回江紅

建設項目檔案管理一直是電力建設工程單位最頭疼的事，基建期檔案工作量大、檔案人員少、檔案整理經(jīng)驗幾乎為零。隨著工程接近尾聲，建設項目檔案的重要性和必要性慢慢顯現(xiàn)出來，依據(jù)《重大建設建設項目檔案驗收辦法》規(guī)定：建設項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。在建單位知道不僅工程要驗收，檔案也要驗收，并且未通過驗收的項目就不能進入投產(chǎn)運營期實現(xiàn)盈利時，爭搶檔案專家、聘請大量專業(yè)人員投入到建設項目檔案的突擊整理中就成了建設單位的普遍現(xiàn)象。最后，建設項目檔案資料的完整性、規(guī)范性只能讓步于建設項目檔案的有和無，讓步于驗收是否通過，建設項目檔案最基本和最根本的價值——服務于建設單位的利用價值就被忽視了。因為項目文件是項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。包括項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件等，建設項目檔案就是經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件。建設項目檔案管理沒有與施工進度同步，過程化資料無從體現(xiàn)，建設單位在設備檢修、維護利用建設項目檔案時，就會出現(xiàn)偏差。因此，建設項目檔案的過程化管理是建設項目檔案的關鍵點和切入點。那么，如何做好建設項目檔案的過程化管理呢？參照實際工作經(jīng)驗，我覺得可以從以下幾個方面入手。

1 “第一時間”成立檔案管理機構，確定“一把手”工程

在項目建設初期要第一時間成立檔案管理機構，確定項目負責人主管建設項目檔案，即“一把手”工程。項目參建單位也要成立檔案管理機構，項目經(jīng)理為負責人，并同步建立健全工作高效、流程順暢的檔案管理網(wǎng)絡，網(wǎng)絡要延伸到各專業(yè)專工，以利于專業(yè)資料的形成和收集。有了檔案領導機構，檔案部門同時要成立建設項目檔案管理辦公室，要整合項目所有參建單位的檔案員，統(tǒng)一工作思想，統(tǒng)一工作規(guī)范，統(tǒng)一工作職責，統(tǒng)一工作制度。定期召開月度例會，溝通、協(xié)調(diào)和解決項目文件在施工過程中存在的問題，及時發(fā)現(xiàn)及時處理，不把問題文件問題表單積壓到竣工后解決。

2 簽訂建設項目檔案管理協(xié)議，加強建設項目檔案考核

建設項目參建單位較多，同步進行的單位工程建設和走走來來的建設單位都要納入建設項目檔案管理范圍。用一個標桿去要求所有的參建方，最終形成的建設項目檔案才能是統(tǒng)一的和規(guī)范的。所以，這個標桿就是要簽訂管理協(xié)議，要在協(xié)議中明確雙方的責任，檔案移交標準，檔案保證金數(shù)額和一些違約責任。針對單位工程形成文件的收集、整理要明確施工過程的考核內(nèi)容，要體現(xiàn)過程文件的檢查，對不符合歸檔要求的要下發(fā)整改通知單，整改檢查不合格的要進行考核，考核兌現(xiàn)從檔案保證金中扣除，從而實現(xiàn)過程文件管理的檢查、整改、復查、考核的監(jiān)督和把控。

3 制定建設項目檔案計劃，抓住重要節(jié)點不放松

任何工作都要有計劃，建設項目檔案計劃更為重要。建設項目檔案計劃要結合工程進度制定，特別是要把重要工程節(jié)點列入計劃，以年為單位細化到季度和月份，落實到責任人進行工作督查和檢查，要對未落實到位的計劃要有分析，計劃的落實情況也要與項目管理協(xié)議要關聯(lián)起來，保證計劃不落空不走形式。

建設項目檔案計劃還要包括竣工文件編制計劃和移交時間表，將竣工文件編制內(nèi)容、整理規(guī)范、移交標準、移交時間一一規(guī)范和明確，讓參建單位有標準可依據(jù)，有規(guī)范可操作，保證竣工文件的質(zhì)量和完整。

4 人員與資金的多投入和早到位是建設項目檔案高標準通過的保障

項目文件的收集、整理與最后移交歸檔形成建設項目檔案，每一步都離不開檔案人員的辛勤勞動，所以，項目建設單位要在項目初期就要多多投入檔案人員，采用聘請專家指導、專業(yè)人員整理、專兼職檔案人員培訓等方式，提升建設項目檔案人員的技能水平，人員早到位早熟悉項目早進入項目文件收集狀態(tài)，就不會出現(xiàn)最后找來非專業(yè)人員突擊趕工的局面。人員投入的同時，資金投入也要同步到位，檔案庫房、電腦、打印機、復印機、檔案裝具等檔案專用設備都要結合工程量產(chǎn)生檔案的多少進行及時配備，保證隨時產(chǎn)生文件隨時整理隨時入庫。

做好以上四方面的工作，就為實現(xiàn)建設項目過程化的管理打下了一個良好的基礎。當然，建設項目過程化管理的好壞也取決于建設項目檔案的實際情況，也取決于建設項目檔案管理者個人的經(jīng)驗和能力，我借鑒實際工作經(jīng)驗總結的也只是一種工作建議和分享，目的是與檔案同事們共同為檔案工作做出自己最實際的貢獻。