河南省駐馬店市中醫(yī)院(463000)張毓
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,信息化技術(shù)給醫(yī)院的診療和管理工作帶來(lái)了極大的便利。然而受傳統(tǒng)管理觀念的影響,醫(yī)院檔案管理技術(shù)仍處于改革狀態(tài),管理水平相對(duì)落后,十分不利于現(xiàn)代醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的提高[1]。為了改善醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀,提高管理效率,筆者結(jié)合多年醫(yī)院檔案管理經(jīng)驗(yàn),初步探討有效的管理模式,為提高醫(yī)院的診療服務(wù)奠定基礎(chǔ)。
醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院信息儲(chǔ)存和處理的核心地帶,是醫(yī)院不可或缺的管理部門。但由于受多種因素的影響,醫(yī)院檔案管理仍存在以下問(wèn)題:①檔案管理人員配置不足,專業(yè)能力低下。醫(yī)院檔案管理部門屬于后勤服務(wù)部門,專業(yè)檔案管理人員比例少,導(dǎo)致管理人員整體專業(yè)水平低下,在管理工作中缺乏創(chuàng)新,管理技術(shù)和能力不足。②醫(yī)院信息化管理設(shè)備匱乏,信息化管理難度大。信息化管理檔案需要完善的硬件設(shè)施,由于醫(yī)院資源有限,加上醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)檔案信息化管理理念不強(qiáng),對(duì)檔案管理設(shè)施資金投入不足,檔案信息化管理難度大[2]。③實(shí)施分散式管理模式,不利于信息化管理。部分醫(yī)院將檔案分散到各個(gè)科室或部門進(jìn)行管理,且每個(gè)科室或部門管理的水平參差不齊,造成管理混亂,集中管理難度大,甚至出現(xiàn)紕漏或錯(cuò)誤現(xiàn)象。
2.1 有利于提高檔案管理的效率 醫(yī)院檔案涉及所有科室和部門,且醫(yī)院每天診療都會(huì)產(chǎn)生新的檔案資料,其種類繁多、資料龐雜、信息龐大,傳統(tǒng)的人工管理模式難以滿足快速增長(zhǎng)的檔案信息量。信息化管理是利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),將醫(yī)院檔案和資料綜合處理,可實(shí)現(xiàn)信息快速處理,且處理量大、處理速度快、處理效果準(zhǔn)確,不僅可以減少人工勞動(dòng)力,緩解人工勞動(dòng)強(qiáng)度,降低人工成本,而通過(guò)信息化技術(shù)管理能大大提高管理效率[3]。
2.2 是提升醫(yī)院綜合實(shí)力的表現(xiàn) 醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)不可或缺的部分,提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量即是提升醫(yī)院綜合實(shí)力的具體體現(xiàn)。在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下,醫(yī)院為了改善就醫(yī)條件,提高服務(wù)質(zhì)量,醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)都采取信息化管理,比如就醫(yī)一卡通,可實(shí)現(xiàn)刷卡掛號(hào)、刷卡預(yù)約、刷卡就診、刷卡取藥、刷卡付款等,給醫(yī)院管理帶來(lái)極大的便利。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是醫(yī)院信息化管理的必然要求。檔案管理信息化建設(shè),通過(guò)電腦技術(shù)、信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等綜合作用,可實(shí)現(xiàn)檔案快速整理、快速搜索、快速查找,能有效規(guī)避人為管理的弊端,大大提高檔案管理制度[4]。
2.3 是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在要求 醫(yī)院檔案管理關(guān)系醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)各個(gè)環(huán)節(jié),其管理質(zhì)量?jī)?yōu)質(zhì)與否直接關(guān)系到醫(yī)院綜合質(zhì)量水平的高低。在醫(yī)院檔案管理屬于精細(xì)化管理工作,需要高素質(zhì)的專業(yè)人才在管理中不斷地探索、創(chuàng)新、改革,避免檔案管理不善丟失,或者檔案查找困難。這就需要醫(yī)院加大力度,引進(jìn)和培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才,增強(qiáng)其專業(yè)技能、崗位操作技能和職業(yè)思想意識(shí),進(jìn)而提升醫(yī)院人才的綜合水平和核心競(jìng)爭(zhēng)力,確保醫(yī)院穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展[5]。
3.1 建設(shè)高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì) 醫(yī)院應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化人才競(jìng)爭(zhēng)意識(shí),加大力度引進(jìn)檔案管理人才,建立高素質(zhì)高水平專業(yè)團(tuán)隊(duì),為檔案信息化管理奠定人才基礎(chǔ)。同時(shí)醫(yī)院通過(guò)多種方式和途徑培養(yǎng)人員的職業(yè)技能,通過(guò)專題講座或培訓(xùn)等途徑增強(qiáng)人員的綜合素質(zhì)。此外,醫(yī)院應(yīng)當(dāng)搭建檔案管理學(xué)習(xí)和交流平臺(tái),與國(guó)內(nèi)國(guó)際大醫(yī)院檔案管理接軌,通過(guò)與外院進(jìn)行交流和學(xué)習(xí),豐富管理人員的經(jīng)驗(yàn)和見(jiàn)識(shí),促使其管理工作中不斷整合創(chuàng)新,提高管理水平[6]。
3.2 加大投入更新信息化硬件設(shè)施 硬件設(shè)施是信息化管理的基礎(chǔ),因此醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加大資金投入,更換管理舊設(shè)備,提升硬件設(shè)備的配置。由于醫(yī)院檔案信息量十分龐大,硬件設(shè)施的引進(jìn)應(yīng)當(dāng)滿足高配置、大處理量、快速度等條件,才能確保信息化的質(zhì)量。醫(yī)院檔案管理部門可通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)一鍵式資源共享,一鍵式檔案分類管理,一鍵式信息查找。檔案信息化管理需要建立電子檔案,利用管理軟件或系統(tǒng)可進(jìn)行實(shí)時(shí)更新,可現(xiàn)實(shí)檔案信息快速入檔,提高檔案的管理效率。
3.3 建立健全檔案信息化管理制度 完善的管理制度是信息化管理順利實(shí)施的有效保障。通過(guò)各種制度明確崗位操作規(guī)程,劃分崗位責(zé)任區(qū),避免管理人員責(zé)任心不強(qiáng)導(dǎo)致的管理紕漏現(xiàn)象。同時(shí)醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將信息化崗位管理制度上墻,確保管理人員有章可循,避免違規(guī)操作引發(fā)檔案丟失或損毀??傊?,制度對(duì)管理行為可以起到指導(dǎo)和規(guī)范的作用,明確管理人員的職責(zé),減少責(zé)任推脫現(xiàn)象發(fā)生[7]。
3.4 實(shí)行醫(yī)院檔案資料集中管理制 采取信息化管理,首先應(yīng)當(dāng)將醫(yī)院內(nèi)所有檔案資料由檔案管理部門統(tǒng)一歸集和管理,避免分散式管理造成資料遺失。檔案資料信息化管理應(yīng)當(dāng)執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范化管理。比如資料信息格式化、檔案入檔統(tǒng)一化、檔案?jìng)魉蛯H藞?zhí)行等,再比如檔案資料歸檔封存采用統(tǒng)一印制的封面,統(tǒng)一類別編碼,方便查詢。建立檔案信息管理體系,將實(shí)體檔案電子化、信息化,并電子檔案與紙質(zhì)檔案同步更新,保持信息一致性,完善信息管理體制,規(guī)范管理行為。
3.5 檔案資料管理應(yīng)重視信息安全工作 醫(yī)院檔案資料不僅涉及患者個(gè)人隱私,甚至涉及醫(yī)療技術(shù)機(jī)密,因此醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)當(dāng)重視保密工作,確保醫(yī)院檔案資料的安全性。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)防范意識(shí),具備惡意病毒偵查能力,對(duì)重要檔案和資料的入檔管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審查,避免重要檔案或資料被不法分子惡意傳播或利用。在日常管理中,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)或管理軟件的防護(hù)工作,提高電子信息儲(chǔ)存的安全性。
綜上所述,在信息化時(shí)代背景下,醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)不僅能提高管理效率,減輕管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,同時(shí)對(duì)提升醫(yī)院綜合水平具有十分重要的意義。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì),加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的投入,通過(guò)引進(jìn)信息化管理高端人才,為信息化管理提供人才保障,同時(shí)加大投資力度完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施,建立健全信息化管理制度,并將醫(yī)院內(nèi)所有檔案資料統(tǒng)一歸集,集中管理,全面促進(jìn)檔案信息化管理,最后在實(shí)施信息化管理過(guò)程中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案資料的保密工作,確保檔案資料的安全性,提升醫(yī)院的服務(wù)水平。