李軒

摘 要：事業(yè)單位的改革在不斷深入進(jìn)行，事業(yè)單位通過(guò)轉(zhuǎn)型、重組、重構(gòu)及轉(zhuǎn)制等獲得了新的發(fā)展。在保證事業(yè)單位高效、協(xié)調(diào)、有序運(yùn)行過(guò)程中，檔案管理發(fā)揮了巨大的作用。因此，進(jìn)一步規(guī)范事業(yè)單位檔案管理對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展具有重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；規(guī)范

現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于事業(yè)單位的運(yùn)作來(lái)說(shuō)，建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對(duì)其生存與發(fā)展極為重要。在一個(gè)事業(yè)單位中，檔案管理無(wú)疑是整個(gè)事業(yè)單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。所謂事業(yè)單位檔案工作制度建設(shè)，就是按照規(guī)范化的質(zhì)量和效率，適應(yīng)事業(yè)單位協(xié)作化、規(guī)范化、科學(xué)化運(yùn)行的需要，并便于監(jiān)督和評(píng)價(jià)。

1 事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀

目前事業(yè)單位檔案問(wèn)題不同程度地影響事業(yè)單位工作循序漸進(jìn)的發(fā)展，影響經(jīng)濟(jì)和社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。

1.1 檔案工作的重視程度不平衡，導(dǎo)致工作難以開(kāi)展

機(jī)關(guān)檔案工作的重視很不平衡，個(gè)別單位檔案意識(shí)薄弱，監(jiān)督力度不強(qiáng)，未能對(duì)檔案工作所需的人、財(cái)、物和檔案整理歸檔時(shí)間給予充分的保證，真正把檔案管理工作作為各部門(mén)工作有效機(jī)制來(lái)抓方面還存在缺限。

1.2 機(jī)關(guān)檔案管理工作的硬件設(shè)施不夠完善

由于領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度不夠勢(shì)必會(huì)帶來(lái)檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)投入的欠缺，盡管有些單位一開(kāi)始就建立了專(zhuān)門(mén)的檔案管理系統(tǒng)與存儲(chǔ)室，但在后來(lái)的工作中就忽視了這方面的更新與投入。致使原來(lái)的硬件設(shè)施遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上后來(lái)的檔案的更新與保管工作說(shuō)要達(dá)到的要求，造成多數(shù)單位還達(dá)不到檔案治理要求。

1.3 檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)還相對(duì)薄弱

檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員要有較好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。有的單位檔案人員因一崗兼多職疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒(méi)有時(shí)間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動(dòng)頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。

2 事業(yè)單位檔案制度建設(shè)的原則

2.1 規(guī)范與靈活相統(tǒng)一

事業(yè)單位檔案工作制度的制定要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行。這有助于制度執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。但這并不是說(shuō)所有事業(yè)單位的檔案工作制度都是一成不變的，事業(yè)單位不僅規(guī)模不同，更有工作特點(diǎn)的差異。檔案部門(mén)應(yīng)依靠自身特點(diǎn)不斷地實(shí)踐、探索和總結(jié)，建立一套內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)完善、符合本單位實(shí)際的規(guī)章制度體系。

2.2 職責(zé)與權(quán)益兼顧

在制度的制定過(guò)程中，要把“職責(zé)”這一部分調(diào)整到崗位標(biāo)準(zhǔn)中，明確職責(zé)范圍及權(quán)限。例如，一個(gè)事業(yè)單位檔案部門(mén)的分管領(lǐng)導(dǎo)可主要負(fù)責(zé)檔案管理工作目標(biāo)的制定、對(duì)歸檔檔案的檢查和指導(dǎo)等。在明確責(zé)任的同時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)工作人員的合法權(quán)益。

2.3 制定與執(zhí)行并重

制度建設(shè)的首要工作就是根據(jù)單位檔案部門(mén)的實(shí)際需要，制定一系列系統(tǒng)、科學(xué)、合理的檔案管理規(guī)章制度。單位領(lǐng)導(dǎo)在管理單位的過(guò)程中，應(yīng)更多地關(guān)注各項(xiàng)制度的落實(shí)情況，在實(shí)踐檢驗(yàn)的基礎(chǔ)上不斷完善，使制度更加合理化、規(guī)范化。

3 事業(yè)單位檔案管理的進(jìn)一步規(guī)范

3.1 健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。

3.2 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高人事檔案管理水平

首先要建立檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)、督促；其次要結(jié)合本單位檔案管理工作實(shí)際，建立起檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，對(duì)檔案工作實(shí)行定性、定量考核，可按照分級(jí)分類(lèi)指導(dǎo)的原則，通過(guò)等級(jí)升降來(lái)實(shí)施動(dòng)態(tài)管理；同時(shí)應(yīng)參考國(guó)家檔案建設(shè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立和完善質(zhì)量管理體系。各單位可結(jié)合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項(xiàng)工作的質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并積極組織實(shí)施。

3.3 開(kāi)展現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，提高人事檔案利用效率

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。首先，各級(jí)事業(yè)單位檔案管理部門(mén)要提高信息管理的時(shí)效性，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸信息；其次，要對(duì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

總之，事業(yè)單位檔案工作的確存在一些問(wèn)題，影響了檔案工作為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。在新的歷史條件下，事業(yè)單位檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展的新任務(wù)、新特點(diǎn)、新要求。事業(yè)單位檔案工作要?jiǎng)?chuàng)造性地開(kāi)展，推進(jìn)檔案工作跨越式發(fā)展的重要一步，這是時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是檔案工作維護(hù)好、保管好、服務(wù)好主要職能的體現(xiàn)。

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