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        新時期加強醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平的思考

        2017-03-31 11:06:30馮桂景
        卷宗 2016年9期
        關(guān)鍵詞:醫(yī)院

        馮桂景

        摘 要:新時期,加強醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平具有重要意義,能滿足使用需要、延長檔案使用壽命、提高醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平。但由于受到制度、人員、技術(shù)等因素制約,新時期醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理工作仍然存在不足,有必要采取改進和完善措施:提高紙質(zhì)檔案保護意識、提升檔案管理人員素質(zhì)、落實紙質(zhì)檔案防護措施,并注重紙質(zhì)檔案防災(zāi)工作。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院;紙質(zhì)檔案管理;管理人員素質(zhì);防護措施

        檔案管理是醫(yī)院日常管理工作中不可忽視的內(nèi)容,對改進服務(wù)質(zhì)量,推動醫(yī)院發(fā)展具有重要作用。紙質(zhì)檔案是重要的檔案形式,對病例、人事、財物等信息有詳細和全面的記錄,方便檔案資料查閱,也為各項工作有效開展提供參考和依據(jù)。因此,為促進紙質(zhì)檔案作用的充分發(fā)揮,健全完善管理規(guī)章制度,提高紙質(zhì)檔案管理工作效率是必要。但在日常工作中,一些管理人員的綜合技能偏低,責任心不強,制約紙質(zhì)檔案管理水平提升,對醫(yī)院各項工作的開展也產(chǎn)生不利影響。為轉(zhuǎn)變這種情況,管理人員應(yīng)該結(jié)合新形勢和新情況,健全制度措施,明確相關(guān)人員職責,促進醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平不斷提升。

        1 新時期加強醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平的意義

        紙質(zhì)檔案記錄著各種有效的信息,包括病例、人事、財務(wù)等內(nèi)容,對醫(yī)院各項工作的有效開展具有積極作用。作為醫(yī)院檔案管理人員,應(yīng)該充分認識紙質(zhì)檔案管理的重要作用,結(jié)合新時期和新需要,將相關(guān)規(guī)范要求嚴格落實到位,促進醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平提升,也為醫(yī)院各項工作順利開展提供保障。

        1.1 滿足使用需要

        結(jié)合醫(yī)院新時期和新情況,采取措施加強紙質(zhì)檔案管理工作,能夠滿足使用者的需要。使用過程中,應(yīng)該由管理人員對紙質(zhì)檔案進行編號和處理,做好歸檔管理工作,并將檔案資料存儲于檔案室。在使用過程中根據(jù)需要進行查詢,滿足檔案管理需要,對推動醫(yī)院各項工作發(fā)展具有積極作用。

        1.2 延長使用壽命

        紙質(zhì)檔案管理需要做好防水和防火災(zāi)工作,并且重視防止鼠害的發(fā)生,保證檔案材料完整,質(zhì)量狀況良好,延長使用壽命,為檔案資料使用創(chuàng)造條件。具體來說,在管理過程中,醫(yī)院應(yīng)該加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),完善存儲柜和檔案室的各項基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),確保室內(nèi)溫度和濕度適宜。并重視醫(yī)院紙質(zhì)檔案的防潮、防水和防鼠害工作,促進紙質(zhì)檔案使用壽命延長,為各項工作開展創(chuàng)造便利。

        1.3 提高管理水平

        增強紙質(zhì)檔案管理水平是不可忽視的工作,也是醫(yī)院檔案管理部門不可忽視的內(nèi)容。具體來說,在醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理過程中,要合理配備工作人員,明確他們的職責。加強紙質(zhì)檔案資料存儲工作,為各項活動順利開展創(chuàng)造便利。同時還可以及時發(fā)現(xiàn)并處理存在的不足,彌補管理工作存在的缺陷,促進醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理效果提升。

        2 新時期加強醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平的不足

        雖然加強紙質(zhì)檔案管理工作具有重要作用,但在醫(yī)院檔案管理的具體活動中,一些工作人員責任心不強,沒有嚴格落實紙質(zhì)檔案管理的規(guī)章制度和相應(yīng)的措施,影響紙質(zhì)檔案管理水平提升和作用的充分發(fā)揮。具體來說,新時期醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理存在以下方面的缺陷。

        2.1 檔案保護意識淡薄

        忽視對紙質(zhì)檔案采取有效的防范措施,日常管理和巡視不到位,難以提升紙質(zhì)檔案管理工作效率。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對紙質(zhì)檔案的重視程度不足,未能在制度、資金、技術(shù)等方面采取完善措施,不利于提升醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理效果。

        2.2 管理人員素質(zhì)較低

        很多醫(yī)院檔案管理人員的年齡老化,結(jié)構(gòu)不合理,專業(yè)技能偏低。在對紙質(zhì)檔案進行管理的過程中,沿用傳統(tǒng)方式方法進行,難以全面提升管理工作效率?;蛘邔n案管理人員的管理和培訓(xùn)存在不足,有效的教育學習活動缺乏,影響檔案管理綜合技能提升。

        2.3 檔案防護措施不足

        在利用檔案的過程中,忽視采取措施對紙質(zhì)檔案進行防護。翻閱和復(fù)印檔案資料時忽視加強管理,對紙質(zhì)檔案造成一定損害,也容易降低紙質(zhì)檔案的使用壽命。

        2.4 紙質(zhì)檔案防災(zāi)不足

        醫(yī)院紙質(zhì)檔案的防災(zāi)措施不到位,包括火災(zāi)、鼠害等內(nèi)容,要結(jié)合管理需要健全相關(guān)制度,推動紙質(zhì)檔案防災(zāi)工作效率提升。一些醫(yī)院缺乏紙質(zhì)檔案管理的應(yīng)急機制,一旦發(fā)生危害也難以及時處理,制約紙質(zhì)檔案管理水平提升。

        3 新時期加強醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平的對策

        為有效應(yīng)對實際工作存在的不足,提升醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平,結(jié)合新時期和新形勢,讓紙質(zhì)檔案更好為醫(yī)院的各項工作服務(wù),可以采取以下改進和完善措施。

        3.1 提高紙質(zhì)檔案保護意識

        整個醫(yī)院范圍內(nèi)要重視檔案管理宣傳工作,營造良好氛圍,激發(fā)管理人員熱情,讓他們有效融入檔案管理的各項工作當中。管理人員是開展紙質(zhì)檔案管理的首要因素,必須調(diào)動他們的主動性,滿懷熱情開展紙質(zhì)檔案管理的各項工作。醫(yī)院在日常工作中要增進相互交流,明確紙質(zhì)檔案管理的重要性,潛移默化增強檔案管理人員綜合素質(zhì),培養(yǎng)良好的職業(yè)道德,增強檔案管理的責任意識,有效規(guī)范檔案管理各項工作。

        3.2 提升檔案管理人員素質(zhì)

        醫(yī)院要注重引進專業(yè)基礎(chǔ)扎實、綜合水平高、檔案管理技能強的管理人員,充實醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理工作隊伍,有效規(guī)范各項活動。構(gòu)建完善的紙質(zhì)檔案管理人員培訓(xùn)制度,采用現(xiàn)場授課、相互交流與合作等形式,提高教育培訓(xùn)活動的實效性。進而增進相互聯(lián)系,激發(fā)檔案管理人員的主動學習意識,增強責任心和管理技能,有效適應(yīng)紙質(zhì)檔案管理工作需要,也為醫(yī)院各項工作的有效開展創(chuàng)造條件。

        3.3 落實紙質(zhì)檔案防護措施

        管理人員要加強紙質(zhì)檔案的防護工作,確保紙質(zhì)檔案綜合性能良好。重視庫房清潔和消毒工作,確保庫房處于適宜的溫度和濕度,并且?guī)旆窟€要具有良好的關(guān)照和通風條件,確保紙質(zhì)檔案存放環(huán)境良好,延長紙質(zhì)檔案使用壽命,最大限度降低紙質(zhì)檔案發(fā)生病害的可能,促進紙質(zhì)檔案管理的安全性和完整性提升。庫房采取避光措施,防止陽光直射,重視庫房日常清潔和消毒工作,并且對出現(xiàn)的問題及時清除和處理,有效提升紙質(zhì)檔案管理水平。

        3.4 注重紙質(zhì)檔案防災(zāi)工作

        增強管理人員有效應(yīng)對紙質(zhì)檔案管理突發(fā)事件的能力,重視紙質(zhì)檔案防災(zāi)工作,促進工作水平提升。根據(jù)醫(yī)院檔案管理需要,嚴格落實各項規(guī)定和制度措施,建立安全事故應(yīng)急處理機制,提高紙質(zhì)檔案防火、防潮、防鼠害、防地質(zhì)災(zāi)害等各項工作技能。重視實現(xiàn)演戲和訓(xùn)練,定期對檔案管理人員開展培訓(xùn)活動,促進工作人員綜合技能提升。這樣即使當突發(fā)事件來臨時,管理人員能夠明確自己應(yīng)該怎樣做,有效撤離和保護紙質(zhì)檔案,盡量避免不必要的損失出現(xiàn)。

        4 結(jié)束語

        醫(yī)院檔案管理工作中,紙質(zhì)檔案管理是不可忽視的內(nèi)容,也是管理人員必須重視的問題。作為醫(yī)院檔案管理人員,日常工作中應(yīng)該結(jié)合紙質(zhì)檔案管理需要,認識加強紙質(zhì)檔案管理的重要意義,明確存在的不足。然后有針對性的采取完善措施。從而更好約束和規(guī)范醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理的各項工作,進一步提升紙質(zhì)檔案管理水平,為醫(yī)院各項工作有效開展創(chuàng)造便利。

        參考文獻

        [1]徐蔚.論檔案信息化管理中紙質(zhì)檔案的重要性[J].檔案與建設(shè),2015(10),28-30

        [2]孫鳳麗.淺談紙質(zhì)檔案管理的保護工作[J].北京檔案,2016(2),109

        [3]許明蓉.如何做好紙質(zhì)檔案的管理[J].經(jīng)濟研究導(dǎo)刊,2015(5),265-266

        [4]陸憲良.信息環(huán)境下紙質(zhì)檔案管理的創(chuàng)新探索[J].蘭臺世界,2010(14),32-33

        [5]吳婷婷.紙質(zhì)檔案管理標準體系建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(8),110-111

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