王明麗

摘 要：檔案信息是一種重要的資源，開發(fā)檔案信息資源創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，這是由檔案本身、檔案工作和檔案信息資源開發(fā)的目的三者共同作用決定的，本文借用了相關(guān)學(xué)科的理論論證了進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)的重要性，并對(duì)現(xiàn)有的《開發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益計(jì)算方法的規(guī)定》進(jìn)行了簡(jiǎn)要評(píng)價(jià)。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源；經(jīng)濟(jì)效益；評(píng)價(jià)

在當(dāng)前信息化社會(huì)的大背景下，國(guó)家明確指出要深入、廣泛地開發(fā)信息資源，加快國(guó)家信息化進(jìn)程，開發(fā)檔案信息資源已經(jīng)成為社會(huì)信息化的一個(gè)重要組成部分。檔案信息是一種重要的信息資源，由于檔案自身、檔案工作和檔案信息資源開發(fā)工作的特點(diǎn)決定了檔案信息資源開發(fā)同經(jīng)濟(jì)緊密相連，本文在此基礎(chǔ)上指出了信息資源開發(fā)的經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)的必要性并簡(jiǎn)要的評(píng)價(jià)了現(xiàn)有的計(jì)算方法。

檔案自身的屬性、檔案工作的性質(zhì)、檔案館的職能決定了檔案信息資源開發(fā)同經(jīng)濟(jì)范疇聯(lián)系密切。中華人民共和國(guó)檔案法把檔案定義為是“過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”，從檔案定義中我們看出，檔案是有保存價(jià)值的歷史記錄。價(jià)值是指主體需求同客體信息的相符程度，相符多就稱價(jià)值大，反之價(jià)值小。由于檔案自身的價(jià)值基礎(chǔ)，決定了檔案是開發(fā)信息資源的重要客體，因此檔案的價(jià)值屬性也成為了檔案信息資源開發(fā)形成經(jīng)濟(jì)效益的一個(gè)促成因素。“檔案工作的效益就是社會(huì)對(duì)檔案工作的投入和檔案部門對(duì)社會(huì)檔案信息需求的有效滿足程度兩者之間的比較關(guān)系?！雹僖虼嗽陂_展檔案工作的過程中增加投入要以能否滿足社會(huì)的檔案信息需求為評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。開展檔案利用工作不僅要靠自然形成的原始實(shí)體，而且還需要依據(jù)檔案中的信息進(jìn)行科學(xué)的整理、加工來提供利用。目前，我國(guó)檔案信息現(xiàn)狀是信息數(shù)量大，分布不集中，沒有規(guī)律，這就需要我們的檔案工作轉(zhuǎn)向?qū)n案中的信息進(jìn)行一次、二次加工，提供給社會(huì)利用。在進(jìn)行加工的過程中要加入人的思想，使檔案信息序化，激活檔案信息，如何才能投入最少的人力產(chǎn)出最大影響的信息，這就涉及到一個(gè)投入產(chǎn)出的問題，也就是效益的問題。檔案館工作通則中第二十二條規(guī)定，“檔案館應(yīng)積極開展檔案史料的研究和編纂工作，根據(jù)需要編輯檔案文件匯集和其他參考資料，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)可公布檔案文件。省級(jí)以上和有條件的檔案館，要設(shè)立編研機(jī)構(gòu)，有計(jì)劃地編輯出版各種檔案史料匯編。”可以看出，檔案館有義務(wù)開發(fā)檔案信息資源，檔案編研是檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，檔案編研是檔案信息開發(fā)的一個(gè)重要手段，檔案編研包括選題、選材、編排、出版、發(fā)行等一系列環(huán)節(jié)。選題是個(gè)重要環(huán)節(jié)，選題不僅要跟上時(shí)代潮流，還要有一定的超前性，不符合大眾心理的選題肯定效益不能高，出版發(fā)行是檢驗(yàn)檔案信息開發(fā)經(jīng)濟(jì)效益的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。檔案館的開發(fā)工作要講求效益，使檔案館信息開發(fā)的投入和產(chǎn)出有個(gè)合理的比例。

檔案信息資源開發(fā)經(jīng)濟(jì)效益是指針對(duì)本單位及社會(huì)有關(guān)方面的需求，通過信息加工、信息交流、信息咨詢以及日常提供利用等方式，將檔案中蘊(yùn)藏的信息發(fā)掘出來，應(yīng)用于經(jīng)濟(jì)建設(shè)之后所創(chuàng)造出來的經(jīng)濟(jì)效益。檔案信息資源開發(fā)經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)是指對(duì)開發(fā)檔案信息資源所創(chuàng)的絕對(duì)經(jīng)濟(jì)效益與為了開發(fā)利用檔案信息資源的勞動(dòng)消耗之比的評(píng)定、評(píng)估過程，檔案信息資源開發(fā)經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)對(duì)檔案工作者、檔案工作、檔案事業(yè)的發(fā)展都有重要作用。

檔案信息資源開發(fā)的經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)在一定程度上是檔案工作者的自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)過程，這一過程增強(qiáng)了檔案工作者的責(zé)任感及工作的積極性。美國(guó)心理學(xué)家馬斯洛（A .H . Maslow）把人的需求分為五級(jí)，其中基本的生理需要和安全的需要都屬于低級(jí)需要，社交與從屬的需要、尊重的需要和自我實(shí)現(xiàn)和成就的需要都屬于高級(jí)需要，自我實(shí)現(xiàn)和成就的需要是人的需要的最高級(jí)階段。人的自我價(jià)值實(shí)現(xiàn)是社會(huì)對(duì)個(gè)人在物質(zhì)或者精神方面所給予一定肯定的過程。檔案工作者就是在這種不斷的自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)的過程中獲得新的提高，只有滿足了檔案工作者自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，才能產(chǎn)生新的動(dòng)力和新的需求，激勵(lì)檔案工作者進(jìn)行下一輪的信息資源開發(fā)。在檔案工作者價(jià)值自我實(shí)現(xiàn)的同時(shí)，還要激發(fā)檔案工作者的工作熱情，避免“自我滿足型職業(yè)停滯”。

檔案信息資源開發(fā)的經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)體現(xiàn)了檔案工作自身的價(jià)值，并為檔案自身工作的發(fā)展、完善提供了依據(jù)和方向，同時(shí)也在一定程度上對(duì)鞏固檔案工作自身的地位、樹立檔案工作的形象也起了重要作用。檔案工作的本質(zhì)“是管理檔案和開發(fā)檔案信息資源為社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)服務(wù)的工作?！雹趯?duì)檔案工作所開發(fā)的信息資源所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益的量給予定量的評(píng)價(jià)，用數(shù)字來反映檔案工作的成果，也是證明檔案工作在社會(huì)主義建設(shè)過程中的作用和地位的過程，信息資源開發(fā)的經(jīng)濟(jì)效益量化能使檔案工作得到社會(huì)的認(rèn)可。檔案信息資源開發(fā)的經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)能夠完善檔案信息資源開發(fā)工作，并為檔案信息資源開發(fā)的決策提供方向和依據(jù)。檔案信息資源開發(fā)的經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)實(shí)質(zhì)上就是檔案信息資源開發(fā)的反饋過程，只有與信息資源開發(fā)成果的受眾進(jìn)行交流，才能有效地進(jìn)行新一輪的信息資源開發(fā)。我們可以引用物理學(xué)中的耗散理論對(duì)其進(jìn)行解釋，耗散結(jié)構(gòu)理論是比利時(shí)物理學(xué)家普利高津在1969年的理論物理和生物學(xué)的國(guó)際會(huì)議上提出來的一個(gè)概念，他認(rèn)為一個(gè)開放的系統(tǒng)可能有三種不同的存在方式，熱力學(xué)平衡態(tài)、與平衡態(tài)只有一點(diǎn)微小的差別的狀態(tài)、遠(yuǎn)離平衡態(tài)時(shí)出現(xiàn)的穩(wěn)定有序的動(dòng)態(tài)結(jié)構(gòu)，遠(yuǎn)離平衡態(tài)時(shí)出現(xiàn)的穩(wěn)定有序的動(dòng)態(tài)結(jié)構(gòu)我們稱之為耗散結(jié)構(gòu)，這是一種活的結(jié)構(gòu)，需要不斷的與外界進(jìn)行物質(zhì)和能量的交換，通過自組織形成一種新的平衡，強(qiáng)調(diào)與外界的物質(zhì)和能量交流過程，這就好像是信息資源開發(fā)的反饋，使信息資源開發(fā)進(jìn)入下一循環(huán)的平衡狀態(tài)。檔案館工作通則第二十四條規(guī)定：“檔案館應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握檔案和資料的利用效果，不斷改進(jìn)利用工作?！?/p>

檔案信息資源開發(fā)的經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展有重要的意義。檔案信息資源開發(fā)的經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)對(duì)宣傳檔案事業(yè)、發(fā)展檔案事業(yè)、開展檔案信息開發(fā)經(jīng)驗(yàn)交流都有重要的作用。宣傳檔案事業(yè)是向人們傳播檔案、檔案工作方面的相關(guān)信息，增強(qiáng)社會(huì)的檔案意識(shí)的一項(xiàng)工作。檔案信息資源開發(fā)的經(jīng)濟(jì)效益可以為檔案宣傳工作提供有說服力的數(shù)據(jù)，通過不斷的宣傳進(jìn)而影響人們的行為。檔案事業(yè)的發(fā)展需要社會(huì)各界的支持和監(jiān)督，只有讓社會(huì)各界認(rèn)識(shí)到檔案信息的重要性及檔案信息所能創(chuàng)造的效益，才能贏得他們的支持和監(jiān)督，把檔案事業(yè)推進(jìn)到一個(gè)嶄新的發(fā)展階段。檔案信息開發(fā)經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)是開展檔案信息經(jīng)驗(yàn)交流的一種形式。對(duì)于一個(gè)地方的檔案館來說，檔案信息開發(fā)經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)是對(duì)此檔案館的評(píng)估和鑒定，對(duì)于一個(gè)地區(qū)的檔案館來說，就是各個(gè)地方的檔案信息開發(fā)經(jīng)濟(jì)效益的集中評(píng)價(jià)，可以看成是一個(gè)經(jīng)驗(yàn)交流的機(jī)會(huì)，提高一個(gè)甚至一個(gè)地區(qū)檔案信息開發(fā)工作水平。

檔案信息開發(fā)經(jīng)濟(jì)效益具有諸多特點(diǎn)，檔案信息開發(fā)經(jīng)濟(jì)效益的潛在性、長(zhǎng)期性、多元性，決定了檔案信息開發(fā)經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)是一個(gè)復(fù)雜的工程，不僅要堅(jiān)持短期效益和中長(zhǎng)期效益相結(jié)合的原則，還要堅(jiān)持定量分析和定性分析相結(jié)合的原則?？疾煳覈?guó)目前已經(jīng)有的檔案信息開發(fā)經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)成果，多集中于對(duì)檔案信息開發(fā)經(jīng)濟(jì)效益的定性評(píng)價(jià)，對(duì)檔案信息開發(fā)經(jīng)濟(jì)效益的定量評(píng)價(jià)成果還是很少。1994年國(guó)家檔案局頒布的《開發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益計(jì)算方法的規(guī)定》（試行）中，第九條指出：“為合理計(jì)算開發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益，正確評(píng)價(jià)科技檔案對(duì)科研、生產(chǎn)和建設(shè)工作所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益的作用程度，本方法采用科技檔案作用系數(shù)а值來表示”。第十一條：“開發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益的通用計(jì)算方法。開發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益（J）等于科技檔案作用系數(shù)（а）乘以某項(xiàng)科技措施獲得的全部經(jīng)濟(jì)收入（S）減去開發(fā)利用科技檔案的成本費(fèi)用（C）（以下簡(jiǎn)稱成本）。公式： J=аS—C”。并根據(jù)具體實(shí)際的不同，把a(bǔ)值分為起憑證作用、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、節(jié)約設(shè)計(jì)工作量、增加設(shè)計(jì)收入、節(jié)約原材料和能源、提前投產(chǎn)設(shè)備維修提前完成提前竣工、增加產(chǎn)量、提高質(zhì)量、擴(kuò)大銷售九方面，a的范圍在0-1之間。這一算法的實(shí)施，在各個(gè)試點(diǎn)單位都取得了良好的試用效果，但也存在相關(guān)問題和不足。首先，這是一個(gè)有關(guān)開發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益計(jì)算方法的規(guī)定，因此只能衡量科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益，但是其它檔案信息同樣可以產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，是否把該規(guī)定給以修改，擴(kuò)大這一計(jì)算方法的使用范圍。其次，a值的取值范圍太寬泛，各個(gè)單位在使用過程中應(yīng)該根據(jù)本單位的實(shí)際情況，進(jìn)行細(xì)化，縮小a值的取值范圍，有可能的話應(yīng)該把價(jià)值在各個(gè)行業(yè)中都確定具體的范圍，以便于不同行業(yè)衡量檔案信息資源開發(fā)的效益。再次，這一規(guī)定只能衡量經(jīng)濟(jì)效益，檔案信息資源所產(chǎn)生的還有社會(huì)效益，如何才能把社會(huì)效益以量的方式度量是給新時(shí)期的檔案信息資源開發(fā)效益評(píng)價(jià)提出的新課題。

檔案信息資源是國(guó)家信息資源的重要組成部分，檔案信息資源開發(fā)經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)可以更明了地顯示檔案信息在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中有重要的作用，對(duì)檔案工作、檔案事業(yè)的發(fā)展都有重要的作用?！伴_發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”“大力開發(fā)檔案信息資源”“為建設(shè)社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明服務(wù)”，在國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)懷下，在中共中央和國(guó)務(wù)院的高度重視下，檔案信息資源的開發(fā)利用肯定會(huì)健康深入發(fā)展，定會(huì)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。

注釋

①馮慧玲、張輯哲：《檔案學(xué)概論》，北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2002：90頁(yè)

②馮慧玲、張輯哲：《檔案學(xué)概論》，北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2002：84頁(yè)