楊彥彥

【摘要】：在當代，計算機網(wǎng)絡技術的應用對各行各業(yè)都發(fā)揮著巨大影響，通過計算機網(wǎng)絡技術對傳統(tǒng)檔案管理方式進行改革，是當今提高檔案管理質量的主要方法，建設檔案信息化已經(jīng)迫在眉睫。傳統(tǒng)的方式中通過紙張來進行檔案相關資料的管理，已經(jīng)滿足不了當今社會的需求，相比之下，信息化檔案能夠更加方便地對檔案相關資料進行保存與管理。通過檔案信息化建設與檔案管理相關結合，來促進檔案管理進一步發(fā)展。本文就檔案管理中信息技術的應用進行了簡單分析。

【關鍵詞】：檔案管理；信息技術；創(chuàng)新應用

1、信息技術在檔案管理中的應用現(xiàn)狀

1.1應用優(yōu)勢

1.1.1檢索速度快。與傳統(tǒng)的紙質檔案管理相比，將信息技術應用到檔案管理中，會顯著提高檔案管理的整體水平，在具體操作中，只需要將與檔案有關的關鍵字、關鍵詞放在檢索欄中，就能在很短時間內(nèi)檢索到信息，這會為相關人員工作節(jié)約大量時間。

1.1.2存儲量大。在信息技術的支撐下，檔案管理工作內(nèi)容已經(jīng)得到了優(yōu)化，不需要大量的紙張來記錄信息，自然也不需要消耗大量的空間儲存，保證了單位內(nèi)部空間利用效率。而隨著現(xiàn)代管理工作不斷發(fā)展，檔案管理已經(jīng)由傳統(tǒng)的文字檔案發(fā)展為圖片、文字、視頻、語音多種形式于一體的檔案，而這些檔案內(nèi)容也是紙質檔案無法解決的，信息技術型檔案的出現(xiàn)有效的解決了這個問題。

1.2在檔案管理應用信息技術中存在的問題

1.2.1系統(tǒng)操作不熟練。對檔案管理工作而言，實現(xiàn)信息技術與檔案管理的融合雖然顯著提高了檔案管理水平，但在這種情況下，管理人員無法及時掌握有關檔案管理的技術，不利于保證工作效率。同時，近幾年信息技術的發(fā)展速度較快，信息化檔案技術也迎來了幾次更新，雖然進一步提高了檔案管理系統(tǒng)質量，但工作人員必須要面對系統(tǒng)操作不熟練的問題。

1.2.2資金安全問題。在應用信息技術過程中，必須要面對互聯(lián)網(wǎng)所帶來的安全問題，包括漏洞、病毒入侵等，一旦上述問題發(fā)生，就可能導致系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫崩潰，一旦一些不可恢復的文件受到破壞，將會造成巨大的損失。

2、改進檔案管理信息化的建議與方法

2.1注重檔案管理人員的服務意識與技術培養(yǎng)

優(yōu)化檔案管理的最終目的是為了能夠把檔案資料更方便、有效的提供給相關部門與相關人員參考。所以檔案管理工作人員應當牢記檔案信息化管理的最終目的，加強自身服務意識，堅持服務相關部門與人員使用檔案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽視檔案利用價值管理理念，在保證檔案資料的安全有效的前提下最大程度上發(fā)揮出檔案資料價值，使得檔案資料能夠更好的服務社會大眾。檔案管理工作人員需要在更正傳統(tǒng)管理觀念的同時加強自身專業(yè)素養(yǎng)，建設信息化檔案需要相關工作人員具有足夠的專業(yè)才能得以實現(xiàn)，信息化檔案管理相關工作需要具有較高的專業(yè)素養(yǎng)的綜合型人才，提高相關工作人員的專業(yè)素養(yǎng)加強對管理人員的技術培養(yǎng)，對檔案信息化管理具有重大意義。

2.2提高檔案信息管理水平

在先進科學技術的推動下，通過使用計算機相關軟件能夠加快信息化檔案建設進程。通過相關計算機管理軟件能夠對信息化檔案的管理工作起到積極作用。使得檔案管理的核心內(nèi)容朝檔案信息化方向發(fā)展，另外應加大檔案信息化所用設備的投入，搭建高效的檔案信息化平臺系統(tǒng)，從而為檔案信息化管理活動的開展打下良好基礎。建設電子檔案是信息化檔案建設的主要措施，電子檔案雖不能夠帶來實際效益，但是能夠在服務社會的同時發(fā)揮其潛在的經(jīng)濟效益。當越來越多的電子檔案形成時，如何合理地管理這些電子檔案成為了主要問題。通過合理地選擇相關計算機管理軟件，是電子檔案得以有效利用的關鍵所在，但是也需要強化相關工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，前后兩者均對提高管理質量起到重要作用。

2.3加強檔案信息管理

在進行檔案信息化建設過程當中，應當提前制定好相關工作流程，在整個建設過程中都應保持認真嚴謹?shù)膽B(tài)度。信息化檔案建設應當結合當前社會需求進行規(guī)劃，在構架檔案管理網(wǎng)絡平臺時，應充分發(fā)揮網(wǎng)絡平臺所具有的擴展性、靈活性等特點，以結合社會需求，拓展開發(fā)相關功能，更新軟件系統(tǒng)，保證檔案信息化硬件設施和軟件的有效配合，以此保證檔案信息化的正常開展。信息化檔案管理相關人員應從以往的實物檔案管理向檔案信息化管理模式轉變。管理具有多樣性、多渠道、實時性的檔案信息化資料，另外應注重對專業(yè)人才的培養(yǎng)，同時逐步改革相關培訓與考評，提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與工作能力。另外充分結合計算機網(wǎng)絡技術，通過相關管理軟件提高檔案管理效率。電腦的廣泛使用以及網(wǎng)絡管理技術發(fā)展給檔案管理帶來了巨大的便利。采用相關計算機網(wǎng)絡技術所構建的網(wǎng)絡平臺，不僅能夠使得檔案資料更具真實性，還能夠有效提高檔案使用率，節(jié)約絕大多數(shù)人力資源。

3、檔案管理中信息技術應用的重要性

3.1應用信息技術是創(chuàng)新檔案管理工作的必要條件

人們?nèi)找尕S富和多樣化的信息需求給新時期檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理工作必須加大創(chuàng)新力度才能適應新的社會發(fā)展形勢，滿足人們的信息需求。在檔案管理工作中應用現(xiàn)代化的電子信息技術，能夠打破傳統(tǒng)的檔案管理工作中時空的限制，人們可以利用現(xiàn)代化的信息和網(wǎng)絡技術進行檔案信息資源的查閱和使用。同時檔案管理人員也可以利用先進的電子信息技術和檔案管理理念完善檔案管理的工作模式，提高檔案管理工作的效率，從而為人們提供更優(yōu)質的檔案信息資源服務，開創(chuàng)新的檔案管理服務模式。

3.2有助于實現(xiàn)檔案的精細化管理

在檔案管理工作中應用電子信息技術，有助于實現(xiàn)檔案的精細化管理。這主要是因為在檔案管理工作中應用電子信息技術必須要有科學的規(guī)范和標準作為工作指導，才能實現(xiàn)檔案管理工作人員的優(yōu)化配置，才能實現(xiàn)利用電子信息技術對大量的檔案信息資料數(shù)據(jù)進行存儲、維護、更新、共享等，使檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)、每一個流程都有章可循、有據(jù)可依，真正實現(xiàn)檔案的精細化管理，提高檔案管理工作的整體水平。

結語

綜上所述，信息技術在檔案管理工作中的應用是社會發(fā)展的必然要求，可以有效提高檔案管理工作的科學性和實效性。信息技術在檔案管理工作中的應用比較廣泛，從檔案資料的搜集整理、查閱使用，再到檔案資料的查閱使用和開發(fā)利用等，信息技術都發(fā)揮著重要的作用，能夠有效提高檔案管理效率以及檔案資料的使用效率。因此，優(yōu)化信息技術在檔案管理中的應用是當下機關事業(yè)單位的必然要求。

【參考文獻】：

[1]楊敬宏.淺談新時期計算機在檔案管理中的應用[J].科技創(chuàng)新與生產(chǎn)力，2014（02）.