摘 要：信息化技術(shù)的飛快發(fā)展，為電子文件歸檔提供了更多的便利。隨著電子文件數(shù)量的增多，在文件歸檔中也存在著各種各樣的問(wèn)題。本文主要針對(duì)電子文件在歸檔工作中存在的問(wèn)題，提出了切實(shí)可行的解決方案。

關(guān)鍵詞：電子文件；歸檔；管理

隨著無(wú)紙化辦公理念的推廣，電子文件的數(shù)量越來(lái)越多。但是電子文件的增多同樣也為文件歸檔工作帶了許多難題，因?yàn)槲募９芊绞降膯?wèn)題，會(huì)帶來(lái)安全隱患。如何科學(xué)合理的管理不同的電子文件，為日后的工作提供更多的便利，成為許多單位關(guān)注的問(wèn)題。

1 電子文件的概述

（一）電子文件的表現(xiàn)形式

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件的表現(xiàn)方式也多種多樣。不同的單位部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求的不同，所采用的電子文件方式也有差異，大體可以分為以下幾種：（1）word文檔。該種電子文件是最常見(jiàn)的文檔保存方式，主要用于記錄單位的公文、年終總結(jié)等；（2）電子表格。通過(guò)對(duì)各種數(shù)據(jù)的匯總整理，較為清晰地反映出數(shù)據(jù)的變化情況，適用于數(shù)據(jù)信息較多的部門(mén)；（3）建模文檔。該種文檔具有較強(qiáng)的專業(yè)性，主要是總結(jié)某個(gè)課題研究的成果揮著規(guī)律，在科研院所比較常見(jiàn)；（4）照片。通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)拍攝等方式記錄各種活動(dòng)，比如警察的調(diào)查取證。

（二）電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)

電子文件歸檔根據(jù)分類依據(jù)的不同，標(biāo)準(zhǔn)也有不同，主要從時(shí)限、部門(mén)以及文件形式三個(gè)方面劃分。

根據(jù)檔案完成的時(shí)間差別，可以將時(shí)限標(biāo)準(zhǔn)分為以下幾類：（1）年度標(biāo)準(zhǔn)。只要是本年度內(nèi)形成的文件，都應(yīng)當(dāng)歸檔；（2）依據(jù)完工時(shí)間劃分。無(wú)論該檔案經(jīng)過(guò)多長(zhǎng)時(shí)間完工，只要完工都需要統(tǒng)一歸檔；（3）根據(jù)工作規(guī)劃來(lái)劃分。在規(guī)劃期限內(nèi)所形成的文件，都應(yīng)當(dāng)歸檔。

根據(jù)不同的工作部門(mén)性質(zhì)不同，歸檔的標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)有所差異，主要分為以下幾種：（1）執(zhí)行部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)，即工作、記錄以及歸檔都交由同一部門(mén)完成，通常適用于保密性質(zhì)較強(qiáng)的部門(mén)；（2）主管部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)，即誰(shuí)主管，誰(shuí)保存；（3）專門(mén)部門(mén)保存標(biāo)準(zhǔn)，這種保存方式更為專業(yè)。

按照文件標(biāo)準(zhǔn)分類，即無(wú)論該種檔案屬于哪個(gè)部門(mén)，也無(wú)論檔案的內(nèi)容如何，都統(tǒng)一根據(jù)文件形式來(lái)進(jìn)行歸檔，這也是很多單位經(jīng)常使用的歸檔方法。

2 目前電子文件歸檔中的不足

（一）重復(fù)存檔

每個(gè)單位文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)不同，歸檔的方式也會(huì)有所差異。比如在單位依據(jù)年度標(biāo)準(zhǔn)的方式進(jìn)行歸檔時(shí)，會(huì)出現(xiàn)一些部門(mén)為了自己管理的方便，或者應(yīng)對(duì)上級(jí)部門(mén)的隨時(shí)檢查，也將檔案依據(jù)部門(mén)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)保存管理，這樣就會(huì)出現(xiàn)重復(fù)歸檔的情況，這會(huì)給日后的文檔檢索帶來(lái)很多不必要的麻煩。有時(shí)因?yàn)闅w檔的方式、細(xì)節(jié)上有所差異，也會(huì)導(dǎo)致檔案管理的混亂。

（二）檢索目錄不統(tǒng)一

很多單位因?yàn)椴块T(mén)之間檔案保存的標(biāo)準(zhǔn)不一致，會(huì)導(dǎo)致電子文件的形式不統(tǒng)一，也沒(méi)有形成統(tǒng)一的信息搜索平臺(tái)。這樣就導(dǎo)致在檔案檢索時(shí)，工作人員無(wú)法通過(guò)檢索目錄來(lái)快速尋找需要的檔案，嚴(yán)重浪費(fèi)了時(shí)間。

（三）人員流動(dòng)頻繁

電子文件的原始編寫(xiě)者對(duì)文件內(nèi)容很熟悉，也方便日后的查詢工作。但是在目前的工作中，受到各方面因素的影響，單位內(nèi)部人事流動(dòng)比較頻繁，很多新上任的員工因?yàn)閷?duì)工作環(huán)境還不熟悉、工作方式上存在的些許差異，加上單位內(nèi)部缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理活動(dòng)出現(xiàn)了混亂，檔案的利用率不高。

（四）存在安全隱患

相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案輕便、占用空間小，因此被很多單位采納。但是任何事物都有兩面性，電子檔案在為日常辦公提供便利的同時(shí)，也存在著許多的安全隱患。電子檔案的保管、儲(chǔ)存、傳輸都需要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，在這個(gè)過(guò)程中檔案的信息很可能被泄露，或者被人惡意修改。同時(shí)電子檔案興起時(shí)間比較短，很多人沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這種檔案管理的便利，對(duì)該種檔案管理方式不太了解。因此在很多單位內(nèi)部經(jīng)常會(huì)看到整整齊齊擺放的紙質(zhì)檔案，但是計(jì)算機(jī)設(shè)備卻擺放的比較隨意，因?yàn)楹芏嗳擞X(jué)得電子檔案保存在電腦中，看不見(jiàn)也摸不著，因此也不容易泄密。最后很多單位將電子檔案保存在電腦硬盤(pán)當(dāng)中，但是一旦電腦系統(tǒng)崩潰，則導(dǎo)致文件的丟失。為了有效地解決這個(gè)問(wèn)題，很多單位選擇將文檔保存在U盤(pán)中，但是U盤(pán)又比較容易丟失或損壞，同樣不利于檔案的保存管理。由此可見(jiàn)，我國(guó)目前電子文件的歸檔管理存在許多的安全隱患，這也是制約這項(xiàng)技術(shù)推廣的一大障礙。

3 電子文件歸檔方式的創(chuàng)新

（一）根據(jù)部門(mén)歸檔

單位之所以要開(kāi)展電子文件的歸檔管理工作，是為了更好地為各個(gè)部門(mén)的工作提供服務(wù)，因此筆者認(rèn)為在眾多的歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)中，部門(mén)管理標(biāo)準(zhǔn)是比較合適的劃分，即將檔案交由專門(mén)的檔案管理部門(mén)，或者執(zhí)行部門(mén)來(lái)管理，因?yàn)檫@些部門(mén)才是檔案真正的制作和使用人員。這樣一來(lái)檔案的制作、歸檔管理以及利用都交由同一個(gè)部門(mén)行使，省去很多不必要的環(huán)節(jié)，提高了工作的效率，同時(shí)也避免了文件在傳輸過(guò)程中的丟失。其次由執(zhí)行部門(mén)來(lái)負(fù)責(zé)管理，可以讓他們?cè)诠ぷ鞯拈_(kāi)始就規(guī)劃全局，電子檔案的內(nèi)容也更加貼合實(shí)際，并且及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作當(dāng)中的不足，及時(shí)地糾正工作的方向愛(ài)，避免造成不必要的資源浪費(fèi)。將電子文件的歸檔工作交由專門(mén)的部門(mén)管理，不僅可以更完善地保存資料，還可以用專業(yè)的眼光發(fā)現(xiàn)動(dòng)態(tài)工作中存在的不足，以及總結(jié)工作規(guī)律。

（二）實(shí)現(xiàn)部門(mén)間資源共享

分析目前我國(guó)電子文件歸檔當(dāng)中存在的種種問(wèn)題，最大的原因在于部門(mén)之間沒(méi)有協(xié)調(diào)互助。每個(gè)部門(mén)信息比較獨(dú)立，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息的共享。很多部門(mén)因?yàn)槿狈皶r(shí)有效的信息，導(dǎo)致在工作中始終處于被動(dòng)的狀態(tài)。為了有效解決這個(gè)問(wèn)題，有必要搭建單位內(nèi)部的信息交流平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文件資源在單位內(nèi)部的共享。將文件資源傳輸?shù)叫畔⒐蚕砥脚_(tái)中，各部門(mén)可以根據(jù)各自的需要隨時(shí)隨地上網(wǎng)下載資料，加強(qiáng)了不同部門(mén)之間的溝通。搭建信息共享平臺(tái)也就意味著檔案服務(wù)是24小時(shí)永不停歇的，只要通過(guò)合法賬戶登錄上去，就可以快速搜索到自己需要的文件資料，節(jié)約單位的資源。

（三）確保管理的安全性

電子文件安全性問(wèn)題可以從以下幾個(gè)方面解決：首先要密碼的設(shè)置，比如設(shè)置不同人員的查詢權(quán)限、系統(tǒng)應(yīng)用的人群范圍、系統(tǒng)密碼等，通過(guò)第一道關(guān)卡來(lái)保障文件資料的安全性；其次完善單位內(nèi)部的制度規(guī)范，確保文檔信息的規(guī)范性。最后加強(qiáng)監(jiān)督管理。在檔案管理過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)人員的監(jiān)管，避免無(wú)權(quán)限的人員操作檔案系統(tǒng)。在出現(xiàn)人員變動(dòng)的時(shí)候，及時(shí)做好工作的交接，避免電子文件的丟失。在檔案管理方面做好備份工作，既需要在電腦上做好記錄，同時(shí)在多個(gè)U盤(pán)上做好備份。

4 結(jié)束語(yǔ)

信息化技術(shù)的發(fā)展，為文書(shū)檔案的保存管理提供了技術(shù)支撐，但同時(shí)也帶來(lái)了很多問(wèn)題。不管是文件的創(chuàng)立，還是檔案的管理，已經(jīng)不滿足于事后的記錄，而開(kāi)始關(guān)注于文件創(chuàng)作的全過(guò)程，及時(shí)總結(jié)當(dāng)下的工作情況，并且預(yù)測(cè)未來(lái)的發(fā)展。電子文件歸檔工作的變化，也為檔案工作者提出了新要求。他們只有提高專業(yè)技能，同時(shí)還要掌握邊緣學(xué)科的內(nèi)容，才可以為電子文件的歸檔提供更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

劉春曉（1984-），女，即墨，青島市市北區(qū)特色街管理委員會(huì)辦公室。