摘 要：2015年，國(guó)務(wù)院和各省政府相繼發(fā)文，啟動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革工作。在這一背景下，人事檔案的重要價(jià)值突顯出來(lái)，管理中存在的問(wèn)題也暴露出來(lái)，如何提高人事檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化水平值得思考。本文簡(jiǎn)析了在養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的人事檔案存在的問(wèn)題，并闡述了提高人事檔案管理水平的思路，以期為人事檔案管理工作水平的提高提供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革；人事檔案管理；問(wèn)題；提高

干部人事檔案是組織人事等有關(guān)部門(mén)，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是國(guó)家檔案的重要組成部分①。以機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革為契機(jī)，在翻查人事檔案的過(guò)程中暴露出人事檔案管理中的一些問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在影響著人事檔案本身和檔案管理的質(zhì)量。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革背景下人事檔案管理的重要性

我國(guó)自上世紀(jì)90年代初長(zhǎng)期實(shí)行養(yǎng)老制度雙軌制，隨著社會(huì)的發(fā)展，這一制度的弊端凸顯出來(lái)，這一制度的存在導(dǎo)致了不同體制的人待遇的不公，也阻礙著人才的自由流動(dòng)，眾多弊端引起了社會(huì)的熱議和不滿(mǎn)，改革勢(shì)在必行。自2015年國(guó)務(wù)院和各省政府相繼發(fā)文以來(lái)，各地將此項(xiàng)工作列為重點(diǎn)改革任務(wù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革涉及到廣大機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工的切身利益，人員姓名、三齡（年齡、工齡、黨齡）、學(xué)歷學(xué)位、職務(wù)職稱(chēng)、工資變動(dòng)等信息都要做到準(zhǔn)確，而這些信息最原始、最權(quán)威的來(lái)源就是干部人事檔案，這就體現(xiàn)出了人事檔案管理的重要性。

2 人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案材料不全，信息前后不一致

人事檔案一般是從中學(xué)時(shí)期開(kāi)始形成，如早期的入學(xué)材料、入團(tuán)入黨材料等，學(xué)生時(shí)代意識(shí)不到檔案對(duì)將來(lái)入學(xué)、工作等重要性，思想上不夠重視，在填寫(xiě)個(gè)人信息時(shí)隨意性較大，會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，如名字同音不同字、出生日期不一致等，最為突出的就是出生日期混亂，農(nóng)歷生日與公歷生日混用，甚至在檔案中不同材料的出生年份存在較大的差異。檔案中記載信息填寫(xiě)不完整，有的人事材料歸檔不及時(shí)造成材料缺少；有的年度考核材料、工資變動(dòng)材料等不連貫，有此退休人員的檔案甚至只有幾頁(yè)紙；還有少數(shù)干部為謀私利錯(cuò)填或修改個(gè)人檔案信息，如年齡造假、偽造或美化學(xué)歷資歷信息為自己“鍍金”，提升自己的競(jìng)爭(zhēng)力。這些問(wèn)題的存在嚴(yán)重影響了人事檔案的真實(shí)性、連貫性，這就需要負(fù)責(zé)養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的人員花費(fèi)相當(dāng)大的精力做好信息的統(tǒng)計(jì)和鑒定工作，給養(yǎng)老保險(xiǎn)改革工作增加了工作量和難度。

（二）人事檔案紙質(zhì)載體損壞

在現(xiàn)階段，人事檔案的主要載體還是紙，在查閱檔案時(shí)仍需要翻看紙質(zhì)資料，但長(zhǎng)期反復(fù)的翻看勢(shì)必會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成不同程度的破壞，尤其是退休人員的檔案，一般為碳素墨水手寫(xiě)，部分人員在書(shū)寫(xiě)時(shí)用了純藍(lán)墨水或者圓珠筆，隨著時(shí)間的推移字跡變得不夠清晰，過(guò)去的紙張較薄，隨著翻動(dòng)次數(shù)的增多紙張也多有破損，對(duì)最原始的信息資料造成破壞，養(yǎng)老保險(xiǎn)改革所需要的一些信息就不能很好的從檔案中反映出來(lái)。

（三）人事檔案作用發(fā)揮不明顯

人事檔案要想充分發(fā)揮起作用的前提是人事檔案信息真實(shí)性、檔案信息的連貫、完整性，保證檔隨人走。如前文所言，在人事檔案管理中，存在著檔案材料缺失、新材料補(bǔ)充不及時(shí)、涂改或錯(cuò)填信息及偽造檔案等現(xiàn)象，導(dǎo)致一些人事檔案的可信度不高，參考價(jià)值大大降低。不只是在此次養(yǎng)老保險(xiǎn)改革工作中，在日常工作中，人事檔案的作用發(fā)揮也受到限制，檔案中的部分材料如年終考核表、評(píng)價(jià)表之類(lèi)，內(nèi)容大同小異，有些甚至直接從網(wǎng)上原文照抄，都是一些無(wú)關(guān)痛癢的“面上話”，不能準(zhǔn)確的反映出個(gè)人的真實(shí)表現(xiàn)，削弱了在人員的任免、獎(jiǎng)懲等的參考價(jià)值。

（四）人事檔案管理人員認(rèn)識(shí)不足，檔案管理缺乏系統(tǒng)性

雖然從國(guó)家到地方針對(duì)人事檔案管理都有明確的規(guī)章制度，僅2000年以來(lái)，中組部已下發(fā)5文件，從干部人事檔案質(zhì)量評(píng)價(jià)、干部人事檔案的審核、干部出生日期管理、干部人事檔案材料收集歸檔等方面做了要求②，但部分人事檔案管理人員由于工作繁多，沒(méi)有時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)這些規(guī)章制度，也沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理培訓(xùn)，有些人甚至認(rèn)為檔案工作繁瑣又沒(méi)有技術(shù)含量，產(chǎn)生不了看得見(jiàn)的工作成果，對(duì)檔案材料的管理不及時(shí)、不規(guī)范，更沒(méi)有意識(shí)去思考信息時(shí)代發(fā)展的新形勢(shì)下該如何更好的做好人事檔案管理工作。

在翻查檔案的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)人事檔案材料普遍較亂，沒(méi)有按順序系統(tǒng)整理，基本是各種材料雜亂放置，沒(méi)有理清順序，也沒(méi)有裝訂，需要什么就從各種散材料里找，容易造成檔案材料的丟失，這也為檔案造假提供了可乘之機(jī)。

3 提高人事檔案管理水平的對(duì)策探究

（一）提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提高管理人員的綜合素質(zhì)是提高人事檔案管理工作水平的關(guān)鍵，管理人員需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷適應(yīng)新形勢(shì)的需要，多形式的教育培訓(xùn)是提高人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的必要手段。通過(guò)培訓(xùn)使管理人員熟識(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格按規(guī)章制度做好檔案的歸檔、管理和利用，提高檔案管理的規(guī)范化水平；緊跟時(shí)代步伐，熟練掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)，為人事檔案管理信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平；更新管理觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思想，促使人事檔案工作從內(nèi)部得以創(chuàng)新，提高檔案管理的科學(xué)化水平。

（二）加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)

在信息化的管理過(guò)程中，一個(gè)最突出的特點(diǎn)就是信息的共享與公開(kāi)③。當(dāng)前人事檔案載體多數(shù)為紙質(zhì)載體，信息不全面，管理起來(lái)耗時(shí)耗力，利用效率也比較低。隨著時(shí)代的發(fā)展，人事檔案管理引入現(xiàn)代信息技術(shù)是大勢(shì)所趨。在人事檔案管理中，建立完善的人事檔案管理系統(tǒng)，加快數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，對(duì)大量人事信息進(jìn)行存儲(chǔ)、分類(lèi)和高速處理，提高檔案的歸檔和利用效率。紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，減少因紙質(zhì)檔案損壞或丟失對(duì)檔案信息的影響。

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入為檔案管理工作提供了便利，但帶來(lái)的安全風(fēng)險(xiǎn)也隨之提高，人事檔案管理引入信息化的同時(shí)，要在安全保密工作上給予足夠的技術(shù)支持，有效防止人事檔案信息的泄露和丟失。

（三）創(chuàng)新人事檔案管理的工作方法

要做好人事檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，就必須創(chuàng)新工作方法，提升管理的科學(xué)化水平，提高管理工作效率，使人事檔案管理工作更具可操作性、更具活力。如武漢某高校在人事檔案管理方面的做法值得借鑒，將學(xué)生的檔案分類(lèi)，分為中學(xué)檔案、大學(xué)檔案、研究生檔案，分裝在不同的小袋子里，在查找時(shí)既節(jié)省時(shí)間又能有效防止其他檔案材料的丟失。如出生日期是養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革一項(xiàng)很重要的信息，一般是以檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)，如果檔案按照時(shí)間先后做好分類(lèi)和排序，在翻查出生日期這一信息時(shí)效率就會(huì)大大提高。

參考文獻(xiàn)

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[3]郭穎.談事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].科技展望，2016（23）251.

作者簡(jiǎn)介

劉巧林（1987-），女，漢，山東廣饒，湖北省農(nóng)科院經(jīng)濟(jì)作物研究所，管理學(xué)碩士，助理館員，研究方向：人事檔案管理。