孫曉蕾

摘 要：辦公自動化環(huán)境能夠有效提升傳統(tǒng)文書檔案管理工作的時效性，從根本上改變傳統(tǒng)文書檔案的保存形態(tài)，有效簡化傳統(tǒng)文書檔案工作的流程，加速文書檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化進程，推動檔案工作法律體系的完善。

關(guān)鍵字：辦公自動化；文書檔案；檔案管理

文書檔案管理工作是指機關(guān)團體、企事業(yè)等單位針對履行自身職責(zé)過程中形成的文件轉(zhuǎn)化為檔案后所開展的收集、整理、保管、利用和編研等方面的工作。其目的在于保證文書檔案齊全完整的基礎(chǔ)上，最大限度的發(fā)揮文書檔案的價值。隨著信息技術(shù)在社會生活各方面的應(yīng)用，文書檔案管理工作也要緊跟時代的發(fā)展，繼承和發(fā)揚傳統(tǒng)檔案管理積累的成功經(jīng)驗，充分利用辦公自動化普及的契機，提升文書檔案管理工作的效能。

1 辦公自動化環(huán)境能夠有效提升傳統(tǒng)文書檔案管理工作的時效性

在紙質(zhì)檔案環(huán)境下，文書檔案的實體和信息是合二為一不可分割的，在很大程度上影響到文書檔案管理工作的時效。比如在歸檔環(huán)節(jié)，部分還會使用的文件在年度歸檔的時候可能無法正常歸檔，無法保證后續(xù)按照年度查找文件，有的甚至造成遺漏，影響檔案質(zhì)量。再比如借閱和利用相關(guān)的檔案必須到檔案室，履行規(guī)定的手續(xù)，完成相關(guān)的登記，才能完成整個利用過程，對于尚處于機關(guān)檔案室保管的文書檔案影響還在可控，對于移交進館的檔案就需要投入更多的人力物力才能實現(xiàn)利用。這些都影響到文書檔案信息價值的發(fā)揮。辦公自動化平臺的成熟和普遍運用，對于利用這來說，實現(xiàn)了文書檔案實體和檔案信息的分離。平臺內(nèi)的文書檔案信息可以保持24小時在線，利用者通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)適時查閱利用。由于平臺的系統(tǒng)提供便捷的檢索，用戶可以通過自然語言進行檢索，實現(xiàn)文書檔案整體信息的利用，提高了利用工作的效率。近年來，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，系統(tǒng)可以在完成檔案信息檢索的同時，對信息利用者的需求、利用習(xí)慣等進行記錄，通過數(shù)據(jù)分析可以定期主動為利用者提供相關(guān)的信息內(nèi)容，將單項被動的信息利用變成雙向互動的信息交流，使文書檔案工作的整體工作效率得到質(zhì)的提升。

2 辦公自動化環(huán)境能夠從根本上改變傳統(tǒng)文書檔案的保存形態(tài)

在傳統(tǒng)文書檔案管理體系中，文書檔案基本上都是以紙質(zhì)的物理形態(tài)存在的。紙質(zhì)材料作為一種無法再生的信息載體，一旦受到損壞很難進行修復(fù)，從而造成檔案信息的丟失。在保存過程中對溫度、濕度等環(huán)境要素有明確的要求，而對紙質(zhì)文書檔案的頻繁利用也會造成物理材料的損壞，又形成了對利用、復(fù)制等多方面的限制。因此，為盡可能長的延續(xù)文書檔案的物理實體壽命從而保證文書檔案信息的長久存在，需要投入大量的財力、物力和人力，對于機關(guān)檔案室來說是一項重要的投入。辦公自動化平臺的運用最直接的效果就是文書檔案的物理實體更加多樣，在確保紙質(zhì)的基礎(chǔ)上，可以有光盤、磁盤甚至永久在線等多種形式。對于傳統(tǒng)文書檔案，通過數(shù)字化將其信息和載體分離，實現(xiàn)不動用實體提供利用，使紙質(zhì)文書檔案的保存更加長久。對于新形成的電子文書檔案，除了為了保證原始憑證性而采取紙質(zhì)保存外，絕大多數(shù)電子文件不要制作紙質(zhì)文件，節(jié)約了辦公經(jīng)費，同時使文書檔案的物理載體更加多樣化，保證了文書檔案在保證信息利用的基礎(chǔ)上，能夠重要的歷史信息更加安全長久的保存。

3 辦公自動化環(huán)境能夠有效簡化傳統(tǒng)文書檔案工作的流程

傳統(tǒng)模式的文書檔案管理一般隸屬于機關(guān)的辦公室，由于受到機關(guān)編制等方面的影響，很多單位的文書檔案管理工作沒有專職人員承擔(dān)，一般由兼職人員完成。文書檔案工作是一項頭緒繁多、要求嚴格的工作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計準(zhǔn)確無誤。檔案工作從歸檔開始，到移交、編目、上架，以及日常的管理工作都需要人力的投入，兼職人員很難保證高質(zhì)量的完成相關(guān)工作。特別是日常的借閱利用工作，需要查找、登記，辦理相關(guān)手續(xù)等等。在辦公自動化環(huán)境下，自動化基礎(chǔ)下的文書檔案管理工作主要是網(wǎng)絡(luò)作為工具，有了檔案管理系統(tǒng)的協(xié)助，借助計算機和網(wǎng)絡(luò)操作上也不需要耗費太多的時間和精力。在辦公自動化系統(tǒng)中，文件歸檔工作只需將文件拷貝到檔案部門統(tǒng)一歸檔，這樣既節(jié)省時間，檔案管理部門也不必花費大量人力、物力來進行紙制文件的歸檔。很多工作內(nèi)容通過計算機數(shù)據(jù)庫之間的關(guān)聯(lián)就可以完成，使得原本復(fù)雜的工作變得簡單，能提高文書檔案的質(zhì)量，減少時間和空間，快速地對不同的信息進行搜集和分類以及統(tǒng)計，推動使用工作的開展。在辦公自動化條件下，檔案工作自身形成的管理系統(tǒng)也包括在內(nèi)，這個系統(tǒng)可以使文書檔案的利用效率和質(zhì)量在不同程度上都得以提高，工作人員可以根據(jù)自己不同的需求對所選的文件信息做出響應(yīng)，并且還可以對其進行脫機處理，為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準(zhǔn)率，同時可以借助第三方平臺及時了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點動態(tài)。

4 辦公自動化環(huán)境能夠加速文書檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化進程

辦公自動化條件下的文書檔案管理工作不是將傳統(tǒng)工作內(nèi)容的簡單照搬到網(wǎng)絡(luò)上的，而是根據(jù)文書檔案管理工作的實際，通過新技術(shù)的發(fā)明和應(yīng)用能夠促進文書檔案的管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展，推動規(guī)范文檔管理體制的形成，統(tǒng)一技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)，最終實現(xiàn)管理工作的科學(xué)化、高效化，提高文書檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求。規(guī)范的文書管理體制是實現(xiàn)自動化的基礎(chǔ)。在辦公自動化環(huán)境下，必須實行“文件-檔案一體化管理”，將檔案部門對文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入到檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個工作環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進行，真正實現(xiàn)本單位文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一落實，使文件和檔案工作共同發(fā)展。在辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計的過程中，文書檔案相應(yīng)的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)以及不同類型數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化的標(biāo)準(zhǔn)必須進行明確，規(guī)范技術(shù)參數(shù)，從而實現(xiàn)不同類型的電子文件從辦公自動化系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)的無縫流轉(zhuǎn)和安全管理。

5 辦公自動化環(huán)境能夠推動檔案工作法律體系的完善

從文書檔案工作的發(fā)展趨勢來看，辦公自動化系統(tǒng)是電子文件形成和使用的平臺，也必將成為檔案管理工作的重要平臺。而我國當(dāng)前檔案工作的法律法規(guī)基本上還是立足于傳統(tǒng)的檔案管理工作建立的。針對電子檔案容易被修改，修改之后難以發(fā)現(xiàn)，相關(guān)的部門應(yīng)該及時制定相應(yīng)的法律對這些行為進行規(guī)范，只有通過法律規(guī)范了電子檔案的管理細節(jié)，才能有效的幫助電子檔案的管理和發(fā)展，并且對于觸犯了相關(guān)法律的人員，應(yīng)該制定相對應(yīng)的處罰條例，對這些違法人員進行震懾，在相關(guān)法律制定之后，應(yīng)該堅決執(zhí)行，做到有法必依、執(zhí)法必嚴。從目前的情況看，我國檔案管理工作立法部門已經(jīng)注意到這一趨勢。在國家法律層面，正在對《檔案法》進行修訂，從宏觀上為檔案工作的發(fā)展奠定法律保證。在行政法規(guī)層面，國家檔案局制定了《數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》等，指導(dǎo)辦公自動化條件下，檔案管理工作的開展。這些工作都為電子文件、電子檔案管理工作法制化奠定了堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻

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