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        醫(yī)院辦公室檔案管理工作探討

        2017-03-31 18:56:42彭麗娜
        卷宗 2016年9期
        關(guān)鍵詞:工作探討檔案管理

        彭麗娜

        摘 要:在社會公共服務(wù)制度逐漸完善的趨勢中,加強社會各個行業(yè)的檔案管理工作成為推動行業(yè)高效管理的重要內(nèi)容;醫(yī)院辦公室檔案作為醫(yī)院發(fā)展的重要原始記錄,對于醫(yī)院的發(fā)展具有重要的意義和作用,優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院檔案管理能夠有效的增強醫(yī)院的核心競爭能力,提高醫(yī)院的綜合管理水平,促進醫(yī)院的綜合能力發(fā)展。隨著社會的不斷發(fā)展,醫(yī)院對于檔案管理的重視程度不斷提高,本文主要針對醫(yī)院辦公室檔案管理的特點和問題進行分析,并且對應(yīng)用現(xiàn)狀和解決措施進行相關(guān)的闡述,希望能夠促進我國醫(yī)院行業(yè)的發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院辦公室;檔案管理;工作探討

        醫(yī)院辦公室檔案管理工作經(jīng)過長時間的發(fā)展和改革,逐漸的在實踐中獲得完善和發(fā)展,辦公室檔案作為醫(yī)院多年的綜合性材料,對于提高醫(yī)院的綜合競爭能力,促進醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展具有重要的意義和作用;醫(yī)院辦公室檔案的管理質(zhì)量直接決定著醫(yī)院檔案的完整程度,對于醫(yī)院的綜合進步具有關(guān)鍵性作用,隨著社會科技的發(fā)展,醫(yī)院逐漸采取科學(xué)的管理模式對檔案進行綜合整理,通過引進先進的技術(shù),建立數(shù)字檔案管理,豐富檔案管理方式等提高醫(yī)院辦公室的檔案管理水平。雖然檔案管理逐漸獲得了發(fā)展和改進,但是醫(yī)院辦公室檔案由于工作種類繁雜,仍然存在很大的問題,本文結(jié)合相關(guān)的問題和應(yīng)用進行分析,希望能夠提高醫(yī)院辦公室檔案管理水平。

        1 醫(yī)院辦公室檔案管理工作特點

        1.1 檔案館內(nèi)容的復(fù)雜性

        隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,醫(yī)院辦公室的檔案管理水平也逐漸發(fā)展,在對傳統(tǒng)的檔案形式進行保留和整理的過程中,通過科學(xué)技術(shù),建立相關(guān)的影音、視屏、圖片等電子類檔案,通過電子類檔案管理,有效的提高了檔案管理的嚴密性和準確性。由于醫(yī)院工作種類繁瑣,因此醫(yī)院辦公室檔案管理也存在眾多的復(fù)雜類型,根據(jù)相關(guān)的調(diào)查和分析,我國醫(yī)院辦公室檔案管理主要包括以下幾種復(fù)雜類型,首先,醫(yī)院辦公室檔案管理的過程中,業(yè)務(wù)指導(dǎo)類的檔案數(shù)量較多,眾所周知,醫(yī)院作為基醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)建設(shè)行業(yè),工作內(nèi)容復(fù)雜、繁重,而且受到醫(yī)院自身的原因影響,醫(yī)院自身的救治工作比較多,這樣的不平衡的繁重工作任務(wù)直接導(dǎo)致醫(yī)院治療部門和檔案管理部門之間存在很大的差異和不同。檔案作為基礎(chǔ)性信息記錄,受到時代的快速性影響,檔案管理方式也不斷更新,在醫(yī)院辦公室檔案管理過程匯中,對于新的制度要求、操作標準、都需要及時的補充和發(fā)展。

        1.2 相關(guān)的醫(yī)患關(guān)系檔案影響性大

        醫(yī)院作為公共醫(yī)療服務(wù)衛(wèi)生機構(gòu),面向的是整個社會的廣大人民群眾,所以醫(yī)院辦公室檔案管理中存在大量的醫(yī)患關(guān)系的檔案,隨著社會綜合素質(zhì)水平的提升,社會群眾對于醫(yī)療機構(gòu)的衛(wèi)生水平和技術(shù)問題都有了很大的提升,在進行醫(yī)療活動的過程中,患者與醫(yī)生在治療方式上也存在一定的糾紛,這樣的醫(yī)患檔案不僅與檔案管理水平有關(guān),而且能夠直接反映出醫(yī)院本身的醫(yī)療技術(shù)問題和道德文化問題,因此,針對這樣的問題,醫(yī)院要積極做好醫(yī)患關(guān)系的檔案,加強醫(yī)患關(guān)系檔案的整理和保存。在醫(yī)院發(fā)生醫(yī)療事故或者引發(fā)醫(yī)療糾紛的問題時,相關(guān)的調(diào)查問題和解決處理都會從醫(yī)院辦公室的檔案管理進行,成為處理問題和糾紛的重要依據(jù)。

        1.3 醫(yī)生調(diào)任、晉升類的檔案處理

        醫(yī)院工作過程中,醫(yī)生會經(jīng)常出現(xiàn)晉升、離職等問題,作為醫(yī)院的主體工作者,加強醫(yī)生的檔案管理也是醫(yī)院辦公室檔案管理的方面;為了能夠積極推動完整的檔案管理體系,醫(yī)院辦公室要積極保證三個方面的醫(yī)生方案問題:首先,加強檔案完整性,醫(yī)院辦公室檔案管理的人員流動相對比較小,與普通單位之間存在很大的差異,只有醫(yī)院辦公室檔案工作人員的穩(wěn)定才能保障檔案管理工作的完整性和穩(wěn)定性;與此同時,加強檔案管理人員的工作成熟度也是促進檔案高效管理的措施,能夠積極提高檔案的管理質(zhì)量和管理效率。其次,注重檔案管理的科技性,隨著社會的不斷進步,醫(yī)院辦公室檔案管理工作需要跟隨時代的步伐進行改革,逐級向著信息化和科技化的法相進行轉(zhuǎn)變,這樣的發(fā)展趨勢也是檔案管理的重要發(fā)展方向,一方面能夠減輕辦公室管理工作的壓力,另一方面能夠減少不必要的人力資源的浪費。

        2 醫(yī)院辦公室檔案管理目前存在的問題

        2.1 檔案管理人員緊缺

        在醫(yī)院辦公室檔案管理過程中,由于工作重點不同,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)很容易將醫(yī)院的所有重心放在硬件建設(shè)和發(fā)展上,缺乏對于管理層面的認識,特別是很容易造成檔案建設(shè)的忽視問題。檔案管理過程需要專門的專業(yè)人才進行管理,從而才能保障檔案資源的安全性,檔案管理人員通常由行政工作人員管理,在管理過程中,很容易出現(xiàn)工作人員的職責(zé)不明確,保管制度不及時不嚴格等問題出現(xiàn),給整個醫(yī)院辦公室的檔案管理帶來很大的問題。

        2.2 現(xiàn)代管理軟件水平不足

        在電子技術(shù)和通信技術(shù)不斷發(fā)展的當今社會,檔案管理不在局限于手工操作、人工分類等,引進現(xiàn)代化的管理軟件成為檔案管理的必然需求,雖然使用Excei軟件進行錄入和編寫在一定程度上已經(jīng)極大的提高了工作效率,但是卻仍然無法滿足醫(yī)院檔案管理的要求,給整個醫(yī)院辦公室的檔案管理帶來很大的影響,因此,對于醫(yī)院辦公室檔案管理部門要積極投入資金,加強現(xiàn)代化的檔案管理模式,從而提高醫(yī)院辦公室檔案管理的效率。

        2.3 檔案收集以及歸檔不及時、不規(guī)范

        醫(yī)院作為醫(yī)療服務(wù)場所,檔案數(shù)量相對于其他行業(yè)的檔案管理而言具有很大的復(fù)雜性,醫(yī)院辦公室檔案包括很多臨床科室、住院部、以及后勤部等多個部門的相關(guān)資料,檔案管理相當巨大,管理任務(wù)很重;由于檔案管理人員緊張,很多臨床科室的檔案不能進行及時、有效的整理,給后期的檔案處理帶來很大的問題,直接影響醫(yī)院的總體管理水平。

        3 醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用

        通過上面的醫(yī)院辦公室檔案特點和存在問題的分析,我們能夠清晰的了解到醫(yī)院辦公室檔案管理工作對于醫(yī)院發(fā)展具有重要的意義和作用,加強檔案管理是促進醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展的重要保障;下面將結(jié)合醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀對醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用進行分析,醫(yī)院辦公室檔案管理主要存在以下幾個方面的應(yīng)用。

        3.1 優(yōu)質(zhì)的檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的重要部分

        醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的重要部分,對檔案進行合理化的管理,能夠積極提升醫(yī)院的品牌形象,提高醫(yī)院的綜合競爭能力;在實際工作過程中,掌握檔案管理的行管細節(jié),能夠積極減少醫(yī)患問題的出現(xiàn),領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對檔案管理給予足夠的重視,除了加強各項規(guī)章制度外,要積極對檔案價值進行合理的開發(fā),提高醫(yī)院辦公室檔案管理的強度和力度。優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院辦公室檔案管理能夠積極推進醫(yī)院總體水平發(fā)展,提高醫(yī)院的品牌效應(yīng),加強競爭能力。

        3.2 完善醫(yī)院辦公室檔案管理促進醫(yī)院建設(shè)發(fā)展

        辦公室檔案管理工作的重心應(yīng)該積極推進檔案完整性管理,在保障檔案管理完整性的基礎(chǔ)上,努力做好檔案的保密工作,保障檔案使用的效果和作用;與此同時,要定期對醫(yī)院辦公室檔案管理工作進行定點的抽查和監(jiān)督,從而確保整個檔案管理的工作質(zhì)量。對于一些醫(yī)患糾紛事件,檔案管理部門要注重此類檔案的價值開發(fā),仔細分析其內(nèi)部的利弊問題和原因問題,形成完整的分析報告,從而為以后工作做出指導(dǎo)性的意見。

        總而言之,醫(yī)院辦公室檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分,對于醫(yī)院的具有重要作用,醫(yī)院檔案管理工作是一項長期的、系統(tǒng)的工作,能夠切實推進醫(yī)院的發(fā)展,完善醫(yī)院內(nèi)部的建設(shè)發(fā)展,因此應(yīng)該對其進行重視,并不斷的在實際過程中推動醫(yī)院檔案管理工作。

        參考文獻

        [1]舒放.實施精細化管理,提高醫(yī)院辦公室行政效能[J].中國醫(yī)藥導(dǎo)報,2013,10(25):159-161.

        [2]馮惠玲.從文獻管理到基于信息資源的管理——圖書情報與檔案管理學(xué)科的創(chuàng)新發(fā)展之路[J].情報資料工作,2013,(3):5-10.

        [3]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化,2013,(16):128-128,129.

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