邢瑞君

摘 要：隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的不斷深化，城建檔案在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及管理中的重要性日益突出， 作為城市社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)的寶貴檔案信息資源，城建檔案管理的水平體現(xiàn)了城市建設(shè)發(fā)展的水平，然而，在城建檔案管理中，還存在著檔案信息利用率不高、檔案信息化建設(shè)水平較低、檔案管理質(zhì)量較差等問題，本文在闡述城建檔案管理主要內(nèi)容的基礎(chǔ)上，結(jié)合工作實(shí)踐，在分析城建檔案管理問題的同時(shí)，研究造成問題的原因，并進(jìn)一步探索促進(jìn)城建檔案管理發(fā)展的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：城建檔案；管理；問題；原因；對(duì)策

1 城建檔案管理的主要內(nèi)容

根據(jù)《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/158-2011）的規(guī)定，城建檔案“是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖標(biāo)、聲像等各種載體的文字材料”，隨著城鎮(zhèn)化建設(shè)水平的提升，城市建設(shè)管理的外延逐步擴(kuò)大，內(nèi)容也更加復(fù)雜，任務(wù)更加艱巨?？傮w來看，城建檔案管理主要包括城市建設(shè)規(guī)劃、城市建設(shè)工程檔案、城市建設(shè)勘測(cè)、城市建設(shè)管理等方面的內(nèi)容，涉及到國(guó)土資源、工業(yè)、民用、電力、水利、交通、環(huán)境保護(hù)、園林綠化等不同層面的規(guī)劃、建設(shè)項(xiàng)目。城建檔案不僅為城市規(guī)劃、建設(shè)及管理提供了全面、切實(shí)的依據(jù)，還能夠?yàn)槌擎?zhèn)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化的維護(hù)及保障提供重要的資料來源，并創(chuàng)造有利的條件?？茖W(xué)的城建檔案管理，能夠?yàn)槌鞘薪ㄔO(shè)及發(fā)展提供深入、詳實(shí)的材料，完備、準(zhǔn)確的城建檔案材料，可以為城市健康、可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 城建檔案管理存在的問題及成因

2.1 城建檔案管理存在的問題

隨著城市建設(shè)事業(yè)的告訴發(fā)展，城建檔案管理存在的弊端日益凸顯，總體來看，城建檔案管理存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

一是城建檔案管理不規(guī)范。一方面，城建檔案搜集的方式單一，資料來源過少且不均衡，而且在收集、分類上過于粗放，不僅造成了管理上人力、物力等資源的浪費(fèi)，也難以充分發(fā)揮檔案管理資料的價(jià)值。另一方面，城建檔案管理的程序不夠明確，對(duì)檔案資源處理的效率較低，如對(duì)一些不合格的材料沒有及時(shí)處理，加上部分檔案文件的歸檔未能按照相關(guān)要求規(guī)范操作，不僅影響了檔案的永久性保存，也會(huì)造成檔案胡亂臨時(shí)補(bǔ)湊、隨意變更等現(xiàn)象，給城建檔案管理帶來無法挽回的損失。

二是城建檔案的利用率低，在城建檔案管理實(shí)踐中，利用城建檔案的人或單位還比較少。加上城建檔案管理方法封閉，宣傳工作不到位，導(dǎo)致城建檔案管理工作很少為外界認(rèn)知，城建檔案管理對(duì)社會(huì)的價(jià)值無法體現(xiàn)。

三是檔案管理工作水平較低，城市建設(shè)進(jìn)程加快促進(jìn)了城建檔案的需求，但是在城建檔案管理中，工作者對(duì)檔案利用者缺少充分的咨詢及答疑能力，如對(duì)檔案資料的種類、質(zhì)量及相關(guān)設(shè)施等了解不足，導(dǎo)致為利用者服務(wù)的效率低下。檔案管理工作欠缺主動(dòng)性，加上保密保護(hù)政策的要求，影響了城建檔案管理的編研工作，降低了城建檔案管理整體建設(shè)水平。

2.2 造成城建檔案管理問題的成因

影響城建檔案管理質(zhì)量的主要有以下幾個(gè)方面的原因。一是意識(shí)理念的落后，很多城市建設(shè)、施工及管理單位對(duì)城建檔案工作的認(rèn)識(shí)不足，理念模糊，即使工作過程中運(yùn)用城建檔案較多的單位，也缺乏科學(xué)的城建檔案搜集、歸類、報(bào)送意識(shí)，導(dǎo)致城建檔案管理中資料不齊、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)等問題層出不窮。二是對(duì)城建檔案管理工作的投入有限，包括對(duì)城市檔案建設(shè)的設(shè)施建設(shè)、人員的指導(dǎo)及培訓(xùn)等工作，導(dǎo)致對(duì)城市檔案管理的激勵(lì)欠缺，嚴(yán)重影響了城市檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)、健康發(fā)展。二是對(duì)城市檔案管理建設(shè)缺乏科學(xué)、合理的標(biāo)準(zhǔn)，如對(duì)城市建設(shè)檔案的收錄、處理采取標(biāo)準(zhǔn)還不夠明確，導(dǎo)致城建檔案管理工作難以高效開展。城建檔案管理工作中程序混亂，對(duì)檔案管理的查閱、回收及查閱等缺乏全面的制度管理，影響了城建檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。不僅如此，城市檔案管理內(nèi)部的考核、人事、考勤等制度未完全建立，嚴(yán)重降低了城市檔案管理工作隊(duì)伍的質(zhì)量。三是城市檔案管理工作的信息化建設(shè)水平較差，目前，城建檔案管理雖然加速了數(shù)字化檔案的建設(shè)，促進(jìn)了層級(jí)化的城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，然而由于城建檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，城建檔案資料的分類不夠?qū)I(yè)，加上對(duì)在城建檔案管理中軟件建設(shè)不到位，導(dǎo)致城建檔案管理信息化難以與檔案管理實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，阻礙了城建檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3 城建檔案管理的對(duì)策

3.1 深化城建檔案管理的認(rèn)知

對(duì)城建檔案管理工作，要從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度出發(fā)，制定城建檔案管理中長(zhǎng)期規(guī)劃，加強(qiáng)城建檔案現(xiàn)代化管理理念，將城建檔案管理與城市規(guī)劃、建設(shè)緊密結(jié)合起來，提升社會(huì)對(duì)城建檔案管理重要性的認(rèn)知。同時(shí)，要提高城建檔案管理的要求，為建立切實(shí)、高效的城建檔案管理體系奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代來臨的背景下，城建檔案管理的信息資源具有重要的社會(huì)及經(jīng)濟(jì)價(jià)值，為此，城建檔案管理應(yīng)在科學(xué)的思想理念的指導(dǎo)下，明確自身職責(zé)，以科學(xué)、有效的方法促進(jìn)城建檔案管理水平的提升。

3.2 完善城建檔案管理的制度

城建檔案管理工作內(nèi)容繁重，任務(wù)艱巨，只有以完備的制度，才能有效確保城建檔案管理工作順利、穩(wěn)定開展。首先，應(yīng)完善城建檔案管理工作的法律、法規(guī)等相關(guān)制度，確立城建檔案管理在城市建設(shè)中的地位，為城建檔案管理工作提供充分的法律依據(jù)。其次，城建檔案管理工作的程序應(yīng)合法、規(guī)范，對(duì)建設(shè)單位招投標(biāo)過程中的相關(guān)文件，要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、程序及要求，對(duì)文件資料進(jìn)行搜集、審核、存儲(chǔ)及處理，以為城市建設(shè)及管理提供更加準(zhǔn)確、全面的材料。最后，在城建檔案內(nèi)部管理中，還應(yīng)建立科學(xué)合理的人事、評(píng)價(jià)、監(jiān)督、激勵(lì)等制度，以促進(jìn)城市檔案管理人力資源價(jià)值實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化，并且明確不同層級(jí)部門、人員的職責(zé)，激發(fā)城建檔案管理的積極性與創(chuàng)造力。

3.3 強(qiáng)化城建檔案管理的信息化建設(shè)

信息化時(shí)代的來臨，人們對(duì)信息資源的需求更加強(qiáng)烈，在城建檔案管理工作中，應(yīng)從以下幾個(gè)方面，強(qiáng)化城建檔案管理的信息化建設(shè)。一是積極整合社會(huì)資源，適當(dāng)增加對(duì)城建檔案信息化建設(shè)的投入，如檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施、軟件等。通過搭建有效的平臺(tái)，促進(jìn)城建檔案資源的時(shí)效性、準(zhǔn)確性，提高城建檔案的利用率。二是營(yíng)造良好的城建檔案信息化管理宣傳環(huán)境，利用網(wǎng)絡(luò)、電視、移動(dòng)客戶端等媒介，積極宣傳城建檔案管理的性質(zhì)及特點(diǎn)，并結(jié)合城建檔案的搜集、歸檔等工作，實(shí)現(xiàn)城建檔案資源的信息化開發(fā)，為滿足城市建設(shè)對(duì)檔案資源的要求提供有利的條件。三是加強(qiáng)對(duì)城建檔案管理人員的信息化素質(zhì)培養(yǎng)，通過多種形似的指導(dǎo)及培訓(xùn)，促進(jìn)城市檔案管理人員改變服務(wù)理念，增強(qiáng)信息服務(wù)質(zhì)量，為深化城建檔案管理與社會(huì)的聯(lián)系搭建更加穩(wěn)固的橋梁。

4 結(jié)論

綜上所述，城建檔案管理工作涉及內(nèi)容繁多，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)及信息化時(shí)代，城建檔案管理面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，目前城建檔案管理存在的問題主要包括城建檔案信息利用率不高，檔案管理工作不規(guī)范，水平較低，造成這些問題的因素有思想理念上的，也有制度及信息化建設(shè)層面上的，為了更好地為現(xiàn)代城市規(guī)劃、建設(shè)及管理提供信息資源服務(wù)，城市檔案管理應(yīng)在科學(xué)、先進(jìn)的思想理念指導(dǎo)下，結(jié)合切實(shí)合理的管理制度及方法，不斷提升信息化建設(shè)水平，增強(qiáng)城建檔案管理人員素質(zhì)。作為城市建設(shè)的重要組成部分，城市檔案管理具有廣闊的發(fā)展空間，從人員、物質(zhì)、制度、信息化建設(shè)等方面逐步改進(jìn)，既能夠使城建檔案管理與時(shí)代發(fā)展的要求結(jié)合地更加緊密，也能夠促進(jìn)城市的建設(shè)及運(yùn)行更加科學(xué)、全面、高效。

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