溫秀環(huán)

摘 要：檔案專(zhuān)題匯編是將不同時(shí)期集中反映同一問(wèn)題的一組若干文件經(jīng)過(guò)復(fù)印或掃描匯集而成的一種選編成冊(cè)的檔案編研的成果。檔案專(zhuān)題匯編解決了同一問(wèn)題需要若干文件利用上的不便問(wèn)題，提高了檔案利用效果，擴(kuò)大檔案利用效果在全校的影響力，增強(qiáng)了全體員工檔案歸檔意識(shí)。

學(xué)校檔案館（室）是學(xué)校信息資源庫(kù)，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與高效利用是檔案管理的最終目的。檔案信息資源具有真實(shí)、可靠、有效、不可替代等特點(diǎn)。要做好檔案專(zhuān)題匯編，檔案工作者在年度的檔案收集、審核、整理、移交的同時(shí)，同步做好重要的檔案信息復(fù)制收集工作。根據(jù)檔案移交室藏資源，篩選整理出與學(xué)校各項(xiàng)工作密切聯(lián)系、有保存價(jià)值、使用頻率高的的核心實(shí)用檔案信息，以問(wèn)題為單位，把反映同一問(wèn)題所有文件整理編輯成冊(cè)或成套，提供給決策者、職能部門(mén)，使專(zhuān)題匯編在學(xué)校各項(xiàng)工作中尤其是學(xué)校的大事、要事中發(fā)揮重要的作用，顯示重要效果，使其深受領(lǐng)導(dǎo)以及教職員工的認(rèn)可。本文結(jié)合我校的實(shí)際工作，就近10年來(lái)檔案專(zhuān)題匯編與利用效果進(jìn)行探討與分析。

1 如何做好檔案專(zhuān)題匯編

（一）前瞻性與全局性

檔案專(zhuān)題匯編是檔案工作人員綜合能力、分析能力的體現(xiàn)，它決定了一個(gè)人思維方式，行為方式。如何匯編、哪些問(wèn)題需要匯編、何時(shí)匯編、匯編的利用率、利用效果等等都需要匯編人員認(rèn)真考慮的問(wèn)題。檔案匯編人員在明確匯編的必要性后，還必須結(jié)合對(duì)學(xué)校自身的教育特點(diǎn)，學(xué)校發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行全面綜合考量，且應(yīng)具有前瞻性和全局性。如：2004年三所成人高校合并為全日制高職院校并更名為廈門(mén)城市職業(yè)學(xué)院，根據(jù)高職的職業(yè)特點(diǎn)，結(jié)合我校辦學(xué)特色，挖掘檔案信息資源，針對(duì)學(xué)校建校評(píng)估、第一、二輪人才培養(yǎng)評(píng)估、示范性高職院校評(píng)估等學(xué)校大事要事，與檔案收集、移交同步，在評(píng)估之前首先篩選整理好專(zhuān)題匯編，先后匯編了《三校合并文件匯編》、《行政管理文件匯編》、《學(xué)生管理文件匯編》、《生源招生情況統(tǒng)計(jì)》、《校內(nèi)機(jī)制構(gòu)建與實(shí)施的文件摘要匯編》、《校企合作合同目錄匯編》、《校內(nèi)機(jī)構(gòu)改革文件摘要匯編》《專(zhuān)業(yè)建設(shè)的文件匯編》、《學(xué)校60周年大事記匯編》等具有前瞻性、完整性與全局性的匯編冊(cè)子，為各類(lèi)評(píng)估提供了有效的原始佐證材料，大大提高了評(píng)估材料組的工作效率，使各項(xiàng)評(píng)估順利進(jìn)行，材料得到專(zhuān)家的好評(píng)，取得了評(píng)估高分。

（二）主動(dòng)性針對(duì)性

在職能部門(mén)每年定期把具有查考使用價(jià)值的各種文件材料經(jīng)過(guò)立卷歸檔移交到檔案館（室）集中保管時(shí)，學(xué)校檔案工作人員應(yīng)有服務(wù)意識(shí)，尤其是服務(wù)教學(xué)的意識(shí)。所以，首先必須主動(dòng)篩選匯編材料，把能體現(xiàn)現(xiàn)實(shí)利用效果的重要文件、同一問(wèn)題跨年度的重大文件材料等進(jìn)行復(fù)印或掃描備份，而不是坐等利用者查檔時(shí)才手忙腳亂地前后搜索查詢。例如：針對(duì)教學(xué)管理檔案類(lèi)，篩選出專(zhuān)業(yè)建設(shè)與人才培養(yǎng)的專(zhuān)題材料，編制《“十二五”發(fā)展規(guī)劃文件匯編》含市產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃、市教育發(fā)展規(guī)劃、院的發(fā)展規(guī)劃等同一主題的相關(guān)內(nèi)容文件；針對(duì)人才培養(yǎng)模式專(zhuān)題，5年一期限，編制《專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)方案匯編》、《教學(xué)改革文件材料匯編》、《課程體系改革優(yōu)化材料匯編》等針對(duì)性強(qiáng)的專(zhuān)題匯編冊(cè)子。把分散、跨年度的同一問(wèn)題材料梳理、匯集、整理，使進(jìn)館后的重要材料由無(wú)序?yàn)橛行?，分散為集中、被?dòng)利用為主動(dòng)提供，發(fā)揮了檔案的信息優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步提高了檔案服務(wù)教學(xué)的主動(dòng)性與針對(duì)性。

（三）現(xiàn)實(shí)性與有效性

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第27號(hào)令，簡(jiǎn)稱(chēng)為《辦法》。《辦法》的第一章的第一條指出，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文件、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄?！薄掇k法》體現(xiàn)了學(xué)校檔案應(yīng)“以人為本”，服務(wù)教師、服務(wù)師學(xué)生。專(zhuān)題匯編應(yīng)貫徹《辦法》服務(wù)文件精神，注重現(xiàn)實(shí)性與有效性。例如：《人事任免文件匯編》為干部檔案審核提供干部任免依據(jù)；《科研課題立項(xiàng)匯編》為教師個(gè)人信息、科研成果報(bào)送、職稱(chēng)評(píng)定等提供真實(shí)可靠的有效憑證；《大事記》敘述學(xué)校不同歷史時(shí)期的真是的發(fā)展史，《校園建設(shè)有專(zhuān)題》匯編，為學(xué)校改建擴(kuò)建等工作提供了詳細(xì)、完整的檔案材料，大大提高相關(guān)部門(mén)檔案的查全率以及辦事效率。

2 專(zhuān)題匯編利用效果

（一）提供有效的決策依據(jù)

在信息時(shí)代，信息是決策的重要保障，科學(xué)、合理的檔案專(zhuān)題匯編，可以為決策者提供高效、可靠的專(zhuān)業(yè)依據(jù)。一方面，檔案專(zhuān)題匯編總結(jié)、記錄著學(xué)校日常工作、教學(xué)管理、行政管理和高校評(píng)估的完整信息，學(xué)校運(yùn)行的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地為師生和行政人員提供所需的信息，提高了檔案信息材料獲取的查全率。例如，學(xué)生可以通過(guò)課程專(zhuān)題匯編了解本學(xué)期學(xué)校開(kāi)設(shè)的不同類(lèi)型的選修課，及時(shí)根據(jù)自身發(fā)展需要確定自己所選的課程；教師通過(guò)專(zhuān)業(yè)建設(shè)匯編，明確課題和科研的方向，有針對(duì)性地完善教學(xué)內(nèi)容；行政人員通過(guò)行政管理文件匯編獲取行政管理信息，提高完成日常行政工作的效率。另一方面，單學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)決策者可以從專(zhuān)題匯編里提煉出校園建設(shè)中需要重點(diǎn)關(guān)注的一個(gè)或幾個(gè)方面存在的問(wèn)題，進(jìn)行客觀、深入的剖析，并有針對(duì)性地提出對(duì)策和建議，進(jìn)一步提高辦學(xué)質(zhì)量。

（二）提供明晰的辦事指南

檔案專(zhuān)題匯編作為學(xué)校檔案工作的篩選和提煉，為各項(xiàng)工作的開(kāi)展指明了方向。學(xué)校教職員工可以根據(jù)匯編材料，索引所需的業(yè)務(wù)查詢需求，解決了部門(mén)、個(gè)人檔案信息搜尋資料缺漏的煩惱，提高辦事效率，縮短辦事時(shí)限；各項(xiàng)評(píng)估檢查，專(zhuān)家組成員也能依據(jù)本單位專(zhuān)題匯編的內(nèi)容對(duì)單位的工作進(jìn)行直觀、完整、清晰地了解，學(xué)校建設(shè)各階段取得的進(jìn)展也能全面地體現(xiàn)和有效的佐證。專(zhuān)題匯編確保學(xué)校有保存價(jià)值的檔案信息可查可管。

（三）提供連續(xù)的制度化管理

檔案專(zhuān)題匯編凝聚了學(xué)校教職工教學(xué)、管理的成果和貢獻(xiàn)，形成一個(gè)統(tǒng)一的、系統(tǒng)的體系，推動(dòng)學(xué)校制度化管理朝著承前啟后良性方向發(fā)展。首先，專(zhuān)題匯編發(fā)揮了學(xué)校的重要檔案優(yōu)勢(shì)，使教職工同中層、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在問(wèn)題上的溝通依據(jù)，避免教學(xué)管理和行政管理等方面出現(xiàn)理解上的差異和波動(dòng)；其次，通過(guò)專(zhuān)題匯編，教職工能夠更好地了解學(xué)校建設(shè)，對(duì)自身工作有清晰的認(rèn)識(shí)，能夠從統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)中明確努力的方向，更有利于凝聚積極向上的校園文化；再次，專(zhuān)題匯編為教師、行政人員提供了晉升制度和獎(jiǎng)懲制度的依據(jù)，充分發(fā)揮了信息公開(kāi)的渠道，保證了學(xué)校管理的規(guī)范化。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案專(zhuān)題匯編解決了同一問(wèn)題需要查閱若干文件利用上的存在的模糊問(wèn)題、查全率的不確定性等問(wèn)題，確保了檔案利用的的完整性、及時(shí)性與有效性，提高了檔案利用效果，擴(kuò)大檔案利用效果在全校的影響力，增強(qiáng)了全員工檔案歸檔意識(shí)。同時(shí)也加大檔案的信息利用風(fēng)險(xiǎn)。檔案專(zhuān)題匯編冊(cè)包含了系列的檔案材料，在利用與保管的同時(shí)，必須加強(qiáng)檔案信息責(zé)任與安全意識(shí)防控，使檔案專(zhuān)題匯編在學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)中發(fā)揮安全、有效的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]中華人民共和國(guó)第27號(hào)令 《高等學(xué)校檔案管理辦法》2008.9.20

[2]《高等學(xué)校檔案管理研究》 安徽大學(xué) 2008年 龐濤