高儷瑕
摘 要:近年來,隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步,人們的生活也正在發(fā)生著巨大的改變。信息技術(shù)的大量普及也對各行各業(yè)產(chǎn)生著巨大的影響,在檔案管理領(lǐng)域也不例外。傳統(tǒng)的檔案管理方式正在由于信息化的滲透經(jīng)歷著悄然改變,所以,為了適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展需求,改變傳統(tǒng)的檔案管理方式,進(jìn)行信息化的檔案管理是大勢所趨。該文在對檔案管理信息化的原因及發(fā)展趨勢進(jìn)行簡要分析的基礎(chǔ)上,提出了信息時(shí)代檔案管理的有效措施,旨在為新時(shí)代的檔案管理提供一定的參考,從而使檔案管理更有效率。
關(guān)鍵詞:檔案管理 發(fā)展趨勢 信息化
中圖分類號:G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號:1674-098X(2016)11(a)-0102-02
檔案對于每個(gè)人來說都具有非常重要的作用,會(huì)伴隨每個(gè)人的一生,隨著人口數(shù)量的不斷增長,檔案管理部門的工作壓力變得日趨繁重,越來越多的檔案管理工作難度變大,所以,實(shí)施科學(xué)有效的檔案管理方法,適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理,提高檔案管理的精確性和有效性是十分必要的。
1 進(jìn)行信息化檔案管理的原因
1.1 順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求
檔案管理信息化是指運(yùn)用先進(jìn)的信息化技術(shù),改變傳統(tǒng)的檔案管理方式,對檔案進(jìn)行信息化處理,實(shí)現(xiàn)有效管理和資源的共享[1]。不論是國家,企業(yè)還是事業(yè)單位,檔案的管理都是一項(xiàng)必不可少的工作,在信息時(shí)代,必須對檔案的管理方式進(jìn)行變革,以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。
1.2 信息化是更有效率的管理方式
傳統(tǒng)的檔案管理方式紛繁復(fù)雜,尤其是近幾年來,檔案數(shù)量的急劇增加給檔案管理工作帶來了巨大的壓力。眾多的紙質(zhì)檔案非常不利于管理和分類,而且檔案的存放還需要占用大量的空間,查找起來也十分困難,需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。除此之外,傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)的,既然是紙質(zhì),那就有一個(gè)不可避免的問題,就是檔案的保存,紙質(zhì)檔案非常容易破損,而且如果時(shí)間過長的話還容易老化,這就對檔案的管理提出了更高的要求,在此過程中也需要投入一定的人力和物力,付出大量的時(shí)間成本,增加一筆額外的支出[2]。
但是如果對于檔案進(jìn)行信息化處理之后,情況就會(huì)大為改觀。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案會(huì)變成容易保存的電子檔案,這樣就不會(huì)存在原來的諸多問題,不再需要占用大面積的空間來存放,也不用擔(dān)心紙質(zhì)的破損和老化的問題,對于檔案的管理,只要一個(gè)人就可以輕松地完成,查找起來也不需要再耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力,大大減輕了檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān),有利于實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化和合理利用。
2 進(jìn)行信息化檔案管理的重要性
2.1 提高檔案管理效率的必然選擇
科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和信息時(shí)代的來臨使人們的生活節(jié)奏逐漸加快,在經(jīng)濟(jì)全球化、信息全球化的大趨勢之下,檔案管理的效率也需要經(jīng)歷巨大的改變才能適應(yīng)逐漸加快的工作節(jié)奏,信息化的普及實(shí)現(xiàn)了這一訴求,不僅使檔案的管理工作節(jié)省了大量的時(shí)間和資源[3],而且相較于傳統(tǒng)檔案管理模式而言,大大提升了工作效率,縮短了檔案查找的時(shí)間。
2.2 為管理工作提供智能化服務(wù)的重要途徑
從某種程度上來講,檔案可以作為一種原始的參考資料,為企業(yè)甚至國家未來的發(fā)展提供一定的決策依據(jù)。無論是企業(yè)還是國家,在制定和決定未來的發(fā)展計(jì)劃和方向時(shí),過往的歷史進(jìn)程都會(huì)作為一個(gè)重要的參考,因?yàn)闆Q策者可以從中借鑒以往的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),避免曾經(jīng)的錯(cuò)誤再次出現(xiàn),從而趨利避害,制定出科學(xué)合理的決策和決定未來的發(fā)展走向。而在借鑒和參考的過程之中,不可避免地會(huì)翻閱之前的大量資料,信息化在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用使這樣的過程變得更有效率,也更加智能,不僅能為決策者提供科學(xué)有效的可靠信息,還能節(jié)約大量時(shí)間成本。
2.3 有利于檔案的保存和管理
原有檔案管理方式是通過人工進(jìn)行的,正如前述,管理過程中的破損和老化問題難以避免[4]。信息化的管理可以很好地解決這個(gè)問題,經(jīng)過信息化處理之后的檔案都是電子版的,不再是原來的紙質(zhì)版,所以能大大延長檔案的保存時(shí)間,提高檔案的保存質(zhì)量,將檔案的破損率降至最低。
3 實(shí)施檔案管理信息化的有效途徑
3.1 革新傳統(tǒng)理念,從人才培養(yǎng)開始
檔案管理的信息化是大勢所趨,而趨勢的發(fā)展需要人才的推動(dòng)。要想切實(shí)有效地推動(dòng)信息化的檔案管理理念,將檔案管理信息化切實(shí)地落到實(shí)處,必須從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念,從傳統(tǒng)的無效模式中走出來。檔案管理工作看似簡單,實(shí)則需要管理人員具有嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度和一絲不茍的工作精神,還要具有較強(qiáng)的責(zé)任感和使命感,因此,對于檔案管理單位來講,加大培訓(xùn)的投入,培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員,對每一個(gè)從事檔案管理的人員進(jìn)行有針對性的培養(yǎng)和訓(xùn)練,培養(yǎng)檔案管理人員的信息化意識(shí)和信息化技能,使其適應(yīng)新時(shí)期的潮流,更好地適應(yīng)檔案管理工作是必然要求;對于檔案管理的工作人員來說,應(yīng)該時(shí)刻保持高度的責(zé)任感和使命感,積極參加各項(xiàng)檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)學(xué)習(xí),不斷更新自己的知識(shí)體系,努力提高自身的專業(yè)素質(zhì),更好地為檔案管理信息化服務(wù)。
3.2 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),加大信息化投入
要想進(jìn)行信息化的檔案管理,必須具有相應(yīng)的配套設(shè)施,基礎(chǔ)配套設(shè)施的齊備會(huì)對檔案管理工作起到巨大的促進(jìn)作用,相關(guān)單位應(yīng)該加大對于信息化的軟、硬件投入,此外,由于我國的檔案管理部門眾多,管理水平和管理標(biāo)準(zhǔn)也參差不齊,這個(gè)問題會(huì)在檔案的交流和共享過程中變得異常尖銳,所以,相關(guān)部門應(yīng)該對檔案管理單位配備統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)管理設(shè)施,對檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn),制定統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范信息化檔案管理機(jī)制,確保檔案管理信息化的有效開展。
3.3 建立有效的溝通機(jī)制,保證資源的合理利用
信息化檔案管理的基本要求是檔案管理的合理化和高效化,不同的檔案在不同的管理部門之間可能存在一定的管理差異,這種差異會(huì)對未來檔案的資源共享形成巨大的阻礙,因此,在檔案管理部門之間建立科學(xué)有效的溝通機(jī)制顯得尤為重要[5]。檔案與檔案之間的信息和資源不是孤立存在的,資源與資源之間存在一定的內(nèi)在聯(lián)系,有時(shí)候這種聯(lián)系十分緊密,這就需要在利用檔案資源時(shí),必須綜合其他材料,以保證資源的完整性和可參考性。因此,需要通過信息化的檔案管理技術(shù),實(shí)現(xiàn)資源的共享,各個(gè)管理部門之間的有效溝通在此時(shí)就會(huì)顯得尤其重要。
4 結(jié)語
總之,為了順應(yīng)新時(shí)期檔案管理信息化的要求,改變傳統(tǒng)的檔案管理模式,檔案管理部門應(yīng)該采取多種有效措施,培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員,制定嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)的工作規(guī)范,加大檔案管理信息化相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施投入,建立健全合理高效的溝通機(jī)制,實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置和合理使用,不斷推動(dòng)檔案管理信息化的發(fā)展。
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