楚建欣+劉營

摘 要：人事檔案是任何組織在進(jìn)行人事選用和任免過程中最重要的依據(jù)，同時在此過程中形成的文件也將成為新的人事檔案資料。隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)成為提高工作效率，改善工作方式的重要手段。本文立足于醫(yī)院系統(tǒng)人事檔案管理工作，在分析現(xiàn)階段人事檔案信息化建設(shè)的困難和優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，提出了幾點建議。

關(guān)鍵字：人事檔案；信息化；醫(yī)院

1 引言

現(xiàn)代各組織機(jī)構(gòu)對于人員的管理重視程度空前提升，人員的檔案信息作為錄用及任免過程中作用越來越突出。特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的人事檔案，對于一個醫(yī)院的發(fā)展具有重大的影響?，F(xiàn)代社會信息化程度越來越高，推進(jìn)信息化在人事檔案中的應(yīng)用，具有重大而深遠(yuǎn)的意義。

2 人事檔案信息化建設(shè)研究

2.1 現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的困難

（1）人事檔案信息化管理人員專業(yè)水平不高

從事人事檔案信息化建設(shè)和管理的工作人員不僅應(yīng)具備較高檔案管理技能，同時對于計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的要求較高?，F(xiàn)實中從事醫(yī)院檔案管理的人員多數(shù)并不是檔案管理相關(guān)主業(yè)出身，雖然在長期的檔案管理過程中積累了一定的檔案管理能力，但是計算機(jī)技術(shù)多數(shù)僅限于簡單的應(yīng)用，缺乏專業(yè)的技術(shù)支撐。由此導(dǎo)致在建設(shè)信息化的人事檔案過程中，不能快速準(zhǔn)確的完成信息的檢索和錄入，致使醫(yī)院的人事檔案信息化水平不高。

（2）人事檔案信息化存在安全風(fēng)險

信息化建設(shè)過程中的安全風(fēng)險是難以規(guī)避的存在，這也是進(jìn)行檔案管理所必需承擔(dān)的風(fēng)險。在信息化人事檔案的建設(shè)中，一旦發(fā)生信息泄露，將造成更為嚴(yán)重的后果?，F(xiàn)階段醫(yī)院對于人事檔案管理中的安全風(fēng)險認(rèn)識不足，存在的安全隱患較多。

（3）對于人事檔案信息化建設(shè)的重視程度不高

絕大多數(shù)醫(yī)院將資源投入到醫(yī)療、護(hù)理等可以為醫(yī)院帶來直接效益的部門的工作中，對于起到輔助作用的人事檔案管理，長期不被重視。同時在人事檔案建設(shè)與管理過程中存在重視收集，輕視利用的弊端。很多醫(yī)院比較重視信息統(tǒng)計過程，一旦信息歸檔就認(rèn)為萬事大吉。醫(yī)院管理層對于人事檔案開發(fā)和使用所帶來的效益沒有正確的認(rèn)識，對于人事檔案信息化多能帶來的巨大便利和經(jīng)濟(jì)利益認(rèn)識不足。

（4）人事檔案信息化建設(shè)制度不夠完善

在制度建設(shè)層面，雖然《檔案法》和《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實施綱要》已經(jīng)頒布并實施了一段時間，但是在醫(yī)院方面的落實不足，也沒有相關(guān)的檔案管理細(xì)則以供參考。因此醫(yī)院系統(tǒng)內(nèi)部并沒有形成一套完整的成體系的制度，在沒有具體實施細(xì)則指導(dǎo)的前提下，醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)長期停步不前，多數(shù)醫(yī)院的人事檔案信息化建設(shè)停留在口號中并沒有落實在具體的實踐。

2.2 實施人事檔案信息化管理的優(yōu)勢

（1）提高醫(yī)院人事檔案的準(zhǔn)確性

紙質(zhì)檔案管理是醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案管理最主要的方式，顯然這樣的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足醫(yī)院新時期發(fā)展的需要，紙質(zhì)檔案管理和保存難度大，而且更新不及時，醫(yī)院人事調(diào)整，醫(yī)護(hù)人員成果不能及時反映到紙質(zhì)檔案上，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案陳舊，信息準(zhǔn)確性不高，而且難以對紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行全面監(jiān)控管理，一些醫(yī)護(hù)人員私自更改人事檔案資料的現(xiàn)象難以杜絕。實現(xiàn)醫(yī)院人事的信息化管理，不僅可以及時更新人事檔案，提高人事檔案的準(zhǔn)確性，而且可以提高檔案管理的安全性。

（2）提高人事檔案管理工作效率

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢、檢索效率低，而且反復(fù)的查閱還會造成對紙質(zhì)檔案的損壞，增加了檔案保管的難度。而實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化管理，建立相應(yīng)的醫(yī)院人事檔案信息庫及檢索目錄，不僅大大提高了醫(yī)院人事檔案管理工作效率，節(jié)省了人力、物力，而且延長了紙質(zhì)檔案的使用壽命。

（3）發(fā)揮人事檔案在人力資配置中的作用

傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案對于工作人員的能力分析作用甚微，不能快速完成人員的比對與分析，因此，紙質(zhì)檔案的作用在醫(yī)院人力資源的管理中經(jīng)常被忽略。但是經(jīng)過信息化建設(shè)的檔案管理能有實現(xiàn)快速的信息篩選和分類對比，完成多個角度的工作人員能力分析，從而為醫(yī)院人員工作崗位調(diào)整和人力資源配制提供依據(jù)。與此同時，在建立信息化的人事檔案的過程中，通過人事部門和其他部門的協(xié)調(diào)工作可以有效的提高整體工作效率，對于提高醫(yī)院資源的整合能力具有突出作用。

（4）人事檔案信息化有理由節(jié)約資源

紙質(zhì)檔案占用大量的紙張資源，同時想要完整的保存檔案信息，需要新建或者擴(kuò)建庫房，同時增加設(shè)備投入。在耗費大量人力財力資源的前提下，仍不能保證信息的完整性，霉變、氧化、火災(zāi)等都會對檔案資源造成威脅。在實施人事檔案信息化管理之后，海量資源只需要體積很小的硬盤就能裝載，對其進(jìn)行備份也能大大提高信息的安全性。

3 實施人事檔案信息化建設(shè)的建議

3.1 增強(qiáng)安全管理

信息化人事檔案的安全管理可以從以下幾個方面入手：首先，嚴(yán)格控制檔案信息的訪問權(quán)限；其次，無關(guān)移動存儲器不能與信息存儲計算機(jī)鏈接；再次，安裝殺毒軟件并進(jìn)行定期升級；最后，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)特別是存儲管理網(wǎng)絡(luò)不得與互聯(lián)網(wǎng)鏈接，建立物理隔離。具體來看應(yīng)制定詳細(xì)的檔案管理規(guī)章制度和懲罰手段，明確具體負(fù)責(zé)人的責(zé)任和義務(wù)，落實安全責(zé)任制。

3.2 重視系統(tǒng)的定期維護(hù)

人事檔案的信息化管理是一個動態(tài)的過程，在此過程中需要對其進(jìn)行定期的維護(hù)和更新，需要做到以下幾點：首先，信息錄入完整詳細(xì)，數(shù)據(jù)的完整性是后期管理的基礎(chǔ)；其次，培養(yǎng)數(shù)據(jù)定期更新意識，委派專職人員對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行信息更新和系統(tǒng)維護(hù)，人員變動和成長都是一個不斷變化的過程，只有將最新的信息錄入系統(tǒng)才能保證系統(tǒng)在使用中的可靠性。

3.3 深度開發(fā)、充分利用

之所以要進(jìn)行人事檔案的信息化管理，就是要提高人事檔案的利用效率，發(fā)揮人事檔案資源的作用，因此必須充分認(rèn)識并大力提高信息化人事檔案的利用率。醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)主要包括以下幾個部分：人事信息收集和統(tǒng)計、數(shù)據(jù)日常維護(hù)、信息檢索和統(tǒng)計分析。在信息收集和統(tǒng)計過程中應(yīng)對工作人員按照工作性質(zhì)進(jìn)行分類，并按照姓氏和編號分類，然后依據(jù)人事部門和組織部門在人員入職、培養(yǎng)和工作中的具體表現(xiàn)建立個人電子檔案，主要包括學(xué)歷、社會關(guān)系、業(yè)務(wù)能力和獎懲情況等。便于在后期的工作人員職稱評定和升遷中進(jìn)行比對、同時在離退休人員辦理手續(xù)的過程中也能提供全面詳盡的信息。

4 結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)代社會中信息化已經(jīng)深入到生產(chǎn)生活的方方面面，醫(yī)院應(yīng)抓住信息化這一趨勢，盡快推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)步伐，提高重視程度，在人員和資金兩方面加大投入，同時做好信息資源的安全工作，最大程度利用好信息化人事檔案，為醫(yī)院發(fā)展助力。

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作者簡介

楚建欣（1982-），女，山東高密人，本科，畢業(yè)于南京林業(yè)大學(xué)，助理館員，研究方向：檔案管理。