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        信息化背景下我國科技檔案管理的創(chuàng)新建議

        2017-03-31 01:24:09張金秀
        卷宗 2016年9期
        關(guān)鍵詞:現(xiàn)代化自動檔案管理

        摘 要:隨著信息化進程的加快,科技檔案在管理技術(shù)方面與現(xiàn)代社會的發(fā)展要求相比還需要進一步的完善和改進,本文詳細(xì)的分析了我國科技檔案在管理過程中出現(xiàn)的問題和不足,而且對科技檔案信息化管理制度和體系進行了深入的研究和討論,這有利于提高其檔案管理的水平和能力。

        關(guān)鍵詞:信息化;科技檔案;管理

        科技檔案管理在一定程度上可以提高科技管理的能力,由于當(dāng)前世界正處于檔案管理的應(yīng)用階段,所以對其管理的技術(shù)有更多的需求,并提出了更高的要求。在使用信息化管理方式的基礎(chǔ)上,有利于提高檔案資源的優(yōu)化配置效率,節(jié)約管理的成本和費用,滿足社會發(fā)展的需求等。

        1 科技檔案管理的現(xiàn)狀分析

        由于當(dāng)前正處于社會變革新時期,要求建立知識型經(jīng)濟新社會,科技檔案體系的建立健全和完善是時代發(fā)展的必然趨勢,而且相關(guān)管理部門也對此引起了高度的關(guān)注。但是,在很多方面仍需要再進行改進。但深入分析研究,一些組織的科技檔案管理水平還較為落后,很多檔案管理部門仍然沒有突破傳統(tǒng)管理體系的束縛限制,受到社會快速發(fā)展變遷的影響,很多方式和制度難以適應(yīng)現(xiàn)代化社會,致使其無法正常的投入使用,這就不利于提高檔案管理的效率,使檔案管理工作難以正常進行,而且降低了信息傳播的速度,逐漸的跟人們的需求背道而馳,不符合社會實際發(fā)展需要。

        對于科技類檔案的在整理及管理上,需要注意下列幾方面問題:首先,在現(xiàn)代化的檔案管理是不斷進步,相關(guān)軟件、硬件都運用在了檔案管理上,在這個知識更迭交替迅速的年代,科技檔案相關(guān)的歸檔及分類管理的工作量極具增加,原有的傳統(tǒng)模式,過于落后守舊,在時代進步中,應(yīng)摒棄原來陳舊的科技檔案管理形式方法。其次,目前由于科技管理針對科研工作的內(nèi)容較多且繁雜,眾多的科研工作的任務(wù)時間周期較長并分為不同的階段,在不同的環(huán)節(jié)中又涉及到項目的遞交申請、開展實踐、驗收查看等多個階段。原有的傳統(tǒng)模式已經(jīng)不適應(yīng)目前的科技檔案管理工作任務(wù),因此要求必須采用完備的科技檔案管理方式方法,避免檔案管理的混亂及效率低下的問題。另外,由于一套完備的科技檔案內(nèi)容記錄了科學(xué)研究的整個科研流程順序內(nèi)容,在科研中又運用了信息化方式來參與研究,其中包括大量的設(shè)計圖紙、工程圖片、數(shù)據(jù)記載及視頻錄像等等,這些新的模式都給科技檔案管理提出了新的要求,目前的檔案管理工作與此還存在很大的差距,在檔案管理中缺乏管理人才、缺少設(shè)備配置、缺少相關(guān)信息數(shù)據(jù)資源、缺少資金投入等等問題,要求必須要提高科技檔案管理的專業(yè)化水平。

        2 信息化時代背景下的我國科技檔案管理建議

        (一)采用現(xiàn)代化的形式來進行科技檔案的目錄,編排,立卷等任務(wù)

        在科技檔案管理中需要具備目錄的自動編排及檢索功能,這是現(xiàn)代信息化管理檔案的手段之一,自動編排目錄是將檔案管理的內(nèi)容全部收集整理后,信息運行自動編成檔案的目錄,并在不同的檢索要求下來編制相應(yīng)的條款目錄,其中有整個卷宗目錄、分類建立案卷目錄、小節(jié)目錄等等,在對作者及題目編制過程能迅速的發(fā)揮出現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)處理信息數(shù)據(jù)的優(yōu)勢。自動檢索功能可實現(xiàn)通過檔案的關(guān)鍵詞及標(biāo)題、檔案號等詞語快速的反應(yīng)并及時找到查詢目標(biāo),得出查詢結(jié)果,這種方法相對于人工檢索更加的快速、便捷、高效、有利于提高其準(zhǔn)確率與精細(xì)程度。能最大限度地滿足利用者實際需求。通過電腦自動生成立卷,是電腦利用科技信息管理,把具有相關(guān)數(shù)據(jù)的內(nèi)容文件進行分類整理,綜合分析并重新整理成卷宗,并對每本的卷宗進行統(tǒng)一的編排并分類,有效的提高立卷的高效與速度。

        (二)采用現(xiàn)代化的形式來自動進行科技檔案實現(xiàn)借閱、統(tǒng)計等任務(wù)

        科技檔案中的查驗及分析、總結(jié)、統(tǒng)計及歸納任務(wù)十分的瑣碎,通過采用現(xiàn)代化的信息方式來可以實現(xiàn)自動借閱過程及分析相關(guān)數(shù)據(jù)信息的任務(wù),在科技檔案的工作中,能夠進行自動管理的包括登記、挑選、得出結(jié)果、歸檔、數(shù)據(jù)分析總結(jié)、查驗等等,采用現(xiàn)代化的管理借閱手段可以提高工作的效能。在實現(xiàn)科技和借閱管理的方面主要涉及以下內(nèi)容:是否可借、借閱人的資格權(quán)屬、借閱的登記內(nèi)容、借閱的退還等等處理。采用此信息技術(shù)還可以對檔案的相關(guān)資料自動整理編輯,在實現(xiàn)提供檔案內(nèi)容的檢索外還可以對檔案之中內(nèi)容進行編輯及進行排版的任務(wù)。此外,還要在檔案管理中注重檔案環(huán)境的自動控制,例如可利用電腦程序?qū)n案柜及架子進行自動的管理與應(yīng)用,運用檔案登記的相關(guān)信息數(shù)據(jù)編制檔案柜內(nèi)的具體派位管理,根據(jù)數(shù)據(jù)的具體內(nèi)容,實現(xiàn)檔案架及柜子的自動管理工作,可以實現(xiàn)科學(xué)合理的分配資料位置并提升資料的管理利用率,自動的預(yù)警檔案管理環(huán)境中的濕度、溫度、防火及防盜等功能。

        (三)加強培育科技檔案管理的信息化人才

        在科技檔案的信息化管理中必須注重檔案管理的高效能人才,因此,科技檔案管理工作中必須不斷的提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

        擁有信息化的人才,才能有效的采用信息化手段來管理科技檔案管理工作,逐步的推進科技化管理的方向。因此,在科技檔案信息化管理的不斷發(fā)展中必須重視信息化的人才建設(shè)。以現(xiàn)代化的管理人才為載體,逐步的提升科技檔案管理價值與效率。因此,我們必須的加強信息管理人才的培訓(xùn)教育,實現(xiàn)科技檔案管理工作持續(xù)有效的展開。另外,檔案管理上級部門要注重提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力,鼓勵參加培訓(xùn)與自我提升學(xué)習(xí)的方式方法,使得檔案管理人才進一步的提高個人素質(zhì)并完善專業(yè)檔案知識。

        3 結(jié)束語

        在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下,在科技檔案管理領(lǐng)域,基于信息化的應(yīng)用將越來越廣泛,因此科技檔案管理部門需要采取有效措施,加大投入,確??萍紮n案信息資源的完整、安全和有效開發(fā)利用,有效推進的建立科技檔案管理的現(xiàn)代化進程。

        參考文獻(xiàn)

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        [4]鄭婉玲,劉鵬翀. 新時期地質(zhì)科技檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展[J]. 中國管理信息化,2011,16:81.

        [5]李衛(wèi)東. 新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新研究[J]. 中小企業(yè)管理與科技(中旬刊),2014,01:45-46.

        作者簡介

        張金秀(1965-)女,本科,工程師。

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