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        檔案管理的現(xiàn)代化及電子化探討

        2017-03-31 19:01:16劉佳
        卷宗 2016年9期
        關(guān)鍵詞:現(xiàn)代化檔案管理制度

        劉佳

        摘 要:一個單位只有不斷優(yōu)化檔案管理的模式,才能保障一個單位各項工作有序開展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,我國基層一個單位面臨著改革的重大任務(wù),而檔案管理工作也是促進(jìn)一個單位高效運轉(zhuǎn)的重要途徑,本文將從一個單位檔案管理中存在的問題出發(fā),深入研究一個單位檔案現(xiàn)代化和電子化管理的措施,以供相關(guān)從業(yè)人員借鑒學(xué)習(xí)。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化

        在互聯(lián)網(wǎng)時代的大背景下,將一個單位的檔案管理工作從原有的模式中解放出來,對于提高一個單位檔案管理能力具有強(qiáng)烈的現(xiàn)實意義。然而在檔案管理電子化的過程中,由于缺乏相關(guān)經(jīng)驗,也暴露出許多問題。本文將分析當(dāng)納管理現(xiàn)代化與電子化的優(yōu)勢與特點,并結(jié)合實際,提出改進(jìn)方案,促進(jìn)一個單位檔案管理工作的高效性與合理性。

        1 現(xiàn)代化和電子化檔案管理的特點及優(yōu)點

        1.1 高效性

        相比傳統(tǒng)的檔案管理模式,電子化檔案管理運用先進(jìn)的信息技術(shù),將檔案管理工作提升到新的層次。如今檔案管理工作更依賴計算機(jī)等高端媒體技術(shù)。一方面,計算機(jī)依靠其強(qiáng)大的儲存功能與信息處理能力,將一個單位檔案管理工作的效率大大提高了。另一方面,電子化檔案管理擁有無可比擬的數(shù)據(jù)加工能力,有效規(guī)避了各種失誤,尤其在處理在處理特殊緊急情況時,電子化檔案管理表現(xiàn)出方便快捷的特征,提升了一個單位檔案工作的精確化管理能力。[1]

        1.2 綜合性

        現(xiàn)代化及電子化檔案管理工作并非摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式,而是將舊的檔案管理模式融合到電子化檔案管理模式之中。例如,如今檔案管理工作不僅依靠紙質(zhì)媒體,還運用多媒體技術(shù),從而強(qiáng)化了一個單位的綜合管理能力,在檔案收集、檢索、應(yīng)用方面,都有很大的提升。同時,相比傳統(tǒng)的檔案管理模式,現(xiàn)代化及電子化檔案管理模式優(yōu)勢還表現(xiàn)在處理檔案的效率與能力上,都遠(yuǎn)遠(yuǎn)的由于傳統(tǒng)檔案管理模式,從而表現(xiàn)出巨大的應(yīng)用潛力,將檔案功能在一個單位中發(fā)揮到極致。

        1.3 便攜性

        依靠紙質(zhì)媒體的傳統(tǒng)檔案管理模式,已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展。依靠計算機(jī)多媒體技術(shù)的現(xiàn)代化及電子化檔案管理模式,能夠克服傳統(tǒng)檔案管理模式不適宜攜帶的缺點。[2]同時,傳統(tǒng)檔案管理模式在檔案文件轉(zhuǎn)移中,容易出現(xiàn)丟失與損壞的情況,因此使一個單位的工作處理速度大打折扣。而電子檔案擁有便于攜帶的優(yōu)點,能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺迅速的處理數(shù)據(jù)。此外,電子化檔案管理的優(yōu)勢還表現(xiàn)在強(qiáng)大的儲存于檢索功能上,依靠計算機(jī)的檔案管理工作,免去了對物理空間的需要,只需要儲存在便于攜帶的電子設(shè)備中,就能隨時的進(jìn)行查詢與檢索。

        2 檔案管理中存在的問題

        2.1 對檔案管理工作不夠重視

        受傳統(tǒng)的觀念影響,檔案管理工作一直未受到足夠的重視。一方面,是因為領(lǐng)導(dǎo)層未能全面的認(rèn)識檔案管理工作,將其當(dāng)成一個儲存性質(zhì)的工作,沒有能夠認(rèn)識到檔案管理工作與一個單位運轉(zhuǎn)之間的關(guān)系,因此在檔案管理工作的投入上較少,無法達(dá)到檔案管理工作的要求,造成一個單位檔案管理工作普遍滯后的情況。另一方面,檔案管理工作還受一個單位的工作模式的影響,而在一個單位的編制體系中,檔案管理工作也一直處于較為基層的位置,這嚴(yán)重影響檔案管理工作的人才交替,導(dǎo)致一個單位中檔案管理工作流于表面。

        2.2 管理模式不規(guī)范

        科技的發(fā)展也帶動了其他領(lǐng)域工作的革新,但技術(shù)的革新在一個單位的檔案管理中卻暴露出一些問題,管理模式無法適應(yīng)新型技術(shù),成為一個單位檔案管理中的主要問題。相關(guān)工作人員沒能將多媒體技術(shù)完全的納入自身的工作之中,在許多工作環(huán)節(jié),依舊使用著落后于新興技術(shù)的手段,早成人工與多媒體技術(shù)的工作內(nèi)容重疊,管理模式很大程度上限制了一個單位檔案管理的工作效率,從而造成資源的浪費。[3]

        2.3 檔案管理制度不健全

        檔案管理制度不健全,表現(xiàn)在一個單位檔案管理制度無法全面的涵蓋檔案管理的日常工作,在全面性上有所不足。這主要是由于制定檔案管理制度,在工作的過程中,沒有全面的考察檔案管理工作的流程,因此導(dǎo)致檔案管理制度的制定工作脫離實際,缺乏對相關(guān)工作人員的約束能力。除此之外,檔案管理制度缺乏對某些特殊情況的處理方法,導(dǎo)致檔案管理制度無法行使其職能,也給相關(guān)工作人員的管理造成一定的影響。

        3 提高檔案管理水平的有效措施

        3.1 檔案保存查詢實現(xiàn)電子化

        檔案保存查詢功能電子化是提高檔案管理水平的有效措施。首先,要將檔案的內(nèi)容進(jìn)行整理錄入,將傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔。相比紙質(zhì)文檔,電子文檔的特點是更易保存、方便查詢。因此實現(xiàn)檔案保存查詢功能的電子化,還需要相關(guān)工作人員大量的錄入工作,能夠?qū)n案進(jìn)行及時、有序的分門別類,從而有利于一個單位開展工作的需要。[4]

        3.2 建立完善的檔案管理制度

        完善檔案管理制度,是提升一個單位檔案規(guī)范化管理能力的重要途徑,也是一個單位開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此要求相關(guān)工作人員能夠從實際出發(fā),實事求是的進(jìn)行檔案管理制度建設(shè)。需要從新形勢、新要求出發(fā),針對當(dāng)前的工作要求,與時俱進(jìn),從而推動一個單位檔案管理工作電子化。首先應(yīng)當(dāng)做的,是擴(kuò)充檔案管理制度的內(nèi)容,在一個單位工作的過程中,更新檔案管理工作的內(nèi)容,從而增加檔案管理制度的全面性,在合理化的基礎(chǔ)上不斷增加新的制度。除此之外,還需要配合一個單位的總體目標(biāo),有側(cè)重的完善檔案管理制度,對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行清理,剔除過時的部分,保證檔案管理制度能夠與時俱進(jìn)。同時,還能保證一個單位的內(nèi)部工作人員的積極性,按照檔案管理制度,落實現(xiàn)代化檔案管理的工作。

        3.3 加強(qiáng)檔案電子化管理的重視程度

        加強(qiáng)一個單位電子化管理的重視程度,首先要從領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)識出發(fā)。加強(qiáng)部門領(lǐng)導(dǎo)對一個單位檔案管理的重視程度,一方面,能夠提高一個單位檔案管理的力度,重新整合檔案管理部門在一個單位中的資源配比,從而提高檔案管理部門在一個單位中的重要程度,不僅局限于基層工作的位置。另一方面,領(lǐng)導(dǎo)層的重視,是對檔案管理工作的有力的保障,在領(lǐng)導(dǎo)層的支持下,相關(guān)工作人員要進(jìn)一步的提升檔案電子化管理的工作水平,給一個單位的檔案管理工作提供資金及技術(shù)的支持。

        3.4 形成檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系

        在檔案管理的電子化的轉(zhuǎn)型過程中,需要建立與之對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)體系,一方面,健全的平臺是一個單位檔案管理的基礎(chǔ),從而使檔案信息更加權(quán)威、專業(yè)。另一方面,利用互聯(lián)網(wǎng)的開放性與平等性,能夠讓一個單位內(nèi)的檔案管理工作人員更好的參與進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工作中。加強(qiáng)檔案管理人員的能力建設(shè),是強(qiáng)化檔案管理體系的重要途徑,通過有針對性的崗前培訓(xùn)工作,能在一定程度上,增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng),確保管理人員的素質(zhì)符合一個單位運轉(zhuǎn)的需要。[5]

        4 結(jié)語

        一個單位檔案管理工作現(xiàn)代化及電子化是順應(yīng)時代的發(fā)展,也一定程度上反映了一個單位檔案管理工作的未來發(fā)展方向。因此要求相關(guān)工作人員在開展檔案管理的工作中,能夠?qū)⑾冗M(jìn)的信息技術(shù)融入到自身的工作中來,從而更好地適應(yīng)社會的發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]崔儒佼.芻議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展[J].黑龍江科技信息,2016,07:157.

        [2]邊俊士,張偉.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析[J].中國當(dāng)代醫(yī)藥,2012,02:165-166.

        [3]孫紅雁,邱明東,王櫻樺.淺探信息化條件下會計檔案的電子化管理[J].商業(yè)會計,2012,19:124-126.

        [4]楊松芹.淺議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化[A].《教育科學(xué)》組委會.2016年6月全國教育科學(xué)學(xué)術(shù)交流會論文集[C].《教育科學(xué)》組委會:,2016:1.

        [5]侯英,孫桂霞,于海峰.大型綜合性醫(yī)療機(jī)構(gòu)醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理[J].中國科技信息,2016,12:20+16.

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