自2015年3月1日開始實施《不動產(chǎn)登記暫行條例》以來，為確保承德市不動產(chǎn)統(tǒng)一登記工作的穩(wěn)妥運行。就目前熱議的職責分工和登記資料檔案的移交等問題，著重談談關(guān)于不動產(chǎn)登記過程中的檔案管理的一些觀點。

一、不動產(chǎn)登記的檔案資料管理是登記工作的基礎(chǔ)

在《關(guān)于整合不動產(chǎn)登記職責的通知》中明確規(guī)定不動產(chǎn)登記檔案資料是登記工作的核心內(nèi)容和重要依據(jù)。登記的檔案資料是隨著登記機構(gòu)的登記而產(chǎn)生，不能單獨成立。這次住建部與國土部的職責分工，即住房和城鄉(xiāng)建設部負責房產(chǎn)交易，國土資源部負責不動產(chǎn)登記。隨之帶來的工作銜接問題，兩個部門都離不開原來的房產(chǎn)檔案的支持。

（一）原房產(chǎn)檔案留存在原房產(chǎn)檔案管理部門更便民利民

原房產(chǎn)檔案隨原產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍監(jiān)理處合并到不動產(chǎn)登記中心而隨之發(fā)生轉(zhuǎn)移，但繼續(xù)保存在原檔案室。因歷史原因，土地和房產(chǎn)的登記是分開登記的，此次實行統(tǒng)一登記后，如果不能實現(xiàn)內(nèi)部的工作銜接與資料的傳遞、共享，將會出現(xiàn)群眾辦事難的情況，本著方便廣大人民群眾，檔案資料不存在移交的問題。

（二）不動產(chǎn)登記檔案存放在原房產(chǎn)檔案管理部門成本更低更具合理性

從目前來看，為盡快適應不動產(chǎn)統(tǒng)一登記的需要，因各地對原有得房產(chǎn)檔案的歸屬問題并沒有統(tǒng)一的做法，我市從檔案轉(zhuǎn)移及管理的成本上考慮，認為存放在原有部門，是利大于弊也更科學合理。更有利于今后的工作開展。

二、檔案管理中存在的主要問題

（一）重視前臺業(yè)務，輕視后臺檔案

在具體的房產(chǎn)登記過程中，一直以來都比較重視業(yè)務和流程的培訓，而忽視了后續(xù)的檔案管理工作。檔案管理的細則少之甚少。比起對業(yè)務的重視度而言，對檔案的關(guān)注度顯然是欠缺的。需要及時跟進相應的檔案管理配套政策，才能不斷建立和完善各地的不動產(chǎn)登記體系。

（二）重視紙質(zhì)檔案，輕視電子檔案信息維護

在新形勢新條件下，人們對檔案管理的信息要求日益提高，仍主要以紙質(zhì)資料審核為主，因涉及的部門多、資料多，導致一本紙質(zhì)檔案需要數(shù)次流轉(zhuǎn)，多次翻閱，降低工作效率，并應加快電子信息庫的建設和維護。

（三）人員流動性大，專業(yè)知識薄弱

由于檔案的專業(yè)性和動態(tài)性，檔案的歸集在隨著情況變化而發(fā)生變化，導致檔案員對于檔案資料的更新不及時，特別是統(tǒng)一登記后，要多學習土地方面的知識不斷提高自身的業(yè)務水平，爭取最短時間勝任崗位職責的標準。

（四）硬件條件差，整合數(shù)據(jù)庫慢

不動產(chǎn)檔案資料越來越多，涵蓋的內(nèi)容越來越豐富，檔案查詢利用率也越來越高。而且紙質(zhì)檔案屬于永久性保存，老式的檔案柜已經(jīng)不適合新形勢下的發(fā)展。所以實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化是互聯(lián)網(wǎng)時代產(chǎn)生的一種新型檔案管理信息形態(tài)，因此檔案數(shù)字化，建立電子信息庫迫在眉睫。

三、隨著不動產(chǎn)工作的逐步深入，建立相應的管理制度，確保檔案的安全

（一）不斷完善管理機制

做好檔案管理工作，進一步健全檔案的接受、收集、整理、保管、利用等各項規(guī)章制度，落實好管理細節(jié)。對違反檔案管理法律法規(guī)的行為及時進行處罰。

（二）轉(zhuǎn)變思路，提高信息化管理水平

在新形勢下的不動產(chǎn)統(tǒng)一登記工作需要運用大量的先進科學技術(shù)，工作的人員首先要有過硬的專業(yè)知識，還要具備現(xiàn)代化得檔案管理能力。不動產(chǎn)登記的檔案資料已經(jīng)不僅僅是過去的紙質(zhì)檔案，還包括不動產(chǎn)登記相關(guān)數(shù)據(jù)。這就需要運用計算機等信息化手段對相關(guān)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，在最短的時間內(nèi)完成收件、審批、發(fā)證、歸檔等一系列的工作，大大提高工作效率。

（三）加強培訓，提高檔案專業(yè)管理水平

由于不動產(chǎn)登記檔案形成量大，專業(yè)性和政策性強。要加強提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力，明確檔案移交入檔的時間、責任人，建立詳細的移交清單，確保不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

（四）提高對不動產(chǎn)登記檔案資料的保密意識

隨著社會制度的不斷健全，人民對不動產(chǎn)登記的要求也是越來越高，并對如何公平、公正、公開的呼聲越來越響亮。所以如何做到檔案哪些部分是可以公開查詢的，哪些是涉及個人隱私和國家安全，必須需要保密的，做出嚴格的規(guī)定。需要簽訂保密協(xié)議。違反規(guī)定和泄露不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)的，按有關(guān)規(guī)定追究責任。

（五）對信息安全做相應的應急預案

根據(jù)《國土資源部辦公廳關(guān)于做好不動產(chǎn)登記信息安全工作的 通知》（國土資源廳發(fā)【2015】38號）等有關(guān)規(guī)定。對機房受損、數(shù)據(jù)損毀、系統(tǒng)宕機、網(wǎng)絡中斷、黑客攻擊等突發(fā)事件進行全方位預防，確保信息平臺不間斷地安全運行。

四、結(jié)論

在不動產(chǎn)登記過程中，檔案管理的重要性也日益凸顯，它不僅是民生檔案資源的重要組成部分，也是實現(xiàn)不動產(chǎn)登記的原始資料，在新形勢下，只有做好檔案管理工作，樹立“國土一家”理念和意識，共同做好統(tǒng)一登記工作。以進一步推動不動產(chǎn)登記檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]房愛芬.房地產(chǎn)登記檔案管理數(shù)字化建設淺析.山東檔案2010.06.

[2]《國土資源部關(guān)于不動產(chǎn)登記信息安全工作的通知》2015. 38號.

[3]中華人民共和國住房保障與城鄉(xiāng)建設部.CJJ/T158城建檔案業(yè)務管理規(guī)范.中國建筑工業(yè)出版社2011.

作者簡介：張春麗（1973-），河北承德人，承德市不動產(chǎn)登記中心信息科。