◎陳海英

大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化

◎陳海英

隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和云計算的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)正在全世界范圍內(nèi)以指數(shù)級的速度增長，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來。高校檔案管理部門承擔著檔案管理、服務(wù)決策、信息提供等重要職責，大數(shù)據(jù)時代給高校檔案管理部門傳統(tǒng)的管理模式帶來了挑戰(zhàn)。為此，我們應(yīng)對高校檔案管理模式實施積極變革，以適應(yīng)時代要求。

大數(shù)據(jù)時代 高校檔案管理 模式變革 優(yōu)化

一、引言

近年來，隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和云計算的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)正在全世界范圍內(nèi)以指數(shù)級的速度增長。IBM在2012年的研究稱，整個人類文明所獲得的全部數(shù)據(jù)中，有90%是過去兩年內(nèi)產(chǎn)生的。而到了2020年，全世界所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)規(guī)模將達到今天的44倍。因此，麥肯錫公司最早提出“大數(shù)據(jù)”（Big Data）時代已經(jīng)到來。

高校檔案管理部門作為高校歷史、人事、教學(xué)和科研等歷史資料和數(shù)據(jù)資源的管理者，是高校正常運轉(zhuǎn)所必需的重要組成部門之一，承擔著檔案管理、服務(wù)決策、信息提供等重要職責。當前在大數(shù)據(jù)時代背景下，隨著檔案數(shù)字化和電子化的發(fā)展以及檔案數(shù)據(jù)的成倍增長，給高校檔案管理部門傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理模式帶來了較大的挑戰(zhàn)。

二、大數(shù)據(jù)時代給高校檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

（一）對檔案管理觀念的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)的檔案管理中，一般都是遵循檔案的收集、整理、保存和利用的路線開展檔案管理工作。一般來說，首先是判斷檔案的價值；然后根據(jù)檔案的價值以及相應(yīng)的法律法規(guī)或者管理規(guī)定確定保存的年限；最后進行檔案的整理和保存并在服務(wù)對象需要時提供相應(yīng)的檔案材料和檔案信息。這是傳統(tǒng)的檔案管理中的一般工作思路。然而在大數(shù)據(jù)時代背景下，這些傳統(tǒng)的管理理念受到較大的挑戰(zhàn)。如傳統(tǒng)的檔案管理側(cè)重于紙質(zhì)檔案的保存，而大數(shù)據(jù)時代強調(diào)檔案的電子化和數(shù)字化；傳統(tǒng)的檔案管理重保存輕利用，而大數(shù)據(jù)時代強調(diào)檔案的利用和服務(wù)功能。

（二）對檔案管理技術(shù)的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的檔案管理上，一般主要是采取人工的方式進行紙質(zhì)檔案的保存，在管理方式上較為粗放。而在大數(shù)據(jù)時代，則是強調(diào)檔案的數(shù)字化和電子化。當然，這只是大數(shù)據(jù)時代對檔案管理方式最為表象的沖擊。而在深層次則是檔案管理方式的挑戰(zhàn)，即要求檔案管理的信息化水平能達到一定水準，在檔案的存儲和使用上實現(xiàn)信息化。

（三）對檔案數(shù)據(jù)安全的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)的檔案管理中，對實物檔案的保護注重“人防、物防、技防”，可以說，只要實現(xiàn)了這三個方面的保護，就能實現(xiàn)檔案安全。但是在大數(shù)據(jù)時代，則對檔案數(shù)據(jù)的安全提出了較為嚴重的挑戰(zhàn)。由于檔案的存儲和使用均實現(xiàn)電子化和信息化，因此在兩個方面對檔案數(shù)據(jù)安全形成威脅。一是檔案數(shù)據(jù)的存儲設(shè)備采用的是電子化設(shè)備，設(shè)備本身存在使用年限和壽命等因素的影響，而對存儲的檔案數(shù)據(jù)容易造成損失。二是提供檔案信息的客戶端，容易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊而面臨著網(wǎng)絡(luò)安全問題。

（四）對檔案數(shù)據(jù)使用的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)使用上，都是以紙質(zhì)檔案提供查詢的方式進行數(shù)據(jù)服務(wù)。而在大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)的查詢僅僅是檔案數(shù)據(jù)使用的最為原始的方式之一，更重要的是提供檔案數(shù)據(jù)的制作、加工、整理、傳播和二次開發(fā)使用等功能。因此，對于高校檔案數(shù)據(jù)的使用已經(jīng)是需要實現(xiàn)對于檔案數(shù)據(jù)的挖掘和使用，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的服務(wù)功能。

（五）對檔案人才的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的檔案管理模式下，對于檔案管理人才一般需要有專業(yè)的知識、細心的工作態(tài)度。而在大數(shù)據(jù)時代，對于檔案管理人才提出了更高的要求，除了專業(yè)的檔案管理知識外，還需要掌握一定的計算機應(yīng)用基礎(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)知識以及數(shù)據(jù)處理知識和分析技術(shù)等等?？梢哉f，大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理需要復(fù)合型的人才。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的改革

在大數(shù)據(jù)時代背景下，我們應(yīng)該對高校檔案的傳統(tǒng)管理模式進行改革，以適應(yīng)不斷變化的時代要求。

（一）轉(zhuǎn)變觀念

應(yīng)在高校的檔案管理系統(tǒng)中和管理人員中建立大檔案、大數(shù)據(jù)的思想意識，要實現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案保存觀念轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案服務(wù)的觀念；要把傳統(tǒng)觀念中的檔案紙質(zhì)儲存向電子化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，把檔案的使用查詢向檔案數(shù)據(jù)的服務(wù)和二次加工轉(zhuǎn)變。

（二）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)

檔案數(shù)據(jù)的存儲和使用涉及到學(xué)校的眾多部門，因此應(yīng)建立檔案存儲和使用的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機制。高校應(yīng)從制度上建立高校檔案管理部門（檔案館）同學(xué)校的黨政辦、人事處、財務(wù)處、學(xué)生處等職能部門以及學(xué)校的圖書館、信息中心等相關(guān)部門的協(xié)調(diào)機制，實現(xiàn)多部門的協(xié)作配合和資源共享。

（三）制定檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略

檔案數(shù)據(jù)的處理和加工使用，對于高校的發(fā)展具有一定的支撐作用。應(yīng)當在高校管理層的領(lǐng)導(dǎo)下制定檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，充分利用高校的檔案數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的二次加工和使用，充分借用高校的人才、科研等優(yōu)勢在更大程度上發(fā)揮高校檔案數(shù)據(jù)的作用。

（四）檔案大數(shù)據(jù)采集和處理分析

一是應(yīng)該實現(xiàn)將高校各個部門和各個院系的相關(guān)檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)電子化和信息化處理，經(jīng)過整理之后，統(tǒng)一提交高校檔案館進行保存。二是高校檔案館進行大數(shù)據(jù)清洗，剔除錯誤數(shù)據(jù)和不規(guī)范數(shù)據(jù)（如有必要，應(yīng)當進行二次原始數(shù)據(jù)采集），去粗存精、去偽存真。三是使用專業(yè)的數(shù)據(jù)軟件，對于檔案數(shù)據(jù)進行處理分析，如采用聚類分析等處理方法。

（五）數(shù)據(jù)歸檔與保存

檔案數(shù)據(jù)的歸檔，應(yīng)注重檔案數(shù)據(jù)的分類和期限。首先要對檔案數(shù)據(jù)進行分類保存，并在保存數(shù)據(jù)之初就設(shè)定保存的期限。同時，在數(shù)據(jù)的保存方式上可以使用電子存儲介質(zhì)，也可以在確保安全的基礎(chǔ)上使用云存儲等大數(shù)據(jù)存儲方式。

四、大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理工作的優(yōu)化建議

在大數(shù)據(jù)時代背景下，我們應(yīng)該根據(jù)時代要求，對高校檔案的傳統(tǒng)管理模式進行改革，并采取一定的工作措施以配合和實施高校檔案管理工作改革。

（一）建立現(xiàn)代化的檔案管理理念

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理的模式已經(jīng)發(fā)生了較大的變革，為了適應(yīng)這種變化趨勢，更好地讓檔案管理工作為高校發(fā)展服務(wù)，我們需要建立現(xiàn)代化的檔案管理理念。

1.做好檔案管理的宣傳工作。要大力宣傳大數(shù)據(jù)時代下的現(xiàn)代化檔案管理工作，重點是宣傳大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作的影響，和檔案管理在新時期所發(fā)生的變化，以及新時期檔案管理功能的轉(zhuǎn)變。

2.宣傳和普及現(xiàn)代化的檔案管理理念?，F(xiàn)代化的檔案管理理念主要是實現(xiàn)兩個功能的轉(zhuǎn)變，即由檔案保存功能向為高校發(fā)展服務(wù)功能轉(zhuǎn)變，由檔案保存和使用查詢功能向檔案數(shù)據(jù)服務(wù)和二次加工功能轉(zhuǎn)變。

（二）推進檔案管理信息化建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時代背景下，也對高校檔案管理的信息化建設(shè)提出了新的要求。為了適應(yīng)這種趨勢，也需不斷推進檔案管理的信息化建設(shè)水平。

1.應(yīng)不斷加強對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入。由于電子設(shè)備和技術(shù)更新?lián)Q代非常迅速，因此高校應(yīng)每年安排一定的預(yù)算對檔案管理的相關(guān)設(shè)備進行更新、維護和升級等建設(shè)。

2.加大對檔案信息源的信息化建設(shè)。檔案館的檔案來源于高校各院系及相關(guān)部門，因此也應(yīng)安排一定的資金加大對檔案信息源的信息化建設(shè)，通過微量而持續(xù)的投入不斷提高檔案信息源的信息化水平。

3.加大對檔案服務(wù)端的信息化建設(shè)?，F(xiàn)代化檔案管理重要的特征就是強化檔案資料的服務(wù)和二次加工，因此應(yīng)加大對檔案服務(wù)端的信息化建設(shè)，如檔案查詢的相關(guān)電子設(shè)備、檔案專業(yè)管理軟件及相關(guān)的搜索引擎軟件等。

（三）推進檔案管理標準化建設(shè)

檔案的標準化和電子化是現(xiàn)代檔案管理的重要內(nèi)容。只有逐漸實現(xiàn)檔案的標準化和電子化，才能逐漸實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。

1.制定檔案管理的標準化相關(guān)制度。無論是檔案的接收、歸檔，還是電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、傳輸、利用和管理等方面都應(yīng)建立標準化的制度，以此來逐漸推進檔案管理的現(xiàn)代化。

2.制定檔案源的電子化及相關(guān)標準。檔案源是檔案管理的起點和數(shù)據(jù)來源，因此高校檔案館應(yīng)制定檔案源的電子化及相關(guān)標準，同時針對檔案的來源單位和部門及相關(guān)的檔案人員要做好宣傳和培訓(xùn)，這將從信息源頭上保障檔案管理現(xiàn)代化的實施。

（四）建立現(xiàn)代化的檔案安全保障系統(tǒng)

檔案管理的重要保障就是檔案管理的安全保障，這對于檔案管理具有重要的作用。傳統(tǒng)中的檔案管理一般都重視物理上的檔案管理的安全，而在大數(shù)據(jù)時代背景下，對于檔案管理安全提出了新的要求。

1.繼續(xù)加強檔案的物理安全保障。物理安全保障是指實體的、有形的安全保障，即需要保

障檔案管理場地、檔案庫等有形場所的防火、防盜、防有意或無意的人為損害等。在電子化的現(xiàn)代檔案管理中，這仍然是重要的安全保障措施之一。

2.加強檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全保障。高校的檔案管理實現(xiàn)電子化之后，很多電子檔案的傳輸和管理都實現(xiàn)了電子化和網(wǎng)絡(luò)化。因此，高校檔案管理部門應(yīng)購買專門的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，對檔案的網(wǎng)絡(luò)管理提供保障，同時應(yīng)及時進行安全軟件的維護和升級。

3.加強檔案服務(wù)端的網(wǎng)絡(luò)安全。在提供檔案查詢和檔案服務(wù)的客戶端，應(yīng)重點加強網(wǎng)絡(luò)安全保障，應(yīng)當使用專門的網(wǎng)絡(luò)安全軟件并確保有專門的人員進行管理和維護。

（五）加強檔案人才隊伍建設(shè)

大數(shù)據(jù)時代的現(xiàn)代化檔案管理，對檔案管理的人才隊伍建設(shè)提出了新的挑戰(zhàn)，一方面原有的檔案管理人員面臨知識結(jié)構(gòu)急需更新的挑戰(zhàn)；另一方面檔案管理部門面臨急缺網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的專業(yè)人才。

1.建議高校為檔案管理部門引進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的專業(yè)技術(shù)人員。應(yīng)當說，在傳統(tǒng)的檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)變中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才的短缺是我國高校檔案管理部門所面臨的普遍問題。因此，高校在人才招聘和引進中應(yīng)重點為檔案管理部門配備專門的網(wǎng)絡(luò)、計算機等方面的專業(yè)人才。

2.加強對現(xiàn)有檔案管理人員的知識培訓(xùn)。在現(xiàn)代化的檔案管理中，需要較為專業(yè)的計算機和網(wǎng)絡(luò)方面的知識、需要檔案數(shù)據(jù)的挖掘和二次處理等技術(shù)、需要更新的檔案管理知識。因此，應(yīng)加強對高?，F(xiàn)有檔案管理人員的知識培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容的主要側(cè)重點是上述的三個方面的知識。

3.加強檔案管理經(jīng)驗的交流和合作。高校檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本校實際，加強同兄弟院校及國內(nèi)外檔案管理單位的交流與合作，以不斷提升自身的現(xiàn)代化檔案管理水平。

（作者單位：沈陽師范大學(xué)）

責任編輯：司斯