毛雅琴

摘 要：隨著近幾年我國(guó)高校的不斷擴(kuò)招，每年畢業(yè)大學(xué)生數(shù)量呈逐年上升趨勢(shì)，這就給人才中心的畢業(yè)生檔案管理工作提出了更高的要求?；诖?，本文先對(duì)當(dāng)前我國(guó)人才中心畢業(yè)生檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，進(jìn)而具有針對(duì)性提出解決措施，以便能夠有效提高我國(guó)人才中心畢業(yè)生檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：人才中心；畢業(yè)生；檔案管理；問題；措施

1 人才中心檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理信息化水平較低

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息科技技術(shù)也在不斷發(fā)展，但人才中心檔案管理的信息化水平并未緊跟時(shí)代步伐，影響檔案管理工作人員工作效率和服務(wù)質(zhì)量的提升。我國(guó)已經(jīng)頒布關(guān)于實(shí)現(xiàn)人才中心檔案管理信息化的通知部署，但基層人才中心實(shí)現(xiàn)真正的信息化管理仍相對(duì)較難。一是資金問題，一套高級(jí)的檔案管理軟件費(fèi)用偏高，縣級(jí)人才中心各項(xiàng)支出費(fèi)用均由縣級(jí)則政負(fù)擔(dān)，很難支付高額費(fèi)用支出。目前，縣級(jí)人才中心管理檔案基本都是使用Excel表格進(jìn)行管理。二是歷史原因，學(xué)生自初中開始就已經(jīng)開始填寫檔案信息，但所填寫的檔案多是紙質(zhì)版，再延續(xù)到高中、大學(xué)，等到大學(xué)或大學(xué)畢業(yè)后才將檔案信息輸人到電腦中，檔案轉(zhuǎn)到人才中心以后，仍是紙質(zhì)版的檔案材料。要實(shí)現(xiàn)信息化管理，就需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，這需要大量的人力、物力和則一力，縣級(jí)人才中心難以負(fù)擔(dān)。

（二）被棄檔案難以管理

隨著經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，我國(guó)就業(yè)流動(dòng)率也在不斷增大，給人才中心的檔案管理工作帶來一定壓力。一是部分學(xué)校畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)，由學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心統(tǒng)一將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)至生源地人社局，而學(xué)生并未持就業(yè)通知書回原籍報(bào)到，致使檔案被棄置。二是大部分學(xué)生在畢業(yè)后將檔案寄放在人才中心，之后便對(duì)其置之不理，無法保證檔案的及時(shí)更新。面對(duì)大量被遺棄檔案，人才中心的檔案管理人員很難開展工作。多數(shù)檔案所有者都是等到需要檔案時(shí)才去人才中心索取檔案，但是由于這期間所有者對(duì)檔案置之不理，導(dǎo)致檔案一直“沉睡”在人才中心，給檔案管理工作帶來困難。

（三）檔案管理人員配備不足

對(duì)檔案管理員的制度是很清楚明了的，但是在實(shí)際生活中就出現(xiàn)了一定的差異，沒有足夠的人員去進(jìn)行檔案管理的工作，這樣也增加了人員在工作中的人物量過大。也隨著畢業(yè)的學(xué)生越來越多的情況，檔案員的工作內(nèi)容就比較的繁重，人員缺少，對(duì)工作中都會(huì)出現(xiàn)影響等問題，要得到合理的解決。

（四）檔案流轉(zhuǎn)中存在不規(guī)范現(xiàn)象

在檔案轉(zhuǎn)接過程中可能由于某些學(xué)校對(duì)學(xué)生的檔案沒有做好合理的保管，對(duì)學(xué)生的檔案也沒有做好明確的說明，所以就出現(xiàn)了一些問題。還有一些是已經(jīng)放在人才市場(chǎng)的，但是在轉(zhuǎn)接過程中沒有規(guī)范性，所以也影響了檔案不合理的現(xiàn)象，這樣也導(dǎo)致一定要是檔案的本人就解決，才能進(jìn)行保管等環(huán)節(jié)的落實(shí)。

2 加強(qiáng)人才中心畢業(yè)生檔案管理的措施

人才中心檔案管理部門在接收畢業(yè)生檔案的時(shí)候，應(yīng)將這些檔案中的信息一一錄入到計(jì)算機(jī)中，同時(shí)，平時(shí)的管理工作中對(duì)于畢業(yè)生提取檔案以及遞交后續(xù)的檔案資料等新的內(nèi)容，也應(yīng)在計(jì)算機(jī)上面認(rèn)真、細(xì)致地進(jìn)行記錄，并對(duì)于檔案管理的各個(gè)流程都嚴(yán)格實(shí)行規(guī)范化的管理。

（一）加快檔案管理電子化進(jìn)度

為使檔案管理變得更加簡(jiǎn)單并盡快實(shí)現(xiàn)管理信息化，在接收檔案時(shí)，人才中心應(yīng)將畢業(yè)生檔案信息錄人電腦；在管理過程中，部分畢業(yè)生如需遞交后續(xù)檔案內(nèi)容或需要提取其檔案，都應(yīng)在電腦上做好記錄，規(guī)范流程，細(xì)致記錄，加強(qiáng)檔案管理。同時(shí)，地方政策應(yīng)支持人才中心加大檔案管理信息化資金投人，比如加大對(duì)檔案管理軟件的資金投人，購買適合縣級(jí)人才中心實(shí)際需求的檔案管理軟件，提高檔案管理的信息化和科學(xué)化水平以及檔案管理人員工作效率，從而為群眾特別是大中專畢業(yè)生提供更加優(yōu)質(zhì)和便捷的服務(wù)。

（二）進(jìn)一步完善檔案管理辦法

對(duì)檔案管理的辦法進(jìn)行進(jìn)一步的完善是提高人才中心畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量的重要途徑，而且為了更好實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理管理人員應(yīng)該將管理辦法統(tǒng)一化，通過統(tǒng)一歸類的辦法實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理和辦法的一致性，具體來講可以以時(shí)間為依據(jù)進(jìn)行歸類管理，也可以采取分級(jí)分類的方式進(jìn)行管理，這種方式對(duì)于數(shù)量很大的檔案管理較為有效，具體就是檔案管理人員對(duì)這些檔案可按地區(qū)先進(jìn)行一次歸類，再根據(jù)寄存時(shí)間進(jìn)行二次歸類等。在檔案管理辦法得到完善并創(chuàng)新的情況下，能極大地讓畢業(yè)生檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到提升。

（三）適當(dāng)增加管理人員，提高其素質(zhì)

應(yīng)積極引進(jìn)人才，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)則和實(shí)際需求配備足夠的專職人員，切實(shí)解決目前人才中心畢業(yè)生檔案管理人員不足的問題。其次，為了更快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，我們應(yīng)該重視檔案管理人員專業(yè)水平和信息技術(shù)的培訓(xùn)和提高工作，培養(yǎng)出更多的專業(yè)素質(zhì)過硬、工作經(jīng)驗(yàn)豐富又懂得信息技術(shù)復(fù)合型人才，同時(shí)，注重人才引進(jìn)和其崗前培訓(xùn)工作，從整體上提高檔案管理人員專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。

（四）強(qiáng)化檔案流轉(zhuǎn)規(guī)范性、科學(xué)性

實(shí)現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)的科學(xué)性與規(guī)范性的前提和基礎(chǔ)就是讓檔案管理以及責(zé)任追究的相關(guān)制度盡快建立起來，并不斷地加以健全，更重要的是嚴(yán)格執(zhí)行，落實(shí)到位，嚴(yán)格相關(guān)的流程和手續(xù)，對(duì)于流轉(zhuǎn)過程中的違規(guī)和錯(cuò)誤現(xiàn)象、行為必須嚴(yán)格追究責(zé)任，提高我們服務(wù)質(zhì)量和工作效率。結(jié)束語綜上所述，我們應(yīng)正確面對(duì)目前人才中心畢業(yè)生檔案管理存在的問題，并不斷探索改進(jìn)的措施，并積極做好檔案管理重要性的宣傳工作，切實(shí)實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量和效率的全面提升。

3 結(jié)論

綜上所述，通過本文分析可以看出，加大畢業(yè)生檔案管理已經(jīng)成為當(dāng)前人才中心面臨著的主要工作，因此，對(duì)于人才中心的主管部門以及財(cái)政部門來說，必須重視畢業(yè)生的檔案管理工作，加大經(jīng)費(fèi)上的投入，進(jìn)行硬件和軟件上的建設(shè)，能夠滿足人才中心檔案管理信息化建設(shè)的需求，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，為廣大畢業(yè)生提供更加便捷以及優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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