錢瑛
摘 要:干部人事檔案是考察和正確選拔使用干部的重要依據(jù),如何提高干部人事檔案管理工作水平,更好地發(fā)揮干部人事檔案的作用,是當前干部人事檔案管理工作的一個重要課題。近年來,當?shù)鼗鶎邮聵I(yè)單位人事制度改革的不斷深化,單位領(lǐng)導(dǎo)和機構(gòu)的不斷變化,事業(yè)單位和其他單位之間調(diào)動人員頻繁性等各種因素的影響,以及干部人事檔案管理工作更難適應(yīng)新變化的形式和工作要求,問題也越來越多。本文針對人事檔案管理中存在的問題,提出相應(yīng)的對策,以期提高機關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理工作水平。
關(guān)鍵字:事業(yè)單位;干部人事檔案;科學(xué)管理
1 引言
為了能夠順應(yīng)新時期背景下的發(fā)展趨勢,我國事業(yè)單位的人事管理制度也出現(xiàn)了十分明顯的改革與創(chuàng)新。在事業(yè)單位的日常管理工作中,人事檔案是其中非常重要的一項工作內(nèi)容,為了可以將其管理價值全面地發(fā)揮出來,事業(yè)單位不僅要建立起一套完善的人事檔案管理機制,同時還要在原有的管理模式中引入一些先進的管理措施與方法,爭取能夠讓人事檔案的管理工作開展得更加規(guī)范與高效。在為貫徹執(zhí)行黨的干部路線和政策,服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)等方面發(fā)揮著重要作用。現(xiàn)結(jié)合人事檔案工作經(jīng)驗,對提高人事檔案管理水平談幾點體會。
2 人事檔案管理工作中存在的問題
2.1 對人事檔案管理的重要性認識不夠
在以往的人事檔案管理工作中,事業(yè)單位的主要管理目的就是為了應(yīng)對上級領(lǐng)導(dǎo)的視察,尤其是在計劃經(jīng)濟環(huán)境的影響和制約下,國有單位中的工作人員均表現(xiàn)出了思想倦怠與參與積極性不高的情況,很難在日常的工作當中主動配合并參與人事檔案管理活動。此種情況雖然在事業(yè)單位以往的工作過程中并未表現(xiàn)出些許的不足之處,但是在新時期的快節(jié)奏背景中卻嚴重制約了機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展,需要盡快作出相應(yīng)的調(diào)整與改變。
2.2 管理力量薄弱,管理水平不高,管理手段落后
在國內(nèi),事業(yè)單位的人事管理工作主要由各個地方上的人才服務(wù)機構(gòu)與就業(yè)服務(wù)中心來負責(zé),這些流動性較強的管理部門由于缺少應(yīng)有的軟硬件設(shè)施以及專業(yè)性較強的管理人員,因此非常容易出現(xiàn)泄露檔案信息以及管理效率低下的情況,根本無法滿足新時期中機關(guān)單位的人事檔案管理需求。然而,縱觀我國當前絕大多數(shù)機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理現(xiàn)狀來看,不僅沒有對內(nèi)部的人事檔案管理人員展開相關(guān)的培訓(xùn)工作,同時在管理制度內(nèi)容的制定上也表現(xiàn)得過于隨意。在這種狀態(tài)下,事業(yè)單位的人事檔案管理人員表現(xiàn)出了整體素質(zhì)水平不高且工作狀態(tài)懶散的情況,嚴重制約了人事檔案管理價值的正常發(fā)揮。
2.3 人事檔案管理制度不規(guī)范
首先存在規(guī)章制度不健全?;鶎訂挝桓刹咳耸聶n案管理的一部分,缺乏相應(yīng)的規(guī)劃,各種管理規(guī)章制度只是照搬中組部下發(fā)的《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等,不結(jié)合單位業(yè)務(wù)人員的實際情況,形成單位和系統(tǒng)的實際實施細節(jié)。其次相關(guān)管理制度不到位。多數(shù)基層事業(yè)單位雖然都制定了干部人事檔案從保密、安全、收集、歸檔、保管、查閱到傳遞等各項管理制度,但在實際執(zhí)行過程中也存在收集、歸檔、審核不嚴謹?shù)默F(xiàn)象,不按照規(guī)定擅自進行涂改、圈劃、抽取、銷毀或撤換個人檔案材料,人員轉(zhuǎn)讓不按照規(guī)定轉(zhuǎn)讓的,尤其自己,接收檔案時不及時清查材料是否齊全,沒收到回執(zhí)也不及時催要等情況,從而造成個別人事檔案失真或丟失的嚴重后果。
2.4 人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高
隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新,人事檔案信息管理系統(tǒng)得到了廣泛的應(yīng)用,計算機信息的水平也在不斷提高,但一些先進的技術(shù)手段還沒有得到充分挖掘和發(fā)揮,計算機技術(shù)還沒有被廣泛應(yīng)用于人事檔案的管理中,有的單位是把個人信息、檔案目錄輸入計算機,資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作,無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管,又影響工作效率。
3 人事檔案管理工作的對策與思考
3.1 提高認識,加強領(lǐng)導(dǎo),進一步做好人事檔案管理工作
事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員要對人事檔案管理給予應(yīng)有的重視,采用發(fā)展的態(tài)度來審視人事檔案所能夠產(chǎn)生的間接性效益。從事業(yè)單位的未來發(fā)展角度來分析,人事檔案管理不僅是幫助單位發(fā)掘人才和留住人才的重要方式,同時還是創(chuàng)新管理工作、改善經(jīng)營弊端的有效舉措。首先,事業(yè)單位中的人事檔案管理部門要積極配合檔案人員的工作,并且要根據(jù)實際的管理情況來對原有的軟硬件設(shè)施展開進一步的完善。
3.2 加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)
首先,單位領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常性地開展內(nèi)部培訓(xùn)活動,并且要根據(jù)大多數(shù)檔案管理人員的意見與建議來對當前的檔案管理制度展開及時的調(diào)整和優(yōu)化,確保檔案管理人員的綜合素質(zhì)能夠達到應(yīng)有標準;其次,單位領(lǐng)導(dǎo)要積極鼓勵檔案管理人員去參加技術(shù)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)活動,并且要給予工作表現(xiàn)良好且專業(yè)技術(shù)水平較高的檔案管理人員以適當?shù)木窈臀镔|(zhì)獎勵;最后,單位管理者要通過榜樣的力量來帶動起其他員工的工作積極性,通過經(jīng)常舉辦內(nèi)容豐富的文體活動,讓檔案管理人員在緊張的工作之余可以得到較好的放松,同時促進事業(yè)單位形成一個良好的工作氛圍。
3.3 健全管理制度,提高人事檔案管理的制度化建設(shè)水平
一是要完善檔案管理各項制度,并在落實上下功夫。要按照《干部檔案工作條例》要求,明確人事檔案管理職責(zé),補充和完善單位的各項規(guī)章制度,對檔案人員的職責(zé)以及人事檔案的收集和歸檔,鑒別整理、保管保密、利用轉(zhuǎn)遞、查閱借用、銷毀等內(nèi)容和程序進行詳細規(guī)定,入鏡上墻。個人工作實踐證明,只有不斷完善檔案工作規(guī)章制度,完善人事檔案管理工作,才能提高工作效率,減少工作中的差錯,提高檔案管理工作水平的必要保障。二是要加強檔案的全面收集工作,完善檔案內(nèi)容。與此同時,還要不斷地完善干部人事檔案案卷和目錄的整理工作,認真做好各種材料的鑒別分類工作,使干部人事檔案整理歸檔工作更加科學(xué)、全面和完整,為考察使用干部和兌現(xiàn)相關(guān)待遇提供真實、準確的個人信息資料。
3.4 加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)
實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化,是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要,是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分,也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率,準確、及時地傳輸人事信息,提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率,有必要對計算機輔助管理人員進行檔案、人事檔案和數(shù)據(jù)格式并存,根據(jù)需求,通過屏幕訪問相關(guān)內(nèi)容。同時,充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行人事檔案管理的創(chuàng)新,通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息資源的有效共享,這樣既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量,并大大提高檔案的利用效率。
4 結(jié)束語
伴隨著社會的快速發(fā)展與經(jīng)濟水平的快速提升,我國事業(yè)單位的人力資源管理工作也在不斷的改革與創(chuàng)新過程中,并且先后取得了比較不俗的成績。然而,由于科學(xué)技術(shù)水平的進步速度在不斷地加快,受到傳統(tǒng)管理模式制約的事業(yè)單位在具體的人事檔案管理工作中仍然存在很多亟待解決的問題,總之,干部人事制度改革的實施,不僅給人事檔案帶來了挑戰(zhàn),也為改革的創(chuàng)新和進步提供了機遇。我們要抓住機遇,不僅要從制度上更新,而且要從更新觀念,按照人才市場發(fā)展的基本趨勢,采取有效措施,積極探索檔案現(xiàn)代化管理模式,才能走出目前人事檔案所存在的制度困境。
參考文獻
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