楊明輝+何姍姍

摘 要：本文旨在說(shuō)明今年來(lái)法院訴訟檔案在審判事務(wù)中的比重加大，分析檔案數(shù)字化過(guò)程中存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)，并提出可能的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；保密；訴訟檔案；審判事務(wù)

目前，全國(guó)各級(jí)法院正在全力推進(jìn)檔案數(shù)字化工程， C法院結(jié)合院內(nèi)工作實(shí)際，在沒(méi)有預(yù)算經(jīng)費(fèi)的情況下，以專項(xiàng)項(xiàng)目形式向市政府申請(qǐng)檔案數(shù)字化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，C院檔案數(shù)字化工作探討，更多的是側(cè)重于對(duì)檔案數(shù)字化實(shí)踐過(guò)程中可能出現(xiàn)的保密問(wèn)題進(jìn)行思考，以“防患于未然”，為下一步檔案數(shù)字化工作的順利推動(dòng)夯實(shí)基礎(chǔ)。

1 檔案工作在審判事務(wù)中的比重不斷加大

1.1 結(jié)案標(biāo)準(zhǔn)化下的全過(guò)程參與

在C市全市兩級(jí)法院全面實(shí)施辦案流程靜默化監(jiān)管、結(jié)案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化規(guī)定以來(lái)，檔案工作由以往的被動(dòng)接收訴訟檔案轉(zhuǎn)化為辦案過(guò)程中的流程參與，以歸檔結(jié)案、過(guò)程卷與檔案卷同質(zhì)、電子卷宗與紙質(zhì)卷宗同步的全新檔案工作模式已初顯成效，檔案工作逐步由幕后接收走向過(guò)程參與，檔案部門也成為訴訟檔案形成的重要一環(huán)，檔案工作迎來(lái)更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

1.2 司法公開(kāi)與審判秘密“博弈”的見(jiàn)證

如今，司法公開(kāi)成為審判大環(huán)境，訴訟檔案作為審判工作秘密的原始記錄，更承擔(dān)著權(quán)衡公開(kāi)或保密的重要職責(zé)。2014年最高院和國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)《人民法院訴訟檔案管理辦法》和《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》，積極回應(yīng)在司法公開(kāi)背景下如何進(jìn)行訴訟檔案管理問(wèn)題[1]。訴訟檔案由一般情況不對(duì)外提供利用到全部正卷材料均可對(duì)外公開(kāi)，檔案見(jiàn)證了司法公開(kāi)大時(shí)代的到來(lái)。

1.3 非工作重心下的大手筆投入?——檔案數(shù)字化

眾所周知，法院工作的業(yè)務(wù)中心為審判，檔案始終只是審判業(yè)務(wù)的忠實(shí)記錄者、竭誠(chéng)服務(wù)者。此次檔案數(shù)字化工作，僅C市C院一家基層法院，就是兩三百萬(wàn)元的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，這對(duì)如今日常審判業(yè)務(wù)繁重，工作經(jīng)費(fèi)緊張的任何一家法院，都需傾盡全院乃至地域之力來(lái)共同推動(dòng)，而全國(guó)范圍內(nèi)各級(jí)法院已然紛紛行動(dòng)，僅此一點(diǎn)便足以說(shuō)明檔案工作正得到前所未有的支持和重視。

2 檔案數(shù)字化過(guò)程中的潛在風(fēng)險(xiǎn)

國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)在2013 年底全國(guó)檔案局館長(zhǎng)會(huì)議上講話時(shí)指出檔案外包中存在的隱患，強(qiáng)調(diào)要“嚴(yán)防外包服務(wù)中檔案失泄密?！盵2] 檔案數(shù)字化工作是保護(hù)檔案原件安全、建立方便人民群眾檔案利用體系的有效途徑。在這項(xiàng)工作中，安全保密高于一切，是檔案工作的生命之線和底線。

2.1 庫(kù)藏檔案數(shù)字化加工中存在的風(fēng)險(xiǎn)

檔案最重要的屬性即它的原始記錄性。而庫(kù)藏檔案數(shù)字化加工首先即是在損害這一屬性基礎(chǔ)上的拆卷、加工、還原，不可避免的會(huì)對(duì)檔案造成一定的損傷。C市C院的庫(kù)藏訴訟檔案大多未分立副卷，基于此，數(shù)字化加工機(jī)構(gòu)即獲取了可能本屬審判秘密的全部卷宗內(nèi)容。同時(shí)，鑒于外包公司的非法學(xué)專業(yè)性，其對(duì)于應(yīng)屬于副卷信息的重點(diǎn)標(biāo)注是否完全可取，是否自行擴(kuò)大或縮小了不公開(kāi)范圍，并無(wú)十足把握。

2.2 新生檔案過(guò)程卷數(shù)字化的安全

庫(kù)藏檔案數(shù)字化加工完成后，以市中院審判輔助事務(wù)剝離為原則，最大限度服務(wù)審判中心工作，外包公司將一并參與訴訟檔案過(guò)程卷的掃描整理。而過(guò)程卷因?qū)徟辛鞒谭爆嵙鬓D(zhuǎn)時(shí)間較長(zhǎng)，且多為未進(jìn)行裝訂整理的零散材料，卷宗轉(zhuǎn)接過(guò)程中出現(xiàn)遺失的可能性較大，案件材料齊全完整存在未知風(fēng)險(xiǎn)。一旦在訴訟過(guò)程中卷宗材料丟失，可能對(duì)審判結(jié)果產(chǎn)生直接影響，則可能有損司法權(quán)威，浪費(fèi)司法資源，而且對(duì)司法公信力產(chǎn)生直接沖擊。

2.3 項(xiàng)目交接時(shí)的細(xì)節(jié)與保密

檔案外包服務(wù)將法院內(nèi)部分工轉(zhuǎn)化為與外包公司的對(duì)外合作，交接手續(xù)繁多且重要。檔案實(shí)體移交時(shí)的實(shí)體安全、數(shù)字化成果交接時(shí)的數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)備份時(shí)的存儲(chǔ)介質(zhì)管理等細(xì)節(jié)問(wèn)題，都存在各種潛在的失泄密風(fēng)險(xiǎn)。比如數(shù)字化成果的驗(yàn)收與交接，就涉及數(shù)字化加工所使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，數(shù)據(jù)載體，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，加工系統(tǒng)等多方面的安全管理。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息的全過(guò)程，即是依托數(shù)字技術(shù)將有形檔案轉(zhuǎn)化為無(wú)形數(shù)字信息的重大工程，其保密工作的重點(diǎn)，也必然擴(kuò)展到信息數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)載體、元素背景等全方位的保密[3]。

3 存在問(wèn)題的解決對(duì)策及思路探討

3.1 建立檔案與保密工作聯(lián)動(dòng)機(jī)制

頒布相關(guān)規(guī)章制度，逐步建立檔案工作業(yè)務(wù)檢查和保密檢查的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，理順檔案管理部門和保密部門的協(xié)作關(guān)系，及時(shí)溝通，憑借多方力量共同處理檔案工作中存在的各類安全隱患 [4]?？蓪?shí)時(shí)主動(dòng)邀請(qǐng)檔案管理部門和保密管理部門共同參與到檔案數(shù)字化工作的開(kāi)展過(guò)程中，接受多方監(jiān)督檢查，提前預(yù)知防范查漏補(bǔ)缺。

3.2 完善有效的監(jiān)督機(jī)制及救濟(jì)途徑

制定檔案數(shù)字化各項(xiàng)操作規(guī)程、規(guī)章制度、監(jiān)管機(jī)制，要求檔案數(shù)字化服務(wù)公司嚴(yán)格按照流程操作，并在實(shí)踐過(guò)程中根據(jù)可能問(wèn)題實(shí)時(shí)調(diào)整完善。實(shí)行法院檔案數(shù)字化專職人員的外部監(jiān)管和數(shù)字化外包公司項(xiàng)目管理人員的內(nèi)部約束相結(jié)合的監(jiān)督機(jī)制，形成有效的錯(cuò)誤倒查、績(jī)效目標(biāo)考核管理制度。針對(duì)新生檔案過(guò)程卷掃描中可能存在的丟失風(fēng)險(xiǎn)，提供可供選擇的多種救濟(jì)途徑，備出各項(xiàng)救濟(jì)方案，提前將風(fēng)險(xiǎn)預(yù)留在可控范圍內(nèi)。

3.3 培育一批具有專業(yè)素養(yǎng)、高尚職業(yè)道德的保密、檔案專業(yè)人才

市場(chǎng)需求的激增導(dǎo)致當(dāng)今所謂檔案數(shù)字化專業(yè)服務(wù)公司質(zhì)量參差不齊，挑選具有涉密資質(zhì)、豐富檔案加工經(jīng)驗(yàn)、良好行業(yè)信譽(yù)的外包公司是檔案數(shù)字化工作成敗的關(guān)鍵。另一方面，法院檔案管理人員檔案數(shù)字化工作經(jīng)驗(yàn)不足，加工標(biāo)準(zhǔn)把握不嚴(yán)，對(duì)檔案數(shù)字化工作存在畏難情緒。制度、標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目的最終實(shí)施都在于人，精湛的專業(yè)技能、良好的職業(yè)道德及強(qiáng)烈的工作責(zé)任心是工作質(zhì)量高低的核心影響力，培養(yǎng)一批具有專業(yè)素養(yǎng)、高尚職業(yè)道德的保密、檔案專業(yè)人才已迫在眉睫。

參考文獻(xiàn)

[1] 顏研生.淺析訴訟檔案的公開(kāi)[J].北京檔案.2015，（5）.

[2] 洪檔字[2014]10號(hào)，關(guān)于加強(qiáng)檔案數(shù)字化和檔案信息化服務(wù)安全工作的通知， 南昌市人民政府網(wǎng)站.

[3] 雷艷玲，郭華梅.新媒體環(huán)境下保密工作探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（24）.

[4]李元峰，郭云凱，趙偉彪.新形勢(shì)下檔案保密工作的幾點(diǎn)思考—以現(xiàn)行《檔案法》和《保密法》的角度[J].法制博覽，2015，（33）.