文/岳紅艷

做好檔案管理從基層抓起

文/岳紅艷

做好直屬各水文局的檔案工作是做好我省水文系統(tǒng)檔案管理工作的一部分，抓好基層單位檔案管理工作對做好我省水文系統(tǒng)檔案管理工作起著至關重要的作用

檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作，具有憑證和參考作用。人們通過檔案了解過去的歷史，通過檔案借鑒過去的經(jīng)驗和教訓，以提高自己的工作質量和工作效率。

2006年1月，省水文局機關檔案管理工作通過陜西省檔案工作目標管理認證AA級，使省水文局機關的檔案管理工作逐步走上規(guī)范化、制度化的軌道。但與其它一些單位相比，我們的檔案管理工作仍然存在一些問題，尤其是基層單位的檔案管理工作。

一、檔案管理工作存在的問題

1、檔案管理人員。檔案管理人員是管理好檔案的最基本的條件，但要做好檔案管理工作，既要有認真的工作態(tài)度，更應具備一定的檔案方面的業(yè)務知識，檔案人員利用所學的檔案業(yè)務知識，結合單位的實際，制定出符合單位實情的檔案管理模式。

基層檔案管理人員，身兼數(shù)職。由于基層局人員缺乏，一般是一人身兼數(shù)職，既要負責文件的收發(fā)，又要負責全局文件的歸檔，有的還要負責宣傳等其他工作，往往由于缺乏相應的檔案方面的知識，只能應付工作，并不能做到很好地完成檔案管理工作。

基層檔案管理人員，業(yè)務能力不強。檔案管理是一門學科，這就要求從事檔案管理的人員必須經(jīng)過掌握相關的業(yè)務知識，但基層單位從事檔案管理的人員，由于業(yè)務能力不強，只能起到保管的作用，但并不能達到很好地管理及有效地利用檔案。

2、檔案裝具。檔案裝具是保障檔案延續(xù)存放時間的保障，不規(guī)范的裝具，不能最大限度地延長檔案的壽命，更不利于檔案的利用。有的基層單位目前還采用塑料盒存放檔案，有的基層單位用自行制作的科技檔案夾、還有的仍沿用“卷”組文書檔案，檔案裝具五花八門。

3、檔案庫房。檔案庫房是保障檔案保管條件的最基本的要求。檔案庫房要滿足“八防”要求，但有的基層單位是集中保管，各自管理；有的是分散保管，分散管理，往往是各自管理各自業(yè)務范圍的檔案，有的不符合永久性檔案的保存條件。

4、OA辦公自動化后，更淡化了紙質檔案的保存意識。OA辦公自動化實行后，水文系統(tǒng)內的文件都實行了辦公自動化，無紙化辦公，有的單位為了省事，更淡化了對紙質檔案的保存。

5、檔案統(tǒng)計前后矛盾。2013年水利部開始面向全國水利系統(tǒng)各單位的檔案工作實行統(tǒng)計年報制度。我局系統(tǒng)的基層單位的檔案管理工作也在統(tǒng)計之列。在統(tǒng)計過程中，出現(xiàn)了很多問題。簡單的一張報表，但對于統(tǒng)計人員來說，卻是一頭霧水，由于對檔案業(yè)務術語搞不懂，統(tǒng)計結果，前后矛盾。

二、出現(xiàn)問題的原因

一是基層單位與省局檔案管理脫節(jié)。省局只負責省局的檔案管理，由于基層最早只是一個科級建制，并沒有獨立，產(chǎn)生的材料也不多，也不被重視，但隨著領導高配，業(yè)務范圍的擴大，產(chǎn)生的材料也隨之增加。

二是大部分檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓。由于基層人員少，一般都是身兼數(shù)職。由于分擔的工作比較多，無暇顧及管理檔案，都抱著用時能找到就行，也僅能保證近幾年的文件，對于歷史檔案的管理比較混亂。

三是用于檔案管理的專業(yè)經(jīng)費嚴重不足。由于檔案管理工作本身不被重視，而且也看不見實在的效益，投入檔案的業(yè)務經(jīng)費也嚴重不足。

四是檔案管理劃歸不同部門。各基層單位一般都會存在文書檔案、會計檔案、科技檔案。但由于分屬不同部門，一般文書檔案都由辦公室分管，會計檔案由財務部門保存管理，科技檔案劃歸業(yè)務部門管理，都是各自管理，互不干涉。

五是認識上的誤區(qū)。0A辦公自動化實行后，大部分基層單位，都認為紙質檔案可以不用歸檔保存了。

三、解決對策

省水文局下設延安、寶雞、西安、漢中、安康、商洛6個市級水文局。擔負著全省水文勘測、水文情報預報、水資源調查評價、水文分析計算、水環(huán)境監(jiān)測、水文儀器檢定、保護水文設施等職能。肩負著雨量、水位、流量、泥沙、蒸發(fā)、冰情、水溫、水質等項目的監(jiān)測工作。主要是為防汛、抗旱、抗洪、搶險、救災等提供水文信息服務，為管理和合理開發(fā)利用水資源、保護水環(huán)境，解決經(jīng)濟建設與社會發(fā)展中的水問題提供科學依據(jù)。為防汛抗旱、水利水資源開發(fā)利用、水資源管理與配置、國民經(jīng)濟建設收集科學詳實第一手資料。

水文系統(tǒng)的檔案管理工作，應實行統(tǒng)一領導，分級管理，各基層單位應建立起符合基層工作需要的檔案管理模式，制定出符合基層工作要求，滿足基層發(fā)展，規(guī)范管理的檔案管理模式。

一是建立檔案的規(guī)范化管理工作制度。領導往往重視的都是大事，對于一些細小的工作無暇顧及，只有建立起規(guī)范化的管理模式，才能避免工作中出現(xiàn)紕漏。目前，我們不僅有文書檔案、會計檔案、水文業(yè)務資料方面的檔案，而且從2011年陜西省中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)開始建設，大量的水文工程項目開始啟動，涉及的水文建設工程項目檔案也越來越多。怎樣做好工程檔案的管理？怎樣才能使我們的工程項目盡快投入運行？做好工程項目的驗收成了領導最頭疼的事情，按照《水利檔案工作規(guī)定》(水辦[2003]105號)、《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》（水辦[2005]480號）、《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》（水辦[2008]366號）中規(guī)定，工程項目驗收的標準，只有檔案符合了驗收，才能對工程項目進行驗收，這就要求基層單位必須做好工程項目檔案的收集、整理歸檔工作。因此，建立規(guī)范化的檔案管理對工程項目的驗收也是至關重要的。

各基層單位要針對不同門類的檔案，制訂符合本單位情況，利于工作需要的文件材料歸檔制度，及時制訂基層單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表；建立檔案收集、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定和銷毀等檔案管理方面的規(guī)章制度；建立檔案人員崗位責任制，明確檔案人員的職責；建立工程項目檔案專人負責制，做到工程進度進行到哪一步，相應的材料收集就要做到哪一步，做到應收盡收、應歸盡歸。

二是必須配備兩名專業(yè)檔案管理人員。檔案的管理不僅體現(xiàn)出的是一個單位檔案管理水平，更能準確地為單位的各項管理提供建設性的意見，基層局應配備一名綜合檔案管理人員，一名業(yè)務檔案管理人員。

綜合檔案管理人員應縱觀基層局，比如文件的運轉、上報，通過檔案的管理，能發(fā)現(xiàn)單位文件在運轉、上報過程中存在的一些問題，通過文件材料的歸檔，防止了個性裝訂，無約束成冊現(xiàn)象。文字材料的厚度為20mm，文字材料與圖紙混合組成的厚度以30mm為宜，盒裝厚度不得超過50mm?？梢苑乐刮募c檔案之間的脫節(jié)，可以做到隨時辦理完畢，隨時歸檔。

業(yè)務管理管理人員，要掌握基層單位的業(yè)務內容，指導水文業(yè)務工作中產(chǎn)生的檔案，督促業(yè)務人員加強歸檔意識，保證水文業(yè)務成果的延續(xù)，為水文事業(yè)賴以生存的基礎，提供有力的支撐服務。

三是建立集中統(tǒng)一的檔案庫房。更好地保存檔案是為了以后有效地利用，因此對檔案庫房的要求是很重要的，基層局應建立集中統(tǒng)一的檔案庫房，由于基層局的主要業(yè)務都在水文站，留在機關的人員偏少，且相對檔案較少，集中管理有利于減少人力，也保證檔案存放的安全性。

四是OA辦公自動化不能代替紙質檔案。雖然目前水文系統(tǒng)已經(jīng)實行了OA辦公自動化，從某種程度上方便了職工查詢，但并不能取代紙質檔案的保存，而且由于目前辦公軟件的不完善，應該在保存電子檔案的前提下保存紙質檔案。

五是不斷完善檔案管理工作。做好《中華人民共和國檔案法》、《陜西省檔案條例》等法規(guī)的宣傳，做好職工歸檔意識的宣傳，把材料的歸檔范圍、歸檔責任等知識普及到每一個職工。對于辦結完畢的文件材料，及時收集齊全，做到過手有簽字，移交有移交清單，重要材料要有相關負責人確認，做到各方面都重視，職工自覺歸檔的檔案管理工作機制，這樣才能保證歸檔材料的齊全完整，才能為我們做好檔案管理奠定基礎。

目前，水文工作越來越受到國家及省上領導的重視，我們的業(yè)務范圍也在不斷地擴大，怎樣很好地為領導決策提供服務？怎樣能引起社會的關注？就是要依靠我們保管好這些來之不易的成果，它是我們?yōu)橹湴恋闹翆?。加強基層檔案的管理工作對我們又是至關重要，因此做好檔案管理工作對服務水文大局起著關鍵性的作用，對水文工作為領導決策起著決策性的作用，我們有責任把水文檔案工作做的更好。

（作者單位：陜西省水文水資源勘測局）