王麗巖

【摘要】對(duì)文書(shū)檔案的管理，是疾控中心加強(qiáng)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)工作，可以為疾控中心的制度化、流程化和規(guī)范化提供依據(jù)。本文分析了疾控中心文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀，并據(jù)此提出了規(guī)范化管理策略。

【關(guān)鍵詞】疾控中心；文書(shū)檔案；規(guī)范化管理

在疾控中心開(kāi)展各項(xiàng)工作的過(guò)程中，會(huì)形成大量的文書(shū)檔案，是疾控中心發(fā)展軌跡的真實(shí)記錄，可以將在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等方面的情況反映出來(lái)。因此，疾控中心要重視文書(shū)檔案管理工作，及時(shí)采取規(guī)范化管理措施，保證資料信息的準(zhǔn)確、安全和完整，這樣才能更好地發(fā)揮出文書(shū)檔案的作用，并為疾控中心的發(fā)展提供服務(wù)。

一、疾控中心文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理人員。從目前疾控中心文書(shū)檔案管理工作來(lái)看，檔案管理專(zhuān)業(yè)型人才十分匱乏，大多為兼職的檔案管理人員，并且很多沒(méi)有獲得《檔案人員崗前考試合格證書(shū)》。這樣造成疾控中心文書(shū)檔案綜合管理能力不強(qiáng)，在檔案移交和歸檔時(shí)顯得不夠規(guī)范，沒(méi)有第一時(shí)間做好檔案的收集與移交工作，大部分業(yè)務(wù)檔案處理得不夠及時(shí)。更有甚者，未能做好對(duì)文書(shū)檔案資料的分類(lèi)，也沒(méi)有做好歸檔工作。

（二）檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)滯后。隨著越來(lái)越多的疾控中心建設(shè)了新的辦公大樓，在一定程度上改善了辦公條件，但是投入到檔案室建設(shè)上的資金則很少。從文書(shū)檔案保存情況來(lái)看，很多疾控中心仍然使用傳統(tǒng)的鐵皮檔案柜，只有個(gè)別地區(qū)配置了移動(dòng)式密集架，很難對(duì)文書(shū)檔案的溫濕度加以控制，“八防”設(shè)施未能真正落到實(shí)處。不僅如此，因?yàn)槲臅?shū)檔案管理設(shè)施不足，很多紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)丟失、損壞、受潮等情況。一些疾控中心配置了掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、計(jì)算機(jī)等設(shè)施，不過(guò)卻沒(méi)有配置相應(yīng)的文書(shū)檔案管理軟件，無(wú)法充分地開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，大多數(shù)疾控中心只能人工檢索，缺少對(duì)檔案資料的全文掃描。

（三）文書(shū)檔案管理制度不完善。當(dāng)前，雖然大多數(shù)疾控中心制定了完善的疾病預(yù)防控制工作管理制度，但是缺少與疾控文書(shū)檔案管理相關(guān)的制度，疾控文書(shū)檔案管理制度不夠統(tǒng)一和規(guī)范。很多疾控中心文件材料歸檔范圍不夠規(guī)范，資料收集工作未做到位，無(wú)法統(tǒng)一收集具備較高價(jià)值的文件材料，導(dǎo)致檔案收集不齊全。疾控中心各部門(mén)缺乏較強(qiáng)的文書(shū)檔案保存意識(shí)，將工作期間產(chǎn)生的文件資料隨意丟棄，時(shí)間一久，造成大量有較高保存利用價(jià)值的文件資源出現(xiàn)損壞、丟失等情況，無(wú)法讓文書(shū)檔案得到有效管理。

（四）文書(shū)檔案收集不完整，歸檔不及時(shí)。從很多疾控中心文書(shū)檔案收集范圍來(lái)看，主要是文書(shū)檔案的收發(fā)文件，一些重要的文書(shū)檔案被存放于各部門(mén)里面，讓文書(shū)檔案得不到及時(shí)的收集與歸檔。另外，疾控中心檔案管理人員未和其他工作人員做好溝通與交流，造成文書(shū)檔案在移交過(guò)程中內(nèi)容出現(xiàn)缺失。疾控中心涉及眾多專(zhuān)業(yè)，如消毒殺蟲(chóng)、艾滋病、結(jié)核病、免疫規(guī)劃、傳染病、環(huán)境與職業(yè)衛(wèi)生等等，每個(gè)專(zhuān)業(yè)有著不一樣的職能，工作會(huì)產(chǎn)生各種文件材料，其內(nèi)容差異較大。

二、疾控中心文書(shū)檔案規(guī)范化管理策略

（一）加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員培訓(xùn)。為提升疾控中心文書(shū)檔案管理規(guī)范化水平，要加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，讓他們接受專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)教育，從而更加熟悉文書(shū)檔案管理工作，掌握豐富的檔案法規(guī)、檔案信息化等知識(shí)。此外，在文書(shū)檔案管理崗位的人員安排上，必須確保持有《檔案人員崗前考試合格證書(shū)》。除了要加大培訓(xùn)力度以外，還應(yīng)為文書(shū)檔案管理人員提供繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)他們積極參與相關(guān)的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)。檔案管理人員自身也要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握更多檔案檢索、OA辦公系統(tǒng)等知識(shí)，不斷提升自己的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。這樣在歸檔資料收集過(guò)程中，才顯得更加完整和準(zhǔn)確，為疾控中心文書(shū)檔案管理工作的順利進(jìn)行提供人才保障。

（二）加快檔案管理軟硬件建設(shè)。疾控中心要想實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的規(guī)范化管理，應(yīng)該加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)步伐，為檔案管理部門(mén)提供更多的資金，讓文書(shū)檔案管理軟硬件設(shè)備能得到及時(shí)更新，改善庫(kù)房條件，安裝自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)，提升防火和防盜的能力，同時(shí)要配置空調(diào)、檔案密集架、除濕機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)安全軟件、路由器、掃描儀等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。此外，還要結(jié)合自身實(shí)際情況，配置先進(jìn)的電子檔案管理軟件，建立文書(shū)檔案信息存儲(chǔ)與檢索系統(tǒng)，在文書(shū)檔案管理軟件的支持下，做好檔案立卷、編目和統(tǒng)計(jì)工作，并提供檔案檢索、借閱等服務(wù)。相比于以往手工操作，信息的儲(chǔ)存量更大，檢索速度與效率更快。同時(shí)要和OA辦公系統(tǒng)做好銜接，在電子檔案管理系統(tǒng)中直接存入文書(shū)檔案，通過(guò)計(jì)算機(jī)移交檔案。疾控中心要注重文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這樣才能最大限度發(fā)揮出其應(yīng)有價(jià)值。

（三）健全檔案管理制度，規(guī)范檔案行為。通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案管理制度的完善，可以確保疾控中心文書(shū)檔案管理工作能夠正常進(jìn)行。在完善文書(shū)檔案管理制度的過(guò)程中，要與《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》《檔案法》等法律法規(guī)結(jié)合起來(lái)。疾控中心要根據(jù)自身實(shí)際情況，建立完善的檔案室管理制度，規(guī)范檔案歸檔整理工作流程，做好檔案的分類(lèi)與編號(hào)工作，明確檔案歸檔范圍等，這樣能夠避免文書(shū)檔案管理的隨意性和人為性。此外，還要建立高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，由分管領(lǐng)導(dǎo)主抓，這樣能夠確保文書(shū)檔案信息更加廣泛性和完整性，從而讓文書(shū)檔案管理行為更加規(guī)范化。

（四）開(kāi)發(fā)領(lǐng)導(dǎo)資源，強(qiáng)化檔案管理責(zé)任主體。在疾控中心文書(shū)檔案管理工作中，需要“一把手”提起重視，才能使其更加規(guī)范。要成立由中心主任主抓、分管主任具體抓的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，安排專(zhuān)職的文書(shū)檔案管理人員。疾控中心文書(shū)檔案管理工作主要由專(zhuān)職檔案員負(fù)責(zé)，主要開(kāi)展對(duì)檔案資料的收集、整理、立卷與歸檔工作，同時(shí)將檔案信息錄入到電子檔案管理軟件里面。疾控中心應(yīng)要求各部門(mén)及時(shí)移交本部門(mén)的檔案資料，確保檔案資料能夠及時(shí)得到收集、整理和歸檔，避免出現(xiàn)遺漏，這樣文書(shū)檔案管理工作才更加規(guī)范進(jìn)行。疾控中心領(lǐng)導(dǎo)要在發(fā)展計(jì)劃中納入檔案管理工作，和疾控中心業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃與發(fā)展，在領(lǐng)導(dǎo)議事日程中納入檔案目標(biāo)管理，確保文書(shū)檔案工作有計(jì)劃、有步驟進(jìn)行。

（五）充分開(kāi)發(fā)與利用檔案信息資源。在疾控中心各項(xiàng)工作活動(dòng)過(guò)程中，會(huì)形成大量的文書(shū)檔案，是對(duì)工作活動(dòng)的歷史記錄，通過(guò)文書(shū)檔案管理工作，利用準(zhǔn)確、全面、完整的信息資源，可以更好地服務(wù)于疾病預(yù)防控制工作。所以，對(duì)于疾控中心文書(shū)檔案管理工作而言，除了要做好日常收集、整理、歸檔、保存等工作以外，還明確檔案利用的目的，將其作為工作的指導(dǎo)思想，從而轉(zhuǎn)變以往上門(mén)查資料的現(xiàn)象，主動(dòng)提供服務(wù)，利用快速、便捷的文書(shū)檔案查詢(xún)、檢索功能，為利用者提供快捷、及時(shí)的服務(wù)。疾控中心檔案管理部門(mén)要以調(diào)研檔案信息資源利用需求為基礎(chǔ)，從室藏檔案特點(diǎn)出發(fā)，進(jìn)行多種層次的編研加工，如對(duì)《疾控中心年鑒》《疾控中心組織史》等資料加以編研，讓文書(shū)檔案信息資源得到科學(xué)、合理的開(kāi)發(fā)，將多層次、多方面的信息提供給利用者。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，文書(shū)檔案管理是疾控中心管理中的重要內(nèi)容，需要提高重視程度。但是長(zhǎng)期以來(lái)，受到各種因素的影響，疾控中心文書(shū)檔案管理工作較為粗放，有待進(jìn)一步規(guī)范。因此，必須充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前疾控中心文書(shū)檔案管理工作中的不足，及時(shí)采取有針對(duì)性的解決策略。只有這樣才能讓文書(shū)檔案管理工作更加制度化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，為疾控中心各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供服務(wù)。

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