王韻琪，劉 韜，趙中琦

(蘇州市職業(yè)大學(xué) 電子信息工程學(xué)院，江蘇 蘇州 215104)

實(shí)驗(yàn)室實(shí)訓(xùn)管理云平臺的探索與實(shí)踐

王韻琪，劉 韜，趙中琦

(蘇州市職業(yè)大學(xué) 電子信息工程學(xué)院，江蘇 蘇州 215104)

蘇州市職業(yè)大學(xué)電子信息工程學(xué)院經(jīng)過多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室管理上推行基于實(shí)訓(xùn)管理云平臺的智能管理系統(tǒng)。闡述實(shí)訓(xùn)管理云平臺提出的背景、運(yùn)行機(jī)制和產(chǎn)生的功效。電子信息工程學(xué)院實(shí)訓(xùn)管理云平臺依托辦公云系統(tǒng)，不僅為學(xué)院實(shí)訓(xùn)中心管理人員提供便捷、安全的文件同步、備份以及共享等協(xié)同辦公服務(wù)，而且解決了日常工作中出現(xiàn)的效率低下、重復(fù)工作、收集與整理信息的繁瑣等問題，有效減輕了管理人員的工作量，全面提高了實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室的管理水平和效率。

實(shí)踐教學(xué)；實(shí)訓(xùn)管理云平臺；辦公云系統(tǒng)；協(xié)同辦公

高職院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室是進(jìn)行教學(xué)和科研的重要基地，是實(shí)現(xiàn)實(shí)踐教學(xué)的重要保障，是培養(yǎng)學(xué)生動(dòng)手能力和創(chuàng)新能力的重要場所[1-2]。根據(jù)這一指導(dǎo)思想，蘇州市職業(yè)大學(xué)以培養(yǎng)高素質(zhì)技術(shù)技能型和應(yīng)用型人才為己任，重視實(shí)踐環(huán)節(jié)的教學(xué)，尤其重視專業(yè)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室的建設(shè)。

電子信息工程學(xué)院結(jié)合專業(yè)特點(diǎn)以及實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室建設(shè)要求，根據(jù)現(xiàn)有實(shí)訓(xùn)中心管理人員缺乏、信息和文檔的收集與整理繁瑣、管理工作的復(fù)雜多樣與溝通不暢等問題，推行實(shí)訓(xùn)管理云平臺工作模式，這一模式不僅有效地提高了管理人員工作效率，減輕了工作量，同時(shí)也保障了電子信息工程學(xué)院實(shí)踐教學(xué)的順利、有序、高效開展，為全面提高高等教育教學(xué)質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 實(shí)訓(xùn)管理云平臺的提出背景

1.1 實(shí)訓(xùn)中心管理人員缺乏

隨著高等教育改革的深入發(fā)展，高職院校越來越重視實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)基地的建設(shè)，大量高科技設(shè)備及設(shè)施的投入使用可以讓學(xué)生提前熟悉企業(yè)的生產(chǎn)過程，大大提高學(xué)生的實(shí)踐和創(chuàng)新能力。而這些新的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室需要科學(xué)有效的管理，然而，現(xiàn)階段實(shí)訓(xùn)中心管理人員缺乏，工作量大，管理工作任務(wù)繁重。在實(shí)訓(xùn)中心專職人員沒有引入計(jì)劃時(shí)，如何在現(xiàn)有的人力資源條件下對各類實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室進(jìn)行科學(xué)有效地管理成為實(shí)訓(xùn)中心現(xiàn)階段亟待解決的問題。

1.2 管理的規(guī)范性、及時(shí)性與準(zhǔn)確性的需要

一個(gè)高效的部門要做到的是管理規(guī)范，傳統(tǒng)的管理方法單一，缺乏創(chuàng)新，且時(shí)效性差，文檔的編輯人員只能把編輯的文檔備份在自己的電腦里，當(dāng)其他管理人員需要查看時(shí)，不僅要知道在哪一位管理人員手中，而且電腦內(nèi)查詢也較為麻煩，因此增加了工作量；對于管理任務(wù)較為繁雜的實(shí)訓(xùn)中心來說，傳統(tǒng)的口頭下達(dá)任務(wù)存在管理人員理解不準(zhǔn)確，而郵件則及時(shí)性較差，且不能做到一定的反饋總結(jié)。這樣不僅影響工作效率，同時(shí)對于完成記錄以及反饋等信息不能有效地進(jìn)行備份，更不能做到總結(jié)或再次核查。如何能夠使管理更加規(guī)范，管理任務(wù)下達(dá)更加及時(shí)與準(zhǔn)確，同樣也是實(shí)訓(xùn)中心急需解決的問題。

1.3 工作變更與交接的需要

由于工作或其他原因，實(shí)訓(xùn)中心管理人員存在著工作變更與交接的需要，傳統(tǒng)的做法是，交接雙方為了資料的完整性和節(jié)省時(shí)間，會將無論是有用的還是無用的都拷貝下來，大量冗余的文件也被保存了下來，接收人也因?yàn)椴涣私舛荒軐@些文件進(jìn)行精簡細(xì)化。因此將重要文件及時(shí)共享，方便其他管理人員查看與利用，顯得十分必要。

1.4 時(shí)代發(fā)展與科技進(jìn)步的需要

在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，通過集中式管理系統(tǒng)建立完善的數(shù)據(jù)體系和信息共享機(jī)制的云管理走進(jìn)了我們的生活[3-4]。由于信息量與日俱增，這時(shí)信息的收集與整理變得尤為繁瑣，傳統(tǒng)的文檔整理依靠管理人員人工收集，并通過自己的理解加以梳理，造成內(nèi)容搜集延遲和不完整，這樣不僅會耽誤后續(xù)工作，也會出現(xiàn)做過的工作重復(fù)做，降低工作效率。這時(shí)，一個(gè)依托云管理的辦公平臺顯得尤為重要。

2 實(shí)訓(xùn)管理云平臺的運(yùn)行機(jī)制

2.1 工作機(jī)制

結(jié)合電子信息工程學(xué)院實(shí)訓(xùn)中心的師資情況和管理特點(diǎn)，為了最大化地提高實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室的管理效率，推行基于實(shí)訓(xùn)管理云平臺的智能管理模式，依托辦公云系統(tǒng)，將實(shí)訓(xùn)中心日常工作集中管理，為管理人員提供便捷、安全的文件同步、備份以及共享服務(wù)?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代的工作管理平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)即時(shí)通信、協(xié)同辦公、數(shù)據(jù)云端存儲等功能，解決日常工作中出現(xiàn)的效率低下、重復(fù)工作、收集與整理信息繁瑣等問題。實(shí)訓(xùn)管理云平臺為管理人員設(shè)置統(tǒng)一的組織結(jié)構(gòu)和職務(wù)權(quán)限，便于各自獨(dú)立地開展工作，訪問或下載其他管理人員的工作內(nèi)容、收集整理日常碎片化工作信息；同時(shí)設(shè)置了網(wǎng)盤屬性及負(fù)責(zé)人，方便管理人員管理自己的工作內(nèi)容，也方便管理人員之間工作信息的溝通與共享。

2.2 管理機(jī)制

實(shí)訓(xùn)管理云平臺在管理初期為每位管理人員建立一個(gè)個(gè)人賬號，具有瀏覽器、桌面客戶端和手機(jī)客戶端三種登錄方式，使用自己的賬號登錄到云平臺中即可開始協(xié)同工作；提供獨(dú)立的辦公環(huán)境，所有工作信息都在云平臺中進(jìn)行傳播和備份。同時(shí)設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，諸如管理權(quán)、負(fù)責(zé)人、讀寫權(quán)、只讀權(quán)等，方便管理人員之間工作信息的溝通與共享。網(wǎng)盤分為“維修管理”“學(xué)校政策文件”“當(dāng)前工作現(xiàn)場”“參觀記錄信息”“衛(wèi)生與學(xué)生管理”“檔案管理”“庫房管理”“競賽通知通告”“通訊稿集錦”等，每個(gè)網(wǎng)盤由相應(yīng)負(fù)責(zé)人進(jìn)行負(fù)責(zé)，部分涉及管理人員可以進(jìn)行讀寫，而其他人員只有讀功能。

2.3 功能設(shè)置機(jī)制

為了便于管理，實(shí)訓(xùn)中心針對每個(gè)網(wǎng)盤設(shè)置特定的功能。比如，由于電子信息工程學(xué)院特殊的教學(xué)要求，實(shí)訓(xùn)中心為了對成百上千種設(shè)備做好維修管理工作，建立了“維修管理”網(wǎng)盤，網(wǎng)盤的主要工作流程是各實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室管理人員上傳需要報(bào)修設(shè)備的文件，通過設(shè)置提醒，網(wǎng)盤負(fù)責(zé)人能夠第一時(shí)間查看這些文件，當(dāng)維修或聯(lián)系售后維修后，將維修工作進(jìn)度匯總在“維修進(jìn)度匯總”文件夾中，將已經(jīng)維修完成的工作匯總在“歷史維修記錄”文件夾中。這樣，管理人員通過實(shí)訓(xùn)管理云平臺可以第一時(shí)間得到維修反饋，部門領(lǐng)導(dǎo)也可以通過實(shí)訓(xùn)管理云平臺第一時(shí)間了解維修進(jìn)度、歷史維修記錄等。

3 實(shí)訓(xùn)管理云平臺產(chǎn)生的功效

3.1 任務(wù)分解更加明確，決策安排更加合理

實(shí)訓(xùn)管理云平臺能夠?qū)⒐芾砣藛T任務(wù)分解，組織更加透明，能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)層制定更加完善的計(jì)劃，做好部門資源的分配，任務(wù)分解更加優(yōu)化。領(lǐng)導(dǎo)層在制訂計(jì)劃及決策時(shí)，能夠快速地獲得所需的各類信息與資料，使計(jì)劃安排更加合理，更具有方向性，決策成效大。實(shí)訓(xùn)管理云平臺能夠讓各類文件與資料有章可循，且查詢途徑更加多元化，更加便捷，大大提高了計(jì)劃和決策的時(shí)效性。

3.2 管理工作能夠按時(shí)保質(zhì)完成

實(shí)訓(xùn)管理云平臺解決了信息不對稱、管理人員溝通不及時(shí)、多方協(xié)同困難、相互推卸責(zé)任等問題，動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)地傳遞部門之間、實(shí)訓(xùn)中心管理人員之間的信息與文件，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公，保證實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室管理工作按時(shí)按質(zhì)完成，從而有效地保障了實(shí)踐教學(xué)的順利進(jìn)行，提高了教師的滿意度以及學(xué)生的積極性。

3.3 及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并調(diào)整

實(shí)訓(xùn)中心管理任務(wù)繁重，環(huán)節(jié)復(fù)雜，實(shí)訓(xùn)管理云平臺能夠?qū)崿F(xiàn)工作任務(wù)流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，這樣一旦出現(xiàn)問題就能夠知曉問題出現(xiàn)在哪個(gè)環(huán)節(jié)，便于管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)；同時(shí)也便于領(lǐng)導(dǎo)層及時(shí)調(diào)整任務(wù)部署，各部門之間進(jìn)行多方有效協(xié)調(diào)等，進(jìn)而提高工作效率，有力彌補(bǔ)了教學(xué)人力資源的不足，同時(shí)也是實(shí)踐教學(xué)管理新模式的不斷改進(jìn)與探索。

3.4 信息更加集中，優(yōu)化工作實(shí)施過程

實(shí)訓(xùn)管理云平臺能將各類信息與文件、工作流程更緊密地結(jié)合起來，共享的信息更集中，管理人員瀏覽起來更方便。工作完成后，可以對本次工作進(jìn)行梳理：做得不好的，有沒有改進(jìn)的方法，下次可以做得更好一些；做得好的，可以保存完整并進(jìn)行總結(jié)提高，優(yōu)化工作實(shí)施過程，并將其流程化、標(biāo)準(zhǔn)化。

4 結(jié)語

高職院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室是培養(yǎng)高素質(zhì)人才、開展創(chuàng)新的重要基地，是提高學(xué)生在校期間動(dòng)手實(shí)踐能力與培養(yǎng)職業(yè)素養(yǎng)的主要場所[5]。電子信息工程學(xué)院實(shí)訓(xùn)管理云平臺為我院實(shí)訓(xùn)中心管理人員提供便捷、安全的文件同步、備份以及共享服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了隨時(shí)隨地上傳工作文件，輕松共享工作內(nèi)容，支持在線查看與下載功能，提高了工作效率，有力推進(jìn)了我院實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室科學(xué)規(guī)范管理工作；同時(shí)也便于我院開展檔案管理與存檔工作，調(diào)取工作文檔以及文檔共享功能，方便了教師之間信息的溝通與共享。

[1] 蘇冠賢，馬駿，孫凌潔. 高校協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)研究與實(shí)踐[J]. 辦公自動(dòng)化，2015(24)：39-41.

[2] 王鋒，趙龍. 協(xié)同辦公系統(tǒng)的研究[J]. 電腦與電信，2007(3)：26-27.

[3] 賈宗星. 基于工作流的協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J]. 計(jì)算機(jī)時(shí)代，2009(3)：29-31.

[4] 陳永強(qiáng)，劉韜.基于樹莓派的高校開放實(shí)驗(yàn)室電源管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)[J].蘇州市職業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2016，27(3)：66-69.

[5] 劉春蘭. 高校辦公自動(dòng)化工作的研究與實(shí)踐[J]. 職大學(xué)報(bào)，2009(4)：97-100.

(責(zé)任編輯：沈鳳英)

Exploration and Practice of the Training Management Cloud Platform in Laboratory

WANG Yunqi，LIU Tao，ZHAO Zhongqi
(School of Electronic and Information Engineering，Suzhou Vocational University，Suzhou 215104，China)

School of Electronic and Information Engineering Suzhou Vocational University， drawing on years of experience， promotes an intelligent management system based on training management cloud platform. In this article， the background，running mechanism and functions of the platform are analyzed in details. Apart from offering coordinated office services such as convenient and safe document sync，backup and sharing to the management staff in training center， the platform， and the operating under the offce cloud system， it also solves problems of low efficiency and repetition in daily work as well as difficulties in collecting and sorting out information，effectively reducing the burdens on the staff and improving the management and efficiency of laboratory in an all-round way.

practical teaching；training management cloud platform；the offce cloud system；coordinated offce

G718.5

A

1008-5475(2017)02-0086-03

10.16219/j.cnki.szxbzk.2017.02.018

2016-06-30；

2016-07-29

江蘇省高校品牌專業(yè)建設(shè)工程資助項(xiàng)目(PPZY2015A089)；蘇州市職業(yè)大學(xué)科研項(xiàng)目青年教師啟動(dòng)項(xiàng)目(2014SZDQ04) ；蘇州市職業(yè)大學(xué)教學(xué)改革資助項(xiàng)目(SZDJG16029)；蘇州市職業(yè)大學(xué)教學(xué)改革研究性課程資助項(xiàng)目(SZDYKC-150704)

王韻琪(1990-)，女，安徽滁州人，助理實(shí)驗(yàn)師，碩士，主要從事信號處理研究。

王韻琪，劉韜，趙中琦.實(shí)驗(yàn)室實(shí)訓(xùn)管理云平臺的探索與實(shí)踐[J].蘇州市職業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2017，28(2)：86-88.