高林

摘 要：大型先進(jìn)壓水堆核電站CAP1400是我國(guó)科技中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃的16個(gè)重大專(zhuān)項(xiàng)之一，是我國(guó)核電全面自主創(chuàng)新的標(biāo)志。因此，如何將示范項(xiàng)目文檔管理工作做成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)和示范，為國(guó)核工程公司其他后續(xù)項(xiàng)目的文檔管理提供標(biāo)準(zhǔn)模板及經(jīng)驗(yàn)，在三代核電文檔管理中具有重要意義。通過(guò)各類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)或聯(lián)合監(jiān)督監(jiān)查及自查，使承包商及項(xiàng)目部產(chǎn)生的文件符合核電文件質(zhì)保要求，這是最終目的。

關(guān)鍵詞：造詞核電文檔；監(jiān)督；監(jiān)查；管理

1 文檔管理監(jiān)督監(jiān)查相關(guān)規(guī)定

1.1 核電廠質(zhì)量保證安全規(guī)定（HAF003）

必須對(duì)工作的執(zhí)行和驗(yàn)證所需要的文件（如程序、細(xì)則及圖紙等）的編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)放進(jìn)行控制。控制措施必須包括明確負(fù)責(zé)編制、審核批準(zhǔn)和發(fā)放有關(guān)影響質(zhì)量的活動(dòng)文件的人員和單位。負(fù)責(zé)審核和批準(zhǔn)的單位或個(gè)人有權(quán)查閱作為審核和批準(zhǔn)依據(jù)的有關(guān)背景材料。

1.2 ASME NQA-1-2004 Quality Assurance Requirementsfor Nuclear Facility Applications.The preparation，issue，and change of documents that specifyquality requirements or prescribe activities affecting quality such asinstructions，procedures，and drawings shall be controlled to ensurethat correct documents are being employed.Such documents，includingchanges thereto，shall be reviewed for adequacy and approved forrelease by authorized personnel.

1.3 GBT 19001-2008質(zhì)量管理體系

質(zhì)量管理體系所要求的文件應(yīng)予以控制。記錄是一種特殊類(lèi)型的文件，應(yīng)依據(jù)質(zhì)量管理體系中章節(jié)4.2.4的要求進(jìn)行控制。

在遵循國(guó)際相關(guān)法律法規(guī)及文檔法規(guī)前提下將文檔管理程序和文檔管理活動(dòng)納入項(xiàng)目質(zhì)保大綱針對(duì)項(xiàng)目實(shí)際制定了幾十項(xiàng)文檔管理程序，保證文檔管理工作“有法可依”。對(duì)文檔活動(dòng)的收發(fā)、上傳系統(tǒng)、屬性錄入、數(shù)據(jù)更新等各環(huán)節(jié)進(jìn)行流程控制及標(biāo)準(zhǔn)化管理，并通過(guò)程序進(jìn)行固化。做到“一起按程序辦事，凡事有章可循、凡事有人負(fù)責(zé)、凡事有人檢查、凡事有據(jù)可查?！?/p>

2 文檔監(jiān)督監(jiān)查分類(lèi)及內(nèi)容

2.1 對(duì)項(xiàng)目部?jī)?nèi)部檢查

文檔管理中通過(guò)定期的文檔自查，發(fā)現(xiàn)在日常管理中存在的問(wèn)題。通過(guò)分析這些問(wèn)題，找出導(dǎo)致這些問(wèn)題產(chǎn)生的根本原因，從而發(fā)現(xiàn)文檔管理體系的缺失或薄弱環(huán)節(jié)，并結(jié)合相關(guān)管理的實(shí)際情況，完善文檔管理體系，從而形成一套臻于完善并利于執(zhí)行的文檔管理制度體系。對(duì)項(xiàng)目部?jī)?nèi)部各部門(mén)進(jìn)行文件歸檔工作的檢查，能有效控制國(guó)核聯(lián)隊(duì)示范項(xiàng)目部文件控制管理板塊日常管理工作的質(zhì)量，提高文件管理前端質(zhì)量過(guò)程控制，保證后續(xù)項(xiàng)目文檔管理工作的有效開(kāi)展。

2.1.1信息文檔部文檔內(nèi)部自查

依據(jù)文檔相關(guān)程序文件等建立文檔內(nèi)部自查機(jī)制，每月自查一次并形成月度自查報(bào)告。

自查的對(duì)象和內(nèi)容：

2.1.2對(duì)各部門(mén)文件歸檔工作檢查

依據(jù)公司發(fā)布?xì)w檔計(jì)劃制定的通知要求及項(xiàng)目部相關(guān)程序文件等建立了對(duì)項(xiàng)目部各部門(mén)文件歸檔工作檢查機(jī)制，編制年度項(xiàng)目部各部門(mén)文件材料歸檔計(jì)劃，依據(jù)年度歸檔計(jì)劃中各部門(mén)所列歸檔文件范圍對(duì)各部門(mén)文件歸檔情況進(jìn)行檢查并形成項(xiàng)目部年度歸檔工作報(bào)告。將所形成報(bào)告在整個(gè)項(xiàng)目部?jī)?nèi)發(fā)布，督促各部門(mén)及時(shí)完成歸檔工作。

2.2 對(duì)承包商文檔專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督、質(zhì)保監(jiān)查

EPC總承包商在項(xiàng)目文檔管理中負(fù)有對(duì)分包商文檔工作的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)的職責(zé)。為有效控制國(guó)核聯(lián)隊(duì)示范項(xiàng)目各承包商文檔日常管理工作的質(zhì)量，盡量保證承包商的文件符合歸檔要求，確保其產(chǎn)生的文件和記錄準(zhǔn)確有效，并能符合核電文件質(zhì)保要求。對(duì)承包商文檔進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督及質(zhì)保監(jiān)查。檢查內(nèi)容包括文檔工作的規(guī)范性，文件材料形成、收集整理的標(biāo)準(zhǔn)性及文件傳遞的及時(shí)有效性等。對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)提出，要求及時(shí)整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。抓住文檔工作重點(diǎn)和薄弱環(huán)節(jié)，對(duì)有問(wèn)題的分包商要及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)，組織文檔相關(guān)培訓(xùn)，對(duì)執(zhí)行文檔制度力度不夠的單位要幫監(jiān)結(jié)合，必要時(shí)可指定獎(jiǎng)罰措施。

2.2.1對(duì)承包商文檔專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督

根據(jù)相關(guān)程序要求，對(duì)承包商進(jìn)行文檔專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督，編制文檔管理專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督計(jì)劃，根據(jù)監(jiān)督計(jì)劃按時(shí)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)土建、安裝承包商進(jìn)行文檔專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督。。

監(jiān)督內(nèi)容包括：

1.文檔組織機(jī)構(gòu)及人員

2.文檔管理程序體系建設(shè)

3.文檔管理設(shè)備、設(shè)施

4.文檔工作運(yùn)作

5.實(shí)體管理部分，包括函件收發(fā)、工程技術(shù)文件傳遞、歸檔計(jì)劃等

2.2.2 配合質(zhì)保監(jiān)查，對(duì)承包商開(kāi)展文件控制要素檢查

依據(jù)ASME NQA-1、HAF003文件控制要素、EJ/T 1225-2008 核電文件檔案管理要求、GB/T 18894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范要求。程序文件（SNG-HX1-GAP-B0003 《質(zhì)量保證監(jiān)督程序》，配合質(zhì)保對(duì)承包商進(jìn)行定期或不定期的聯(lián)合監(jiān)督檢查及監(jiān)查。

檢查內(nèi)容包括：

1.檢查是否有程序規(guī)定對(duì)文件的形成、發(fā)放和變更都予以控制，已保證使用正確的文件

2.對(duì)合同雙方的溝通渠道以及接口流程控制予以評(píng)估

3.文印管理

4.文件變更的控制

5.文件保存要求

6.文件保存條件

7.電子文件管理

8.設(shè)計(jì)文件分發(fā)及回收的及時(shí)性

9.記錄收集與整理

3 提高文檔監(jiān)督監(jiān)查效能

為了能提高監(jiān)督監(jiān)查效能，使文檔監(jiān)督檢查工作能切實(shí)起到作用，可結(jié)合以下方法：

1.除了監(jiān)督監(jiān)查計(jì)劃制定時(shí)參照進(jìn)度計(jì)劃制定，還及時(shí)結(jié)合實(shí)際進(jìn)度情況，及時(shí)調(diào)整滾動(dòng)的月度監(jiān)督監(jiān)查計(jì)劃，定期調(diào)整年度監(jiān)督監(jiān)查計(jì)劃。

2.編制標(biāo)準(zhǔn)監(jiān)督監(jiān)查提問(wèn)單，持續(xù)豐富提問(wèn)單內(nèi)容并在內(nèi)部共享。

3.做好日常監(jiān)督監(jiān)查，如日常文件過(guò)程控制并做好記錄對(duì)問(wèn)題實(shí)時(shí)處理。并將日常文檔監(jiān)督監(jiān)查與專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督監(jiān)查相結(jié)合，按計(jì)劃開(kāi)展有針對(duì)性的專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督監(jiān)查活動(dòng)。

4.日常工作中與被監(jiān)督監(jiān)查方保持融洽的工作關(guān)系，監(jiān)督監(jiān)查時(shí)對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題描述屬實(shí)、客觀且證據(jù)確鑿。

5.積極開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)反饋活動(dòng)，包括對(duì)于相關(guān)行業(yè)、其他項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)或良好實(shí)踐進(jìn)行學(xué)習(xí)。

4 結(jié)束語(yǔ)

做好核電項(xiàng)目文檔監(jiān)督監(jiān)查管理工作：既要做好對(duì)項(xiàng)目部?jī)?nèi)部檢，對(duì)承包商文檔專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督、質(zhì)保監(jiān)查。對(duì)承包商文檔專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督，配合質(zhì)保監(jiān)查，對(duì)承包商開(kāi)展文件控制要素檢查，信息文檔部文檔內(nèi)部自查，對(duì)各部門(mén)文件歸檔工作檢查，提高文檔監(jiān)督監(jiān)查效能。

參考文獻(xiàn)

[1] 張霞.信息時(shí)代的檔案信息安全保障[J]. 科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào). 2016（13）

[2] 張金來(lái)，孫連杰.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息管理問(wèn)題及對(duì)策研究[J]. 北京檔案. 2016（08）

[3] 何海英.檔案信息安全保障體系構(gòu)建探討[J]. 城建檔案. 2016（08）