楊京麗

博物館的展覽陳列是衡量博物館工作質(zhì)量和學(xué)術(shù)水平的主要標(biāo)志，是博物館發(fā)揮社會(huì)效益的基本活動(dòng)形式，展覽陳列的檔案工作是展覽陳列不可缺失的一環(huán)，更是規(guī)范完善提升博物館內(nèi)功的基礎(chǔ)性工程。

博物館每年都會(huì)根據(jù)自身的規(guī)模大小、自然條件、館藏文物，花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力舉辦各種展覽。有一個(gè)問(wèn)題不容忽視，那就是展覽成功之時(shí)，往往是展覽資料流失之時(shí)。在舉辦展覽過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生很多的文字、圖表、聲像等資料。有的資料因?yàn)闆](méi)有及時(shí)收集整理，在中途已經(jīng)丟失。有的資料分散在各個(gè)部門(mén)，沒(méi)有集中保管，處于失管狀態(tài)。如何將展覽陳列實(shí)踐中寶貴的第一手資料在第一時(shí)間保留下來(lái)，進(jìn)行有效歸檔管理，建立健全展覽檔案，是各博物館面臨的一大現(xiàn)實(shí)課題。

1 建博物館展覽檔案有多方實(shí)用功能

博物館的收藏、研究、社會(huì)教育功能都是通過(guò)展覽陳列展示的，建立豐富翔實(shí)的展覽檔案既是對(duì)展覽陳列工作的真實(shí)記錄，又是學(xué)術(shù)價(jià)值的二次開(kāi)發(fā)，還能從一個(gè)側(cè)面助推博物館的發(fā)展，并對(duì)博物館今后的展覽起到指導(dǎo)的作用。

1.1 展覽檔案是展覽工作的真實(shí)記錄和原始佐證

一個(gè)展覽，觀眾所看到的只是面前的展覽內(nèi)容，是成果的展示，而選題、擬定、布展的整個(gè)前期過(guò)程則要通過(guò)展覽檔案來(lái)記載和反映，一份全面細(xì)致的展覽檔案是對(duì)整個(gè)展覽工作的動(dòng)態(tài)記錄，真實(shí)反映了一項(xiàng)展覽的主題思想、設(shè)計(jì)水平和觀眾反響，如果缺少這一過(guò)程的記載，那么展覽工作是不完整的。

1.2 展覽檔案有重要的學(xué)術(shù)研究?jī)r(jià)值

研究是博物館的主要功能之一，研究為展覽打基礎(chǔ)，展覽為研究展成果。如我館通過(guò)刀劍分冊(cè)編撰過(guò)程中的梳理和研究，最終形成剪刀類(lèi)原創(chuàng)性展覽，通過(guò)扇分冊(cè)編撰形成工藝扇主題展，這些展覽形成的原始資料集中體現(xiàn)了博物館研究者的研究結(jié)晶，包含著許多重要有價(jià)值的信息，可以用來(lái)作為編研學(xué)術(shù)的材料，有較重要的學(xué)術(shù)價(jià)值

1.3 展覽檔案是博物館發(fā)展的見(jiàn)證

展覽檔案翔實(shí)記載了博物館舉辦展覽的整個(gè)歷程，也反映博物館的辦展水平。

2012年5月16日，“落紙?jiān)茻煛?dāng)代書(shū)法百家扇面作品展”在杭州中國(guó)扇博物館開(kāi)展。展覽甄選了101幅中國(guó)當(dāng)代百位書(shū)法名家的扇面書(shū)法（?。┳髌?，正、草、隸、篆、行五類(lèi)書(shū)體俱全。

翻開(kāi)當(dāng)年的展覽檔案：

開(kāi)幕式現(xiàn)場(chǎng)主持稿、領(lǐng)導(dǎo)與書(shū)法家現(xiàn)場(chǎng)題字；各大媒體報(bào)道：《百家書(shū)法展開(kāi)幕》（今日拱墅）、《百幅名家扇面書(shū)法今起展出》（錢(qián)江晚報(bào)）；電臺(tái)報(bào)道清單：浙江影視快樂(lè)一點(diǎn)通、杭州導(dǎo)視最憶是杭州、杭州1套新聞60分等；有扇面書(shū)法知識(shí)講座、“扇與書(shū)”知識(shí)問(wèn)答等體驗(yàn)活動(dòng)資料；配套的展覽圖錄《落紙?jiān)茻煛?dāng)代書(shū)法百家扇面作品集》等等。

此次展覽是杭州中國(guó)扇博物館“扇動(dòng)風(fēng)發(fā)”系列展繼成功舉辦“袖里翰香—明清精品扇展”、“澄懷博雅-民國(guó)精品成扇展”后，聯(lián)手杭州市書(shū)法家協(xié)會(huì)推出的又一次扇面藝術(shù)精品展，不僅擴(kuò)大了博物館的知名度，也見(jiàn)證了博物館辦展業(yè)務(wù)能力的進(jìn)一步提升。

1.4 展覽檔案對(duì)以后的展覽有借鑒作用

展覽檔案來(lái)源于展覽，同時(shí)它又服務(wù)于展覽工作，既可以為當(dāng)前的展覽工作提供文件參考，也可以為今后的研究、展覽的總結(jié)和查找不足提供各種各樣的數(shù)據(jù)、圖表、實(shí)物、照片等豐富的材料。每年杭州工藝美術(shù)博物館都要針對(duì)自主策劃的臨時(shí)展覽進(jìn)行觀眾訪談，從年齡、信息來(lái)源、參觀目的、總體評(píng)價(jià)、參與內(nèi)容、意見(jiàn)與建議等方面進(jìn)行調(diào)查。

例如：2015年博物館“百兵君子—千年一脈的中國(guó)劍文化展”和“點(diǎn)蠟成紋—貴州蠟染藝術(shù)展”中的幾項(xiàng)調(diào)查：

從上看出，“參觀展覽”的觀眾比例大于“參與體驗(yàn)活動(dòng)”，由此可見(jiàn)，參觀展覽仍是觀眾來(lái)博物館的最主要的目的。從紀(jì)念品銷(xiāo)售方面分析，觀眾對(duì)配套紀(jì)念品感興趣度都不高，大多數(shù)觀眾認(rèn)為出售的小紀(jì)念品價(jià)格較高，而對(duì)于一些愿意花貴價(jià)格買(mǎi)的紀(jì)念品，博物館的商品缺乏收藏價(jià)值，這也是博物館今后開(kāi)發(fā)展覽配套文創(chuàng)產(chǎn)品的一個(gè)方向。

觀眾提的意見(jiàn)和建議，一是展覽展示形式的多樣性，有靜態(tài)展示，也希望有動(dòng)態(tài)展示，如蠟染展，可以引進(jìn)畫(huà)娘現(xiàn)場(chǎng)作畫(huà)，既是對(duì)展覽的補(bǔ)充說(shuō)明，又能更直接的表達(dá)展覽想傳遞給觀眾的信息；二是臨展的講解服務(wù)，雖然博物館開(kāi)設(shè)了微信導(dǎo)覽服務(wù)，但是受眾群局限，要加強(qiáng)臨展的宣講力度。

通過(guò)分析這些調(diào)查表，展覽策劃人員可以在舉辦下一個(gè)展覽時(shí)，哪些需要著力避免或調(diào)整，彌補(bǔ)不足，促使展覽水平不斷提高。

1.5 展覽檔案可以為博物館的考核評(píng)定等提供相關(guān)原始憑證材料

如2013年度、2014年度浙江省未定級(jí)國(guó)有博物館運(yùn)行評(píng)估的申報(bào)，就有代表性原創(chuàng)臨時(shí)展覽內(nèi)容，包括展覽主題、基本內(nèi)容、展覽形式設(shè)計(jì)、輔助推廣活動(dòng)等相關(guān)考評(píng)內(nèi)容；浙江省第九屆（2014年度）全省博物館陳列展覽精品評(píng)選申報(bào)中，我館“青出于藍(lán)——傳統(tǒng)藍(lán)印花布展”參評(píng)，上報(bào)了策劃展覽的相關(guān)材料并最終榮獲此次陳列展覽精品獎(jiǎng)。

2 建博物館展覽檔案要把握三大特性

一是檔案的成套性。一個(gè)展覽就是一個(gè)獨(dú)立完整的項(xiàng)目，它的展覽檔案就是這個(gè)展覽從開(kāi)始到結(jié)束的全部文件集合，根據(jù)展覽實(shí)施的階段，又可以將檔案區(qū)分為不同的階段，即展覽前、展覽中、展覽后的材料。一個(gè)展覽從醞釀到展出，都是一個(gè)完整有序的過(guò)程，產(chǎn)生文件材料具有一定的內(nèi)在聯(lián)系。

二是形成部門(mén)的廣泛性。舉辦展覽需要各個(gè)不同業(yè)務(wù)部門(mén)互相配合，除了展覽策劃部，還有綜合管理部、宣傳部門(mén)、安保部門(mén)、后勤部門(mén)以及與展覽密切聯(lián)系的外單位等。這樣一來(lái)，展覽檔案往往分散在各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)甚至個(gè)人手中，這樣為收集工作帶來(lái)了一定難度。

三是種類(lèi)和載體的多樣性。載體和記錄方式既有紙質(zhì)檔案，也有照片檔案；既有以文字、視頻、音頻為記錄手段的檔案，又有電子檔案；既有文書(shū)檔案，也有展覽工程施工檔案。文件來(lái)源不同，文件的尺寸和規(guī)模也不相同。

3 建展覽檔案的若干方法論

3.1 建立檔案管理體系，完善展覽檔案的常態(tài)管理

一是明確職責(zé)，落實(shí)責(zé)任。每次展覽，組建以分管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人任副組長(zhǎng)的“展覽檔案管理小組”，積極落實(shí)展覽檔案管理的責(zé)任制，并將展覽檔案管理納入部門(mén)的年終考核中，使展覽檔案和展覽策劃同步進(jìn)行；二是建立博物館檔案管理體系。每個(gè)部門(mén)都設(shè)立一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料臨時(shí)收集工作；同時(shí)以博物館綜合部為牽頭部門(mén)（檔案室歸屬綜合部），將博物館各部門(mén)負(fù)責(zé)人、部門(mén)兼職檔案員、與展覽相關(guān)的設(shè)計(jì)單位納入展覽檔案管理體系；三是積極開(kāi)展各種檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。由于我館的檔案員大都是兼職，檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)薄弱，所以要求各部門(mén)兼職檔案員參加檔案上崗培訓(xùn)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、繼續(xù)教育培訓(xùn)。綜合部每年舉辦檔案知識(shí)培訓(xùn)，邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士來(lái)館授課，組織檔案人員到其他單位進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，以提高實(shí)踐能力。

3.2 明確展覽檔案的歸檔范疇，確保展覽檔案的系統(tǒng)性

展覽檔案涉及的內(nèi)容繁雜，從分類(lèi)來(lái)看，有基本陳列、臨時(shí)展覽、專(zhuān)題展覽、交流展覽等；從內(nèi)容上看，有歷史類(lèi)、工藝美術(shù)類(lèi)、紀(jì)念類(lèi)、人文類(lèi)、書(shū)畫(huà)類(lèi)等。展覽檔案內(nèi)容應(yīng)該涵蓋展出前、展出中、展出后的各種形式、介質(zhì)的資料、文字、圖片、聲像。主要包括：一是展覽立項(xiàng)過(guò)程中的方案、專(zhuān)家意見(jiàn)及論證后的修改意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要、上報(bào)的審批材料等，這些清晰的反映出展覽選題的思路和過(guò)程；二是展出中的展覽大綱、展覽文本、藏品清單、講解稿、布、撤展方案、平面設(shè)計(jì)圖，這是展覽檔案重要組成部分；三是宣傳教育材料，如展覽宣傳通稿、媒體采訪報(bào)道、展出效果照片、音頻、視頻材料，根據(jù)展覽出版的展覽圖錄、展記、折頁(yè)，與展覽相關(guān)的各項(xiàng)活動(dòng)內(nèi)容，如我館舉辦泥塑展時(shí)召開(kāi)了專(zhuān)家研討會(huì)活動(dòng)，還有開(kāi)幕式資料、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿、重要領(lǐng)導(dǎo)或來(lái)賓的簽名薄，每年定期的觀眾調(diào)查問(wèn)卷，對(duì)日后的展覽進(jìn)行起到一定指導(dǎo)作用。四是各項(xiàng)合作展覽，與對(duì)方簽訂的意向書(shū)、協(xié)議書(shū)、有的需要施工的，施工協(xié)議書(shū)、與展覽有關(guān)的安全責(zé)任書(shū)；五是展覽的衍生品，是伴隨著展覽所開(kāi)發(fā)出的產(chǎn)品。如我館2016年舉辦了泥塑展，配合泥塑展開(kāi)發(fā)的半山泥貓、黑旋風(fēng)李逵立體便簽夾、花梨木書(shū)簽、荷葉娃娃等，這些衍

生品通過(guò)融入泥塑的元素，對(duì)泥塑展進(jìn)行了另一種詮釋?zhuān)惨獨(dú)w檔，可以通過(guò)照片記錄下這些與展覽相關(guān)的文創(chuàng)產(chǎn)品。

當(dāng)然，檔案工作者要主動(dòng)參與到展覽過(guò)程中，指導(dǎo)或協(xié)助各部門(mén)，爭(zhēng)取將與展覽有關(guān)的資料信息“一網(wǎng)打盡”，保證展覽檔案的系統(tǒng)性

3.3 做好及時(shí)收集和定期收集，確保展覽檔案的全面性

根據(jù)展覽檔案廣泛性的特點(diǎn)，可以多方面拓展展覽檔案的收集。

以杭州工藝美術(shù)博物館為例， 2016年舉辦的廣東粵繡展，此次展覽由全館各部門(mén)配合完成，比如展覽經(jīng)費(fèi)請(qǐng)示上報(bào)由綜合管理部負(fù)責(zé)，展覽立項(xiàng)、展覽大綱、展覽文本、布、撤展方案等工作由展覽陳列部負(fù)責(zé)，安全保衛(wèi)工作由安全管理部負(fù)責(zé)，水電后勤由物業(yè)負(fù)責(zé)，宣傳報(bào)道、宣教方案由社會(huì)宣教部負(fù)責(zé)，其他如開(kāi)幕式活動(dòng)、展品運(yùn)輸?shù)裙ぷ魃踔劣啥鄠€(gè)部門(mén)協(xié)同完成。這樣一來(lái)每個(gè)部門(mén)都有相關(guān)的文件材料。做好及時(shí)收集，就是要求所有臨時(shí)展覽形成的文件材料，各部門(mén)兼職檔案員在臨展結(jié)束后兩周之內(nèi)全部移交到展覽陳列部，由展覽陳列部門(mén)按照《臨時(shí)展覽歸檔文件目錄》進(jìn)行暫時(shí)接收，對(duì)部門(mén)材料缺少的，退回要求重新收集。對(duì)收集齊全的展覽檔案，按照自主策劃展、合作展、對(duì)外交流展三類(lèi)形成一個(gè)個(gè)臨時(shí)展覽案卷，且不予裝訂。到年底時(shí)統(tǒng)一移交檔案室；定期收集是碰到展覽跨度時(shí)間比較長(zhǎng)（有的展覽橫跨兩年的），那么每隔一個(gè)固定時(shí)間，移交一批資料。如在展覽籌備階段結(jié)束后，相關(guān)的籌備資料立馬歸入臨時(shí)案卷，待整個(gè)展覽結(jié)束后，所有文件能夠完整的歸并在一起，解決了展覽文件資料分散保管的問(wèn)題。

3.4 區(qū)分不同載體，確保展覽檔案的聯(lián)系性

對(duì)文字材料，應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)格裝訂；對(duì)照片分類(lèi)排列，做好文字說(shuō)明；對(duì)設(shè)計(jì)圖，可以裝訂縮印件；對(duì)光盤(pán)、錄音等，可以在檔案中注明清單和內(nèi)容簡(jiǎn)介后進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的保管。不同載體可以區(qū)分保存，但要注意保持一個(gè)展覽的各類(lèi)載體的有機(jī)聯(lián)系，使得不同載體檔案能夠相互參照。目前已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，可以制定有效的計(jì)算機(jī)檢索體系，實(shí)現(xiàn)展覽檔案的實(shí)體分散和虛擬集中的管理模式。

4 展覽檔案的數(shù)字信息化建設(shè)和開(kāi)發(fā)利用

4.1 加強(qiáng)展覽檔案信息化建設(shè)，是管理展覽檔案的一個(gè)趨勢(shì)

目前我館使用辦公自動(dòng)化OA軟件，但沒(méi)有檔案管理功能，生存的電子文件無(wú)法有效保存歸檔，檔案查閱也靠傳統(tǒng)的手工操作，只能檢索題目，無(wú)法查閱全文，服務(wù)效率和服務(wù)水平相對(duì)較為低下，已經(jīng)不適應(yīng)信息化時(shí)代的檔案管理工作。

為此，需要借助信息技術(shù)手段對(duì)展覽檔案的整理、移交、歸檔、統(tǒng)計(jì)、利用等過(guò)程進(jìn)行信息化管理。將檔案管理系統(tǒng)納入單位信息化建設(shè)的目標(biāo)，開(kāi)發(fā)檔案管理軟件，建立相關(guān)的檔案管理信息系統(tǒng)。對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理、掃描、數(shù)據(jù)錄入，并將掃描資料和錄用信息導(dǎo)入到檔案管理信息系統(tǒng)；這個(gè)系統(tǒng)能夠與現(xiàn)有的OA辦公軟件集成融合，使得流轉(zhuǎn)在OA上的文件資料結(jié)束后，能夠自動(dòng)歸檔。同時(shí)，充分利用辦公自動(dòng)化，建立科學(xué)有效的檔案檢索工具，變封閉式管理為開(kāi)放式管理，在設(shè)置相應(yīng)信息系統(tǒng)管理權(quán)限情況下，對(duì)部門(mén)和個(gè)人開(kāi)放，達(dá)到“一人管理、多人共享”的優(yōu)化模式，有效提高展覽檔案資源的利用率。

4.2 展覽檔案要注重它的開(kāi)發(fā)利用

要重視展覽檔案的深層次轉(zhuǎn)化。根據(jù)博物館的發(fā)展，編研一些有價(jià)值的資料，如展覽圖錄，宣傳圖冊(cè)、展覽檔案的參考資料、著作。如杭州工藝美術(shù)博物館利用傘、刀劍、扇基本陳列展覽檔案，編寫(xiě)了《守望運(yùn)河》《天毓琳瑯》攝影宣傳圖冊(cè)，出版了《傘行天下》《刀劍（剪）春秋》《扇動(dòng)風(fēng)發(fā)》三本書(shū)，充分發(fā)揮了展覽檔案的價(jià)值，是對(duì)展覽檔案進(jìn)行積極利用的體現(xiàn)；要開(kāi)展展覽檔案數(shù)字化編研。在檔案管理系統(tǒng)中另辟一個(gè)展覽檔案編研平臺(tái)，網(wǎng)羅館藏展覽檔案之外與展覽專(zhuān)題內(nèi)容有關(guān)的各種信息，制作新穎、鮮活、富有表現(xiàn)力的多媒體檔案編研成果，并與博物館的門(mén)戶(hù)網(wǎng)站對(duì)接，在網(wǎng)站上開(kāi)辟一個(gè)展覽檔案專(zhuān)欄，這樣一來(lái)突破了傳統(tǒng)意義上靜態(tài)、紙本化的編研模式，為公眾帶來(lái)了多樣化的體驗(yàn)和精神熏陶。

5 結(jié)束語(yǔ)

檔案記載著豐富的信息，博物館展覽檔案記錄著博物館的成長(zhǎng)歷史，科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以使檔案的潛在價(jià)值發(fā)揮到最大化，這對(duì)于博物館可持續(xù)發(fā)展，無(wú)疑有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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