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        Excel在檔案管理中的應(yīng)用探索

        2017-03-31 01:21:24蔣一寧
        卷宗 2016年9期
        關(guān)鍵詞:批量單元格管理系統(tǒng)

        摘 要:在各個(gè)單位里,經(jīng)常要對員工的檔案進(jìn)行管理。傳統(tǒng)的檔案管理方式工作效率低,查找麻煩。Excel是一款功能強(qiáng)大、上手容易的數(shù)據(jù)處理工具,本文將Excel用于檔案管理,探索全新的檔案管理模式,從而提高檔案管理的效率。

        關(guān)鍵詞:檔案管理; Excel

        1 檔案管理分析

        檔案是指人們在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄[1]。傳統(tǒng)的檔案管理方式能在一定程度上滿足檔案管理的需要,然而,這種管理方式效率極其低下,需要耗費(fèi)大量的人力,使用實(shí)體檔案記錄簿不僅存在安全隱患,也浪費(fèi)了大量紙張,這有悖于建設(shè)環(huán)境保護(hù)型和資源節(jié)約型社會(huì)。因此,使用高效快捷的檔案管理方式,是人們一直追求的目標(biāo)。

        2 Excel介紹

        (一)Excel的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能

        例如,在財(cái)務(wù)管理中,我們可以使用Excel存儲(chǔ)單位員工2016年8月工資數(shù)據(jù),假設(shè)我們定義Excel表格一行表示一個(gè)員工2016年8月所發(fā)工資詳細(xì)情況,每一列表示單位員工2016年8月工資的一個(gè)屬性,則該單位員工2016年8月工資表可以如下圖2-1存儲(chǔ):

        (二)Excel的快速查找功能

        使用Excel快速查找時(shí),打開對應(yīng)的Excel后,按下快捷鍵“Ctrl+F”打開Excel查找和替換對話框,在“查找內(nèi)容欄”后面輸入框里輸入要查找的數(shù)據(jù)項(xiàng),然后單擊“查找下一個(gè)”或者“查找全部”即可完成查找。例如,在上述圖2-1所示的員工2016年8月工資表中,查找“張三”,查詢結(jié)果如圖2-2所示,在員工信息表中查找“趙六”,查詢結(jié)果如圖2-3所示。

        (三)Excel的輸入判斷功能

        Excel的輸入判斷功能主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

        (1)Excel允許為特定單元格預(yù)設(shè)定格式,當(dāng)向?qū)?yīng)單元格輸入數(shù)據(jù)時(shí),Excel會(huì)自動(dòng)檢測輸入數(shù)據(jù)格式是否合法,對于不合法的輸入,Excel不接受。

        (2)Excel允許設(shè)置對特定單元格的輸入進(jìn)行判斷,當(dāng)輸入值在不同范圍內(nèi)時(shí),該單元格顯示對應(yīng)的不同文本。

        (3)Excel對于特定單元格,可以自定義輸入數(shù)據(jù)的下拉列表,當(dāng)某個(gè)屬性的值為確定的范圍時(shí),Excel可以預(yù)設(shè)值所有記錄在該屬性對應(yīng)單元格里的屬性值的取值范圍,以下拉框的形式體現(xiàn)。

        (四)Excel的上傳下載功能

        數(shù)據(jù)庫是按照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來組織、存儲(chǔ)和管理數(shù)據(jù)的工具。目前主流的數(shù)據(jù)庫是關(guān)系數(shù)據(jù)庫,如微軟公司的Microsoft SQL Server、甲骨文的Oracle等。Excel可以與這些數(shù)據(jù)庫交互,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫表批量導(dǎo)出到Excel文檔,Excel文檔批量上傳到數(shù)據(jù)庫[2]。

        (五)Excel的密碼保護(hù)功能

        打開Excel,單擊“文件”,在中間出現(xiàn)“權(quán)限”的地方,單擊左側(cè)的“保護(hù)工作簿”,然后在下拉框中單擊“用密碼進(jìn)行加密”,如圖2-4所示。(注意本文使用的是Excel2010,其它版本Excel設(shè)置密碼操作類似。)

        3 Excel在檔案管理中的應(yīng)用

        (一)Excel在檔案存檔中的應(yīng)用

        檔案一般都是機(jī)密文件,除了使用其它加密方式外,Excel自帶的密碼保護(hù)功能也能提高檔案文件的保密性[3]。例如,圖3-1、圖3-2分別是使用Excel建立的檔案歸檔表、檔案歸檔案卷目錄表,然后使用Excel自帶的密碼保護(hù)功能對其進(jìn)行加密,下次打開這兩個(gè)文檔時(shí),需要身份驗(yàn)證,如圖3-3所示。

        (二)Excel在檔案檢索中的應(yīng)用

        將檔案管理中的各種信息保存到對應(yīng)的Excel表格后,可以借助Excel的快速查找功能,非常輕松地找到想要檢索的檔案信息。尤其是檔案信息表數(shù)據(jù)量非常龐大時(shí),快速查找功能省去大量的查找時(shí)間,這是傳統(tǒng)的檔案管理方式無法實(shí)現(xiàn)的 [4]。

        (三)Excel在檔案借閱中的應(yīng)用

        檔案借閱時(shí),涉及的信息量非常龐大。同一借閱者在不同時(shí)間段借閱的檔案如何統(tǒng)一記錄,借閱者的借閱歷史記錄如何快速查找等,都是檔案管理需要考慮的問題。使用Excel記錄檔案借閱情況,可以簡化該過程。如圖3-4所示。

        (四)Excel在檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

        將要上傳的數(shù)據(jù)先錄入到Excel,再批量導(dǎo)入上傳,就會(huì)在一定程度上提高檔案管理系統(tǒng)的工作效率。同樣,批量導(dǎo)出到Excel表并下載,也使得檔案管理系統(tǒng)更人性化 [5]。隨著檔案管理系統(tǒng)的普及,Excel將逐漸成為服務(wù)于檔案管理系統(tǒng),負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的批量上傳和批量導(dǎo)出的最有用工具。

        4 結(jié)束語

        本文首先分析了傳統(tǒng)檔案管理方式的不足,然后介紹了Excel的功能,最后將Excel應(yīng)用于檔案管理,提出了幾個(gè)方面的應(yīng)用。通過分析發(fā)現(xiàn),Excel在檔案管理過程中,扮演了非常重要的角色。

        參考文獻(xiàn)

        [1] 陳兆祦, 和寶榮. 檔案管理學(xué)基礎(chǔ) [M]. 中國人民大學(xué)出版社, 2005.

        [2] 鄧永海, 鄧梅, 李朝榮. ASP.NET中將EXCEL導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫的通用模塊設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn) [J]. 微計(jì)算機(jī)信息, 2011, 27(2): 240- 242.

        [3] 白進(jìn)霞. 運(yùn)用Excel表格管理護(hù)理人員基礎(chǔ)檔案初探 [J]. 中外健康文摘, 2011, 08(10).

        [4] 席小艷, 孫阿萍. Excel在檔案管理工作中的應(yīng)用 [J]. 陜西檔案, 2005(4): 23- 24.

        [5] 李懷義, 張紅友, 胡靜波. 基于學(xué)員信息管理系統(tǒng)的ASP導(dǎo)出EXCEL報(bào)表算法實(shí)現(xiàn)與分析[J]. 計(jì)算機(jī)與數(shù)字工程, 2013, 41(10): 1691- 1694.

        作者簡介

        蔣一寧(1980-),重慶忠縣人,本科,研究方向:檔案信息化管理。

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