于艷茹, 徐成凱

(沈陽大學(xué) a. 組織部, b. 工商管理學(xué)院, 遼寧 沈陽 110044)

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高校干部檔案管理探析

于艷茹a, 徐成凱b

(沈陽大學(xué) a. 組織部, b. 工商管理學(xué)院, 遼寧 沈陽 110044)

通過對高校干部檔案的重要性的闡述,總結(jié)歸納出當(dāng)前干部檔案管理工作中存在的問題,并給出加強(qiáng)高校干部檔案管理的切實(shí)建議,對確保高校干部人事檔案的真實(shí)性、規(guī)范性和完整性具有積極意義。

高校; 干部; 檔案管理

一、 干部人事檔案的內(nèi)涵

干部檔案是記載干部基本信息、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等內(nèi)容的文件材料,是歷史、全面地考察干部的重要依據(jù)[1]。

(1) 干部人事檔案。在選拔、培養(yǎng)和任用干部的過程中,組織人事部門按照黨的政策對干部的經(jīng)歷、品德作風(fēng)、政治思想、工作能力、業(yè)務(wù)表現(xiàn)和工作業(yè)績等內(nèi)容進(jìn)行記錄的材料形成了干部人事檔案。

(2) 干部人事檔案管理是高等學(xué)校干部管理工作的重要內(nèi)容,也是高等學(xué)?？蒲袔熧Y建設(shè)及檔案管理中不可或缺的一個(gè)環(huán)節(jié)。新形勢下,我國高校的干部人事檔案建設(shè)尚不能滿足學(xué)校發(fā)展的需要。因此,改革高校干部人事檔案管理制度以適應(yīng)當(dāng)前高校的發(fā)展需要已經(jīng)成為新時(shí)期亟待解決的問題。本文以當(dāng)前高校干部人事檔案管理現(xiàn)狀為基礎(chǔ),探討分析了檔案管理工作中存在的問題,給出了有效的解決措施,為新形勢下高校干部檔案管理改革提供了參考。

二、 高校干部檔案的重要性

檔案管理工作是黨和國家事業(yè)發(fā)展中的重要環(huán)節(jié),能夠幫助我們更加方便地了解過去,及時(shí)把握當(dāng)前,并有效的預(yù)見未來。檔案管理工作是組織人事部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)信息,其重要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1. 高校干部人事檔案是了解、考察和評價(jià)干部的重要依據(jù)

檔案中記載著干部的道德品質(zhì)、工作經(jīng)歷、工作作風(fēng)、工作業(yè)績、個(gè)性特點(diǎn)和特長等情況,通過綜合分析檔案內(nèi)容和現(xiàn)實(shí)工作情況,能有效地幫助組織、人事部門準(zhǔn)確、全面地了解和評價(jià)干部。近些年來,我國針對干部的選拔任用實(shí)行了一系列的改革措施,極大地改進(jìn)了干部的考察方式。盡管如此,準(zhǔn)確、歷史、全面地了解干部,遵循公道正派的選人用人原則,干部檔案始終是一條重要的途徑。

2. 高校干部人事檔案為維護(hù)干部的合法權(quán)益提供了憑證

干部人事檔案是由干部的個(gè)人情況和成長、工作經(jīng)歷等相關(guān)材料組成的。其中,一些材料是由當(dāng)事人親自書寫、簽章并依照嚴(yán)格的程序報(bào)經(jīng)組織批準(zhǔn)確認(rèn)的原始材料,一些是經(jīng)過各個(gè)主管部門按照其職能要求依法形成的原始記錄。綜上,干部人事檔案是關(guān)于歷史的記載,是無可辯駁的證據(jù),是干部澄清相關(guān)問題、保障個(gè)人權(quán)益的法律信證。

3. 高校干部人事檔案是黨和國家重要的歷史資料

檔案內(nèi)容反映了歷史,誠如古人所說檔案是“今世賴之以知古,后世賴之以知今”,檔案管理工作是記錄歷史文明、傳承古今的重要工作。從歷史的角度看,今天發(fā)生的事情明天就會成為歷史,而檔案工作很好地為組織工作記錄了史料,是黨和國家的財(cái)富。歷史上各朝代都有借鑒檔案編史修志的傳統(tǒng)。因此,做好各項(xiàng)資料的搜集整理工作,本質(zhì)上就是在記錄歷史、保護(hù)歷史[2]。

三、 高校干部檔案管理工作存在的問題

1. 干部自身不重視檔案

有些干部自身沒有認(rèn)真對待個(gè)人檔案。一是材料上交不及時(shí)。比如取得學(xué)歷、職稱、獎(jiǎng)勵(lì)等材料之后,不知道要上交給組織人事部門歸檔。二是填寫相關(guān)資料時(shí)不認(rèn)真。對自己“三齡兩歷”即“年齡,干齡,黨齡,學(xué)歷和經(jīng)歷”的填寫不重視,造成出生時(shí)間越填越小,工作時(shí)間越填越早,學(xué)歷越填越高,影響了干部檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。

2. 干部檔案轉(zhuǎn)遞執(zhí)行過程不規(guī)范

隨著各級干部交流力度的加大,干部跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨部門交流頻繁,干部檔案應(yīng)收齊材料、重新整理、規(guī)范化后,隨干部變動而及時(shí)轉(zhuǎn)遞。但現(xiàn)實(shí)中出現(xiàn)轉(zhuǎn)檔工作不及時(shí),檔案沒有隨人轉(zhuǎn)移,有的原單位已經(jīng)不存在,因材料沒有及時(shí)歸檔造成永久的遺失;隨著人檔分離的增多,學(xué)歷原始檔案和工作檔案分散保存;甚至有的在檔案轉(zhuǎn)遞過程中不按國家檔案管理規(guī)定,隨意交由本人帶走,出現(xiàn)修改、涂改、偽造材料的違法違紀(jì)行為,造成檔案內(nèi)容不實(shí)、擅自造檔現(xiàn)象嚴(yán)重的局面,檔案的可靠性和真實(shí)性大打折扣。

3. 干部歸檔材料審核把關(guān)不到位

這主要表現(xiàn)為:一是檔案材料不齊,干部檔案中反映干部基本情況的材料如入黨、學(xué)歷、工齡、工資等材料存在空白。二是填寫不規(guī)范,主要表現(xiàn)在:材料填寫前后不一致,無法甄別。如:出生年月、參加工作時(shí)間,入黨時(shí)間等,材料填寫不完整。例如:干部履歷表中本人簽名、填表時(shí)間、組織印章不齊全,年度考核表中主管領(lǐng)導(dǎo)鑒定意見、考核等次、本人簽名不齊全,考察材料中考察人、黨委(黨組)印章不齊全等。個(gè)別甚至有涂改現(xiàn)象,如對學(xué)歷、年齡、職稱、簡歷等進(jìn)行涂改。二是歸檔材料不規(guī)范。很多歸檔材料中沒有組織蓋章、領(lǐng)導(dǎo)簽字、落款日期,缺少干部任免呈報(bào)表、工資審批表、年度考核表、入黨材料、再教育學(xué)籍、表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料等,有的甚至多年無新的材料歸檔。三是組織審核認(rèn)定不到位。由于干部檔案材料的歷史性和復(fù)雜性,給組織人事和檔案管理部門準(zhǔn)確審核和認(rèn)定干部“三齡二歷一身份”基本信息帶來難度,存在隨意填寫、審核不準(zhǔn)不嚴(yán)等問題,影響了干部檔案的質(zhì)量[3]。

4. 信息化建設(shè)相對滯后

雖然大多建立了干部檔案信息數(shù)據(jù)庫,但多僅限于簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),對于整體信息資料的查詢,還沒有實(shí)現(xiàn)較高水平的數(shù)字化管理。

四、 存在問題原因分析

1. 對檔案管理工作的認(rèn)識不足

干部檔案管理工作自身的特點(diǎn)導(dǎo)致了個(gè)別單位和個(gè)人缺乏檔案重要性的認(rèn)識,檔案管理制度不完善,缺乏專(兼)職的管理人員和充足的經(jīng)費(fèi)支持,歸檔意識不足,這是導(dǎo)致基層單位檔案長期沒有裝訂整理、收集渠道受阻的重要原因。

2. 檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)嚴(yán)重滯后

新形勢下,對檔案管理工作提出了更高的要求,同時(shí)也要求相應(yīng)的提高基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。然而,與此相對的是多數(shù)基層單位和部門檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施投入不足,保管室狹小,設(shè)備落后損壞,現(xiàn)代化設(shè)施嚴(yán)重缺乏。

3. 檔案管理人員素質(zhì)亟待提高

實(shí)際檔案管理工作中,基層管理人員多數(shù)由兼職人員擔(dān)任,且頻繁更換,缺乏穩(wěn)定的、高素質(zhì)的檔案管理工作隊(duì)伍,阻礙了檔案工作的規(guī)范化管理。工作人員在檔案管理方面有所欠缺,難以及時(shí)把握和發(fā)現(xiàn)檔案的真實(shí)性和完整性,對存在疑問的檔案缺乏必要的調(diào)查核實(shí)。同時(shí),檔案借閱管理不規(guī)范、歸檔不科學(xué)等問題嚴(yán)重影響了檔案的利用價(jià)值。此外,檔案管理工作人員缺乏必要的創(chuàng)新精神,管理制度落后,工作效率低下[4]。

五、 探索高校干部檔案管理的有效辦法

1. 嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)規(guī)定

按照中組部出臺《干部人事檔案造假問題處理辦法(試行)》和中央紀(jì)委在新修訂的《中國共產(chǎn)黨紀(jì)律處分條例》,“逢提必查”,發(fā)現(xiàn)檔案有造假行為,必須嚴(yán)肅處理不如實(shí)填報(bào)、篡改、偽造個(gè)人檔案資料等行為。

2. 干部檔案的收集材料要全

堅(jiān)持工作做到日常,功夫下到平時(shí)。明確歸檔時(shí)間,采取經(jīng)常收集與定期收集、重點(diǎn)收集與普遍收集相結(jié)合的辦法,確保入檔材料不過周,新轉(zhuǎn)檔案不過月。對新轉(zhuǎn)入的干部檔案,或材料不全、手續(xù)不完備的,實(shí)行首問負(fù)責(zé)、限時(shí)辦結(jié),第一時(shí)間與所在單位聯(lián)系,防止遺忘遺漏。加強(qiáng)對黨代會、人代會、政協(xié)會換屆中形成的材料和職稱評定中形成的階段性材料,與工作部署同步收集;對政審、違紀(jì)處分、離任審計(jì)、有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)等特殊材料,確定專人負(fù)責(zé)及時(shí)收集。

3. 干部檔案的審核要嚴(yán)

建立“誰審核、誰負(fù)責(zé)”責(zé)任追究制,凡發(fā)現(xiàn)干部檔案弄虛作假的實(shí)行全程倒查,嚴(yán)肅追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任,確保審核認(rèn)定結(jié)果經(jīng)得起歷史和實(shí)踐的檢驗(yàn)[5]。堅(jiān)持不合格的不接收,不符合要求的不歸檔。對沒有保存價(jià)值、內(nèi)容不完整或填寫不規(guī)范的堅(jiān)決糾正。堅(jiān)持難以鑒別的不確認(rèn)。對一些難以辨別真假的學(xué)歷、計(jì)算連續(xù)工齡材料、招工表等,查找原始材料,對照履歷及相關(guān)材料仔細(xì)分析和判斷,做到有據(jù)可依,無據(jù)不補(bǔ)。根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行多方查實(shí)印證,堅(jiān)決杜絕虛假材料進(jìn)檔。

4. 干部檔案的整理要精

看手續(xù)是否齊全、歸類是否正確、近期形成重要材料有無遺漏,防止錯(cuò)裝漏裝或張冠李戴現(xiàn)象。查材料加工,看破損材料補(bǔ)救是否得當(dāng),對于破損嚴(yán)重的材料進(jìn)行修補(bǔ),確保案卷平整登記無誤。查材料裝訂,看是否整齊美觀,堅(jiān)持紙質(zhì)檔案、數(shù)字化檔案和干部信息數(shù)據(jù)庫“三位一體”,同步入檔、同步維護(hù)、相互印證,確保隨時(shí)提供完整、準(zhǔn)確的數(shù)字化干部檔案信息。

5. 采用現(xiàn)代化方法與手段管理干部檔案

高校干部人數(shù)多,信息量大,變化也快。要對這些不斷出現(xiàn)與多變的信息進(jìn)行有效管理,依靠傳統(tǒng)的紙筆手工書寫,效率很低,無法滿足需要。因此.必須建立干部檔案信息數(shù)據(jù)庫,應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理,要借助計(jì)算機(jī),建立全校教職工數(shù)據(jù)庫,并視需要,建立各部門或使用頻率高的數(shù)據(jù)子庫,然后通過一定的技術(shù)方式,實(shí)現(xiàn)全校聯(lián)網(wǎng),根據(jù)需要,隨時(shí)輸出有關(guān)信息,提供利用,做到資源共享。

6. 加大對檔案管理工作的資金投入

切實(shí)加強(qiáng)資金的投入,保障干部檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ),主要從以下幾個(gè)方面入手:一是購進(jìn)計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施;二是引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和專業(yè)的檔案管理人才,改革人力資源管理辦法,提高檔案管理的質(zhì)量;三是為管理人員創(chuàng)造良好的工作環(huán)境,保障工作人員飲水、空調(diào)等基本的物質(zhì)需求。

總之,干部檔案管理是學(xué)校整個(gè)管理工作的重要組成部分,導(dǎo)致實(shí)際工作中出現(xiàn)的諸多問題原因復(fù)雜多樣,需要認(rèn)真思考和研究。只有不斷采取有效措施,完善管理制度,提高管理水平,創(chuàng)新管理模式,才能從根本上解決當(dāng)前干部檔案管理中存在的問題,使干部檔案管理工作提升到新的水平。

[1] 朱守蘭,翟愛梅. 高校干部人事檔案管理現(xiàn)狀及思考[J]. 興義民族師范學(xué)院學(xué)報(bào), 2013(5):105-107.

[2] 農(nóng)桂山,黃政艷. 高校干部人事檔案管理工作的問題與對策[J]. 高教論壇, 2014(11):82-84.

[3] 明文梅. 關(guān)于高校干部檔案管理的幾點(diǎn)思考[J]. 城建檔案, 2014(11)49-51.

[4] 張琪. 高校干部人事檔案的特點(diǎn)及科學(xué)管理[J]. 東方企業(yè)文化, 2013(17):132-135.

[5] 劉瑩昕,石偉. 基于ASP的電子檔案評價(jià)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)[J]. 沈陽大學(xué)學(xué)報(bào), 2011(6):111-114.

【責(zé)任編輯 張躍雙】

Archives Management of Cadres in Colleges and Universities

Yu Yanrua, Xu Chengkaib

(a. Organization Department, b. School of Business Administration, Shenyang University, Shenyang 110041, China)

Through the elaboration of the importance of the archives of the cadres in colleges and universities, the problems existing in the current cadre archives management are summarized and practical suggestions are given to strengthen the archives management of the cadres in colleges and universities to ensure the authenticity, normality and completeness of the cadre personnel files.

colleges anduniversity; cadres; archives management

2016-10-26

于艷茹(1975-),女,遼寧開原人,沈陽大學(xué)組織部副研究員。

2095-5464(2017)02-0158-03

G 472.4

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