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        淺析淺談檔案管理歸檔整理分類的技巧

        2017-03-31 11:44:54馬青
        卷宗 2016年9期
        關(guān)鍵詞:技巧分類檔案管理

        馬青

        摘 要:本次研究中從內(nèi)涵、原則、注意事項對檔案管理歸檔整理分類進(jìn)行了解析,主要分析了整理程序;在區(qū)分了紙質(zhì)檔案、電子檔案兩種不同形式的檔案管理之后,重點透過材料導(dǎo)向、職能導(dǎo)向、行業(yè)導(dǎo)向、范圍與分類方案結(jié)合的導(dǎo)向?qū)n案管理歸檔整理的分類技巧進(jìn)行了細(xì)致的方法討論。希望能夠在該主題的論述中,為現(xiàn)階段的檔案管理歸檔整理分類工作提供一些有價值的信息。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;歸檔整理;分類;技巧

        當(dāng)我國引入現(xiàn)代化管理的模式與先進(jìn)理念之后,無論在企業(yè)、政府部門、事業(yè)單位通過對人力資源管理的重視與普遍運用,逐漸開始意識到了檔案管理的重要價值與功能取向。一方面,在不斷的實施檔案管理的改革;另一方面,也在進(jìn)行相關(guān)的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下,有必要針對當(dāng)前檔案管理所面對的新情況,對其配套的歸檔整理分類問題及提升效率的技巧進(jìn)行具體探討。

        1 檔案管理歸檔整理分類解析

        1、內(nèi)涵

        不同的行業(yè)檔案的類型、種類、數(shù)量、機密程度等也不相同。但是,從檔案管理的本質(zhì)來看,它的價值在于使數(shù)據(jù)、信息資源得到科學(xué)的管理,并能夠在系統(tǒng)的管理中,方便保存、查詢、提取、運用,以及按照管理程序進(jìn)行的銷毀等。因此,歸檔整理分類就非常關(guān)鍵。目前企事業(yè)單位、政府行政管理部門,按照人力資源管理中的檔案管理體系,均有一定的培訓(xùn),而且,已經(jīng)將檔案管理的歸檔整理分類作為了一個專門化的職能。

        2、原則

        從原則方面看,歸檔整理分類要求精準(zhǔn)性、規(guī)范性。比如,精準(zhǔn)性中,要求分類標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確、標(biāo)識的簡化、細(xì)則的清晰;再如,針對具體檔案中的材料、價值的差異分析、等級劃分,保管組織單位在不同種類中的對應(yīng)性,目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外,在歸檔整理分類制度、程序、裝訂,紙質(zhì)、電子檔案不同的運用形式,以及保存、轉(zhuǎn)移、銷毀等各個方面,也需要與之相匹配的精準(zhǔn)性、嚴(yán)肅性、規(guī)范性等。

        3、注意事項

        根據(jù)現(xiàn)階段的檔案管理及其歸檔整理分類現(xiàn)狀、經(jīng)驗分析,應(yīng)該注重在這個方面的可操作體系構(gòu)建,這樣就可以實現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理,通過方法、流程使歸檔整理分類在秩序的基礎(chǔ)上,逐漸的形成簡化、快捷、便利的主要特征與表現(xiàn),從而推動檔案管理功能與價值體現(xiàn)的最大化;并將其轉(zhuǎn)化為一種資源利用渠道,為進(jìn)一步的人力資源管理、企業(yè)治理提供牢靠的依據(jù)。

        2 檔案管理歸檔整理分類技巧

        1、以整理程序為準(zhǔn)

        一般而言,歸檔整理分類可以劃分為兩個層面,在整理過程中,可以按照設(shè)計文件、文字材等進(jìn)行進(jìn)一步的項、子項方面的劃分,這樣在劃分中形成一個制定程序的基礎(chǔ),然后,按照我國的相關(guān)法律要求,設(shè)計出一套與現(xiàn)階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類程序。而在分類方面,則主要集中于對方法的運用,以及技能的熟練性。具體來看,整理分類程序相對簡單,重點是按照檔案的性質(zhì)、材料、種類、類型、對應(yīng)部門等做好劃分。程序與整理分類本身就屬于一個密切關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)構(gòu)成要素。因此,建議從這些構(gòu)成要素出發(fā),制訂與其相符合的程序。比如,以科學(xué)歸檔文件的整理分類為例,一是對其進(jìn)行收集,如在文字材料、設(shè)計文件的大類下,進(jìn)一步從子項的外部、內(nèi)部、會議,以及次子項等進(jìn)行一一的對應(yīng)收集、整理,再進(jìn)行對應(yīng)的整理、分類。再如,對于人事檔案的整理分類,就可以按照時間、職能、級別等進(jìn)行劃分,然后,進(jìn)一步整理、分類??傊?,不同的檔案管理對象,應(yīng)該采取與其相適應(yīng)的程序,但主要的思路應(yīng)該明確,并堅持簡化原則等。

        2、紙質(zhì)檔案電子檔案區(qū)別對待

        現(xiàn)階段的檔案管理中有紙質(zhì)、電子檔案管理兩種,所以需要區(qū)別對待。

        (1)紙質(zhì)檔案

        針對紙質(zhì)檔案可以按照傳統(tǒng)的流程進(jìn)行一些簡化,在化繁為簡之后,先進(jìn)行一系列的收集、檢查,然后,再按照原來的基本分類,進(jìn)行進(jìn)一步的整理、分類。這個方面沒有必要花費更多的功夫。因為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在經(jīng)過電子檔轉(zhuǎn)化的過程,已經(jīng)實現(xiàn)了一次有序的整理、分類,所以,只需要在歸檔整理分類中細(xì)化、簡化,保證其完整性、有效性、精準(zhǔn)性即可;盡可能減少勞動要素中的資源浪費。

        (2)電子檔案

        針對電子檔案目前已經(jīng)有了較專業(yè)的電子檔案歸檔整理處理的軟件,所以,在這個方面,重點應(yīng)該放置在對于相關(guān)軟件的專業(yè)知識與操作技能的訓(xùn)練,并做好技術(shù)性的安保措施。

        3、技巧與方法說明

        (1)以材料流向、流量為導(dǎo)向提升歸檔率

        技巧與方法的使用,應(yīng)該與效率結(jié)合起來。無論紙質(zhì)、電子檔案,都可以按照企事業(yè)單位等機構(gòu)的文件流向、流量進(jìn)行歸檔率的計算,并針對性的安排歸檔整理工作的投入比例。在這個方面,可以透過建立的數(shù)據(jù)庫、運用頻率進(jìn)行數(shù)據(jù)圖表的制作,根據(jù)流向、流量趨勢圖譜進(jìn)行進(jìn)一步的歸檔率提升。

        (2)透過職能確保范圍、期限

        不同的職能,所處理的檔案歸檔、整理范圍也不相同,但可以按照項目管理的方法,劃分不同的階段,在明確數(shù)量、種類、類型、完整度、內(nèi)容等基本要素的條件下,以機構(gòu)、編制、職能設(shè)計出具體的方案,從而讓機構(gòu)的工作職能能夠有理有序的體現(xiàn)在歸檔整理的范圍、期限之內(nèi),這樣就可以更好的實現(xiàn)針對性的整理分類,提高效率。

        (3)以“主體”為旨?xì)w的歸檔法

        所謂以主體為旨?xì)w,指的是在從機構(gòu)或組織團體本身出發(fā)。比如,以學(xué)校的檔案管理為例,其中的歸檔整理分類,就可以透過“以我為用、以我有用”的主導(dǎo)原則,盡可能從其功能、價值、應(yīng)用方向,進(jìn)行具體的歸檔整理分類??梢岳斫鉃閺挠猛镜慕嵌冗M(jìn)行劃分,有助于提升針對性,提高工作效率。

        (4)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)先行,提高整理質(zhì)量

        行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)向的直接指向是整理質(zhì)量問題。所以,一方面,要明確相關(guān)的國家管理規(guī)范、條例、細(xì)則;另一方面,在紙質(zhì)、電子檔案整理中,按照行業(yè)的基本標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)行整理、立卷等。具體看,如文件材料之間的歷史性聯(lián)系、保存價值、分別立卷,還需要注意時間性、秘密性與非機密性等。

        (5)歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合

        目前來看,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔整理分類主要用于保存、核對;而電子檔案則傾向于利用方面;所以,需要運用好計算機文件整理,如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。在這個方面可以推薦使用南大之星軟件,因為它在目前的檔案管理中的運用反響較好,也能夠滿足現(xiàn)階段的電子檔案歸檔整理分類的基本要求等。

        3 結(jié)束語

        由于現(xiàn)階段的歸檔整理分類因檔案管理整體革新還處于量變的過程,所以,可以透過對相關(guān)的技術(shù)性解析,提升歸檔整理分類水平,為檔案管理質(zhì)量與水平提供更好的促進(jìn)作用。具體來看,一方面可以按照系統(tǒng)論的理論思路與框架,構(gòu)建起歸檔整理分類的可操作體系,使其與目前的檔案管理改革相適應(yīng)。另一方面,可以在區(qū)分紙質(zhì)、電子檔案的形式、用途、功能及現(xiàn)階段的利用情況方面,按照上面所說的五個提高質(zhì)量與效率的方法進(jìn)行進(jìn)一步整理水平提升。

        參考文獻(xiàn)

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