摘 要 公證質(zhì)量是公證法律制度的生命線，直接關(guān)系到公證業(yè)的形象和聲譽(yù)，關(guān)系到公證的社會(huì)公信力，關(guān)系到公證行業(yè)的社會(huì)地位和作用，而公證質(zhì)量的實(shí)現(xiàn)需要實(shí)體公正和程序公正的有機(jī)統(tǒng)一。堅(jiān)持不斷完善公證程序，提高公證質(zhì)量，公證才能真正做到“物有所值”，公證才能得到社會(huì)的認(rèn)可，才能真正樹(shù)立其應(yīng)有的公信力。

關(guān)鍵詞 公證程序 公證質(zhì)量 公信力

作者簡(jiǎn)介：王美珠，福建省安溪縣公證處。

中圖分類號(hào)：D926.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2017.03.207

公證，作為一種法律活動(dòng)，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持用完善的程序?yàn)閷?shí)現(xiàn)公正保駕護(hù)航，確保公證質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)公證的價(jià)值。因此，當(dāng)前對(duì)“完善公證程序和提高公證質(zhì)量”具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

公證質(zhì)量的實(shí)現(xiàn)需要實(shí)體公正和程序公正的有機(jī)統(tǒng)一。公證程序是指法律規(guī)定的公證機(jī)構(gòu)辦理公證事項(xiàng)時(shí)必須遵守的操作規(guī)程。它是明確公證活動(dòng)中公證機(jī)構(gòu)與公證當(dāng)事人之間的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，保證公證機(jī)構(gòu)正確執(zhí)行國(guó)家的法律、法規(guī)，依法行使職權(quán)，提高工作效率，確保公證文書(shū)正確性、有效性的必要法律措施。公證程序的不規(guī)范不僅會(huì)給辦證人員扛上極大的風(fēng)險(xiǎn)隱患，更損害了公證機(jī)構(gòu)的公信力。因此，完善公證程序，嚴(yán)格按照程序的規(guī)定辦證顯得尤為重要。

一、公證程序存在的問(wèn)題及完善公證程序的對(duì)策

在我國(guó)公證實(shí)踐中，“重實(shí)體、輕程序”的觀念使公證的結(jié)果難免出現(xiàn)隨意性、片面性，從而導(dǎo)致公證質(zhì)量低下。從每年各地的公證質(zhì)量檢查情況通報(bào)來(lái)看，公證辦理程序不規(guī)范，主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

1.申請(qǐng)與受理方面：填寫(xiě)公證申請(qǐng)表時(shí)，申請(qǐng)人或代理人資料填寫(xiě)不全；公證人員代寫(xiě)申請(qǐng)表，但申請(qǐng)表上缺少當(dāng)事人的簽字確認(rèn)；委托他人申辦公證沒(méi)有委托書(shū)；申請(qǐng)表上的涂改處未經(jīng)申請(qǐng)人簽名或蓋章確認(rèn)；受理之后未向當(dāng)事人發(fā)送受理通知單等。

2.審查與核實(shí)方面：證據(jù)材料不夠詳細(xì)、充分，如少數(shù)公證員忽視共有財(cái)產(chǎn)的法律規(guī)定，在辦理當(dāng)事人處分財(cái)產(chǎn)的公證時(shí)，未認(rèn)真調(diào)查當(dāng)事人的婚姻狀況，未要求當(dāng)事人提供婚姻證明、死亡證明或證明不符合要求；未做談話筆錄或談話筆錄內(nèi)容格式化，缺乏針對(duì)性，如贈(zèng)與合同的詢問(wèn)筆錄中未詢問(wèn)到贈(zèng)與人贈(zèng)與的財(cái)產(chǎn)是給受贈(zèng)人夫妻雙方還是一方等現(xiàn)象；有的將多個(gè)當(dāng)事人集中起來(lái)做筆錄，無(wú)法達(dá)到通過(guò)筆錄對(duì)相關(guān)事實(shí)進(jìn)行核實(shí)佐證的目的，談話人未簽字或按指印確認(rèn)；談話筆錄有二頁(yè)以上，但被詢問(wèn)人只在最后一頁(yè)簽名或蓋章；未履行告知義務(wù)或只進(jìn)行籠統(tǒng)告知，告知內(nèi)容不全面、不具體；告知內(nèi)容缺乏針對(duì)性，未對(duì)與公證事項(xiàng)相關(guān)的特定內(nèi)容進(jìn)行告知；卷宗內(nèi)復(fù)印證明材料未經(jīng)核實(shí)人簽名或蓋章；現(xiàn)場(chǎng)公證沒(méi)有現(xiàn)場(chǎng)工作記錄或記錄不夠詳實(shí)等。

3.審批、出證與送達(dá)方面：公證書(shū)出現(xiàn)錯(cuò)別字或漏字現(xiàn)象；公證書(shū)字體、字號(hào)、排版不符合格式要求；證詞譯文不準(zhǔn)確或譯文中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤；要素式公證書(shū)缺乏必備要素；要素式公證書(shū)證詞用語(yǔ)不規(guī)范、邏輯不嚴(yán)密；送達(dá)回執(zhí)上收件人沒(méi)有簽名或蓋章；代領(lǐng)公證書(shū)沒(méi)有委托書(shū)，也未在筆錄中注明代領(lǐng)人等。

4.公證卷宗歸檔方面：卷宗歸檔不及時(shí)；存檔公證書(shū)沒(méi)有加蓋簽名章、公證處印章；卷宗用紙規(guī)格不一，傳真紙、圓珠筆記錄存檔；卷宗頁(yè)碼未編號(hào)或編號(hào)有誤，裝訂順序混亂等。

西方的法律格言曾指出“正義不僅僅要實(shí)現(xiàn)，而且要以看得見(jiàn)的方式實(shí)現(xiàn)”。公證事項(xiàng)的辦理是由不同的步驟環(huán)環(huán)相扣辦結(jié)的，嚴(yán)格按程序辦證是提高公證質(zhì)量的重要措施。根據(jù)《公證法》和《公證程序規(guī)則》的規(guī)定，公證程序由申請(qǐng)與受理、審查、出具公證書(shū)（出證）這三個(gè)基本環(huán)節(jié)構(gòu)成，而公證的一般程序還包括辦理公證的原則、公證執(zhí)業(yè)區(qū)域、公證期限、公證收費(fèi)、不予辦理公證、終止公證、公證登記和立卷歸檔、公證爭(zhēng)議處理等內(nèi)容。公證員在辦證的過(guò)程中要嚴(yán)格把好每一個(gè)程序關(guān)，確保高質(zhì)量地辦結(jié)每一項(xiàng)公證業(yè)務(wù)。

1.申請(qǐng)與受理。當(dāng)事人的申請(qǐng)是啟動(dòng)公證程序的第一道環(huán)節(jié)，不存在公證機(jī)構(gòu)或公證員依職權(quán)啟動(dòng)的情形，因此在申請(qǐng)與受理環(huán)節(jié)，需要當(dāng)事人填寫(xiě)公證申請(qǐng)表并簽字、按指印確認(rèn)。在辦證過(guò)程中，公證人員要根據(jù)公證事項(xiàng)的不同而告知不同的內(nèi)容，并將告知內(nèi)容記錄存檔。

2.審查與核實(shí)。證據(jù)審查在公證程序中占據(jù)著非常重要的地位，公證員對(duì)證明材料的真實(shí)性進(jìn)行審查是把證明材料用作認(rèn)定依據(jù)的必經(jīng)程序，直接關(guān)系著待證事項(xiàng)有無(wú)充分的證據(jù)支撐。從某種意義上講，公證員制作的公證談話記錄是僅次于公證書(shū)的“第二公證材料”。詢問(wèn)筆錄往往記載了當(dāng)事人的要求和提供的證明材料以及公證員的有關(guān)審查過(guò)程、審查方式和詢問(wèn)內(nèi)容，高質(zhì)量的公證詢問(wèn)筆錄不僅對(duì)公證事項(xiàng)的內(nèi)涵與外延起到拾遺補(bǔ)漏的作用，而且還會(huì)在當(dāng)事人日后反悔或有關(guān)部門(mén)對(duì)公證書(shū)質(zhì)疑的情況下起到證據(jù)的作用。公證機(jī)構(gòu)對(duì)申請(qǐng)公證的事項(xiàng)以及當(dāng)事人提供的證明材料，按照有關(guān)辦證規(guī)則需要核實(shí)或者對(duì)其有疑義的，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行核實(shí)。只有在證據(jù)充分且真實(shí)可靠的前提下，證據(jù)所應(yīng)有的證明力才能為公證質(zhì)量的完善保駕護(hù)航。

3.審批、出證與送達(dá)。公證書(shū)是公證機(jī)構(gòu)公證活動(dòng)的載體，是公證的效力和作用的集中體現(xiàn)。出具公證書(shū)是公證機(jī)構(gòu)活動(dòng)的結(jié)果，是受理、審查、審批等公證程序工作的歸宿。因此，公證機(jī)構(gòu)必須要嚴(yán)格按照程序出具公證書(shū)，從草擬公證書(shū)到審批程序，從制作公證書(shū)到公證書(shū)的發(fā)送，這些程序的設(shè)計(jì)都是為了保證公證書(shū)的嚴(yán)肅性和合法性。在出具公證書(shū)階段，為預(yù)防有的當(dāng)事人對(duì)協(xié)議類或棄權(quán)類的公證事項(xiàng)反悔而不領(lǐng)取公證書(shū)，公證員還應(yīng)告知當(dāng)事人不領(lǐng)取并不影響公證書(shū)的效力。當(dāng)事人或其代理人領(lǐng)取公證書(shū)時(shí)，應(yīng)在公證書(shū)送達(dá)回執(zhí)上簽名或蓋章，并注明收到的日期、份數(shù)和公證書(shū)編號(hào)。

二、公證質(zhì)量存在的問(wèn)題及完善公證質(zhì)量的對(duì)策

公證員也是人，不可能盡善盡美，也不可能不犯錯(cuò)誤，在辦理公證事務(wù)過(guò)程中，仍存在有的實(shí)體法律適用正確但辦證程序略有不規(guī)范不嚴(yán)格，有的實(shí)體法律適用或證明材料審查有錯(cuò)誤，有的屬當(dāng)事人提供虛假證明材料或者由他人冒名頂替騙取公證書(shū)等公證質(zhì)量問(wèn)題，糾其原因包括以下幾方面：

（一）超越公證執(zhí)業(yè)區(qū)域引發(fā)的公證質(zhì)量問(wèn)題

在實(shí)踐中公證機(jī)構(gòu)超越公證執(zhí)業(yè)區(qū)域辦理公證事項(xiàng)的行為時(shí)有發(fā)生，從而引起當(dāng)事人申訴、復(fù)議和訴訟，給司法行政機(jī)關(guān)、公證處和當(dāng)事人造成不少麻煩。如甲區(qū)公證處辦理了乙區(qū)不動(dòng)產(chǎn)轉(zhuǎn)讓公證，超越執(zhí)業(yè)區(qū)域辦理公證，就可能因?yàn)檫`反公證執(zhí)業(yè)區(qū)域的規(guī)定而影響公證書(shū)的效力。

（二）適用法律不當(dāng)引發(fā)的公證質(zhì)量問(wèn)題

依法辦理公證是保證公證質(zhì)量的前提，辦理每一件公證必須準(zhǔn)確無(wú)誤的適用法律，特別是在要素式公證書(shū)中要注明適用的法律條款，有些公證員辦證中在適用法律上不夠準(zhǔn)確，甚至出現(xiàn)錯(cuò)誤，由于適用法律、法規(guī)不準(zhǔn)確，造成公證員對(duì)公證事項(xiàng)把握不準(zhǔn)，審查不全面，從而導(dǎo)致公證書(shū)的錯(cuò)誤。

（三）假材料、假證明引發(fā)的公證質(zhì)量問(wèn)題

當(dāng)前，發(fā)現(xiàn)少數(shù)當(dāng)事人提供假材料、假證明辦理公證，這些假畢業(yè)證、假資格證書(shū)、假證明難以鑒別，公證員對(duì)當(dāng)事人提供材料的，又不能做到每件都調(diào)查核實(shí)，很難避免個(gè)別假證明、假材料引發(fā)的公證質(zhì)量問(wèn)題。

（四）收集的證據(jù)材料不齊全引發(fā)的公證質(zhì)量問(wèn)題

根據(jù)《公證程序規(guī)則》的規(guī)定，自然人、法人或其它組織申請(qǐng)公證，應(yīng)當(dāng)提交自然人的身份證明，法人的資格證明及其法定代表人的身份證明，其它組織的資格證明及其負(fù)責(zé)人的身份證明，委托他人代為申請(qǐng)的，代理人須提交當(dāng)事人的授權(quán)委托書(shū)，法定代理人或者其他代理人須提交有代理權(quán)的證明，還要提交申請(qǐng)公證的文書(shū)，與公證事項(xiàng)有關(guān)的財(cái)產(chǎn)所有權(quán)證明以及與公證事項(xiàng)有關(guān)的其他材料等。缺少上述證明材料，公證就沒(méi)有了事實(shí)依據(jù)。但實(shí)踐中仍有不少顯而易見(jiàn)的問(wèn)題，如辦理房屋買賣合同公證缺少有效的房屋權(quán)屬證書(shū)，辦理繼承權(quán)公證缺少相關(guān)的關(guān)系證明及死亡證明等，這些都嚴(yán)重違反了《公證程序規(guī)則》的規(guī)定。

（五）審查、審批不嚴(yán)引發(fā)的公證質(zhì)量問(wèn)題

在審查、審批時(shí)應(yīng)認(rèn)真從當(dāng)事人資格、意思表示、行為能力、提供證明材料、適用法律等方面嚴(yán)格審查，在事實(shí)清楚、證據(jù)充分、真實(shí)合法的原則上審批出證。但實(shí)踐中，仍存在審查、審批不嚴(yán)，工作不細(xì)致造成的公證質(zhì)量問(wèn)題。如公證當(dāng)事人與所申請(qǐng)的公證事項(xiàng)沒(méi)有利害關(guān)系，公證書(shū)格式或文字有誤等。

公證質(zhì)量是公證法律制度的生命線。因此，公證從業(yè)人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德，優(yōu)良的工作作風(fēng)，并不斷地加強(qiáng)法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，提高防范風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)公證事項(xiàng)的調(diào)查、取證力度，完善行業(yè)自律管理等方面去探尋解決路徑。

1.提高公證人員的職業(yè)道德。公證人員職業(yè)道德內(nèi)涵既包括辦理公證業(yè)務(wù)的行為準(zhǔn)則，又包括公證人員的思想意識(shí)等內(nèi)容。公證人員從事公證行業(yè)，首先要做到忠于事實(shí)、忠于法律，樹(shù)立法律至上的崇高信念；其次要珍愛(ài)公證事業(yè)，勤勉敬業(yè)、恪盡職守，為當(dāng)事人提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；再次要與時(shí)俱進(jìn)，勤奮學(xué)習(xí)，努力鉆研，不斷提高自身的道德素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高執(zhí)業(yè)水平，保證自己的執(zhí)業(yè)品質(zhì)和專業(yè)技能不斷滿足正確履行職責(zé)的需要。

2.提高公證員的業(yè)務(wù)知識(shí)水平，“工欲善其事，必先利其器”，隨著我國(guó)改革開(kāi)放的深入發(fā)展，新的問(wèn)題不斷涌現(xiàn)，與之相適應(yīng)，國(guó)家調(diào)整新的社會(huì)關(guān)系的法律、法規(guī)和政策不斷出臺(tái)，這就要求公證員要不斷加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，并在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)以適應(yīng)新形勢(shì)。尤其是當(dāng)下各種復(fù)雜的公證事項(xiàng)不斷出現(xiàn)，公證業(yè)務(wù)領(lǐng)域越來(lái)越廣泛，公證員只有具備多樣的知識(shí)，高層次的業(yè)務(wù)水平，才能讓公證服務(wù)跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。

3.嚴(yán)格依法辦理公證。依法辦理公證不僅要求實(shí)體法律適用正確，同時(shí)要求嚴(yán)格按照辦證程序辦理。在辦證過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)公證事項(xiàng)的調(diào)查、取證力度，克服憑材料辦證的陋習(xí)，避免因公證材料不實(shí)造成質(zhì)量問(wèn)題。所以公證員要嚴(yán)格遵守公證的辦證程序和職業(yè)道德，認(rèn)真履行公證員的崗位職責(zé)，為當(dāng)事人提供優(yōu)質(zhì)、高效的法律服務(wù)，確保高質(zhì)量地辦結(jié)每一項(xiàng)公證業(yè)務(wù)。

4.加強(qiáng)檢查監(jiān)督。建立公證員與公證員之間、公證處與公證處之間的互查制度，提倡互相學(xué)習(xí)、互相監(jiān)督、互相交流、互相幫助的風(fēng)尚，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高公證質(zhì)量。

公證質(zhì)量的優(yōu)劣直接關(guān)系到公證行業(yè)的形象和聲譽(yù)，關(guān)系到公證行業(yè)的社會(huì)地位和作用。只有提供高效優(yōu)質(zhì)的公證服務(wù)，才能滿足日益發(fā)展的社會(huì)需求，才能真正起到預(yù)防糾紛，減少訴訟的目的。堅(jiān)持不斷完善公證程序，提高公證質(zhì)量，公證才能真正做到“物有所值”，公證才能得到社會(huì)的認(rèn)可，才能真正樹(shù)立其應(yīng)有的公信力。

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