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        Word郵件合并多位小數(shù)問題解決方法探究

        2017-03-30 18:56:20孟憲宇潘魯萍葛玉
        科技資訊 2016年31期
        關(guān)鍵詞:探究

        孟憲宇++潘魯萍++葛玉

        摘 要:郵件合并是Word的重要功能,因廣泛應(yīng)用于批量郵件編寫而得名。在Word中使用“郵件合并”功能時(shí),常常發(fā)現(xiàn)數(shù)值型源數(shù)據(jù)調(diào)取后會產(chǎn)生多位小數(shù),導(dǎo)致文本不夠規(guī)范、美觀,而且常規(guī)的操作方法往往無法奏效。本文結(jié)合一個(gè)制作工資條的任務(wù)實(shí)例詳細(xì)介紹了在“郵件合并”中控制小數(shù)位數(shù)的三個(gè)方法——更改源數(shù)據(jù)類型、添加輔助數(shù)據(jù)、更改域代碼;并對每個(gè)方法的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行了比較說明,方便讀者選擇使用。

        關(guān)鍵詞:Word 郵件合并 探究

        中圖分類號:TP316 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1672-3791(2016)11(a)-0000-00

        作者簡介:孟憲宇(1987-),男,河北保定人,漢族,本科,助教。研究方向:計(jì)算機(jī)軟件及網(wǎng)站開發(fā)。

        Word的郵件合并功能,可以允許用戶調(diào)用外部數(shù)據(jù)批量制作大量文檔,在工資條、成績單、通訊錄等模塊化文檔的制作任務(wù)中廣泛應(yīng)用,十分方便。但用郵件合并功能調(diào)用的外部數(shù)據(jù)有時(shí)會出現(xiàn)多位小數(shù)問題,令用戶十分苦惱。下面以Word2010為例,結(jié)合士兵工資條制作任務(wù),介紹幾種解決方法。

        打開Word2010,建立工資條模板,按照“郵件合并”的步驟鏈接到Excel工資數(shù)據(jù)表(如圖1)。

        利用“插入合并域”功能建立模板與數(shù)據(jù)源的對應(yīng)關(guān)系,預(yù)覽結(jié)果可以看到部分?jǐn)?shù)據(jù)出現(xiàn)了多位小數(shù)問題(如圖2)。

        出現(xiàn)這個(gè)問題是由于Word在調(diào)用外部數(shù)據(jù)時(shí),源數(shù)據(jù)的有效數(shù)字位數(shù)進(jìn)行了轉(zhuǎn)換,多位數(shù)小數(shù)代表的是數(shù)據(jù)精度。針對這個(gè)問題有多種解決方法,這里筆者列出三種方法供讀者參考。方法一:更改源數(shù)據(jù)類型

        在Excel中右鍵單擊Excel數(shù)據(jù)區(qū),選擇“設(shè)置單元格格式”,在“數(shù)字”選項(xiàng)卡中將分類欄改為“文本”即可(如圖3)。此方法優(yōu)點(diǎn)是簡單易行;缺點(diǎn)是改為“文本”的單元格無法再次進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算,對源數(shù)據(jù)影響較大。因此建議此法在最后合并之前更改,完成“郵件合并”后將數(shù)據(jù)格式復(fù)原。

        方法二:添加輔助數(shù)據(jù)

        在Excel中將所需調(diào)用的數(shù)值用公式轉(zhuǎn)換為文本作為輔助數(shù)據(jù)供郵件合并使用,在Word中進(jìn)行郵件合并后就會按所設(shè)置的小數(shù)位數(shù)顯示。例如“實(shí)發(fā)工資”要顯示兩位小數(shù),數(shù)值在R2:R9區(qū)域中,將“郵件合并”所需的數(shù)值放到S2:S9區(qū)域,在S2單元格中輸入公式:“=TEXT(R2, "0.00")”。將公式擴(kuò)展到S2:S9區(qū)域,然后用擴(kuò)展后的數(shù)據(jù)進(jìn)行郵件合并(如圖4)。此方法優(yōu)點(diǎn)是不影響源數(shù)據(jù)的計(jì)算功能,對源數(shù)據(jù)影響較??;缺點(diǎn)是數(shù)據(jù)表格不夠簡潔、美觀。

        方法三:更改域代碼

        打開已進(jìn)行郵件合并的Word文檔,按快捷鍵Alt+F9或者在鼠標(biāo)右鍵菜單中選擇“切換域代碼”,可以看到插入數(shù)據(jù)的域代碼,例如“實(shí)發(fā)工資”為:“{ MERGEFIELD 實(shí)發(fā)工資 }”。如果要將數(shù)值保留兩位小數(shù),則在域代碼后添加代碼:“\#0.00”,此時(shí)域代碼被修改為:“{ MERGEFIELD 實(shí)發(fā)工資 \#0.00 }”(如圖5)。如果要保留3為小數(shù),則將域代碼改成:

        “{ MERGEFIELD 實(shí)發(fā)工資 \#0.000 }”;如果要將數(shù)值顯示為“¥193137.25”的樣式,則改為:“{ MERGEFIELD實(shí)發(fā)工資 \#¥0.00 }”。此方法優(yōu)點(diǎn)是可以徹底解決問題,完全不影響源數(shù)據(jù),而且還可以設(shè)置需要的格式;缺點(diǎn)是如果插入的域過多,則需要逐個(gè)修改,比較麻煩,而且有時(shí)候只有一位小數(shù)的時(shí)候,用這種方式末尾也會用“0”占位。

        以上就是“郵件合并”中數(shù)據(jù)出現(xiàn)多位小數(shù)問題的幾個(gè)解決方法,每種方法都有優(yōu)點(diǎn)與不足,大家可以根據(jù)實(shí)際情況選擇使用。

        參考文獻(xiàn)

        [1] 肖云亭,王云沼.計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)[M].北京:機(jī)械工業(yè)出版社

        [2] 李繼兵.Excel公式與函數(shù)應(yīng)用范例[M].北京:中國青年出版社.

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