馮桂景

摘 要：新時期，加強醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平具有重要意義，能滿足使用需要、延長檔案使用壽命、提高醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平。但由于受到制度、人員、技術(shù)等因素制約，新時期醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理工作仍然存在不足，有必要采取改進和完善措施：提高紙質(zhì)檔案保護意識、提升檔案管理人員素質(zhì)、落實紙質(zhì)檔案防護措施，并注重紙質(zhì)檔案防災(zāi)工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；紙質(zhì)檔案管理；管理人員素質(zhì)；防護措施

檔案管理是醫(yī)院日常管理工作中不可忽視的內(nèi)容，對改進服務(wù)質(zhì)量，推動醫(yī)院發(fā)展具有重要作用。紙質(zhì)檔案是重要的檔案形式，對病例、人事、財物等信息有詳細和全面的記錄，方便檔案資料查閱，也為各項工作有效開展提供參考和依據(jù)。因此，為促進紙質(zhì)檔案作用的充分發(fā)揮，健全完善管理規(guī)章制度，提高紙質(zhì)檔案管理工作效率是必要。但在日常工作中，一些管理人員的綜合技能偏低，責任心不強，制約紙質(zhì)檔案管理水平提升，對醫(yī)院各項工作的開展也產(chǎn)生不利影響。為轉(zhuǎn)變這種情況，管理人員應(yīng)該結(jié)合新形勢和新情況，健全制度措施，明確相關(guān)人員職責，促進醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平不斷提升。

1 新時期加強醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平的意義

紙質(zhì)檔案記錄著各種有效的信息，包括病例、人事、財務(wù)等內(nèi)容，對醫(yī)院各項工作的有效開展具有積極作用。作為醫(yī)院檔案管理人員，應(yīng)該充分認識紙質(zhì)檔案管理的重要作用，結(jié)合新時期和新需要，將相關(guān)規(guī)范要求嚴格落實到位，促進醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平提升，也為醫(yī)院各項工作順利開展提供保障。

1.1 滿足使用需要

結(jié)合醫(yī)院新時期和新情況，采取措施加強紙質(zhì)檔案管理工作，能夠滿足使用者的需要。使用過程中，應(yīng)該由管理人員對紙質(zhì)檔案進行編號和處理，做好歸檔管理工作，并將檔案資料存儲于檔案室。在使用過程中根據(jù)需要進行查詢，滿足檔案管理需要，對推動醫(yī)院各項工作發(fā)展具有積極作用。

1.2 延長使用壽命

紙質(zhì)檔案管理需要做好防水和防火災(zāi)工作，并且重視防止鼠害的發(fā)生，保證檔案材料完整，質(zhì)量狀況良好，延長使用壽命，為檔案資料使用創(chuàng)造條件。具體來說，在管理過程中，醫(yī)院應(yīng)該加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善存儲柜和檔案室的各項基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保室內(nèi)溫度和濕度適宜。并重視醫(yī)院紙質(zhì)檔案的防潮、防水和防鼠害工作，促進紙質(zhì)檔案使用壽命延長，為各項工作開展創(chuàng)造便利。

1.3 提高管理水平

增強紙質(zhì)檔案管理水平是不可忽視的工作，也是醫(yī)院檔案管理部門不可忽視的內(nèi)容。具體來說，在醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理過程中，要合理配備工作人員，明確他們的職責。加強紙質(zhì)檔案資料存儲工作，為各項活動順利開展創(chuàng)造便利。同時還可以及時發(fā)現(xiàn)并處理存在的不足，彌補管理工作存在的缺陷，促進醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理效果提升。

2 新時期加強醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平的不足

雖然加強紙質(zhì)檔案管理工作具有重要作用，但在醫(yī)院檔案管理的具體活動中，一些工作人員責任心不強，沒有嚴格落實紙質(zhì)檔案管理的規(guī)章制度和相應(yīng)的措施，影響紙質(zhì)檔案管理水平提升和作用的充分發(fā)揮。具體來說，新時期醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理存在以下方面的缺陷。

2.1 檔案保護意識淡薄

忽視對紙質(zhì)檔案采取有效的防范措施，日常管理和巡視不到位，難以提升紙質(zhì)檔案管理工作效率。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對紙質(zhì)檔案的重視程度不足，未能在制度、資金、技術(shù)等方面采取完善措施，不利于提升醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理效果。

2.2 管理人員素質(zhì)較低

很多醫(yī)院檔案管理人員的年齡老化，結(jié)構(gòu)不合理，專業(yè)技能偏低。在對紙質(zhì)檔案進行管理的過程中，沿用傳統(tǒng)方式方法進行，難以全面提升管理工作效率?；蛘邔n案管理人員的管理和培訓(xùn)存在不足，有效的教育學習活動缺乏，影響檔案管理綜合技能提升。

2.3 檔案防護措施不足

在利用檔案的過程中，忽視采取措施對紙質(zhì)檔案進行防護。翻閱和復(fù)印檔案資料時忽視加強管理，對紙質(zhì)檔案造成一定損害，也容易降低紙質(zhì)檔案的使用壽命。

2.4 紙質(zhì)檔案防災(zāi)不足

醫(yī)院紙質(zhì)檔案的防災(zāi)措施不到位，包括火災(zāi)、鼠害等內(nèi)容，要結(jié)合管理需要健全相關(guān)制度，推動紙質(zhì)檔案防災(zāi)工作效率提升。一些醫(yī)院缺乏紙質(zhì)檔案管理的應(yīng)急機制，一旦發(fā)生危害也難以及時處理，制約紙質(zhì)檔案管理水平提升。

3 新時期加強醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平的對策

為有效應(yīng)對實際工作存在的不足，提升醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平，結(jié)合新時期和新形勢，讓紙質(zhì)檔案更好為醫(yī)院的各項工作服務(wù)，可以采取以下改進和完善措施。

3.1 提高紙質(zhì)檔案保護意識

整個醫(yī)院范圍內(nèi)要重視檔案管理宣傳工作，營造良好氛圍，激發(fā)管理人員熱情，讓他們有效融入檔案管理的各項工作當中。管理人員是開展紙質(zhì)檔案管理的首要因素，必須調(diào)動他們的主動性，滿懷熱情開展紙質(zhì)檔案管理的各項工作。醫(yī)院在日常工作中要增進相互交流，明確紙質(zhì)檔案管理的重要性，潛移默化增強檔案管理人員綜合素質(zhì)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德，增強檔案管理的責任意識，有效規(guī)范檔案管理各項工作。

3.2 提升檔案管理人員素質(zhì)

醫(yī)院要注重引進專業(yè)基礎(chǔ)扎實、綜合水平高、檔案管理技能強的管理人員，充實醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理工作隊伍，有效規(guī)范各項活動。構(gòu)建完善的紙質(zhì)檔案管理人員培訓(xùn)制度，采用現(xiàn)場授課、相互交流與合作等形式，提高教育培訓(xùn)活動的實效性。進而增進相互聯(lián)系，激發(fā)檔案管理人員的主動學習意識，增強責任心和管理技能，有效適應(yīng)紙質(zhì)檔案管理工作需要，也為醫(yī)院各項工作的有效開展創(chuàng)造條件。

3.3 落實紙質(zhì)檔案防護措施

管理人員要加強紙質(zhì)檔案的防護工作，確保紙質(zhì)檔案綜合性能良好。重視庫房清潔和消毒工作，確保庫房處于適宜的溫度和濕度，并且?guī)旆窟€要具有良好的關(guān)照和通風條件，確保紙質(zhì)檔案存放環(huán)境良好，延長紙質(zhì)檔案使用壽命，最大限度降低紙質(zhì)檔案發(fā)生病害的可能，促進紙質(zhì)檔案管理的安全性和完整性提升。庫房采取避光措施，防止陽光直射，重視庫房日常清潔和消毒工作，并且對出現(xiàn)的問題及時清除和處理，有效提升紙質(zhì)檔案管理水平。

3.4 注重紙質(zhì)檔案防災(zāi)工作

增強管理人員有效應(yīng)對紙質(zhì)檔案管理突發(fā)事件的能力，重視紙質(zhì)檔案防災(zāi)工作，促進工作水平提升。根據(jù)醫(yī)院檔案管理需要，嚴格落實各項規(guī)定和制度措施，建立安全事故應(yīng)急處理機制，提高紙質(zhì)檔案防火、防潮、防鼠害、防地質(zhì)災(zāi)害等各項工作技能。重視實現(xiàn)演戲和訓(xùn)練，定期對檔案管理人員開展培訓(xùn)活動，促進工作人員綜合技能提升。這樣即使當突發(fā)事件來臨時，管理人員能夠明確自己應(yīng)該怎樣做，有效撤離和保護紙質(zhì)檔案，盡量避免不必要的損失出現(xiàn)。

4 結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理是不可忽視的內(nèi)容，也是管理人員必須重視的問題。作為醫(yī)院檔案管理人員，日常工作中應(yīng)該結(jié)合紙質(zhì)檔案管理需要，認識加強紙質(zhì)檔案管理的重要意義，明確存在的不足。然后有針對性的采取完善措施。從而更好約束和規(guī)范醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理的各項工作，進一步提升紙質(zhì)檔案管理水平，為醫(yī)院各項工作有效開展創(chuàng)造便利。

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