，需要保護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的各個(gè)組成部分不受破壞、更改和泄露，能夠?yàn)橄到y(tǒng)的正常運(yùn)行提供聯(lián)系的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。醫(yī)院的辦公自動(dòng)化要求醫(yī)院的工作系統(tǒng)平臺(tái)和患者個(gè)人病歷信息都是安全的，因此加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)安全勢在必行。

（二）完善醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍。重視對于檔案法規(guī)和檔案管理專業(yè)知識(shí)技能的培訓(xùn)，開展醫(yī)院檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流，提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能。醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，建立相應(yīng)的考核制度能夠有效激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性，促進(jìn)其樹立積極的工作態(tài)度，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的全面落實(shí)。

（三）制定科學(xué)的醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。開展標(biāo)準(zhǔn)化的管理需要結(jié)合醫(yī)院檔案管理的實(shí)際特點(diǎn)進(jìn)行，對于歸檔材料進(jìn)行認(rèn)真的識(shí)別，確保檔案信息的價(jià)值。醫(yī)院檔案管理制度要明確，同時(shí)對于不符合實(shí)際情況和無法滿足時(shí)代發(fā)展需要的規(guī)定需要及時(shí)進(jìn)行修改和完善，以確保醫(yī)院檔案管理工作人員的職責(zé)明確，使得檔案管理工作能夠按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化管理。制定科學(xué)的醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)能夠保證不同管理部門之間進(jìn)行交流溝通的便利性，便于不同部門檔案管理工作按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類整理，方便信息的交流共享。

四、結(jié)語

醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展是大勢所趨，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，完善醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，制定科學(xué)合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提高醫(yī)院檔案管理水平，以便于為醫(yī)院的發(fā)展更好地服務(wù)。

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