摘 要：隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用已成必然趨勢(shì)。尤其是信息資源傳播日益增多，信息量不斷加大的社會(huì)背景下，在檔案管理工作中加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，成為現(xiàn)代化檔案管理的重要內(nèi)容，然而，在數(shù)字化檔案管理中還存在著數(shù)字化理念不到位、信息安全保障不健全等問題，本文在闡述數(shù)字化檔案管理內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，結(jié)合工作實(shí)踐，分析數(shù)字化檔案管理工作中存在的問題，并進(jìn)一步探索有效開展數(shù)字化檔案管理工作的措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案管理；信息化；問題；對(duì)策

1 數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

數(shù)字化檔案管理是在信息技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代背景中迅速發(fā)展起來(lái)的，信息技術(shù)促進(jìn)了檔案管理工作、管理模式的轉(zhuǎn)變，提高了信息資源利用的效率，增強(qiáng)檔案管理中對(duì)檔案信息的收集、整理、保護(hù)、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、研究等工作的效益。目前，我國(guó)檔案管理工作在法律法規(guī)上對(duì)數(shù)字化提出了比較明確的規(guī)范，在技術(shù)上也積極地開發(fā)相關(guān)系統(tǒng)，增強(qiáng)了檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、處理效率，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)、多媒體技術(shù)，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)電子檢索、服務(wù)等多維檔案信息系統(tǒng)。由此可見，數(shù)字化檔案管理突破了傳統(tǒng)檔案管理時(shí)空的限制，將現(xiàn)代化技術(shù)、服務(wù)與信息存儲(chǔ)、處理、利用等緊密結(jié)合起來(lái)，形成了便捷、高效的社會(huì)信息服務(wù)模式。

總體來(lái)看，數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容主要包括兩個(gè)層面，一是對(duì)檔案信息的保管、維護(hù)，即對(duì)不同形式的檔案進(jìn)行整理、歸類，提高檔案管理工作的實(shí)效性，如對(duì)珍貴的歷史檔案與社會(huì)公眾利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，滿足用戶對(duì)信息數(shù)據(jù)使用的各項(xiàng)需求。數(shù)字化技術(shù)不僅為信息資源存儲(chǔ)、保管擴(kuò)大了巨大的空間，也有利于信息的智能化運(yùn)用，如通過(guò)建立數(shù)字化檔案管理工作流程，能夠更加及時(shí)、全面地了解檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的進(jìn)展情況，因而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效控制。二是提供高效、便捷的檔案信息檢索服務(wù)，數(shù)字化檔案管理促進(jìn)了檔案、管理者及用戶的密切聯(lián)系，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，將不同形式的檔案、不同需求的用戶進(jìn)行整合，如強(qiáng)化對(duì)檔案的分類，提高檢索的速度，同時(shí)提供多樣化的檢索方式，提高了檔案信息檢索的準(zhǔn)確性與全面性。另外，還可以對(duì)用戶實(shí)現(xiàn)不同類型的檔案信息服務(wù)，如信息查閱、預(yù)覽、共享等，最大限度地提升信息資源的利用率。

2 數(shù)字化檔案管理工作面臨的主要問題

2.1 檔案信息安全保障缺失

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)變革了現(xiàn)代社會(huì)的思維、生活及工作模式，數(shù)字技術(shù)雖然提高了檔案管理工作的效率，但是在信息安全保障上還存在一定程度的缺失，尤其在檔案管理的存儲(chǔ)、傳輸、利用的過(guò)程中，容易受到病毒侵犯，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)損毀、遺失等，甚至信息數(shù)據(jù)被改變、竊取等，都會(huì)影響用戶對(duì)檔案信息全面、安全的利用。尤其是一些珍貴的檔案信息，一旦遭到破壞、遺失，就很難恢復(fù)，因此，在數(shù)字化檔案管理工作中，必須加強(qiáng)對(duì)安全保障的重視。

2.2 數(shù)字化檔案管理素質(zhì)不高

雖然數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的地位不斷提升，但是人作為檔案管理的核心，其素質(zhì)對(duì)于檔案管理工作的影響依然不容忽視。數(shù)字化檔案管理要求變革思維模式及工作方式，然而，在數(shù)字化檔案管理工作中，對(duì)檔案信息資源的管理理念落后，主動(dòng)性不高，對(duì)于工作人員的培訓(xùn)不到位，導(dǎo)致檔案管理工作中存在著檔案管理、利用效益低下，甚至出現(xiàn)侵犯用戶隱私權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的現(xiàn)象，不僅嚴(yán)重?fù)p害了用戶的利益，也影響了檔案管理工作的整體質(zhì)量。另外，在檔案管理工作中人才管理水平不高，對(duì)于數(shù)字化人才的培養(yǎng)、引進(jìn)機(jī)制還不夠完善，也阻礙了數(shù)字化檔案管理的健康發(fā)展。

2.3 系統(tǒng)建設(shè)有待完善

健全、高效的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)是數(shù)字化檔案管理的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，然而，在具體的管理實(shí)踐中，由于對(duì)數(shù)字化檔案管理認(rèn)識(shí)欠缺，或者受物質(zhì)水平的限制，對(duì)相關(guān)硬件設(shè)施、軟件開發(fā)的投入有限，影響了數(shù)字化檔案管理建設(shè)的效率。

3 有效開展數(shù)字化檔案管理工作的對(duì)策

3.1 轉(zhuǎn)變數(shù)字化檔案管理理念

在數(shù)字化檔案管理中，應(yīng)變被動(dòng)為主動(dòng)，提高對(duì)用戶需求的重視，通過(guò)建立多元化的服務(wù)方式，滿足用戶對(duì)檔案信息的個(gè)性化需求。檔案管理工作者要結(jié)合自身實(shí)際，在總結(jié)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化技術(shù)，將不同的檔案信息進(jìn)行層次化的收集、整理、分析，數(shù)字化技術(shù)更多地是管理工作的工具，為管理工作者的檔案管理提供了高效的途徑，而對(duì)檔案的備份、保存方式及期限等的設(shè)定，仍然需要人工做出設(shè)定，以更好地保障信息的安全性，為此，數(shù)字化檔案管理工作者應(yīng)根據(jù)時(shí)代的變化，明確檔案管理工作的目標(biāo)、重點(diǎn)及原則，以為用戶提供更加全面、高效的服務(wù)。

3.2 加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)

數(shù)字化檔案管理需要強(qiáng)大的硬件設(shè)施支撐，尤其在存儲(chǔ)、處理珍貴的檔案信息時(shí)，為保障信息的安全性，需要專業(yè)化的設(shè)備設(shè)施，因此，在數(shù)字化檔案管理中，要結(jié)合單位實(shí)際，添置現(xiàn)代化的設(shè)備設(shè)施，在擴(kuò)大檔案信息存儲(chǔ)空間的同時(shí)，也能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息的即時(shí)控制，從而更好地防范重要檔案數(shù)據(jù)丟失。

硬件設(shè)施的完善，還包括數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的開發(fā)、建設(shè)，通過(guò)完備的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，增強(qiáng)用戶與檔案管理的黏性，不僅能夠提升檔案管理工作的影響力，也能夠增強(qiáng)用戶對(duì)檔案信息檢索、利用的良好體驗(yàn)。如在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的支持下，擴(kuò)大用戶檢索范圍，創(chuàng)建人性化用戶界面，提供多樣化的檢索方式等，對(duì)圖片、文字、聲音等檔案信息進(jìn)行一體化的檢索，并將檢索結(jié)果進(jìn)行智能化排序，使用戶能夠在對(duì)短時(shí)間內(nèi)獲得需要的檔案信息。

3.3 提升檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，為滿足數(shù)字化檔案管理工作的要求，需要提升管理隊(duì)伍的素質(zhì)，一方面，要建立科學(xué)合理的數(shù)字化檔案管理工作機(jī)制，除了明確數(shù)字化檔案管理工作的原則、流程外，還要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的規(guī)范，既促進(jìn)檔案管理工作者的數(shù)字化觀念，也要提升他們的職業(yè)道德素質(zhì)，使工作者以責(zé)任、高效地理念開展數(shù)字化檔案管理工作。另一方面，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案管理人才的培養(yǎng)、引進(jìn)工作，在加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理技能培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，通過(guò)合理的激勵(lì)制度，吸引數(shù)字化專業(yè)人才進(jìn)入檔案管理工作隊(duì)伍，數(shù)字化檔案管理工作的有效開展，既是現(xiàn)代化社會(huì)信息傳播、利用的要求，也是實(shí)施社會(huì)服務(wù)的有效方式，通過(guò)培養(yǎng)一批優(yōu)質(zhì)、專業(yè)的數(shù)字化檔案管理人才隊(duì)伍，才能夠?yàn)樘嵘龣n案管理效率，增強(qiáng)社會(huì)服務(wù)質(zhì)量提供充足的動(dòng)力。

4 結(jié)論

綜上所述，數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理工作的重要趨勢(shì)，對(duì)于提高檔案管理工作效率，增強(qiáng)用戶檔案信息利用體驗(yàn)具有不可忽視的價(jià)值。目前，在數(shù)字化檔案管理工作中還存在著信息安全保障不到位、管理工作隊(duì)伍素質(zhì)不高、設(shè)備系統(tǒng)建設(shè)不完善等問題。檔案管理部門應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際，在變革數(shù)字化檔案管理理念的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)設(shè)施系統(tǒng)建設(shè)，提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)，為促進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)、健康發(fā)展提供更加有力的支持。

參考文獻(xiàn)

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[2] 王健.關(guān)于數(shù)字化優(yōu)化模式的探討[J].檔案學(xué)通訊，2007.1.

作者簡(jiǎn)介

李元芳（1985-），女，廣東，東莞市第七人民醫(yī)院，研究方向：檔案管理。