摘 要：2015年，國務(wù)院和各省政府相繼發(fā)文，啟動機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度改革工作。在這一背景下，人事檔案的重要價值突顯出來，管理中存在的問題也暴露出來，如何提高人事檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化水平值得思考。本文簡析了在養(yǎng)老保險制度改革過程中發(fā)現(xiàn)的人事檔案存在的問題，并闡述了提高人事檔案管理水平的思路，以期為人事檔案管理工作水平的提高提供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度改革；人事檔案管理；問題；提高

干部人事檔案是組織人事等有關(guān)部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料，是國家檔案的重要組成部分①。以機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度改革為契機，在翻查人事檔案的過程中暴露出人事檔案管理中的一些問題，這些問題的存在影響著人事檔案本身和檔案管理的質(zhì)量。

1 機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度改革背景下人事檔案管理的重要性

我國自上世紀(jì)90年代初長期實行養(yǎng)老制度雙軌制，隨著社會的發(fā)展，這一制度的弊端凸顯出來，這一制度的存在導(dǎo)致了不同體制的人待遇的不公，也阻礙著人才的自由流動，眾多弊端引起了社會的熱議和不滿，改革勢在必行。自2015年國務(wù)院和各省政府相繼發(fā)文以來，各地將此項工作列為重點改革任務(wù)。機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度改革涉及到廣大機關(guān)事業(yè)單位職工的切身利益，人員姓名、三齡（年齡、工齡、黨齡）、學(xué)歷學(xué)位、職務(wù)職稱、工資變動等信息都要做到準(zhǔn)確，而這些信息最原始、最權(quán)威的來源就是干部人事檔案，這就體現(xiàn)出了人事檔案管理的重要性。

2 人事檔案管理中存在的問題

（一）檔案材料不全，信息前后不一致

人事檔案一般是從中學(xué)時期開始形成，如早期的入學(xué)材料、入團入黨材料等，學(xué)生時代意識不到檔案對將來入學(xué)、工作等重要性，思想上不夠重視，在填寫個人信息時隨意性較大，會出現(xiàn)一些問題，如名字同音不同字、出生日期不一致等，最為突出的就是出生日期混亂，農(nóng)歷生日與公歷生日混用，甚至在檔案中不同材料的出生年份存在較大的差異。檔案中記載信息填寫不完整，有的人事材料歸檔不及時造成材料缺少；有的年度考核材料、工資變動材料等不連貫，有此退休人員的檔案甚至只有幾頁紙；還有少數(shù)干部為謀私利錯填或修改個人檔案信息，如年齡造假、偽造或美化學(xué)歷資歷信息為自己“鍍金”，提升自己的競爭力。這些問題的存在嚴(yán)重影響了人事檔案的真實性、連貫性，這就需要負(fù)責(zé)養(yǎng)老保險工作的人員花費相當(dāng)大的精力做好信息的統(tǒng)計和鑒定工作，給養(yǎng)老保險改革工作增加了工作量和難度。

（二）人事檔案紙質(zhì)載體損壞

在現(xiàn)階段，人事檔案的主要載體還是紙，在查閱檔案時仍需要翻看紙質(zhì)資料，但長期反復(fù)的翻看勢必會對紙質(zhì)檔案造成不同程度的破壞，尤其是退休人員的檔案，一般為碳素墨水手寫，部分人員在書寫時用了純藍(lán)墨水或者圓珠筆，隨著時間的推移字跡變得不夠清晰，過去的紙張較薄，隨著翻動次數(shù)的增多紙張也多有破損，對最原始的信息資料造成破壞，養(yǎng)老保險改革所需要的一些信息就不能很好的從檔案中反映出來。

（三）人事檔案作用發(fā)揮不明顯

人事檔案要想充分發(fā)揮起作用的前提是人事檔案信息真實性、檔案信息的連貫、完整性，保證檔隨人走。如前文所言，在人事檔案管理中，存在著檔案材料缺失、新材料補充不及時、涂改或錯填信息及偽造檔案等現(xiàn)象，導(dǎo)致一些人事檔案的可信度不高，參考價值大大降低。不只是在此次養(yǎng)老保險改革工作中，在日常工作中，人事檔案的作用發(fā)揮也受到限制，檔案中的部分材料如年終考核表、評價表之類，內(nèi)容大同小異，有些甚至直接從網(wǎng)上原文照抄，都是一些無關(guān)痛癢的“面上話”，不能準(zhǔn)確的反映出個人的真實表現(xiàn)，削弱了在人員的任免、獎懲等的參考價值。

（四）人事檔案管理人員認(rèn)識不足，檔案管理缺乏系統(tǒng)性

雖然從國家到地方針對人事檔案管理都有明確的規(guī)章制度，僅2000年以來，中組部已下發(fā)5文件，從干部人事檔案質(zhì)量評價、干部人事檔案的審核、干部出生日期管理、干部人事檔案材料收集歸檔等方面做了要求②，但部分人事檔案管理人員由于工作繁多，沒有時間和精力去學(xué)習(xí)這些規(guī)章制度，也沒有經(jīng)過專業(yè)的人事檔案管理培訓(xùn)，有些人甚至認(rèn)為檔案工作繁瑣又沒有技術(shù)含量，產(chǎn)生不了看得見的工作成果，對檔案材料的管理不及時、不規(guī)范，更沒有意識去思考信息時代發(fā)展的新形勢下該如何更好的做好人事檔案管理工作。

在翻查檔案的過程中，發(fā)現(xiàn)人事檔案材料普遍較亂，沒有按順序系統(tǒng)整理，基本是各種材料雜亂放置，沒有理清順序，也沒有裝訂，需要什么就從各種散材料里找，容易造成檔案材料的丟失，這也為檔案造假提供了可乘之機。

3 提高人事檔案管理水平的對策探究

（一）提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提高管理人員的綜合素質(zhì)是提高人事檔案管理工作水平的關(guān)鍵，管理人員需要與時俱進(jìn)，不斷適應(yīng)新形勢的需要，多形式的教育培訓(xùn)是提高人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的必要手段。通過培訓(xùn)使管理人員熟識各項規(guī)章制度，嚴(yán)格按規(guī)章制度做好檔案的歸檔、管理和利用，提高檔案管理的規(guī)范化水平；緊跟時代步伐，熟練掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)，為人事檔案管理信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平；更新管理觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思想，促使人事檔案工作從內(nèi)部得以創(chuàng)新，提高檔案管理的科學(xué)化水平。

（二）加強人事檔案管理的信息化建設(shè)

在信息化的管理過程中，一個最突出的特點就是信息的共享與公開③。當(dāng)前人事檔案載體多數(shù)為紙質(zhì)載體，信息不全面，管理起來耗時耗力，利用效率也比較低。隨著時代的發(fā)展，人事檔案管理引入現(xiàn)代信息技術(shù)是大勢所趨。在人事檔案管理中，建立完善的人事檔案管理系統(tǒng)，加快數(shù)據(jù)庫建設(shè)，對大量人事信息進(jìn)行存儲、分類和高速處理，提高檔案的歸檔和利用效率。紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，減少因紙質(zhì)檔案損壞或丟失對檔案信息的影響。

現(xiàn)代計算機技術(shù)的引入為檔案管理工作提供了便利，但帶來的安全風(fēng)險也隨之提高，人事檔案管理引入信息化的同時，要在安全保密工作上給予足夠的技術(shù)支持，有效防止人事檔案信息的泄露和丟失。

（三）創(chuàng)新人事檔案管理的工作方法

要做好人事檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，就必須創(chuàng)新工作方法，提升管理的科學(xué)化水平，提高管理工作效率，使人事檔案管理工作更具可操作性、更具活力。如武漢某高校在人事檔案管理方面的做法值得借鑒，將學(xué)生的檔案分類，分為中學(xué)檔案、大學(xué)檔案、研究生檔案，分裝在不同的小袋子里，在查找時既節(jié)省時間又能有效防止其他檔案材料的丟失。如出生日期是養(yǎng)老保險制度改革一項很重要的信息，一般是以檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)，如果檔案按照時間先后做好分類和排序，在翻查出生日期這一信息時效率就會大大提高。

參考文獻(xiàn)

[1]池紅.干部人事檔案中“三齡一歷”的認(rèn)定[J].安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2014（1）141-144.

[2]趙濤.淺析高等院校干部人事檔案中出生日期的認(rèn)定[J].新西部，2015（23）115.

[3]郭穎.談事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機遇與挑戰(zhàn)[J].科技展望，2016（23）251.

作者簡介

劉巧林（1987-），女，漢，山東廣饒，湖北省農(nóng)科院經(jīng)濟作物研究所，管理學(xué)碩士，助理館員，研究方向：人事檔案管理。