李偉

摘 要：本文以產(chǎn)品集成設(shè)計制造系統(tǒng)及三維數(shù)字設(shè)計的在企業(yè)的廣泛應(yīng)用為背景，結(jié)合知識信息管理理論，從檔案人員參與科研生產(chǎn)管理、參與文件形成前端控制、更新檔案服務(wù)理念、改變檔案人員知識結(jié)構(gòu)等方面，探討知識服務(wù)在檔案管理中的應(yīng)用與實現(xiàn)策略，幫助廣大檔案從業(yè)人員認清自己所面臨的形勢和任務(wù)，更新觀念，更好的服務(wù)于科研生產(chǎn)主體。

關(guān)鍵詞：知識管理；文件管理；檔案管理

科研機構(gòu)、企事業(yè)單位的企業(yè)檔案是其在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營與管理活動過程中形成并積累的對當前與未來具有重要參考價值與借鑒作用的信息記錄，具有原始性、憑證性、權(quán)威性、廣泛性、連續(xù)性和可擴充性等特點。檔案管理工作從古至今一直承擔著檔案載體管理與檔案信息管理的雙重重任，起著維護國家民族歷史真是面貌的重大作用。進入信息社會后，檔案工作更是面臨從傳統(tǒng)的偏重載體管理到偏重知識與信息管理的轉(zhuǎn)變。

隨著產(chǎn)品集成設(shè)計制造系統(tǒng)及三維數(shù)字設(shè)計的廣泛應(yīng)用，企業(yè)在科研生產(chǎn)活動中產(chǎn)生大量的電子文件，而且它們的關(guān)系較之紙質(zhì)文件及檔案時期更加密切。

長期單調(diào)而枯燥的工作方式、傳統(tǒng)而落后的工作方法，使得檔案管理工作一直缺乏創(chuàng)新。面對數(shù)字檔案時期給檔案工作帶來的機遇與挑戰(zhàn)，檔案工作者必須更新觀念，適應(yīng)時代變化的速度和節(jié)奏，適應(yīng)變化的對象和內(nèi)容，敏銳地發(fā)現(xiàn)變化的動向，捕捉變化的契機，促進檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，形成由被動變主動的新的檔案工作理念。

1 積極參與科研生產(chǎn)的管理

檔案工作作為產(chǎn)品集成設(shè)計制造系統(tǒng)中知識信息管理的一個環(huán)節(jié)，必須參與到文件產(chǎn)生環(huán)節(jié)的管理中去。對于大型科研生產(chǎn)單位，檔案人員必須積極參與科研生產(chǎn)的各個過程，才能真正了解文件生成的詳細情況，從而在頭腦中架構(gòu)起整個型號的知識網(wǎng)絡(luò)關(guān)系圖，做到知識管理的有的放矢。

一個產(chǎn)品，從論證階段開始，科研人員編制了哪些可行性論證報告，論證了哪些方案，進行了哪些調(diào)研；方案階段時，科研人員編制哪些方案報告、提出了多少任務(wù)書、研制計劃如何制定、產(chǎn)生哪些階段評審報告及計算文件等等；產(chǎn)品進入工程研制階段后，各系統(tǒng)編制了哪些研制計劃，進行了哪些大型試驗，提出了哪些任務(wù)，形成了哪些技術(shù)文件等等，隨著科研生產(chǎn)的不斷深入，檔案人員應(yīng)該主動的分階段的收集積累已經(jīng)產(chǎn)生的各類文件，完整地保留科研生產(chǎn)的歷史真實面貌。這些科研生產(chǎn)的記錄，哪些是真實有效的最終版本，哪些是臨時性文件，對于檔案管理者來說，如果不參與整個科研過程，面對大量的技術(shù)文件，必然感到茫然無從，無法成為歸檔工作的主體，更不能成為知識的管理者。因此，認真貫徹執(zhí)行檔案工作的“三納入”“四參加”“四同時”，是檔案人員從事知識管理的首要條件。

2 從文件管理的后端走到前端

產(chǎn)品集成設(shè)計制造系統(tǒng)在企業(yè)的廣泛應(yīng)用，大量的電子文件應(yīng)運而生?，F(xiàn)代的各種應(yīng)用軟件使得設(shè)計人員在編制文件時更加方便快捷。據(jù)檔案人員了解，系統(tǒng)中的很多技術(shù)文件屬于臨時性文件，或設(shè)計人員為應(yīng)付各類管理工作需求而一稿多投（只做適應(yīng)性修改，內(nèi)容有80%相同），這類文件量大且沒有保存價值，如果待到型號歸檔時再對文件做去粗取精、去偽存真的鑒定工作，恐怕不僅僅是工作量大的問題，還有可能因為研制周期較長，研制隊伍變化而增加鑒定困難。

因此，我們要對工作中所產(chǎn)生的電子文件和電子檔案通盤考慮、超前控制，進行網(wǎng)上時時歸檔、無縫連接。要實行電子文件電子檔案的一體化管理，也就是要從電子文件和電子檔案的全局出發(fā)，實現(xiàn)從電子文件生成制發(fā)到電子文件歸檔管理的全過程控制。它的一個重要特點就是將檔案處理方面的要求和標準貫穿到文件的生成和處理過程之中。實現(xiàn)這一過程控制的關(guān)鍵是要改變過去的那種狹隘的職業(yè)觀念：認為文件的生成只是文件管理者和形成單位的事，檔案管理是檔案機關(guān)和檔案管理者關(guān)心的事，二者互不干涉、獨立發(fā)展的理念。檔案管理應(yīng)當是瞻前顧后、統(tǒng)籌考慮，超前控制，要從根本上解決問題，實現(xiàn)電子文件及電子檔案的生成、處理、傳遞、存儲、查閱、收集、利用、歸檔一體化，使二者平滑結(jié)合并保證其安全，使文件與檔案工作流程科學(xué)化、合理化。檔案人員應(yīng)該積極參與科研生產(chǎn)中電子文件的生成管理，在工作中加強與科研管理者和設(shè)計人員的溝通，從前端控制文件生成質(zhì)量，保證歸檔文件及時、真實、準確的反映科研生產(chǎn)的全貌，保障歸檔文件在知識與信息上的冗余量達到最小化。

電子文檔一體化管理，還應(yīng)當擴展到各種職能部門所產(chǎn)生的各種不同門類的、不同載體的檔案，從而使各類文件管理系統(tǒng)都能與檔案管理系統(tǒng)通過接口緊密銜接，充分發(fā)揮一體化的數(shù)據(jù)共享優(yōu)勢，為電子文件、電子檔案的管理和歸檔打下良好的基礎(chǔ)。

3 改變檔案服務(wù)理念

實現(xiàn)知識服務(wù)，檔案部門不能按照自身的認識、理解、思維甚至是想象，去收集、整理、保管檔案和提供檔案服務(wù)；而必須以用戶需要為導(dǎo)向、以用戶滿意為目標、以用戶便利為原則，重新審視檔案管理的全過程。

產(chǎn)品集成設(shè)計制造系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，給企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)變思路，樹立“以用戶為中心”服務(wù)理念提供良好契機。傳統(tǒng)檔案服務(wù)是為用戶提供檔案，提供解決問題所需的信息。它關(guān)注的焦點和最終評價是“我是否提供了用戶需要的檔案信息”。知識服務(wù)是為用戶提供知識，提供解決問題的具體方案。它關(guān)注的焦點和最終評價是“是否通過我的服務(wù)解決了您的問題”。

在一個科研單位，員工到檔案館查閱、復(fù)制檔案，檔案館提供的是低級的檔案服務(wù)。檔案館進行檔案編研，將編研成果發(fā)送到員工手中，檔案館提供的是較高級的信息服務(wù)。要實現(xiàn)從提供檔案向提供知識的過渡，要求檔案部門加強對檔案的編輯與研究，從中挖掘與提煉知識。一些企業(yè)檔案部門的編研經(jīng)驗為我們提供了較為成熟的檔案編研工作思路。他們首先深入基層，了解科研人員對檔案信息的需要情況，然后根據(jù)他們的需求制定具體的編研計劃或編研課題。這些編研課題是緊貼科研生產(chǎn)需要并產(chǎn)生一定的效益，使檔案的價值發(fā)揮到最大。

在知識信息服務(wù)方面，檔案部門可以嘗試參與信息化工程建設(shè)中大型試驗數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)整理與錄入工作；可以請專業(yè)人員講解試驗數(shù)據(jù)種類及結(jié)構(gòu)，將各種試驗數(shù)據(jù)按照數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)要求進行加工整理，供廣大設(shè)計人員使用。傳統(tǒng)檔案服務(wù)為用戶提供初級的信息產(chǎn)品，而知識服務(wù)為用戶提供高級的知識產(chǎn)品。前者實現(xiàn)了檔案的價值，后者則增加了檔案的價值。

4 改變檔案人員的知識結(jié)構(gòu)

從我國高等院校檔案學(xué)專業(yè)課程設(shè)置來看，畢業(yè)生在企業(yè)內(nèi)部從事檔案管理工作時可能會得心應(yīng)手，但是若參與信息管理或知識管理，恐怕其知識結(jié)構(gòu)完全不能滿足需要。做為知識與信息的管理者，他們往往缺乏對檔案內(nèi)容涉及知識的學(xué)習(xí)與了解，對產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，科研情況往往缺乏足夠的認識與了解，這就造成在管理過程中總是重視對載體的管理忽視對知識內(nèi)容的管理。他們?nèi)狈蒲泄芾淼闹R或經(jīng)驗，對產(chǎn)品研制過程與周期不了解，頭腦中缺乏產(chǎn)品完整信息的框架。

產(chǎn)品集成設(shè)計制造系統(tǒng)使檔案信息進入“信息高速公路”，檔案管理隊伍必須能適應(yīng)知識經(jīng)濟時代的智能型的需求。一方面要求企業(yè)檔案管理者采取多種形式和途徑加強學(xué)習(xí)，有針對性地對在職人員進行各種形式的再教育，以適應(yīng)發(fā)展的需要，另一方面，單一的人員結(jié)構(gòu)已不能滿足檔案工作現(xiàn)代化的需要，應(yīng)注意引進多方面的專業(yè)人才，充實檔案管理，建立復(fù)合型多層次的專業(yè)技術(shù)隊伍，以適應(yīng)檔案保管工作現(xiàn)代化的需要，適應(yīng)新時代的挑戰(zhàn)。

當然，要想更好的完成數(shù)字化管理檔案的任務(wù)，不僅要有一支高素質(zhì)的檔案干部隊伍，相關(guān)的業(yè)務(wù)主管部門還要出臺一系列與之相配套的規(guī)章制度及管理措施，以使我們在工作中有法可依、有章可循。檔案工作也正是在不斷地調(diào)整、改革和完善過程中完成著其重要使命，找準我們的立足點，以適應(yīng)時代及發(fā)展的需要。