侯云龍
文書檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊,就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說,利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。
1 應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
1、辦公效率大幅提高
計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。
2、文件和文字信息得到充分交流與共享
運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后,檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí),由單途徑管理發(fā)展為體系管理,由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。
3、電于文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比,電子文件載體材料的壽命要長得多。同時(shí),文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤,給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便,在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下,直接通過網(wǎng)絡(luò)工其進(jìn)行傳遞,大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
2 應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理存在的問題
1、電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化,而且失去了固定的形式,使得文件保密性變?nèi)?。電子文件不再具有特定的字跡,人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出,無法從字跡上分辨其原始性,而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名,也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn),隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善,進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。
2、對(duì)檔案綜合管理人員要求高
從目前看,許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才,其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低,甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備,仍不能充分發(fā)揮作用,就談不上檔案信息電子化了。
3 針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題我提出了幾點(diǎn)方法
1、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間,設(shè)置物理隔離,以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)??梢允紫绕帘嗡械腎P地址,然后有選擇的放行一些地址進(jìn)人辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制,無論何種類型防火墻,從總體上看,都應(yīng)具有以下五大基本功能:過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù);管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為;封堵某些禁止的業(yè)務(wù);記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng);對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。
2、提高檔案人員的綜合素質(zhì)
一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫,不斷改善硬環(huán)境,提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上,檔案人員才能通過對(duì)這些設(shè)備(施)的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。
二是以“自學(xué)為主,培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制,保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑,要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制,把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。
三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度,要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過交流,多學(xué)習(xí)兄弟單位和科(室)利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn),運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段,不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
3、做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作,實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo),保護(hù)電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,而且,對(duì)于長久保存的電子文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止信息損失,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮效用。
參考文獻(xiàn)
[1]鄧邵興,檔案管理學(xué),中國人民大學(xué)出版社
[2]董永昌,電子文件與檔案管理,百家出版社