摘 要：隨著信息化進程的加快，科技檔案在管理技術方面與現(xiàn)代社會的發(fā)展要求相比還需要進一步的完善和改進，本文詳細的分析了我國科技檔案在管理過程中出現(xiàn)的問題和不足，而且對科技檔案信息化管理制度和體系進行了深入的研究和討論，這有利于提高其檔案管理的水平和能力。

關鍵詞：信息化；科技檔案；管理

科技檔案管理在一定程度上可以提高科技管理的能力，由于當前世界正處于檔案管理的應用階段，所以對其管理的技術有更多的需求，并提出了更高的要求。在使用信息化管理方式的基礎上，有利于提高檔案資源的優(yōu)化配置效率，節(jié)約管理的成本和費用，滿足社會發(fā)展的需求等。

1 科技檔案管理的現(xiàn)狀分析

由于當前正處于社會變革新時期，要求建立知識型經濟新社會，科技檔案體系的建立健全和完善是時代發(fā)展的必然趨勢，而且相關管理部門也對此引起了高度的關注。但是，在很多方面仍需要再進行改進。但深入分析研究，一些組織的科技檔案管理水平還較為落后，很多檔案管理部門仍然沒有突破傳統(tǒng)管理體系的束縛限制，受到社會快速發(fā)展變遷的影響，很多方式和制度難以適應現(xiàn)代化社會，致使其無法正常的投入使用，這就不利于提高檔案管理的效率，使檔案管理工作難以正常進行，而且降低了信息傳播的速度，逐漸的跟人們的需求背道而馳，不符合社會實際發(fā)展需要。

對于科技類檔案的在整理及管理上，需要注意下列幾方面問題：首先，在現(xiàn)代化的檔案管理是不斷進步，相關軟件、硬件都運用在了檔案管理上，在這個知識更迭交替迅速的年代，科技檔案相關的歸檔及分類管理的工作量極具增加，原有的傳統(tǒng)模式，過于落后守舊，在時代進步中，應摒棄原來陳舊的科技檔案管理形式方法。其次，目前由于科技管理針對科研工作的內容較多且繁雜，眾多的科研工作的任務時間周期較長并分為不同的階段，在不同的環(huán)節(jié)中又涉及到項目的遞交申請、開展實踐、驗收查看等多個階段。原有的傳統(tǒng)模式已經不適應目前的科技檔案管理工作任務，因此要求必須采用完備的科技檔案管理方式方法，避免檔案管理的混亂及效率低下的問題。另外，由于一套完備的科技檔案內容記錄了科學研究的整個科研流程順序內容，在科研中又運用了信息化方式來參與研究，其中包括大量的設計圖紙、工程圖片、數(shù)據(jù)記載及視頻錄像等等，這些新的模式都給科技檔案管理提出了新的要求，目前的檔案管理工作與此還存在很大的差距，在檔案管理中缺乏管理人才、缺少設備配置、缺少相關信息數(shù)據(jù)資源、缺少資金投入等等問題，要求必須要提高科技檔案管理的專業(yè)化水平。

2 信息化時代背景下的我國科技檔案管理建議

（一）采用現(xiàn)代化的形式來進行科技檔案的目錄，編排，立卷等任務

在科技檔案管理中需要具備目錄的自動編排及檢索功能，這是現(xiàn)代信息化管理檔案的手段之一，自動編排目錄是將檔案管理的內容全部收集整理后，信息運行自動編成檔案的目錄，并在不同的檢索要求下來編制相應的條款目錄，其中有整個卷宗目錄、分類建立案卷目錄、小節(jié)目錄等等，在對作者及題目編制過程能迅速的發(fā)揮出現(xiàn)代化科學技術處理信息數(shù)據(jù)的優(yōu)勢。自動檢索功能可實現(xiàn)通過檔案的關鍵詞及標題、檔案號等詞語快速的反應并及時找到查詢目標，得出查詢結果，這種方法相對于人工檢索更加的快速、便捷、高效、有利于提高其準確率與精細程度。能最大限度地滿足利用者實際需求。通過電腦自動生成立卷，是電腦利用科技信息管理，把具有相關數(shù)據(jù)的內容文件進行分類整理，綜合分析并重新整理成卷宗，并對每本的卷宗進行統(tǒng)一的編排并分類，有效的提高立卷的高效與速度。

（二）采用現(xiàn)代化的形式來自動進行科技檔案實現(xiàn)借閱、統(tǒng)計等任務

科技檔案中的查驗及分析、總結、統(tǒng)計及歸納任務十分的瑣碎，通過采用現(xiàn)代化的信息方式來可以實現(xiàn)自動借閱過程及分析相關數(shù)據(jù)信息的任務，在科技檔案的工作中，能夠進行自動管理的包括登記、挑選、得出結果、歸檔、數(shù)據(jù)分析總結、查驗等等，采用現(xiàn)代化的管理借閱手段可以提高工作的效能。在實現(xiàn)科技和借閱管理的方面主要涉及以下內容：是否可借、借閱人的資格權屬、借閱的登記內容、借閱的退還等等處理。采用此信息技術還可以對檔案的相關資料自動整理編輯，在實現(xiàn)提供檔案內容的檢索外還可以對檔案之中內容進行編輯及進行排版的任務。此外，還要在檔案管理中注重檔案環(huán)境的自動控制，例如可利用電腦程序對檔案柜及架子進行自動的管理與應用，運用檔案登記的相關信息數(shù)據(jù)編制檔案柜內的具體派位管理，根據(jù)數(shù)據(jù)的具體內容，實現(xiàn)檔案架及柜子的自動管理工作，可以實現(xiàn)科學合理的分配資料位置并提升資料的管理利用率，自動的預警檔案管理環(huán)境中的濕度、溫度、防火及防盜等功能。

（三）加強培育科技檔案管理的信息化人才

在科技檔案的信息化管理中必須注重檔案管理的高效能人才，因此，科技檔案管理工作中必須不斷的提高檔案管理人員的綜合素質。

擁有信息化的人才，才能有效的采用信息化手段來管理科技檔案管理工作，逐步的推進科技化管理的方向。因此，在科技檔案信息化管理的不斷發(fā)展中必須重視信息化的人才建設。以現(xiàn)代化的管理人才為載體，逐步的提升科技檔案管理價值與效率。因此，我們必須的加強信息管理人才的培訓教育，實現(xiàn)科技檔案管理工作持續(xù)有效的展開。另外，檔案管理上級部門要注重提升檔案管理人員的業(yè)務能力，鼓勵參加培訓與自我提升學習的方式方法，使得檔案管理人才進一步的提高個人素質并完善專業(yè)檔案知識。

3 結束語

在信息技術飛速發(fā)展的背景下，在科技檔案管理領域，基于信息化的應用將越來越廣泛，因此科技檔案管理部門需要采取有效措施，加大投入，確?？萍紮n案信息資源的完整、安全和有效開發(fā)利用，有效推進的建立科技檔案管理的現(xiàn)代化進程。

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作者簡介

張金秀（1965-）女，本科，工程師。