翟姣姣+季云瑞+趙炎炎

摘 要：隨著信息技術的飛速發(fā)展和高校財務業(yè)務的不斷增加，傳統(tǒng)的財務檔案管理模式已經(jīng)無法滿足高校對財務檔案的新要求，高校財務檔案管理在內外因素的影響下，走向信息化管理的創(chuàng)新模式。文章論述了高校財務檔案信息化管理的特點和必要性，分析了財務檔案信息化管理中存在的諸如領導不夠重視、基礎建設不到位、管理人員業(yè)務水平不高等問題，根據(jù)工作實踐，提出切實可行的解決對策。

關鍵詞：高校財務檔案 信息化管理 問題 對策

中圖分類號：F230

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）09-253-02

一、高校財務檔案信息化管理內涵和特征

（一）高校財務檔案信息化管理內涵

高校財務檔案是在高校教學、科研、行政管理及后勤服務等事業(yè)進展中，形成的有保存價值的經(jīng)濟業(yè)務資料，包括日常會計核算和其他財務業(yè)務中積累形成的各類會計憑證、會計賬簿、財務報告、財務軟件和數(shù)據(jù)庫等紙質資料及電子數(shù)據(jù)資料。

高校財務檔案信息化管理是指財務部門運用現(xiàn)代網(wǎng)絡和信息技術等手段，收集上述紙質檔案及電子資料，并進行相關數(shù)據(jù)和信息處理，實現(xiàn)財務檔案的電子化和網(wǎng)絡化管理。財務檔案的信息化管理是對傳統(tǒng)紙質檔案管理模式的改革和創(chuàng)新，能夠給為需要者提供更好的檔案查詢與借閱服務。

（二）高校財務檔案信息化管理特征

1.存儲載體多樣性，高度依賴存儲條件和環(huán)境。與傳統(tǒng)的財務檔案管理相比，財務檔案的信息化管理使檔案存儲內容和形式都得到擴展，存儲方式和類型變得多樣化，新增加了計算機硬盤、磁介質、光盤等新型存儲介質。新的存儲形式提高了財務檔案管理的工作效率，但對存儲條件和環(huán)境有較強的依賴性，須在特定的計算機軟件、硬件系統(tǒng)環(huán)境中形成與利用，且這些新型載體，受自身的質量、存放環(huán)境、使用期限等因素的影響較大。

2.財務檔案數(shù)據(jù)易破壞性。財務檔案的易破壞性主要表現(xiàn)在：一是存儲在硬盤、磁介質、光盤等新載體中的電子數(shù)據(jù)很容易被人為破壞，比如被素質不高的管理人員或另有所圖的查閱人篡改、破壞財務電子信息，使財務檔案信息失真。二是自然破壞，由于新型載體本身材質容易發(fā)生老化，使得存儲在新型載體上的財務檔案會受到不同程度的破壞。正因為此，國家檔案局的相關規(guī)定中明確指出，電子檔案至少要一式兩套，一套封存，一套提供查詢借閱使用。

3.財務檔案管理的專業(yè)性。高校的經(jīng)濟業(yè)務主要包括以下內容：一是維持學校正常教學、科研活動的各類支出；二是維持日常行政管理、后勤服務的支出；三是針對學生的各項補助、減免性支出；四是上級財政撥款和學校的其他各項收入等。隨著高校教育事業(yè)的發(fā)展，這些經(jīng)濟業(yè)務所產(chǎn)生的財務檔案日益復雜，并具有較強的專業(yè)性特點，必須由財務部門的專業(yè)人員收集、整理、裝訂、造冊歸檔，并根據(jù)各高校檔案管理制度的要求在財務部門管理保存1至2年后進行移交。

二、高校財務檔案信息化管理的必要性

（一）高校發(fā)展的必然要求

隨著高校整體信息化建設的加快，財務信息化系統(tǒng)的推廣與運用，傳統(tǒng)的財務檔案管理模式已經(jīng)不能適應高校對檔案信息的要求。同時，近年來高校教育事業(yè)不斷發(fā)展壯大，所產(chǎn)生的財務檔案越來越多，各部門或人員對財務檔案的查詢、借調需求也越來越大，給高校財務檔案的管理工作帶來很大壓力。因此，進行財務檔案管理的改革和創(chuàng)新，實現(xiàn)財務檔案的信息化管理勢在必行。

（二）信息化管理的先進性要求

傳統(tǒng)紙質檔案的保存，需要較多的管理人員和大量的存儲空間，流程繁瑣、要求較高，花費大量的人力與物力成本，且借閱檔案手續(xù)復雜，極為不便。進行財務檔案的信息化管理后，電子財務檔案具有明顯的先進性，比如有專門的財務檔案信息數(shù)據(jù)庫進行保存，既節(jié)約了大量的人力物力，又增強了財務檔案信息的安全性和完整性；還可以隨時進行檔案的網(wǎng)絡查詢和電子資料借閱，提供更加快速準確的財務檔案信息，極大地提升了財務檔案管理水平。

三、高校財務檔案信息化管理存在的問題

（一）領導不夠重視，基礎建設不到位

部分高校領導人對財務檔案管理工作不夠重視，僅以實現(xiàn)財務查賬作為檔案管理的工作目標，忽視了財務檔案信息化管理的重要性，導致對財務檔案信息化建設資金投入不足，基礎設施建設得不到經(jīng)費保障。財務檔案信息化基礎設施建設包括硬件建設和網(wǎng)絡平臺建設，如計算機、復印機、掃描儀、存儲器、服務器、電子檔案管理軟件、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡安全系統(tǒng)等等，基礎性設施建設的好壞，直接影響財務檔案信息化管理水平。

（二）財務檔案管理人員業(yè)務水平低

高校的財務檔案管理人員，一般由財務人員兼任，非檔案管理專業(yè)出身，本身對檔案管理，尤其是檔案的信息化管理相關知識了解較少，加上缺乏財務檔案管理相關業(yè)務培訓和指導，從而導致高校財務檔案管理人員業(yè)務水平普遍不高。在實際工作中，財務部門的檔案管理員，往往根據(jù)以前的經(jīng)驗來處理財務檔案，簡單而粗放，忽視或回避財務檔案的信息化管理。財務部門中既熟悉財務工作，又掌握檔案信息化管理的綜合型人才十分匱乏。

（三）財務檔案信息化管理制度不完善

由于我國高校財務檔案信息化建設起步較晚，在實際工作中，很多高校的財務檔案信息化相關制度還不夠健全，給財務檔案信息化管理工作帶來不少問題和隱患。如何改進財務檔案信息化歸檔流程、明確歸檔范圍、規(guī)范檔案網(wǎng)絡查詢，防范財務檔案信息安全風險等等，這些問題都需要相關制度來保障，亟待財務人員進行不斷改進和探索創(chuàng)新。

（四）財務檔案利用率偏低

通過對財務檔案歷史數(shù)據(jù)的深入分析，能夠對學校的經(jīng)濟活動進行全面了解，便于對學校未來發(fā)展做科學合理的統(tǒng)籌規(guī)劃。各類財務審計工作、工資及科研經(jīng)費信息查詢等都需要大量查閱財務檔案，但由于高校財務部門的檔案管理人員不多，業(yè)務水平不高，對財務檔案往往只重視前期的管理工作，缺乏進一步開發(fā)和利用檔案的意識。不論是實物檔案，還是電子檔案，一旦歸檔完畢，就只注重檔案的保管和移交工作，不愿意主動提高服務能力，對檔案信息進行開發(fā)與利用。

四、提高財務檔案信息化管理水平的對策

（一）轉變觀念，加強基礎設施建設

首先，高校領導要轉變傳統(tǒng)的檔案管理理念，充分認識財務檔（下轉第256頁）（上接第253頁）案的信息化管理的重要性，大膽進行創(chuàng)新和改革，積極推進財務檔案的信息化建設。其次，加大對財務檔案信息化建設的資金投入力度，及時添加或更新硬件設備；根據(jù)高校財務工作和財務檔案管理的特點和要求，科學選擇財務軟件和財務檔案管理軟件。只有完善的基礎設施建設，才能有效促進財務檔案信息化工作健康、有效地進行。

（二）成立檔案管理工作組，強化相關人員業(yè)務培訓

高校財務檔案檔案管理人員業(yè)務水平的高低，對財務檔案的信息化管理工作的成效尤為關鍵，高校財務部門要重視并積極培養(yǎng)相關專業(yè)人才。首先，財務部門要成立檔案管理工作小組，建立部門檔案管理體系。在部門內部安排一級專職檔案管理員，負責全處財務檔案的信息化管理；在各科室安排二級兼職檔案管理員，負責本科室財務檔案收集、整理、立卷和歸檔，專職和兼職檔案管理員分工明確，各司其職。其次，注重對財務檔案管理人員的檔案業(yè)務培訓，特別是信息化技術培訓，使之能夠熟悉財務檔案信息化工作的基本常識和技能，盡快適應財務檔案的信息化建設和管理工作。

（三）建立健全財務檔案信息化管理制度

為加強高校財務檔案管理，保證財務檔案的真實、完整、安全，應由財務部門牽頭，相關部門配合，根據(jù)本校財務檔案工作的特點和要求，建立健全相關管理制度，做到有章可循、規(guī)范管理。比如，財務檔案的信息化建設使財務檔案處于開放的網(wǎng)絡環(huán)境中，必須要建立起相應的檔案安全管理制度、數(shù)據(jù)備份制度。通過相關制度建設，強化領導人責任意識，明確檔案管理人員的職責權限，促進財務檔案管理工作有序開展。

（四）進一步做好財務檔案的開發(fā)與利用

高校財務檔案的信息化建設，為財務檔案的開發(fā)和利用提供了有利條件。高校財務管理部門，要充分發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢，建立專門的財務檔案查詢網(wǎng)站，通過授權管理，為學校相關部門和人員提供網(wǎng)上查詢和下載相關財務檔案信息的服務；開通財務檔案信息的網(wǎng)絡咨詢服務，收集廣大師生對財務檔案信息的需求，進行財務資料專題歸檔，并及時解決檔案查詢中反饋的各類問題。通過各種信息化管理手段，既讓財務檔案得到充分有效的利用，又極大提高了財務檔案服務水平和管理能力。

參考文獻：

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[2] 陳小紅.信息技術環(huán)境下高校財務檔案管理芻議.湖北民族學院學報（哲學社會科學版），2012（6）

[3] 李科.淺談當前企業(yè)檔案管理工作的問題和對策.青春歲月，2013（6）

（作者單位：昆明醫(yī)科大學 云南昆明 650500）

（責編：賈偉）