摘 要：在進(jìn)行國(guó)家二級(jí)秘書(shū)職業(yè)能力鑒定時(shí)，單獨(dú)增加了一項(xiàng)“業(yè)績(jī)實(shí)證評(píng)估”考試內(nèi)容，這是一種非常新穎的鑒定方式。本文擬從如何選題展開(kāi)，再以案例作參考，力圖破解這一獨(dú)特而頗具挑戰(zhàn)的鑒定方式。

關(guān)鍵詞：二級(jí)秘書(shū)；業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估報(bào)告；組織并主持會(huì)議

基金項(xiàng)目：重慶青年職業(yè)技術(shù)學(xué)院2016年度校級(jí)課題：“基于工作過(guò)程系統(tǒng)化開(kāi)發(fā)高職院校商貿(mào)類(lèi)專(zhuān)業(yè)學(xué)生行政管理能力的策略研究”，資助成果，項(xiàng)目編號(hào)：CQY2015Y016

根據(jù)《國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)秘書(shū)》，二級(jí)秘書(shū)是我國(guó)秘書(shū)職業(yè)資格等級(jí)中的最高級(jí)別，也就是最高級(jí)秘書(shū)。所以在進(jìn)行職業(yè)能力鑒定時(shí)，單獨(dú)增加了一項(xiàng)“業(yè)績(jī)實(shí)證評(píng)估”考試內(nèi)容，這不僅有別于秘書(shū)其他級(jí)別[1]的考試內(nèi)容，更是在其他職業(yè)資格等級(jí)考試中所從未出現(xiàn)過(guò)的考試方式，是一種非常新穎的鑒定方式。“業(yè)績(jī)實(shí)證評(píng)估”由五個(gè)模塊構(gòu)成，現(xiàn)就 “組織并主持會(huì)議”第四個(gè)模塊進(jìn)行專(zhuān)題探討。

1 考題分析

該模塊主要評(píng)估的是考生組織并主持會(huì)議的能力，會(huì)議在辦公室工作中比較常見(jiàn)，但由于條件范圍的不同，難度系數(shù)將不同，對(duì)能力的要求也不同。比如同樣是辦會(huì)，二級(jí)秘書(shū)要求能夠擬訂會(huì)議議案、審核籌備方案、組織與培訓(xùn)會(huì)議工作人員，并能夠主持會(huì)議、督查會(huì)議決議的落實(shí)等，這與簡(jiǎn)單的參與會(huì)議服務(wù)、進(jìn)行會(huì)議記錄的工作內(nèi)容完全不同。同時(shí)這兩部分也可以作為是否達(dá)到二級(jí)秘書(shū)的門(mén)檻使用。所以要通過(guò)國(guó)家最高水平的鑒定，需要注意以下部分：

1.會(huì)議規(guī)模要選擇在50人以上，有單位內(nèi)部和外部人員參

加。會(huì)址應(yīng)選擇在單位以外，會(huì)期不少于3天。這基本上可以把范圍確定為較大型會(huì)議，比如公司年會(huì)、股東會(huì)、工作會(huì)、大型產(chǎn)品推介會(huì)、客戶(hù)洽談會(huì)等類(lèi)型的會(huì)議，才能滿(mǎn)足這個(gè)基本條件。

2.考生在完成該模塊必須要明確和要掌握辦會(huì)的三大流程工

作，包括辦會(huì)前的準(zhǔn)備工作、辦會(huì)中的協(xié)調(diào)和服務(wù)工作，以及辦會(huì)后的總結(jié)和落實(shí)工作。

3.會(huì)前籌備工作十分重要又很瑣碎，包括擬定會(huì)議議程與日

程、提供會(huì)議地點(diǎn)備選方案、布置會(huì)場(chǎng)和安排座次、發(fā)布會(huì)議信息、安排會(huì)議食宿與車(chē)輛、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓、準(zhǔn)備會(huì)議資料和會(huì)議用品、安排會(huì)議禮儀服務(wù)、檢查會(huì)議常用視聽(tīng)設(shè)備等，都是會(huì)前籌備秘書(shū)所必須完成的工作[2]。其中，考生在這部分中要特別突出審核會(huì)議的議案、指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作，以及會(huì)議當(dāng)天進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備等這幾項(xiàng)工作。

4.會(huì)中協(xié)調(diào)和服務(wù)工作也非常多，包括安排會(huì)議值班、接待

新聞媒體、進(jìn)行會(huì)議記錄、搜集與會(huì)人員對(duì)會(huì)議的意見(jiàn)和建議、印發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等工作。考生在此部分的寫(xiě)作中尤其要體現(xiàn)出對(duì)會(huì)議的引導(dǎo)作用，比如引導(dǎo)會(huì)議按議程順利進(jìn)行；圍繞主題進(jìn)行有效交流；收集、匯總會(huì)議反饋，及時(shí)調(diào)整會(huì)議內(nèi)容等工作；組織大會(huì)形成會(huì)議決議。

5、會(huì)后總結(jié)和落實(shí)工作包括整理會(huì)議資料、運(yùn)用會(huì)議紀(jì)要的形式將會(huì)議的情況及議定事項(xiàng)記載下來(lái)，并傳遞給相關(guān)單位，以及經(jīng)費(fèi)結(jié)算等。考生在完成此部分時(shí)要從會(huì)議效果、經(jīng)費(fèi)控制、存在問(wèn)題等方面進(jìn)行總結(jié)。

2 案例參考

第一部分：自述背景情況

標(biāo)題：重慶某股份公司2014年度半年?duì)I銷(xiāo)工作會(huì)議效果評(píng)估報(bào)告

撰寫(xiě)時(shí)間：2013年7月16日

地點(diǎn)：營(yíng)銷(xiāo)中心辦公室

會(huì)議主題及中心思想：總結(jié)2013年上半年?duì)I銷(xiāo)工作，討論并全面部署2013年下半年?duì)I銷(xiāo)任務(wù)。

第二部分：證據(jù)內(nèi)容

重慶某股份公司2014年度半年?duì)I銷(xiāo)工作會(huì)議效果評(píng)估報(bào)告

尊敬的領(lǐng)導(dǎo)：

重慶某股份有限公司2013年半年?duì)I銷(xiāo)工作會(huì)已于2013年7月 9日?qǐng)A滿(mǎn)結(jié)束。為了總結(jié)辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)，特對(duì)此次會(huì)議進(jìn)行評(píng)估?，F(xiàn)將會(huì)議評(píng)估情況報(bào)告如下；

一、會(huì)議基本情況

㈠會(huì)議名稱(chēng)：重慶某股份有限公司2013年半年?duì)I銷(xiāo)工作會(huì)。

㈡會(huì)議主題及議題：

會(huì)議主題：總結(jié)2013年度上半年?duì)I銷(xiāo)工作情況，部署下半年?duì)I銷(xiāo)工作

會(huì)議議題：對(duì)市場(chǎng)分析與營(yíng)銷(xiāo)策略、新市場(chǎng)的變化與對(duì)策、提升經(jīng)營(yíng)質(zhì)量、有效降低應(yīng)收賬款等幾個(gè)方面作主題討論，經(jīng)驗(yàn)交流。各分廠就新產(chǎn)品作專(zhuān)題介紹，設(shè)備展覽。

㈢會(huì)議時(shí)間和會(huì)期：2013年7月7日至9日；會(huì)期3天

㈣會(huì)議場(chǎng)所及住宿地點(diǎn)：重慶市武隆縣仙女山琥珀大酒店。

㈤參加會(huì)議人數(shù)：120人。

㈥會(huì)議餐飲：統(tǒng)一就餐10次、會(huì)間茶點(diǎn)3次。

二、對(duì)會(huì)議管理工作的總體評(píng)估

2013年7月，公司半年?duì)I銷(xiāo)工作會(huì)在重慶市仙女山風(fēng)景區(qū)召開(kāi)，到會(huì)人員為公司領(lǐng)導(dǎo)、各分子公司經(jīng)理、各網(wǎng)點(diǎn)經(jīng)理，共計(jì)120人。會(huì)議主要就營(yíng)銷(xiāo)現(xiàn)狀、營(yíng)銷(xiāo)思路、營(yíng)銷(xiāo)策略作了重點(diǎn)探討。會(huì)上，公司副總經(jīng)理王總作了大會(huì)主題發(fā)言：《2013年度上半年?duì)I銷(xiāo)工作報(bào)告》。報(bào)告總結(jié)了上年工作的亮點(diǎn)與存在的不足，闡述了下半年經(jīng)濟(jì)形勢(shì)與未來(lái)展望，提出了下半年及未來(lái)的六項(xiàng)工作重點(diǎn)。王總的發(fā)言得到了與會(huì)人員的普遍認(rèn)可。在會(huì)議期間，各銷(xiāo)售網(wǎng)點(diǎn)與各生產(chǎn)單位就市場(chǎng)、產(chǎn)品、管理等多方面進(jìn)行了深入交流。整體來(lái)看，會(huì)議精簡(jiǎn)、高效，達(dá)到了預(yù)期目的。

㈠會(huì)前審核嚴(yán)格，有效完善和執(zhí)行了策劃與籌備方案。

1、能夠圍繞單位中心工作，擬定出大家關(guān)心且認(rèn)可的會(huì)議主題，該主題鮮明突出，為會(huì)議的成功召開(kāi)打下良好基礎(chǔ)。

能細(xì)化會(huì)議主題，確定以下議題：

各網(wǎng)點(diǎn)進(jìn)行主題討論及經(jīng)驗(yàn)交流：市場(chǎng)分析與營(yíng)銷(xiāo)策略、新市場(chǎng)的變化與對(duì)策、提升經(jīng)營(yíng)質(zhì)量、有效降低應(yīng)收賬款。

各分廠新產(chǎn)品專(zhuān)題介紹，設(shè)備展覽。

提前聯(lián)系需發(fā)言的各網(wǎng)點(diǎn)及各分廠經(jīng)理，并督促其認(rèn)真準(zhǔn)備，有力的保障了會(huì)議效果。

2、在3天的正式會(huì)期中，合理排定了日程表，包括專(zhuān)題演講、專(zhuān)題探討、經(jīng)驗(yàn)交流、設(shè)備展出和參觀活動(dòng)。10家單位在會(huì)上作了經(jīng)驗(yàn)交流發(fā)言；12家分廠展出了最新產(chǎn)品；觀看“印象武隆”、參觀了仙女山著名景點(diǎn)。完成了會(huì)議議程，達(dá)到了預(yù)期目的。

3、成立會(huì)務(wù)籌備委員會(huì)，將會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分為會(huì)務(wù)、秘書(shū)、接待、宣傳、財(cái)務(wù)、安保等6個(gè)工作小組，并對(duì)10個(gè)工作人員進(jìn)行了科學(xué)分工，發(fā)揮了團(tuán)隊(duì)優(yōu)勢(shì)。

4、會(huì)務(wù)籌備委員會(huì)提前進(jìn)駐會(huì)場(chǎng)，落實(shí)了會(huì)議籌備方案，對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行布置，實(shí)地檢查會(huì)議餐飲、住宿、交通等情況，相關(guān)應(yīng)急備用方案也都落到實(shí)處，做到有備無(wú)患。

㈡會(huì)議期間，各項(xiàng)工作有條不紊地開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)了預(yù)期目的。

1、會(huì)議主持人馮總與會(huì)議籌備委員會(huì)緊密配合，熟悉會(huì)議各項(xiàng)工作安排，引導(dǎo)會(huì)議按預(yù)定程序進(jìn)行。

2、會(huì)議發(fā)言人準(zhǔn)備充分，發(fā)言精彩，對(duì)相關(guān)主題作了深入?yún)R報(bào)，與會(huì)代表認(rèn)真聽(tīng)取后，熱烈討論，其中的策略及分析給在座人員很大啟發(fā)，效果圓滿(mǎn)。隨后的新產(chǎn)品介紹為生產(chǎn)單位與營(yíng)銷(xiāo)單位展開(kāi)深度合作搭建了有效的平臺(tái)。

3、會(huì)議中根據(jù)臨時(shí)情況，及時(shí)調(diào)整會(huì)議議程的順序。比如，代表合影本來(lái)是安排在大會(huì)主題發(fā)言后，但因部分經(jīng)理因航班延遲未能及時(shí)到達(dá)，將代表合影調(diào)整到上午會(huì)議結(jié)束后、就餐開(kāi)始前進(jìn)行，并將合影照片在閉會(huì)前送到各位代表手上，使與會(huì)代表非常滿(mǎn)意。

4、會(huì)議通過(guò)了下半年?duì)I銷(xiāo)工作要點(diǎn)，為公司的發(fā)展指明了方向，凝聚了人心。

5、會(huì)議安排井井有條，仙女山風(fēng)景優(yōu)美，酒店住宿環(huán)境好，餐飲服務(wù)綠色環(huán)保，會(huì)中茶點(diǎn)簡(jiǎn)約精致，與會(huì)代表紛紛表示不錯(cuò)。

㈢會(huì)后及時(shí)總結(jié)，整體效果顯著

1、此次會(huì)議每人收取會(huì)務(wù)費(fèi)1000元（不含住宿費(fèi)和往返交通費(fèi)），總計(jì)收入12萬(wàn)元。會(huì)議支出共計(jì)11.5萬(wàn)元，包括文件資料費(fèi)、會(huì)議辦公費(fèi)、會(huì)議場(chǎng)租費(fèi)、伙食費(fèi)、參觀門(mén)票費(fèi)、紀(jì)念品費(fèi)等。盈余交公司營(yíng)銷(xiāo)中心。會(huì)議經(jīng)費(fèi)控制有效。

2、會(huì)后及時(shí)分發(fā)會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)資料，撰寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)及新聞稿，做好宣傳工作及總結(jié)工作。

3、會(huì)后由營(yíng)銷(xiāo)中心負(fù)責(zé)會(huì)議決議的相關(guān)協(xié)調(diào)和督辦工作，分工落實(shí)會(huì)議中提出的各項(xiàng)事務(wù)工作。

4、本次會(huì)議效果良好，為全年?duì)I銷(xiāo)工作會(huì)的召開(kāi)奠定基礎(chǔ)。

㈣會(huì)議中值得注意的問(wèn)題

1、餐飲中菜品的口味問(wèn)題

因某些經(jīng)理代表來(lái)自北方，不太適應(yīng)麻辣口味。應(yīng)更加注重各種菜品的口味均衡搭配問(wèn)題。

2、客房預(yù)訂的問(wèn)題

會(huì)前，會(huì)務(wù)組是按照《參會(huì)代表回執(zhí)》預(yù)訂的房間，基本為標(biāo)準(zhǔn)間。但個(gè)別代表報(bào)到時(shí)提出要住單人間，會(huì)務(wù)組不得不采取緊急措施與酒店經(jīng)理協(xié)調(diào)，但因客房緊張未能解決。這個(gè)問(wèn)題在今后的辦會(huì)中要多加注意，會(huì)前適當(dāng)預(yù)留一些其他類(lèi)型的房間，避免客房緊張，到時(shí)無(wú)法調(diào)劑。

報(bào)告人：張某

2013年7月16日

第三部分：證詞描述

1、該考生作為辦公室副主任，能夠協(xié)助主任組建團(tuán)隊(duì)，在會(huì)前做好策劃，擬定了籌備方案和預(yù)算方案，并按程序做好審核把關(guān)，為會(huì)議的順利召開(kāi)做了充分準(zhǔn)備。

2、會(huì)前一周，該考生協(xié)助主任成立了會(huì)議籌備委員會(huì)，分工合理，責(zé)任明確，并與會(huì)議召開(kāi)前一天提前入駐現(xiàn)場(chǎng)，仔細(xì)檢查各項(xiàng)內(nèi)容，包括應(yīng)急方案和備選方案都考慮充分。

3、會(huì)中該考生協(xié)助主持討論會(huì)，引導(dǎo)會(huì)議按既定議題進(jìn)行，代表交流踴躍，效果顯著。

4、該考生及時(shí)做好會(huì)議記錄，并于會(huì)議結(jié)束后，撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)文件，及時(shí)分發(fā)給各代表，有力的保障了會(huì)議效果，為下次同類(lèi)型會(huì)議的召開(kāi)提供了重要的參考性文件。

6、會(huì)后，該考生狠抓落實(shí)，督促檢查各部門(mén)工作進(jìn)度，為會(huì)議精神的貫徹做了扎實(shí)高效的工作。

參考文獻(xiàn)

[1]國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)秘書(shū)（2006）[s].中國(guó)勞動(dòng)和社會(huì)保障出版社，2006

[2]秘書(shū)國(guó)家職業(yè)資格培訓(xùn)教程二級(jí)秘書(shū)[M].中央廣播電視大學(xué)出版社，2014

作者簡(jiǎn)介

田黎莉（1983-），女，重慶北碚人，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，碩士研究生。研究方向：企業(yè)管理、行政管理、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)。