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        Word2013在長篇文檔編輯中的幾個(gè)技巧

        2017-03-24 02:19:09林清華
        卷宗 2016年11期
        關(guān)鍵詞:技巧

        林清華

        摘 要:Microsoft Word軟件提供了世界上最出色的文字處理功能,其增強(qiáng)后的功能可創(chuàng)建專業(yè)水準(zhǔn)的文檔,用戶可以更加輕松地與他人協(xié)同工作并可在任何地點(diǎn)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公。Word軟件旨在向用戶提供最佳的文檔格式設(shè)置工具,利用它可輕松、高效地組織和編寫文檔,使一般辦公室工作人員不用花太多時(shí)間就能掌握Word的基本功能,編排出規(guī)范、美觀的文檔。Word軟件已經(jīng)廣泛應(yīng)用在我們的日常辦公中,但Word中的一些應(yīng)用技巧卻被很多人所忽略,現(xiàn)就Word中的一些應(yīng)用技巧做說明,掌握Word軟件的應(yīng)用技巧極為重要。

        關(guān)鍵詞:Word2013;長篇文檔編輯;技巧

        WORD文字處理軟件,是微軟公司的Office系列辦公組件之一,是目前世界上最流行的文字處理軟件。是各位同仁再熟悉不過的,大家使用它編寫文本信息、工作報(bào)告、職稱論文等基本都能運(yùn)用自如,不過,你如果了解了以下功能和使用方法,相信將會(huì)進(jìn)一步提高工作效率,也會(huì)使你的文件更美觀。

        1 段首自動(dòng)空兩格

        (1)在“開始”選項(xiàng)卡,單擊“段落”組的對話框啟動(dòng)器。

        (2)單擊“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡,然后在“縮進(jìn)”標(biāo)題下,單擊“特殊格式”下的列表框中的“首行縮進(jìn)”,在“縮進(jìn)”下的框中,將首行的縮進(jìn)間距量調(diào)整為“2字符”,最后單擊“設(shè)為默認(rèn)值”按鈕。

        (3)在彈出的對話框中,單擊以選中“所有基于Normal.dotm模板的文檔”復(fù)選鈕,單擊“確定”按鈕。

        2 快速定位到上次編輯位置

        我們在編輯長文檔時(shí),一次編輯不完,希望在下次打開時(shí)光標(biāo)能定位在上次編輯位置。在Word2013中,當(dāng)你打開最近一次編輯的文檔時(shí),在垂直滾動(dòng)條的位置會(huì)出現(xiàn)一個(gè)提示框“歡迎回來!從離開的位置繼續(xù)”,只要單擊該提示框就可快速定位到上一次編輯的位置。如果打開的文檔不是最近一次編輯的文檔,則不會(huì)出現(xiàn)“歡迎回來”提示框,那就需要用快捷鍵“Shift+F5”將插入點(diǎn)定位到上次編輯的位置。

        3 關(guān)閉時(shí)自動(dòng)保存

        3.1 Word的自動(dòng)宏

        在創(chuàng)建宏時(shí),通過為一個(gè)宏賦予某個(gè)特殊的名稱,就可在執(zhí)行某項(xiàng)操作(例如啟動(dòng)Word或打開文檔)時(shí)自動(dòng)運(yùn)行宏。Word將下表所示名稱識(shí)別為自動(dòng)宏。

        為使宏自動(dòng)運(yùn)行,它必須位于活動(dòng)文檔的Normal模板中,或活動(dòng)文檔選用的模板中。唯一例外的是AutoExec宏,它只有存儲(chǔ)于以下位置時(shí)才可自動(dòng)運(yùn)行:Normal模板、通過“模板和加載項(xiàng)”對話框全局加載的模板或由“Startup”文件夾指定的文件夾中的全局模板。在命名沖突的情況下(多個(gè)自動(dòng)宏名相同),Word將運(yùn)行最近的上下文中的自動(dòng)宏。例如,如果同時(shí)在文檔及其附加的模板中創(chuàng)建了AutoClose宏,則僅執(zhí)行文檔中的自動(dòng)宏。

        3.2 錄制自動(dòng)保存宏

        根據(jù)上表所示的自動(dòng)宏名稱可知AutoClose宏會(huì)在關(guān)閉文檔時(shí)自動(dòng)運(yùn)行,以下我們錄一個(gè)AutoClose宏,并賦予該宏保存文檔的功能:

        1.打開一篇已存在的Word文檔。

        2.在“視圖”選項(xiàng)卡,單擊“宏”組中“宏”下的三角箭頭,然后單擊“錄制宏”。

        3.在“宏名”框中,鍵入宏名稱“AutoClose”;在“將宏保存在”框中,單擊“所有文檔(Normal.dotm)”;在“說明”框中,鍵入對該宏的描述,比如“關(guān)閉時(shí)對文檔進(jìn)行保存”(如圖2);單擊“確定”按鈕,開始錄制宏。

        4.單擊快速訪問工具欄中的“保存”按鈕。

        5.在“視圖”選項(xiàng)卡,單擊“宏”組中“宏”下的三角箭頭,然后單擊“停止錄制”。

        之后,當(dāng)使用Word編輯文檔,每次關(guān)閉文檔或退出Word時(shí),AutoClose宏會(huì)自動(dòng)運(yùn)行對文檔進(jìn)行保存操作。如果是尚未命名的新文檔,將彈出“另存為”對話框,以便你為文檔命名。

        4 在Word中使用數(shù)字化調(diào)整方式

        4.1 精確調(diào)整文本縮進(jìn)

        如果需要精確的調(diào)整,那么需要點(diǎn)擊菜單命令“格式→段落”,打開“段落”對話框。點(diǎn)擊其中的“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡,我們要調(diào)整的各項(xiàng)縮進(jìn)都在這里了。還有一種簡便的方法,那就是按住“Alt”鍵的同時(shí)再用鼠標(biāo)拖拉水平標(biāo)尺上相應(yīng)的縮進(jìn)標(biāo)記,此時(shí),就可以根據(jù)標(biāo)尺上顯示的數(shù)字進(jìn)行精確調(diào)整了。

        4.2 精確調(diào)整對象大小

        在文檔中插入圖片后,要調(diào)整大小,那么應(yīng)該雙擊插入的對象,在打開的“設(shè)置圖片格式”對話框點(diǎn)擊“圖片”選項(xiàng)卡,則可以從四個(gè)方向?qū)D片分別進(jìn)行裁剪,對于插入的自選圖形的大小調(diào)整,可以在雙擊后打開的“設(shè)置自選圖形格式”對話框的“大小”選項(xiàng)卡中進(jìn)行,同時(shí)還可以調(diào)整自選圖形的旋轉(zhuǎn)角度。

        4.3 精確調(diào)整表格屬性

        分別點(diǎn)擊“表格”、“行”、“列”選項(xiàng)卡,選中“指定寬度”復(fù)選項(xiàng),并在其后的輸入框中輸入相應(yīng)數(shù)字,就可以對表格的寬度、每行的行高、每列的列寬進(jìn)行數(shù)字化調(diào)整。在“表格”選項(xiàng)卡中“縮進(jìn)”下方的輸入框中輸入數(shù)字,可以精確控制表格的左縮進(jìn)數(shù),從而達(dá)到在水平方向上調(diào)整表格位置的目的。如果需要精確定位,那么可以先選中“表格”選項(xiàng)卡“文字環(huán)繞”中的“環(huán)繞”,則其右側(cè)的“定位”按鈕即為可用。點(diǎn)擊此按鈕,可以打開“表格定位”對話框。

        5 結(jié)語

        在實(shí)際的文印工作中,在使用Word處理文檔的過程中遇到的問題舉不勝舉,筆者在此也僅僅做了淺顯的論述與大家共同討論。實(shí)踐出真知,只有善于積累經(jīng)驗(yàn),不斷學(xué)習(xí),才能熟能生巧,逐漸精通Word文字處理軟件。

        參考文獻(xiàn)

        [1]陳曉梅.計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)[M].北京:清華大學(xué)出版社,2013.

        [2]郭喜如.Word 2007完美排版標(biāo)準(zhǔn)教程[M].北京:電子工業(yè)出版社,2009.

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