王紀(jì)奎

摘 要：隨著我國社會(huì)發(fā)展速度的不斷加快，檔案逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化管理，這是檔案管理未來的一種發(fā)展趨勢。計(jì)算機(jī)技術(shù)正在日新月異，其在檔案管理方面也發(fā)揮了極大的作用，提升檔案管理效率，同時(shí)也使檔案資源得以長久保存，實(shí)現(xiàn)資源共享。文章主要分析檔案信息化的內(nèi)容，闡述了提高檔案管理效率的相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理

Abstract： Along with the accelerating social development speed， file gradually realized information management， this is a development trend of archives management in the future. Computer technology is changing， its also played a great role in archives management， promote efficiency of management of archives， but also make the resource file can be preserved for a long time， realize resources sharing. This paper mainly analyze the content of archives informatization， expounds the related Suggestions of improving the efficiency of archive management.

Keywords： Archives informatization construction File management thinking

1 檔案信息化概述

所謂檔案信息化主要是指運(yùn)用先進(jìn)的管理技術(shù)對檔案進(jìn)行有效管理。檔案信息化是一種檔案管理的創(chuàng)新，相較于傳統(tǒng)管理模式其自身具有一定的優(yōu)勢，提高檔案管理效率。檔案信息化涵蓋很多內(nèi)容，從廣義角度分析，其可以吸收所有領(lǐng)域的信息，然后進(jìn)行有效整合，這其中包含以下內(nèi)容：比如經(jīng)濟(jì)信息、文化信息以及政治方向等等，有效收集此類信息，并按照相關(guān)內(nèi)容分門別類，這在某種程度實(shí)現(xiàn)了資源整合，同時(shí)也使檔案信息實(shí)現(xiàn)共享；而從狹義角度分析，檔案信息化內(nèi)容相對簡單，主要針對檔案內(nèi)部而言，使其內(nèi)部資源實(shí)現(xiàn)信息化，依托信息化技術(shù)，讓檔案資料更為完整，信息更為豐富，這樣信息閱讀者使用更為方便，信息資源更為真實(shí)可靠。實(shí)現(xiàn)檔案信息化離不開以下技術(shù)的支持，即信息技術(shù)，通過這種技術(shù)可以使資源信息得以有效整合，同時(shí)也可依據(jù)資源信息類別不同進(jìn)行分類，將相同信息歸納到一起，這樣相關(guān)人員查閱起來非常方便。檔案信息化建設(shè)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，這可以使檔案信息管理更為規(guī)范，同時(shí)也使其與之相關(guān)信息相融合，更好的服務(wù)大眾，檔案建設(shè)發(fā)展進(jìn)入一個(gè)新階段，提高資源信息使用價(jià)值，也使信息獲得更廣闊的應(yīng)用平臺(tái)。

2 改進(jìn)檔案信息化管理的有效對策

（一）完善工作體系

要想檔案信息化得以有效實(shí)現(xiàn)必須完善以下內(nèi)容，即相應(yīng)工作體系，只有相關(guān)工作體系有所保障，才能確保檔案信息化管理得以有效實(shí)現(xiàn)?？梢詮囊韵聨追矫嬷郑旱谝?，明確管理制度，同時(shí)改進(jìn)運(yùn)行機(jī)制。認(rèn)真貫徹執(zhí)行相關(guān)法規(guī)，并在此基礎(chǔ)上完善電子文件管理，實(shí)現(xiàn)所有部門聯(lián)動(dòng)管理，確保電子文件能夠全程監(jiān)管。與此同時(shí)，按照國家檔案管理相關(guān)規(guī)定，將檔案管理職能下放，使檔案局可以進(jìn)行行政管理，促使檔案部門擁有更多的管理權(quán)力，使其信息化建設(shè)能有效推進(jìn)，形成上下聯(lián)動(dòng)，協(xié)同統(tǒng)一體系。此外，檔案信息化還應(yīng)在以下領(lǐng)域強(qiáng)化，即電子政務(wù)建設(shè)，這樣可以使兩者同步進(jìn)行；第二，完善對應(yīng)法律制度，規(guī)范工作行為。針對檔案信息建設(shè)而言，必須要制定專項(xiàng)規(guī)劃表，并完善工作任務(wù)分解示意圖，明確以下方面的內(nèi)容，比如目標(biāo)任務(wù)、完成時(shí)限、責(zé)任單位。同時(shí)，制定績效評估體系，進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。在此基礎(chǔ)上，完善相應(yīng)的法律法規(guī)，建立規(guī)章制度，加強(qiáng)監(jiān)督檢查，按照相關(guān)規(guī)定有效執(zhí)法，確保檔案信息化建設(shè)能夠進(jìn)入新階段。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，形成資源共享

對于檔案信息化建設(shè)而言，其核心是資源建設(shè)，這也是所有業(yè)務(wù)開展必須明確的主題。為此，就當(dāng)前形勢來說，檔案信息化工作重點(diǎn)應(yīng)該放在以下兩個(gè)方面：其一是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，其二是實(shí)現(xiàn)資源共享。首先，檔案信息逐步向數(shù)字化靠攏，依據(jù)科學(xué)的編制原則，制定合理的工作計(jì)劃，而且必須強(qiáng)化監(jiān)督檢查，保障檔案數(shù)字化得以有效實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，應(yīng)以用戶需求作為基本出發(fā)點(diǎn)，建立起相應(yīng)的目錄，確保檔案數(shù)字化查詢更為全面，并增加以下方面的投資，如人、材、物，讓各部門能夠相互協(xié)調(diào)，形成良好工作格局。除此之外，可以建立如下歸檔制度，即紙質(zhì)和電子文件并存，促使檔案全文檢索順利推行。對于檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享也是檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，依據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案管理系統(tǒng)，并將其與辦公室系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效整合，這就可以在網(wǎng)上進(jìn)行一系列工作的操作，如信息生成、整理以及歸檔。實(shí)現(xiàn)信息資源共享必須遵循先易后難，擬定資源共享目錄，在此基礎(chǔ)上，借助業(yè)務(wù)部門職能，通過條塊結(jié)合，保障檔案信息真實(shí)性，進(jìn)一步加快檔案信息化進(jìn)程。

（三）健全技術(shù)支撐，保障資金體系

檔案信息化管理離不開技術(shù)的支持，這是檔案信息化的基本保障，與此同時(shí)，檔案信息化還需借助相關(guān)設(shè)施，而引入先進(jìn)設(shè)備需要大量資金。因此檔案信息化不僅需要完善相關(guān)技術(shù)，還要有充足的資金作為后盾，這樣才能從根本上推動(dòng)檔案信息化管理，保障其運(yùn)行穩(wěn)定，檔案信息具有可靠性。檔案信息化建設(shè)必須首先從基礎(chǔ)設(shè)施抓起，而這一部分的資金來源基本上依靠國家財(cái)政，每年財(cái)政部門將資金投入相關(guān)單位，以此作為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)費(fèi)用，同時(shí)還需投入運(yùn)維費(fèi)用。除此之外，還需加強(qiáng)軟、硬件建設(shè)，除了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還需進(jìn)行設(shè)備更新，讓檔案信息建設(shè)能夠與時(shí)俱進(jìn)。檔案信息化建設(shè)需借助相關(guān)軟件，因此對該類軟件加大研究力度，形成統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。此外，需完善安全建設(shè)，實(shí)時(shí)升級殺毒軟件，運(yùn)用以下最先進(jìn)技術(shù)，分別是身份認(rèn)證、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，同時(shí)設(shè)定訪問控制，建立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，明確規(guī)定以下內(nèi)容，比如備份機(jī)房、相關(guān)技術(shù)條件，檔案信息具有安全性。進(jìn)一步加快網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，促使檔案信息建設(shè)不斷完善，信息資源平臺(tái)得以實(shí)現(xiàn)。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理未來發(fā)展方向，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，我國檔案信息管理也隨之不斷完善管理模式，檔案管理部門也正逐漸加大對檔案管理的重視。文章簡要介紹了檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容以及發(fā)展形態(tài)，重點(diǎn)闡述了檔案信息管理需要改善的幾點(diǎn)建議，推動(dòng)檔案信息管理更為完善。

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