王建華

摘 要：本文解釋檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的涵義，明確檔案的種類、屬性與作用，最后總結(jié)了制定檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的原則、要求、方法。

關(guān)鍵詞：檔案工作標(biāo)準(zhǔn)；檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化；強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)；推薦性標(biāo)準(zhǔn)

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，是以檔案工作領(lǐng)域中的重復(fù)性的事物和概念為對(duì)象而制定或修訂的各種標(biāo)準(zhǔn)的總稱；它是檔案工作中有關(guān)單位和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守的共同準(zhǔn)則和依據(jù)。就本質(zhì)而言，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是一種“統(tǒng)一規(guī)定”，是各有關(guān)方面需要“共同遵守”的行為準(zhǔn)則和依據(jù)。

1 檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的具體表現(xiàn)形式

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的具體表現(xiàn)形式是各種相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)文件，是指按照規(guī)定的工作程序制定，經(jīng)公認(rèn)權(quán)威機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)的一整套在文件與檔案工作范圍內(nèi)必須執(zhí)行的規(guī)格、規(guī)則、技術(shù)要求等規(guī)范性文件。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)按照標(biāo)準(zhǔn)的性質(zhì)可分為管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，目前我國及國際檔案工作組織制定的標(biāo)準(zhǔn)大多數(shù)屬于技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。按照標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)際法定效力，可以分為強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)和推薦性標(biāo)準(zhǔn)。強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)是指保障國家檔案財(cái)富安全的標(biāo)準(zhǔn)和國家通過法律、行政法規(guī)規(guī)定強(qiáng)制執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)；其他標(biāo)準(zhǔn)均為推薦性標(biāo)。國家檔案局將全部檔案工作的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)界定為推薦性標(biāo)準(zhǔn)，并規(guī)定今后通過全國檔案經(jīng)技術(shù)委員會(huì)審查上報(bào)的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)都作為推薦性標(biāo)準(zhǔn)。按照標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)程度可以分為正式標(biāo)準(zhǔn)和參照標(biāo)準(zhǔn)。正式標(biāo)準(zhǔn)是指檔案工作標(biāo)準(zhǔn)中同檔案、檔案管理直接相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，如通過全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)會(huì)審上報(bào)，并得到批準(zhǔn)的各種檔案工作標(biāo)準(zhǔn)；國際檔案工作組織制定的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)等。參照標(biāo)準(zhǔn)是指由于目前尚無正式的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)可循，而不得不借鑒的其他行業(yè)制定的相關(guān)工作。按照標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍，可以將其劃分為國際標(biāo)準(zhǔn)、區(qū)域性標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。國際標(biāo)準(zhǔn)，是指經(jīng)過國際上的權(quán)威性組織制定，在國際上得到承認(rèn)和通過的標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)的制定，為各國檔案著錄工作的標(biāo)準(zhǔn)化提供了基本的行為規(guī)范；區(qū)域性標(biāo)準(zhǔn)，也稱“國際區(qū)域性標(biāo)準(zhǔn)”，是指只適用于世界某一區(qū)域的、經(jīng)過世界區(qū)域性標(biāo)準(zhǔn)化組織通過的標(biāo)準(zhǔn)；國家標(biāo)準(zhǔn)，是指對(duì)全國經(jīng)濟(jì)、技術(shù)發(fā)展有重大意義，必須在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)；專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，是指由專業(yè)主管部門批準(zhǔn)、發(fā)布，在該部門范圍內(nèi)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。這種標(biāo)準(zhǔn)在一個(gè)特定的行業(yè)范圍內(nèi)也具有一定的約束力；企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，是指在企業(yè)內(nèi)部遵守的技術(shù)。各企業(yè)在檔案工作方面，也可以依據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定水平更高的企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

2 檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的特征

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)同其他社會(huì)行業(yè)所的工作標(biāo)準(zhǔn)一樣均具有以下幾方面的特征：標(biāo)準(zhǔn)的制定與審核或批準(zhǔn)等工作程序，都有專門的規(guī)定；標(biāo)準(zhǔn)都有固定的代號(hào)，格式整齊劃一；檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是從事文件管理和檔案管理的共同依據(jù)，在一定條件下具有法律效力，并且具有一定的行為約束力；檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)效性較強(qiáng)，它是以某個(gè)歷史階段的檔案工作實(shí)踐水平為基礎(chǔ)的，所以，一般都同當(dāng)時(shí)的最先進(jìn)的技術(shù)和管理方式存在一定的距離，隨著檔案工作實(shí)踐的發(fā)展和新技術(shù)、新方法的采用，標(biāo)準(zhǔn)需要不斷地進(jìn)行修訂、補(bǔ)充、替代或廢止；標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容有相對(duì)專一性，一個(gè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)一般只解決一個(gè)實(shí)踐性的問題，文字要求準(zhǔn)確簡練；標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)其不同的種類和級(jí)別在不同的范圍內(nèi)貫徹執(zhí)行，具有較強(qiáng)的可操作性。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)具有十分重要的作用：首先是協(xié)調(diào)作用，因?yàn)闄n案工作標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)象具有重復(fù)性和多樣性的特征，所以，為了使某一方面的工作在整體上先進(jìn)、合理和可行，就必須以所制定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)等為依據(jù)，進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范控制；其次是簡化作用，采用文檔一體化管理模式之后，對(duì)于過去文件管理與檔案管理分開進(jìn)行時(shí)的一些重復(fù)性的工作內(nèi)容，可以通過制定相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，簡化其中多余的、重復(fù)的、低功能的工作環(huán)節(jié)，從而使文檔一體化管理系統(tǒng)的整體功能得到提高，性能得到改善和優(yōu)化；再次是統(tǒng)一與優(yōu)選作用，采用檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，可以對(duì)文件與檔案工作領(lǐng)域同一性質(zhì)對(duì)象的兩種以上的概念表達(dá)方式、技術(shù)指標(biāo)、工作流程、工作方式，通過選優(yōu)，確定一種或幾種較為科學(xué)、先進(jìn)、合理的方式、指標(biāo)、流程等，從而使整個(gè)檔案工作的效率得到提高。

3 制定檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的原則

制定檔案工作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)遵循下述幾項(xiàng)原則：統(tǒng)一性原則。在檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)，必須確保每一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容前后協(xié)調(diào)一致，同時(shí)又要保證各項(xiàng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)之間在內(nèi)容與技術(shù)方面的協(xié)調(diào)一致。只有這樣，才能有效地維護(hù)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系的系統(tǒng)性及與其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)間的一致性；優(yōu)化原則。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)的每項(xiàng)具體標(biāo)準(zhǔn)，其內(nèi)容必須反映優(yōu)化了的技術(shù)、工作程序與組織程序，必須高于具體的一般性的管理工作的操作內(nèi)容，具有一定的技術(shù)與管理的先進(jìn)性；適時(shí)性原則。標(biāo)準(zhǔn)化是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，標(biāo)準(zhǔn)本身雖好，如不適時(shí)付諸實(shí)踐，也無濟(jì)于事。因此，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)必須依據(jù)檔案工作實(shí)際發(fā)展的需要和客觀的可能性，適時(shí)制定有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)出檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的有序性；繼承性原則。在進(jìn)行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)過程中，有關(guān)方面必須注意能在一定時(shí)空范圍內(nèi)保持相對(duì)的穩(wěn)定性。不能孤立地考慮標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性與先進(jìn)性，而忽視其穩(wěn)定性和繼承性，否則易引起實(shí)際工作的混亂。同時(shí)，制定與實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)充分考慮檔案工作原有基礎(chǔ)，如果標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定事項(xiàng)同實(shí)際工作的技術(shù)水平和管理水平差距過大，那么，在實(shí)際工作中這類標(biāo)準(zhǔn)就難以貫徹實(shí)施，起不到提高工作水平和管理效益的作用。

4 檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的要求

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制定同其他工作領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)制定工作一樣，都應(yīng)當(dāng)遵守如下幾點(diǎn)基本要求：第一，標(biāo)準(zhǔn)的編寫應(yīng)注意貫徹國家法令并與有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相協(xié)調(diào)。制定檔案工作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)自覺遵守國家的檔案法律、法規(guī)、行政規(guī)章等法律規(guī)范的相關(guān)規(guī)定，并且注意與同級(jí)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相協(xié)調(diào)，下級(jí)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不得與上級(jí)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)相抵觸；第二，文字表達(dá)準(zhǔn)確、簡明。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化文件中的文字表達(dá)應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、簡明、通俗易懂、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免產(chǎn)生不易理解或有不同理解之處。宜用文字的用文字，宜用圖表的用圖表；第三，技術(shù)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)正確無誤。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)中的圖樣、表格、數(shù)值、公式、化學(xué)分子式和其他技術(shù)內(nèi)容都應(yīng)做到正確無誤；第四，術(shù)語、符號(hào)、代號(hào)應(yīng)統(tǒng)一；第五，編排格式和細(xì)則應(yīng)當(dāng)符合規(guī)定。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)成、內(nèi)容編排、層次劃分及其編號(hào)、編寫細(xì)則應(yīng)當(dāng)符合《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則標(biāo)準(zhǔn)編寫的基本規(guī)定》的要求。

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系是由若干檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)技術(shù)準(zhǔn)構(gòu)成的互有、互相制約的一個(gè)動(dòng)態(tài)性、指導(dǎo)文件整體。這個(gè)體系的基本結(jié)構(gòu)和內(nèi)容包括：檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的整體設(shè)計(jì)、目標(biāo)、范圍、內(nèi)容，制定標(biāo)準(zhǔn)的程序、方法，組織領(lǐng)導(dǎo)，分工協(xié)作及各項(xiàng)工作之間的關(guān)系等。其中，基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)是指對(duì)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化具有指導(dǎo)作用、并在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)廣泛應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)。包括檔案專業(yè)基本術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)；檔案館代碼編制標(biāo)準(zhǔn)；檔案各類劃分標(biāo)準(zhǔn)；檔案計(jì)量單位標(biāo)準(zhǔn)；檔案統(tǒng)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)。業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，是指專門對(duì)某一方面的檔案管理對(duì)象所制定的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。包括檔案收集標(biāo)準(zhǔn)；檔案整理標(biāo)準(zhǔn)；檔案編目與檢索標(biāo)準(zhǔn)；檔案統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)；檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)；檔案保管與保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)等。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施必須堅(jiān)持全面、系統(tǒng)的指導(dǎo)思想，還要依靠有關(guān)方面的努力才能順利實(shí)施。在實(shí)施過程中，應(yīng)當(dāng)定期對(duì)有關(guān)新、舊標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性、合理性的討論與研究工作，以研促建，不斷提高我國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制定水平。

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