薛冬康

摘 要：在整個檔案管理過程中，檔案收集和整理是其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而檔案管理的水平又直接影響著檔案機構(gòu)的綜合服務水平。文章通過單一檔案收集整理在檔案管理中的重要意義，有針對性的提出相關(guān)措施，推動檔案材料收集和整理工作不斷完善，發(fā)揮檔案管理工作的根本性作用，為相關(guān)部門和單位的決策提供依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案收集整理；檔案管理；前提保障；價值

對于每個單位和部門來說，檔案材料是其活動的真實紀錄，具有重要的參考價值。在實際檔案管理過程中，它的保存形式比較多。在檔案機構(gòu)進行日常工作時，首先要關(guān)注檔案的收集工作和整理工作，這是開展檔案管理工作、發(fā)揮檔案管理作用的前提。各個檔案管理人員要和檔案的有關(guān)內(nèi)容和形式相結(jié)合，把檔案進行科學的分類，整理好檔案信息，降低檔案管理過程中的失誤。另外，有關(guān)單位和部門要進一步降低檔案管理人員的工作量，推動檔案機構(gòu)的工作高效開展。

1 檔案收集整理概述

和其他的文件形式不一樣的是檔案收集管理工作要復雜的多。對于檔案收集來說，其最終目標是指導多種工作的開展，進一步查考歷史事件。要想推動檔案收集整理工作有效開展，必須保障檔案材料的真實性、完整性。檔案收集工作就是把各個部門的有參考價值的檔案材料歸檔，檔案整理工作就是把歸檔的檔案材料分門別類。檔案部門通過對檔案的形式和日期的把握，把檔案材料進一步分類、整理、歸檔，使其在以后的工作中發(fā)揮查考作用，有利于各個部門順利開展工作。

2 檔案收集整理在檔案管理中的前提保障價值分析

2.1 提高檔案意識

我國現(xiàn)在的很多檔案管理人員缺乏足夠的檔案意識，在收集檔案時會出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象和檔案不完整的現(xiàn)象，這樣一來，有關(guān)部門的工作開展缺乏完整的檔案信息，不利于順利開展工作。在管理檔案時，管理人員的檔案管理意識不足主要有以下幾個體現(xiàn)：第一，檔案管理人員在收集檔案和整理檔案時不夠完整，很多單位領導外出參加的會議紀錄和文件資料沒有及時收集，導致檔案材料的不完整性；第二，在日常工作時，很多部門重要的交流內(nèi)容沒有及時歸檔，導致檔案信息不完整性；第三，在有關(guān)部門開展工作時，很多資料和證件收集不完整，導致出現(xiàn)了檔案管理的多種問題。綜合來看，檔案管理人員必須樹立正確的檔案管理理念，提高個人檔案意識，通過共同努力，推動檔案管理工作有效開展。

2.2 完善檔案管理制度

檔案的收集和整理工作難度比較高，工作量大，有關(guān)部門和機構(gòu)要加大重視力度，向檔案管理人員宣傳檔案收集工作和檔案管理工作，進一步提高檔案管理人員的檔案意識。另外，在日常檔案管理工作中，通過加大對檔案和文件的重視力度，了解其對單位和部門各項工作開展的重要意義。而對于相關(guān)機構(gòu)來說，充分和自身發(fā)展狀況相結(jié)合，進一步完善檔案管理制度，使檔案管理人員可以按照檔案具體內(nèi)容和形式合理整理檔案。對于相關(guān)機構(gòu)來說，必須加大制度建設力度，進一步完善相關(guān)的檔案管理制度，從制度的角度加強管理，使檔案管理人員可以按照制度來對相關(guān)資料進行區(qū)分，進一步提高其質(zhì)量和效率，另外，通過完善檔案管理考核制度，進一步把工作落實到個人，提高檔案收集整理的效率。

2.3 提高檔案收集效率

現(xiàn)階段的檔案形式和內(nèi)容比較復雜，呈現(xiàn)出多樣化趨勢，檔案的收集和整理工作也存在一定的難度，所以導致檔案管理工作難度增加。在這一背景下，各個領導要充分重視檔案收集管理工作，督促各個部門進行溝通，加強交流，以此推動檔案收集和管理工作的順利開展。因為缺乏合理的檔案管理標準，加上缺乏統(tǒng)一的管理模式，所以導致檔案管理工作出現(xiàn)混亂的局面。由于缺乏合理的管理機制約束檔案管理工作，導致檔案整合工作難以和標準相結(jié)合。對于檔案管理人員來說，要充分了解自身工作義務，通過多種途徑收集檔案信息，加強和各個部門的溝通和交流，及時上交需要歸檔的材料，對于一些配合不積極的部門要及時催促其上交檔案材料，保障檔案的完整性，為后續(xù)相關(guān)部門工作開展提供參考依據(jù)。

2.4 優(yōu)化傳統(tǒng)服務模式

檔案管理人員要有一定的服務意識，通過多種途徑實現(xiàn)和檔案需要者的溝通交流。通過計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的應用，實現(xiàn)線上和線下兩種服務方式的有機結(jié)合，而對于檔案人員來說，要樹立真誠的服務態(tài)度，掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為檔案信息需求者提供服務，提高資源共享率。通過不同檔案的狀況分析，整理檔案和篩選檔案內(nèi)容，意識到檔案的作用，發(fā)揮其重要價值。除此之外要按照檔案的整理保存狀況，編印相關(guān)的檔案參考資料，使人們的日常檔案查詢具有一定依據(jù)?？傊?，只有加大對檔案收集和整理工作的重視力度，才可以提供優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，提高檔案服務水平。

2.5 提高檔案管理人員的從業(yè)水平

在我國的檔案管理人員中，高素質(zhì)的人員比重較少，這必然會導致檔案管理過程出現(xiàn)問題。具體來看，有以下幾個方面的措施：第一，相關(guān)的檔案機構(gòu)要和檔案管理工作實際相結(jié)合，進一步制定合理的規(guī)章秩序；第二，要及時約束檔案管理人員的不合理行為，培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德，提高個人專業(yè)技能；第三，通過加大培訓力度，開展相關(guān)的培訓活動，使檔案管理者樹立檔案管理理念，切實提高檔案管理工作效果；第四，通過和檔案管理過程相結(jié)合，制定檔案管理工作懲罰機制，鼓勵在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的檔案管理者，提高其工作積極性。

2.6 制定檔案職業(yè)道德規(guī)范，提高從業(yè)者的道德水準

現(xiàn)代化的理性發(fā)展導致檔案從業(yè)人員必須提高自身水平，實現(xiàn)職業(yè)行為的規(guī)范化，所以必須建立行業(yè)的職業(yè)道德體系，對于檔案部門來說，要通過制定規(guī)章制度和守則不斷落實從業(yè)者的職業(yè)道德，一方面要考慮檔案職業(yè)道德規(guī)范強制性的應用，還要關(guān)注各個檔案管理人員的內(nèi)心世界，在他們的內(nèi)心深處并不希望過辦公室和檔案室兩點一線的生活，他們迫切希望和社會生活接軌，通過和社會各界的交流，充分實現(xiàn)個人價值，增強個人的責任感和社會滿足感。另外，通過和社會生活的接軌，檔案管理人員可以意識到檔案管理行業(yè)的意義所在，有利于更好的搏一搏規(guī)章制度辦事，不斷落實檔案職業(yè)道德規(guī)范。

2.7 健全管理體制，充分發(fā)揮網(wǎng)絡價值的作用

通過和各個單位各個部門的管理體系相結(jié)合，設置合理的組織機構(gòu)。要想建成完整的檔案材料，首先要具備完整的管理體系，使各個層次都有人負責，實現(xiàn)從上到下結(jié)構(gòu)和同層次結(jié)構(gòu)的有機結(jié)合，有利于開展檔案收集工作。另外，對于專職檔案管理者來說，要加大和不同部門之間的溝通交流力度，使各個部門有專門的負責人控制檔案材料收集和上交工作，一方面可以拓寬檔案收集的范圍，另一方面也有利于檔案收集工作順利進行。通過和自身單位的實際狀況相結(jié)合，建立完善的網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，實現(xiàn)從上到下的完整的檔案傳遞網(wǎng)絡，為檔案收集工作奠定基礎。通過網(wǎng)絡價值的作用，利用合理的網(wǎng)絡檔案的移交行為，為檔案收集管理工作奠定基礎。

3造詞 結(jié)語

由于我國社會水平不斷提高，管理理念不斷發(fā)展，政府和關(guān)部門要加大對檔案管理工作的重視力度才可以實現(xiàn)更好的發(fā)展。檔案管理人員要努力做好檔案收集工作，按照檔案的時間和類型整理好檔案。通過和檔案管理實際狀況相結(jié)合，制定出有效的檔案管理方案，保障檔案管理的有效性，進一步提高有關(guān)部門和單位的檔案管理水平，提高檔案信息利用率和共享率。

參考文獻

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